建筑公司材料采购报销制度范本

建筑公司材料采购报销制度范本第一章总则1.1为规范本公司及下属分公司、项目部、全资子公司材料采购报销行为，加强成本管控，防范财务风险，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国建筑法》《中华人民共和国发票管理办法》及公司内控管理制度相关规定，结合建筑行业材料采购特性制定本制度。1.2本制度所指材料包括工程主材（钢筋、水泥、商品混凝土、砂石、防水卷材、管材、线缆等）、辅助材料（五金配件、胶粘剂、劳保用品等）、周转材料（模板、脚手架、扣件、防护设施等）、特种设备配件、进口建材四大类。甲供材料的领用登记按甲方要求执行，不适用本制度报销流程，相关台账需同步报备财务部。1.3所有材料采购报销必须遵循“先审批、后采购，先验收、后报销，四流合一、据实列支”的原则，严禁无审批采购、无验收报销、虚列成本、套取资金的行为。第二章采购报销权责划分各部门按权责分离原则履行对应职责，所有环节签字人员对签署内容承担连带责任：2.1采购部权责（1）负责建立合格供应商名录，每季度对供应商的资质、产品质量、价格水平、履约能力开展评估，淘汰不合格供应商并更新名录，所有采购原则上需从名录内选择供应商；（2）负责根据工程部提交的项目材料需求计划，组织批量采购的招投标、三家比价工作，出具比价/评标报告，按审批权限提交管理层审批；（3）负责签订标准化采购合同，明确材料规格、质量标准、数量、单价、税率、付款方式、验收规则、质保期、违约责任等核心条款，跟踪合同履约进度，及时处理履约纠纷；（4）对采购业务的真实性、价格合理性、合同合规性负责，整理采购报销全流程资料，提交财务审核；（5）建立采购台账，逐笔登记采购项目、材料明细、金额、付款进度、发票开具情况，每月度与财务部、仓储部、项目部对账，确保账实一致。2.2工程部权责（1）根据施工图纸、施工进度编制项目材料需求计划，明确材料的规格、型号、质量标准、需求时间，标注对应施工部位，提交采购部；（2）参与批量主材、特种设备配件的验收工作，对材料的质量、性能是否符合施工规范要求负责，对需送检的材料（钢筋、水泥、防水卷材、保温材料等）牵头联系第三方检测机构出具合格报告；（3）核实材料实际使用情况，对超量采购、材料浪费情况及时预警，出具材料耗用分析报告。2.3仓储部权责（1）负责到场非直供现场材料的数量清点、外观检查，配合工程部做好质量验收工作；（2）开具公司统一制式的四联入库单（仓管留存联、采购部联、财务部联、供应商联），入库单需明确材料名称、规格、数量、单价、到货时间，由仓管员、采购经办人、验收人三方手签生效；（3）建立材料库存台账，规范出入库登记流程，每月末开展库存盘点，出具库存盘点报告，做到账实相符；（4）对入库材料的数量准确性、验收手续完备性承担直接责任。2.4项目部权责（1）提交本项目零星采购、应急采购申请，按权限履行审批手续；（2）负责直供现场材料（商品混凝土、砂石、土石方等）的验收工作，核对材料数量、规格、质量，确认使用部位，出具三方签字（现场施工员、材料员、项目经理）的现场收货确认单；（3）对本项目采购材料的真实性、必要性承担直接责任，严禁超需求采购。2.5财务部权责（1）审核采购报销的票据合规性、流程完整性、金额一致性，核对合同流、发票流、资金流、货物流是否匹配；（2）核对采购业务是否在项目预算范围内，超预算采购是否履行预算调整审批手续；（3）按审批完成的报销单支付款项，登记应付账款、预付账款台账，每月度与采购部、供应商对账，防范重复付款、错付风险；（4）对采购报销的违规情形提出处理意见，参与采购业务的内部审计工作。2.6审批管理层权责（1）5万元以下报销申请由财务经理最终审批；5-20万元由分管采购的副总经理最终审批；20万元以上由总经理最终审批；（2）对审批范围内的采购业务的合理性、资金安排的合规性承担领导责任。第三章采购前置审批要求所有采购必须履行前置审批手续，无审批的采购业务一律不予报销：3.1批量采购审批单次采购金额10万元以上的材料，需采用公开招投标方式确定供应商，由采购部提交招投标文件、评标报告、拟合作供应商资质文件，按审批权限报管理层审批后签订采购合同；单次采购金额5-10万元的材料，需采用三家比价方式确定供应商，由采购部提交三家及以上供应商的盖章报价单、比价分析表，按权限审批后签订采购合同；单次采购金额2-5万元的材料，需提交两家及以上供应商报价单，由采购部经理审批后签订采购合同；单次采购金额2万元以上的采购必须签订正式采购合同，合同需经公司法务部审核后盖章生效，无合同的采购业务不予报销。3.2零星采购审批单次采购金额1万元以下的项目辅料、临时用品，可由项目部提交《零星采购申请单》，明确采购事由、材料明细、预估金额，经项目经理签字、采购部经理审批后实施采购，零星采购原则上需从合格供应商名录内选择合作方，单价不得高于当地建材市场同期均价的5%。3.3应急采购审批因项目突发抢险、抢修、工艺调整等紧急情况需即时采购材料的，项目经理可先行安排采购，需在24小时内补填《应急采购申请单》，附应急情况说明、现场影像资料，报分管副总经理审批，未补审批的不予报销。3.4预算管控要求所有采购必须纳入对应项目的材料预算范畴，超预算10%以内的采购需提交《预算调整申请单》，由预算部审核、分管副总经理审批后实施；超预算10%以上的采购需经总经理签字审批后方可实施，无预算调整审批的超预算采购一律不予报销。第四章材料验收及入库要求材料验收合格是报销的必要前提，未经验收或验收不合格的材料不予报销：4.1入仓材料验收非直供现场的材料到货后，由仓管员牵头组织采购经办人、工程部现场主管共同验收：（1）核对送货单与采购合同、采购申请单的一致性，包括材料名称、规格、型号、品牌、数量；（2）开展外观质量检查，核对产品合格证明、出厂检测报告；（3）需送检的材料由工程部牵头送检，取得第三方检测机构出具的合格报告后方可开具入库单；（4）验收不合格的材料需当场退回供应商，已签收的需出具《不合格材料退换单》，同步更新采购台账。4.2直供现场材料验收商品混凝土、砂石、土石方等直接运至施工部位的材料，由项目部组织现场施工员、材料员、项目经理共同验收，开具《现场收货确认单》，明确材料数量、使用部位、到场时间，涉及按重量计量的材料需附过磅单，涉及按体积计量的需附现场测量记录，三方签字后生效。4.3周转材料验收模板、脚手架、扣件等周转材料到货验收时，需明确标注预计周转次数，由仓储部建立周转材料单独台账，记录领用、归还、损耗、摊销情况，报销时需同步提交周转材料摊销方案。第五章报销凭证合规要求所有报销凭证需真实、合法、完整，不符合要求的凭证一律予以驳回：5.1必备凭证清单（1）审批类资料：采购申请单、比价/招投标资料、采购合同、预算审批单（超预算采购需附预算调整审批单）；（2）验收类资料：入库单/现场收货确认单、产品合格证明、出厂检测报告、第三方检测合格报告（需送检材料提供）、周转材料摊销方案（周转材料采购提供）、甲方指定函（甲指乙供材料提供）；（3）票据类资料：增值税发票（原则上需提供增值税专用发票，小规模供应商无法开具专票的需出具书面说明）、税控系统开具的销货清单（发票品名开“建材一批”“耗材”等笼统名称的必须附销货清单，加盖供应商发票专用章）；（4）支付类资料：预付款申请单（如有预付账款的需提供）、支付凭证（零星采购现金/线上支付的需附付款截图，收款人需与发票销售方一致）。5.2票据合规要求（1）发票抬头必须为公司全称，税号、地址、电话、开户行信息准确无误，发票专用章加盖清晰，与供应商名称一致；（2）发票内容需与实际采购业务一致，严禁虚开发票、变名开票，发票开具之日起30日内需提交财务部审核，逾期未提交导致增值税进项税无法抵扣的，对应税款损失由经办人全额承担；（3）发票丢失的，需提供供应商出具的《已报税证明单》、发票记账联复印件（加盖供应商发票专用章）后方可报销；（4）所有凭证不得涂改、伪造，复印件需注明“与原件一致”并由经办人签字确认，电子凭证需打印后与纸质资料一并提交。5.3金额一致性要求采购合同金额、发票金额、入库单/收货确认单金额、付款申请金额需保持四者一致，因数量损耗、价格调整出现差额的，需提供双方盖章的差额说明，差额不得超过合同总金额的3%。第六章报销流程及时间要求6.1报销流程（1）经办人整理报销凭证：按“审批类资料-验收类资料-票据类资料-支付类资料”的顺序粘贴，填写《材料采购报销单》，注明项目名称、材料用途、总金额、附件张数，签字确认；（2）采购部审核：采购部经理审核采购业务真实性、价格合理性、合同履约情况，签字确认；（3）验收部门审核：仓储部/项目部审核材料验收情况、数量真实性，签字确认；（4）工程部审核：审核材料是否符合施工要求、是否为项目需求范围内，签字确认；（5）预算部审核：审核采购是否在预算范围内、超预算是否有调整审批，签字确认；（6）财务部审核：票据审核岗审核凭证合规性、四流匹配性，往来会计核对预付账款、应付账款挂账情况，财务经理审核资金安排合理性，签字确认；（7）管理层审批：按审批权限提交对应管理层最终审批；（8）出纳付款：公对公付款账户需与合同约定的供应商账户一致，供应商变更账户的需出具加盖公章的账户变更函；单次1000元以下的零星采购可采用现金/线上支付方式，需附付款截图，收款人需与发票销售方一致；（9）预付款最高比例不得超过合同总金额的30%，材料验收合格后付款至总金额的95%，剩余5%作为质保金，质保期满无质量问题后方可支付，常见材料质保期按国家规范执行：土建类材料1年、防水类材料5年、管线类材料2年、特种设备配件按行业标准执行。6.2时间要求（1）材料验收合格后15个工作日内，经办人需提交完整报销资料，无正当理由逾期提交的，扣除经办人当月绩效的5%；（2）每年12月25日前需完成当年所有采购业务的报销提交，跨年度的采购报销原则上不予受理，因特殊情况无法按时提交的，需出具总经理签字的特批说明；（3）质保金到期后，经办人需提交工程部出具的无质量问题证明，按常规报销流程申请付款，存在质量问题的需扣除对应维修费用后支付剩余款项。6.3异地项目报销要求异地项目部当地采购的材料，可通过公司OA系统提交线上审批，所有凭证扫描上传，线上审批与线下签字具有同等效力，纸质凭证需按月整理寄回公司财务部存档，线上审批流程完成后方可付款。第七章审核标准及驳回情形7.1财务审核标准（1）流程合规性：采购前置审批、签字手续齐全，符合本制度要求；（2）业务真实性：采购业务实际发生，材料已验收入库或投入使用，无虚列采购、虚报数量的情况；（3）凭证合规性：发票真实有效，凭证完整，符合票据管理要求；（4）金额一致性：四流匹配，金额核对无误；（5）预算符合性：采购在预算范围内，超预算有审批手续。7.2驳回情形存在以下情形之一的，财务部直接驳回报销申请，不予支付：（1）未履行采购前置审批手续的；（2）材料未经验收或验收不合格的；（3）凭证造假、发票虚开、抬头错误、无销货清单等不合规情况的；（4）四流不一致且无合理说明的；（5）超预算采购未履行预算调整审批的；（6）重复提交报销的；（7）采购单价高于市场同期均价10%且无合理说明的；（8）不符合公司其他内控要求的。7.3驳回处理报销申请被驳回后，经办人需在3个工作日内补正资料重新提交，逾期未补正的直接作废申请，不予报销。第八章责任追究机制8.1经办人责任经办人存在提交虚假凭证、虚抬采购价格、虚报采购数量、套取公司资金等行为的，一经核实，追回全部违规款项，并处以违规金额20%的罚款，情节严重的解除劳动合同，涉嫌职务侵占、虚开增值税专用发票等犯罪行为的，移送司法机关处理。8.2审核人员责任（1）采购部经理未审核出虚假采购、价格虚高情况的，承担连带赔偿责任，扣除当月绩效的10%；（2）仓管员、项目部验收人员未实际验收就签字确认，导致材料数量短缺、质量不合格的，赔偿公司全部损失，扣除当月绩效的15%；（3）财务人员未审核出不合规凭证导致公司损失的，承担损失金额10%的赔偿责任，扣除当月绩效的5%；（4）管理层违规审批的，承担主要领导责任，扣除当月绩效的20%。8.3供应商责任供应商存在提供虚假发票、虚开增值税发票、以次充好等行为的，纳入公司供应商黑名单，永不合作，扣除全部质保金，涉嫌违法的移送司法机关处理。8.4举报机制鼓励员工举报采购报销中的违规行为，核实后给予违规