2026年文书档案归档制度

2026年文书档案归档制度第一章总则第一条为进一步规范本单位文书档案管理工作，提高档案管理现代化水平，确保档案的完整、准确、系统与安全，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局发布的最新档案管理标准，结合本单位2026年信息化建设规划与业务发展实际，特制定本制度。第二条本制度所称文书档案，是指本单位在行政管理、业务运营、项目建设等各项职能活动中直接形成的，具有保存价值的各种形式（包括纸质、电子、声像等）的历史记录。文书档案是本单位开展各项工作的重要依据和凭证。第三条文书档案归档工作遵循“统一领导、分级负责、规范整理、按时移交、安全保密”的原则。实行文书处理部门、业务部门立卷归档制度，任何部门和个人不得擅自留存、销毁或拒绝归档应归档的文件材料。第四条本制度适用于本单位各部门、各直属机构及全体工作人员。所有涉及文书材料形成、办理、整理、归档的人员，必须严格遵守本制度规定。第二章组织架构与职责分工第五条档案管理部门作为本单位档案工作的职能机构，负责统筹规划、监督指导和统一管理全单位的文书档案工作。其具体职责包括：（一）制定和完善档案管理规章制度及业务标准规范；（二）对各部门形成的文件材料进行业务指导，监督归档计划的落实；（三）负责接收各部门移交的档案，进行集中保管、编目、统计和提供利用；（四）组织实施档案信息化建设，负责电子档案管理系统的维护与升级；（五）定期组织档案安全检查，确保档案实体与信息的绝对安全。第六条各部门是文书档案形成的源头部门，实行部门负责人负责制。各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理、暂存和按时移交工作。兼职档案员变动时，必须办理交接手续，确保档案工作连续性。第七条文书处理人员在公文办理完毕后，应及时将属于归档范围的文件材料整理齐全，向本部门兼职档案员移交。兼职档案员需对收集到的文件材料进行质量检查，确保材料齐全、手续完备。第八条信息技术部门负责为档案管理提供技术支撑，保障电子档案管理系统的网络环境、数据存储、信息安全及软硬件设备的正常运行，配合档案管理部门开展电子文件归档的技术攻关与系统对接。第三章文书档案归档范围与保管期限第九条归档范围主要涵盖本单位在各项工作中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料。重点包括但不限于以下内容：序号归档文件类别主要内容细项保管期限建议1党政管理类本单位党组（党委）、行政办公会议记录、纪要、决议；年度工作计划、总结、报告；重要的请示、批复、指示；机构成立、合并、撤销、更名、编制、领导任免的文件材料。永久/长期2人事劳资类职工录用、转正、定级、调动、职称评定、聘任、奖惩、工资调整、离退、抚恤等文件材料；人事名册、报表。永久/长期3财务审计类年度财务决算、审计报告；固定资产台账；重要的资金申请与批复；会计凭证、账簿、报表（按会计档案管理规定执行）。永久/30年/15年4业务经营类本单位核心业务合同、协议；项目立项、可行性研究报告、招投标文件、验收报告；客户管理资料；重要的业务统计分析数据。永久/长期5外事活动类出访请示、批复；接待来访计划、总结；重要的涉外会议、谈判纪要；签订的涉外备忘录、协议书。永久/长期6基本建设类基建项目立项、征地、规划、设计、施工、监理、竣工验收全过程中形成的文字、图纸、图表等文件材料。永久/长期7法律事务类本单位处理法律纠纷、诉讼、仲裁案件形成的起诉状、答辩状、判决书、调解书、仲裁书等。永久8声像实物类反映本单位重要活动、历史面貌的照片、录音带、录像带、光盘；获得的奖状、奖杯、锦旗；印模、名人题词等。永久/长期第十条凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌，对维护本单位权益、研究历史具有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。凡是反映本单位一般性活动，在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，分别列为30年、10年保管。第十一条2026年起，严格执行“电子文件与纸质文件同步归档”的原则。除特殊情况外，仅产生电子文件的，必须归档电子版本；产生纸质文件的，原则上应同步扫描生成符合标准的电子版本一并归档。电子档案的保管期限应与纸质档案一致。第四章文件材料收集与质量要求第十二条文件材料的收集应贯穿于文件办理的全过程。各部门应建立健全文件材料登记制度，确保文件材料办结后即时收集，防止散失。第十三条归档文件材料必须符合以下质量要求：（一）文件材料必须为原件，确无原件的，须注明原因并加盖复印件章，确保其凭证作用。（二）文件内容必须真实、准确，字迹清楚，图样无损，签署手续完备，印章齐全，具有法律效力。（三）文件材料制作材料应符合耐久性要求。严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等不耐久字迹材料书写或签批。热敏纸传真件必须复印后归档。（四）文件幅面尺寸原则上统一为国际标准A4型。对于非A4幅面的图纸、报表等，应折叠或粘贴至A4幅面，且需保持字迹清晰。第十四条电子文件的收集应满足以下特殊要求：（一）电子文件应具备“四性”检测合格证明，即真实性、完整性、可用性、安全性。（二）收集的电子文件格式应为国家标准规定的通用格式或开放格式。文本文件推荐采用OFD、PDF、PDF/A、XML、RTF、TXT格式；图像文件推荐采用TIFF、JPEG2000格式；音视频文件推荐采用MP4、WAV、FLV格式。（三）电子文件及其元数据必须一并收集，元数据应尽可能包含文件题名、责任者、文号、形成时间、密级、载体类型、软硬件环境等信息。第五章电子文件整理与归档规范第十五条2026年电子文件归档将全面深化自动化与智能化水平。各部门应依托办公自动化（OA）系统及电子档案管理系统，实现电子文件从起草、流转到归档的全生命周期管理。第十六条电子文件的整理应按照《电子文件归档与电子档案管理规范》进行。整理流程包括：组件、分类、排序、命名、存储等环节。第十七条组件要求。一份电子文件（或一个事由的电子文件集合）视为一件。正文、附件、处理单等为有机整体，必须建立关联关系。电子文件包的组织结构应清晰，文件夹命名应能反映该件文件的分类特征。第十八条电子文件归档移交方式采用在线移交与离线移交相结合。对于具备网络条件的部门，一律通过电子档案管理系统接口进行在线推送；对于涉密或特殊环境下的电子文件，可采用光盘、磁带等离线载体进行移交。第十九条电子文件归档时，必须进行“四性”检测，检测不合格的不得归档。具体检测指标如下：检测项目检测内容技术要求真实性检测验证电子文件是否归档时原始形成，未被篡改。采用电子签名、数字摘要、消息认证码等技术验证。完整性检测验证电子文件及其元数据是否齐全，数量是否一致。检查文件大小、页数、元数据项是否完整。可用性检测验证电子文件是否可被正常打开、阅读和操作。检查文件是否损坏，是否依赖特定已淘汰的软件环境。安全性检测检查电子文件是否携带病毒、木马等恶意代码。必须通过最新版本杀毒软件扫描，并确认无安全风险。第二十条归档的电子文件应一式三套进行备份存储。一套保存至档案管理系统在线存储库，一套保存至近线存储设备（如磁带库、NAS），一套采用光盘或硬磁盘进行离线备份，实行异地保管。第六章纸质文件整理规范第二十一条纸质文件整理以“件”为单位进行。一般以每份文件为一件，正文与附件为一件，复文与来文（请示与批复）为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。第二十二条分类方法。采用“年度—机构（问题）—保管期限”的三级分类法。（一）年度：按文件形成的自然年度分类，跨年度的规划、总结放入针对年度；跨年度的会议、案件放入结束年度。（二）机构（问题）：将文件按其形成或承办部门进行分类。机构设置不稳定的，可按“问题”性质分类，如综合类、人事类、财务类、业务类等。（三）保管期限：将同一机构下的文件按永久、30年、10年分开。第二十三条排列方法。在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发件在后。第二十四条编页码。归档文件材料应逐页编写页码。页码位置在文件正面右上角，背面左上角。空白页不编号。页码使用铅笔或号码机编制，确保清晰可辨。第二十五条装订。归档文件材料应去除金属物（订书钉、回形针等），使用不锈钢订书钉或线装方式进行装订。装订应牢固，不掉页，不压字，不妨碍阅读。过厚或不易装订的文件，可采用“三孔一线”法装订。第二十六条编号。归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编制档号。档号结构为：全宗号—年度—保管期限代码—机构（问题）代码—件号。档号是档案的唯一标识，必须标注在归档章或档案袋上。第二十七条编目。依据档号顺序编制归档文件目录。目录项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。目录应制成电子版和纸质版，纸质目录应装订成册并加盖部门负责人和兼职档案员章。第七章归档流程与移交时限第二十八条归档工作分为平时归档和集中归档两个阶段。（一）平时归档：兼职档案员应对已办理完毕的文件材料进行随时收集和初步整理。（二）集中归档：次年第一季度，各部门应对上一年度形成的所有应归档文件材料进行系统整理、组卷、编目。第二十九条归档交接流程。（一）自查：各部门完成整理后，由部门负责人组织自查，确认文件齐全、整理规范。（二）预检：向档案管理部门提交归档申请，档案管理员进行预检，提出整改意见。（三）整改：各部门根据预检意见进行修改完善。（四）移交：整改合格后，填写《档案移交清单》，办理正式交接手续。第三十条移交时限。（一）文书档案应在次年3月底前完成整理并向档案管理部门移交。（二）项目档案、基建档案应在项目竣工验收后3个月内完成归档移交。（三）会计档案应在会计年度终了后，由会计部门整理保管一年，次年年底前移交档案管理部门。第三十一条移交清单必须一式两份，交接双方当面清点核对无误后签字盖章，各执一份备查。电子档案移交清单还应包含电子文件的数量、大小、格式、存储路径及校验码等信息。移交环节责任主体核心动作输出成果整理阶段业务部门分类、排序、编页、装订、编目归档文件目录、实体档案预检阶段档案部门质量检查、数量核对、四性检测预检整改意见书移交阶段双方填写清单、签字确认、数据上传档案移交清单（电子/纸质）接收阶段档案部门入库登记、上架、备份、挂接档案管理库数据更新第八章档案保管与库房管理第三十二条档案库房应按照“八防”要求进行建设和管理，即防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防污染。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第三十三条�库房温湿度控制。标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45%—60%。应配备温湿度记录仪，每日记录温湿度变化，并采取空调、除湿机、加湿器等设备进行调控。第三十四条档案装具。档案柜架应采用符合国家标准的金属密集架或档案柜，排列有序，编号清晰。档案入库排列应遵循“自左向右、自上而下”的顺序。第三十五条定期检查。档案管理人员应每半年对库房进行一次全面安全检查，检查内容包括：档案实体状况、温湿度控制效果、消防设施有效期、防盗系统运行状态等。发现霉变、虫蛀、破损等情况，应及时采取补救措施。第三十六条电子档案存储介质应定期进行质量检测和逻辑检测。磁性载体每两年转存一次，光盘每四年进行一次抽样检测。发现读取错误或介质损坏，应立即进行数据迁移和恢复。第九章档案利用与借阅第三十七条档案利用应遵循依法依规、便民高效、安全保密的原则。本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅非涉密档案。查阅涉密档案需经主管领导批准。第三十八条档案查阅方式。（一）阅览：在档案阅览室内查阅档案，一般不予外借。（二）借阅：因特殊需要确需借出档案原件的，须经档案管理部门负责人批准，借阅期限一般不超过7天，如需续借需办理续借手续。（三）复制：需复制、摘抄档案内容的，须经档案管理人员审核同意，复制件加盖档案证明章后具有与原件同等的参考效力。第三十九条电子档案利用。依托局域网或档案管理系统，授权用户可在线检索、浏览、下载非涉密电子档案。系统应自动记录利用日志，包括利用人、时间、操作内容、下载次数等信息，实现全过程可追溯。第四十条档案利用人员必须爱护档案，严禁涂改、勾画、抽取、撤换档案材料。严禁在档案上做任何标记。如有损坏、丢失档案，将依据相关规定追究责任。第四十一条档案公布。未公开的档案，任何部门和个人不得擅自向社会公布。确需公布的，必须经本单位保密委员会和档案管理部门审核，报请单位主要领导批准。第十章鉴定、销毁与统计第四十二条档案鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关业务部门及保密部门组成鉴定小组，定期对已到保管期限的档案进行价值鉴定。第四十三条鉴定程序。（一）编制鉴定计划，列出拟销毁档案清单。（二）鉴定小组成员逐件审查档案内容，提出“继续保管”或“销毁”的意见。（三）形成鉴定报告，报请单位主管领导批准。（四）对批准销毁的档案，编制销毁清册，由两人以上负责监销，防止泄密和散失。监销人应在销毁清册上签字。第四十四条销毁方式。纸质档案应送至指定的保密造纸厂化浆销毁；电子档案应通过物理擦除、消磁或焚烧等方式进行彻底清除，确保数据无法恢复。第四十五条档案统计。档案管理部门应建立健全档案统计台账，准确统计档案的收进、移出、利用、销毁、库存数量等情况。每年向单位领导和上级档案主管部门报送档案工作基本情况统计报表。第十一章奖惩机制第四十六条对于在档案收集、整理、保管、利用及数字化工作中做出显著成绩的部门或个人，本单位将给予表彰和奖励。第四十七条凡违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，给予批评教育、通报批评、行