部门物品采购申请表

部门物品采购申请表模块名称细分项填写内容及说明填写示例一、采购申请基础信息申请单编号统一编码规则为CG-四位年份-两位月份-四位流水号，由行政部采购专员统一编制，申请人无需填写CG-2024-06-0037申请部门需填写至三级部门，格式为中心-一级部门-二级部门，多人联合申请的需填写主导部门及所有协同部门运营中心-用户服务部-客服管理组协同部门：市场部-大促运营组申请日期填写提交申请的当日日期，精确到年月日2024年6月5日申请人姓名/工号填写具体对接采购事宜的申请人姓名及公司内部工号，需为申请部门正式员工，负责跟进采购全流程的沟通对接张XX/YG20220317联系电话/企业微信ID填写申请人常用手机号及企业微信ID，确保采购执行过程中可随时联系138XXXX7249/zhangxx01紧急程度划分共分为三级，需严格按照实际情况勾选，不得随意提高紧急等级：1.特急：48小时内必须到货，延迟到货将直接导致核心业务停摆、造成10万元以上经济损失或重大负面舆情2.急：72小时内必须到货，延迟到货将影响重点项目进度、造成一定业务损失3.普通：15天内完成采购即可，无特殊时间要求☑普通□急□特急（特急补充说明：本次采购对应618大促临时客服人员需求，大促将于2024年6月18日启动，所有设备需在6月15日前到位完成调试，若延迟到货将导致客服人员无法上岗，用户咨询响应时长超标，预计造成用户满意度下降5%、营收损失约80万元）是否属于预算外采购勾选是/否，预算外采购需额外填写预算外申请原因及专项审批材料☑是□否（预算外说明：本次采购对应2024年6月新增的大促临时客服招聘需求，该需求为5月下旬新增的临时业务调整，未纳入年初部门预算，已提交《618大促临时人员及物资增补申请》，经总经理审批通过，审批编号SP20240528009）二、采购物品明细信息序号按采购物品顺序依次填写，不得空项、跳项1物品分类从以下分类中勾选：办公耗材、数码设备、劳保用品、办公家具、业务专用物资、营销物资、IT硬件配件、其他☑数码设备□办公耗材□劳保用品□业务专用物资物品全称需填写完整规范的物品名称，不得使用简称、俗称，避免产生歧义14英寸商务办公笔记本电脑规格型号填写官方统一标注的规格型号，无明确型号的需填写具体规格参数的核心标识联想ThinkBook142024款详细技术参数要求需明确所有核心参数要求，不得出现“较好”“一般”等模糊表述，涉及功能要求的需明确使用场景适配标准：1.数码设备需标注CPU、内存、存储、屏幕、续航、保修政策等核心参数2.办公耗材需标注材质、规格、克重、环保等级等参数3.劳保用品需标注符合的国家安全标准、防护等级、有效期等参数4.业务专用物资需标注适配的业务系统、兼容性要求、性能指标等参数1.处理器：Intel酷睿i5-13500H，12核16线程，主频不低于2.5GHz2.内存：16GBDDR43200MHz，支持扩展至32GB3.存储：512GBNVMePCIe4.0固态硬盘，支持扩展至2TB4.屏幕：14英寸IPS屏，分辨率2.2K，100%sRGB高色域，亮度不低于300nit，无频闪5.续航：本地视频播放时长不低于8小时，日常办公续航不低于6小时6.接口：不少于2个USB-A接口、1个Type-C接口、1个HDMI接口、1个3.5mm音频接口7.预装软件：正版Windows11专业版、正版Office2021家庭学生版，不得预装第三方推广软件8.保修服务：3年官方上门保修服务，7*24小时技术支持，4小时上门响应，非人为损坏免费维修更换配件需求数量填写实际需求的数量，不得多报、虚报，需与合理性论证部分的存量核查数据对应3台计量单位填写规范的计量单位，如台、箱、个、套、米等台预估单价填写经市场调研后的公允预估单价，需附3家以上供应商的报价截图作为支撑，偏差不得超过市场均价的5%4200元/台预估总价按需求数量×预估单价计算，精确到元12600元是否指定品牌勾选是/否，指定品牌的需明确说明指定原因，不得无故限制供应商范围☑是□否（指定原因：公司现有IT运维系统仅适配联想、惠普两个品牌的办公设备，可实现远程系统安装、病毒查杀、数据备份等运维操作，选用其他品牌将增加运维成本30%以上，且无法统一管理，符合公司《办公设备采购品牌规范》要求）推荐供应商优先从公司合格供应商名录中选择，填写供应商全称、联系人及联系电话，名录外供应商需提前提交资质审核材料1.推荐供应商：XX数码科技有限公司（2023-2024年度合格供应商，编号GYS2023012）2.联系人：李XX135XXXX98723.报价：4200元/台，总价12600元，含13%增值税专用发票、免费配送、3年上门保修需求到货时间填写最晚到货时间，需与紧急程度匹配2024年6月12日使用场景说明详细说明采购物品的具体使用场景、使用人、使用频率，需与合理性论证内容一致本次采购的3台笔记本电脑用于2024年6月15日入职的3名用户运营专员办公使用，该岗位员工日常需同时开启企业微信、用户后台管理系统、Excel表格、在线文档等5个以上办公软件，日均处理用户咨询1200条以上，对设备运行速度、多任务处理能力要求较高，所申请参数完全匹配岗位需求，无超配情况是否属于固定资产按公司规定勾选，单价1000元以上、使用年限超过1年的物品需纳入固定资产管理☑是□否备注填写其他需要说明的特殊要求，如定制logo、预装特定软件等无特殊要求（新增明细行2）业务专用物资类填写示例序号：2物品分类：业务专用物资物品全称：客服专用头戴式降噪耳机规格型号：漫步者K820NC技术参数：主动降噪深度不低于38dB，支持3.5mm有线/蓝牙5.3双连接，单次续航不低于20小时，佩戴重量不超过200g，内置高清麦克风，通话无杂音需求数量：20个预估单价：150元/个预估总价：3000元使用场景：618大促期间临时招聘的20名客服人员使用，日均通话时长6小时以上，需降低办公区噪音干扰，提升通话质量是否固定资产：否（新增明细行3）劳保用品类填写示例序号：3物品分类：劳保用品物品全称：75%医用消毒酒精规格型号：500ml按压式瓶装技术参数：符合GB26373-2020国家标准，有效乙醇含量75%±5%，有效期不低于12个月需求数量：20瓶预估单价：10元/瓶预估总价：200元使用场景：客服办公区日常消毒使用，每周更换1瓶，可满足3个月使用需求是否固定资产：否本次采购总预估金额所有明细项总价之和，精确到元15800元三、采购合理性论证现有资产存量核查情况需详细说明申请部门现有同类资产的数量、使用年限、使用状态、闲置/待报废数量、内部可调配数量，需附行政部资产管理员出具的存量核查证明作为附件截至2024年6月5日，用户服务部共登记在用办公笔记本电脑32台，其中20台为2022年之后采购，运行状态良好；12台为2020年之前采购，平均开机时间2分47秒，多开3个以上办公软件时CPU占用率超过90%，频繁出现卡顿、闪退情况，已无法满足正常办公需求，已于2024年5月30日提交报废申请，审批通过。现有备用笔记本库存为0，公司其他部门无闲置可调配的同配置笔记本电脑，因此需新增采购3台笔记本电脑。本次申请的20个客服耳机，现有库存为5个，无法覆盖20名临时客服的需求，因此需新增采购15个（注：原明细数量20个含5个库存替换需求，实际新增15个）。消毒酒精现有库存为2瓶，已接近有效期，因此需新增采购20瓶。需求匹配度说明详细说明采购物品的参数、数量与实际使用需求的匹配情况，证明无超配、无浪费，符合公司采购标准本次采购的笔记本电脑参数符合公司《员工办公设备配置标准》中“运营类员工笔记本采购标准为4000-5000元/台”的要求，未采购i7处理器、独立显卡等非必要配置，完全匹配用户运营岗位的办公需求，无超标准采购情况。客服耳机采购单价150元，符合公司《业务专用物资采购标准》中“客服耳机采购标准为100-200元/个”的要求，降噪效果、续航能力完全满足大促期间客服长时间通话的需求。消毒酒精采购数量20瓶，按办公区200名员工计算，人均0.1瓶，可满足3个月的消毒需求，无过量采购情况。成本效益分析从投入产出角度详细论证采购的必要性，对比不采购的损失与采购成本，证明采购具备较高的性价比本次采购总金额15800元，按使用周期折算：1.3台笔记本电脑按3年使用周期计算，年均成本4200元，3名用户运营专员入职后，每月可减少用户流失约1200人，按单用户终身价值120元计算，每月可挽回营收损失14.4万元，投入产出比为1:34，效益显著。若不采购该设备，新员工无法按时入职，将导致用户咨询响应时长从15分钟延长至30分钟，用户满意度下降8%，每月损失超过20万元。2.20个客服耳机总金额3000元，按1年使用周期计算，年均成本3000元，大促期间可提升客服通话质量，减少因通话不清导致的用户投诉，预计减少投诉量20%，避免因投诉产生的赔付损失约5万元。3.消毒酒精总金额200元，可有效降低办公区病毒传播风险，减少员工病假率，预计减少病假时长约50人天，避免业务停滞损失约2万元。若选择更低配置的产品，如采购3000元/台的笔记本，设备卡顿将导致员工工作效率下降20%，3年累计产生的效率损失超过100万元，远高于采购高配置设备的差价，因此本次采购的参数为性价比最优方案。合规性说明说明本次采购符合的公司制度、行业规范要求，证明采购流程合规本次采购完全符合《公司采购管理办法》《办公设备配置标准》《劳保用品采购规范》等相关制度要求：1.采购需求已提前通过部门内部评审，所有参数符合公司统一标准，无超标情况2.已完成3家以上供应商询价，推荐供应商为合格供应商名录内单位，报价较市场均价低2%，符合询价采购要求3.预算外采购已提交专项申请，经总经理审批通过，流程合规4.所有采购物资均符合国家环保、安全相关标准，无违禁物品四、预算及资金来源年度预算安排填写申请部门本年度对应采购类别的预算总额、已使用金额、剩余预算金额，附财务部出具的预算查询证明作为附件用户服务部2024年办公设备采购预算总额15万元，截至2024年6月5日已使用8.7万元，剩余预算6.3万元；劳保用品采购预算总额1万元，已使用0.3万元，剩余预算0.7万元；业务专用物资采购预算总额5万元，已使用2.1万元，剩余预算2.9万元。本次采购总金额15800元，其中12600元从办公设备剩余预算中支出，3000元从业务专用物资剩余预算中支出，200元从劳保用品剩余预算中支出，均在剩余预算额度内。资金来源勾选对应资金来源，专项项目采购需注明项目编号☑部门日常运营预算□专项项目预算（项目编号：）□其他资金来源（说明：）供应商报价比对情况详细列出3家以上供应商的报价、服务内容，明确选择推荐供应商的原因1.供应商A：XX数码科技有限公司（合格供应商），报价4200元/台，总价12600元，含13%专票、免费配送、3年上门保修，供货周期3天2.供应商B：XX办公设备有限公司（合格供应商），报价4250元/台，总价12750元，含13%专票、免费配送、2年上门保修，供货周期3天3.供应商C：京东自营店，报价4300元/台，总价12900元，含13%专票、免费配送、2年上门保修，供货周期2天4.选择原因：供应商A报价最低，保修服务期限最长，为长期合作供应商，过往履约率100%，无质量问题记录，因此选择供应商A作为本次采购的服务商。付款方式说明明确付款方式，符合公司财务付款规定本次采购为定点供应商采购，按双方合作协议约定，到货验收合格后15个工作日内支付全款，无需预付，符合公司财务付款要求。五、审批流转申请人确认申请人签字确认所有填写内容真实有效，无虚报、瞒报情况，对采购需求的真实性负责签字：张XX日期：2024年6月5日部门负责人审批审批要点：1.核实采购需求是否与部门业务规划、人员编制、项目进度匹配，是否存在虚报、多报情况2.核实采购参数、数量是否符合实际需求，是否存在超标准采购3.核实紧急程度是否属实，是否需要调整采购优先级4.对采购申请的真实性、合理性承担首要责任审批意见：情况属实，3名新员工及20名临时客服均为618大促必需人员，设备需求真实，符合部门业务规划，同意采购，请行政部优先安排。签字：王XX日期：2024年6月5日行政部采购专员审核审核要点：1.核实采购参数是否符合公司采购标准，是否存在不合理要求2.核实推荐供应商是否在合格供应商名录内，报价是否符合市场行情3.核实存量核查情况是否属实，是否存在可调配资产4.对采购需求的合规性、报价合理性负责审核意见：参数符合公司采购标准，供应商A为合格供应商，报价较市场均价低2%，经核实无闲置可调配资产，符合采购要求，同意采购。签字：刘XX日期：2024年6月6日行政部经理审批审批要点：1.核实采购流程是否合规，预算是否充足2.核实紧急程度是否符合优先采购条件3.对采购执行的整体安排负责审批意见：流程合规，预算充足，同意按此执行，采购专员需在6月12日前完成所有物资到货及验收。签字：赵XX日期：2024年6月6日财务部预算审核审核要点：1.核实采购金额是否在部门剩余预算额度内，资金是否到位2.核实报价比对情况是否符合财务要求，付款方式是否合规3.对采购的资金合规性负责审核意见：本次采购金额在部门年度剩余预算额度内，资金已落实，付款方式符合规定，同意支出。签字：陈XX日期：2024年6月6日总经理审批（单次采购金额5万元以上需）审批要点：1.核实采购是否符合公司整体战略规划，投入产出是否达标2.对大额采购的最终决策负责本次采购金额不足5万元，无需总经理审批六、采购执行跟踪采购责任人行政部指定的采购执行人员姓名及联系方式责任人：刘XX136XXXX2345采购方式勾选对应采购方式：询价采购、定点采购、公开招标、电商直采、其他☑定点采购□询价采购□公开招标采购合同签订时间填写合同签订的实际日期，单次采购10万元以上需签订正式合同无需签订合同，按定点供应商框架协议执行预计发货时间供应商承诺的发货时间2024年6月9日实际发货时间填写实际发货的日期2024年6月9日物流单号/配送方式填写物流单号及配送公司名称顺丰速运SF1234567890123预计到货时间物流显示的预计到货时间2024年6月10日实际到货时间填写实际收到货物的日期2024年6月10日物流异常说明若出现物流延迟、破损等异常情况，需详细说明原因及处理方案无异常采购变更说明若出现供应商缺货、参数调整等变更情况，需说明变更原因、调整内容，及申请部门确认情况无变更七、验收及入账管理验收时间填写到货后组织验收的日期2024年6月10日验收参与人需由申请部门代表、采购专员、资产管理员三方共同参与验收张XX（申请部门）、刘XX（采购专员）、周XX（资产管理员）验收内容及结果严格按照以下标准验收，合格勾选合格，不合格需说明原因及处理方案：1.外观检查：包装完好无破损，设备无划痕、变形，配件齐全2.参数核对：所有参数与申请单一致，无减配情况3.功能测试：设备可正常运行，所有功能符合要求4.资料核对：发票、保修卡、说明书齐全☑验收合格□验收不合格（不合格说明：无）固定资产入库登记