行政合同管理工作制度

PAGE行政合同管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司行政合同管理，规范行政合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险,维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门签订的各类行政合同，包括但不限于采购合同、租赁合同、服务合同、合作协议等。（三）基本原则1.依法合规原则：行政合同的签订、履行、变更、终止等活动应严格遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.风险防控原则：加强合同风险识别、评估和应对，确保合同履行过程中公司权益得到有效保障，防范各类风险。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正精神，明确双方权利义务，避免出现显失公平的条款。4.统一管理原则：公司对行政合同实行统一管理，明确归口管理部门，规范合同管理流程，提高管理效率。二、合同管理职责分工（一）归口管理部门公司[归口管理部门名称]作为行政合同的归口管理部门，负责制定和完善行政合同管理制度，指导和监督各部门合同管理工作，参与重大合同的谈判、起草、审核等工作，负责合同文本的归档保管及合同执行情况的跟踪检查等。（二）业务承办部门业务承办部门是行政合同的具体执行部门，负责合同项目的调研、立项、谈判、起草合同初稿，按照合同约定组织实施合同履行工作，及时向归口管理部门报告合同履行过程中的重大事项，负责合同款项的申请支付等工作。（三）审核部门1.法律合规部门：负责对行政合同的合法性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险，对合同涉及的法律问题提供专业意见。2.财务部门：负责对合同的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、费用预算等，确保合同财务安排合理，符合公司财务管理制度。3.其他相关部门：根据合同性质和业务需要，相关部门参与合同审核，提供专业意见，如涉及技术条款的合同，技术部门负责审核技术条款的合理性和可行性；涉及安全环保的合同，安全环保部门负责审核相关条款是否符合要求等。（四）审批部门根据合同金额、重要程度等因素，按照公司授权审批制度，由相应层级的领导进行审批。重大合同需经公司领导班子集体决策。三、合同签订管理（一）合同立项业务承办部门在签订行政合同前，应进行充分的市场调研和可行性分析，填写《行政合同立项申请表》，详细说明合同项目的背景、目的、内容、预算、预期效益等情况，经部门负责人审核后报归口管理部门。归口管理部门对合同立项申请进行初审，提出审核意见，报公司领导审批。经批准立项的合同项目，方可进入合同签订流程。（二）合同起草1.业务承办部门负责合同文本的起草工作。合同文本应具备明确的合同主体、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款，内容应完整、准确、清晰，避免模糊不清或歧义性表述。2.涉及格式合同文本的，应优先采用国家或行业标准格式合同文本。如无标准格式文本，可参考类似合同文本进行起草。在起草合同过程中，应充分考虑公司利益和风险防范，确保合同条款对公司有利。（三）合同审核1.业务承办部门将起草好的合同初稿提交归口管理部门。归口管理部门对合同初稿进行形式审查，检查合同文本是否完整、格式是否规范等。如发现问题，及时反馈业务承办部门进行修改完善。2.归口管理部门组织法律合规部门、财务部门及其他相关部门对合同进行会审。各审核部门应在规定时间内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议。3.业务承办部门根据审核意见对合同进行修改完善，形成合同送审稿，再次提交归口管理部门。归口管理部门对修改后的合同送审稿进行复核，确认无误后报审批部门审批。（四）合同审批1.合同审批应严格按照公司授权审批制度执行。审批人应认真审查合同条款，对合同的合法性、合规性、合理性及风险状况进行全面评估，签署审批意见。2.对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，需经公司领导班子集体决策。决策过程中，应充分听取各方面意见，确保决策科学合理。3.经审批同意签订的合同，由业务承办部门负责与合同对方当事人签订正式合同文本。合同签订人应具备相应的授权，签订过程应严格遵守公司印章管理制度，确保合同签订真实有效。四、合同履行管理（一）履行计划制定业务承办部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，并将履行计划报归口管理部门备案。履行计划应具有可操作性，确保合同能够按时、按质、按量履行。（二）履行跟踪与监督1.业务承办部门负责合同履行的具体实施，应按照履行计划组织开展工作，定期向归口管理部门报告合同履行情况。在履行过程中如发现问题或出现可能影响合同履行的重大事项，应及时向归口管理部门和公司领导报告，并采取有效措施加以解决。2.归口管理部门负责对合同履行情况进行跟踪检查，定期或不定期对合同履行进度、质量、款项支付等情况进行核实，发现问题及时督促业务承办部门整改。对合同履行过程中的重大事项，归口管理部门应及时向公司领导汇报，并提出处理建议。（三）变更管理1.合同履行过程中如需变更合同内容，业务承办部门应及时与合同对方当事人进行协商，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，经审核部门审核和审批部门批准后生效。2.变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。业务承办部门应将变更协议及时报归口管理部门备案，并调整合同履行计划。（四）争议解决1.在合同履行过程中如发生争议，业务承办部门应及时与合同对方当事人进行沟通协商，争取通过友好协商解决争议。协商过程中应注意收集相关证据，为后续可能的法律纠纷做好准备。2.如协商不成，业务承办部门应及时向归口管理部门报告，并根据合同约定或法律法规规定，选择合适的争议解决方式，如申请仲裁或提起诉讼。在争议解决过程中，应积极配合公司相关部门，维护公司合法权益。五、合同款项支付管理（一）支付申请业务承办部门应根据合同约定和实际履行情况，填写《行政合同款项支付申请表》，详细说明支付事由、支付金额、支付方式、收款单位等信息，并附上相关证明材料，如发票、验收报告、结算清单等。支付申请经部门负责人审核后报财务部门。（二）支付审核1.财务部门收到支付申请后，应按照公司财务管理制度和合同约定对支付申请进行审核。审核内容包括支付金额是否准确、支付方式是否符合规定、相关证明材料是否齐全有效等。2.对于涉及预付款、进度款、尾款等不同支付阶段的合同，财务部门应根据合同约定和实际履行进度进行审核，确保款项支付合理合规。3.财务部门在审核过程中如发现问题，应及时反馈业务承办部门进行整改，待问题解决后再行支付。（三）支付审批经财务部门审核通过的支付申请，按照公司授权审批制度报审批部门审批。审批人应认真审查支付申请，签署审批意见。重大款项支付需经公司领导班子集体决策。（四）款项支付财务部门根据审批意见办理款项支付手续。支付过程中应严格遵守公司资金管理制度，确保资金安全。对于采用银行转账方式支付的，应核对收款单位名称、账号、开户行等信息，确保转账准确无误；对于采用现金支付的，应严格按照现金管理规定执行。六、合同档案管理（一）档案收集合同签订、履行过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、立项申请表、审核意见、审批文件、变更协议、支付申请及相关证明材料等，由业务承办部门负责收集整理，并在合同履行完毕后及时移交归口管理部门。（二）档案整理与归档归口管理部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，编制档案目录，确保档案资料完整、有序。整理后的合同档案应及时归档保存，以便查阅和利用。（三）档案保管公司应设立专门的合同档案室或档案保管区域，配备必要的档案保管设施，确保合同档案的安全存放。合同档案应按照国家档案管理规定进行保管，定期进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄密。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《行政合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到归口管理部门查阅。查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《行政合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和归口管理部门负责人