A3报告经典案例

什么是A3报告以及A3报告的编制规范,,,

,目录,,

1,什么是A3报告？,,

2,A3报告与PPT(PowerPoint)的区别,,

3,易懂的PPT制作技巧,,

4,A3报告的优点,,

5,A3报告的缺点,,

6,怎样才能写好A3报告呢？,,

7,什么是问题、课题的具体表现技术？,,

8,5W的诀窍,,

9,可视化,,

10,A3模板、编制规范,,

11,为什么必须按照规范编制A3报告？,,

12,如果5W分析出多个真因该怎么办？,,

13,在同一份A3报告中不展开多个问题点。,,

14,不使用A3而使用8D解析法(福特的8D系统、电脑流程图等)可以吗？,,

15,返工是「恶魔循环的入口」,,

16,PDCA(PlanDoCheckAction)是恶魔循环吗？,,

17,A3报告可以解决所有问题吗？,,

18,编制A3报告的诀窍,,

19,培养指导编制A3报告的导师,,

20,希望能在各部门内推行A3报告,,

21,A3报告的信息量,,

,结语,,

,前言,,

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,,在丰田公司，从生产现场的技能员到公司的社长、会长，几乎每天都在使用着A3报告。,

,,它不单单是用A3纸写成的报告，而是作为解决问题的最有效工具，经常被用于短时间的会议及,

,,正确的信息传递上。可以说，是培养自身逻辑思维的最优秀工具。,

,,大家常说丰田的长处在于「人」，我认为确实如此。而且，这么说也不言过其实，丰田的人才培养，,

,,正是从制作A3报告开始的。,

,,现在，市面上有很多类似「TOYOTAWAY]的书籍，其中却很难见到有关A3的书。,

,,即使偶尔发现一本，其内容也与丰田的A3精髓相去甚远，无法成为参考。,

,,为什么会这样呢？,

,,因为丰田的A3报告，看上去虽然简单，想要思路清晰地写出来却非常困难，只有经过训练，,

,,积累了丰富经验的人才能写好。,

,,在这里，我会解说其中的奥秘，使大家能够尽早开始制作A3报告，为长城汽车带来更好地发展。,

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1,什么是A3报告？,,

,,A3报告大致可以分为三种类型。,

,,①用于解决问题的A3报告②用于提案、讨论的A3报告③用于方针、进度管理的A3报告,

,,原则上A3报告应为1页纸。①使用固定的模板书写。,

,,那么，A3报告与我们经常使用的PPT有什么区别呢？,

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2,A3报告与PPT(PowerPoint)的区别,,

,,A3报告是用于讨论的文件PPT是用于向众人传递信息的工具。,

,,PPT适用于向众人传递信息。,

,,一份成功的PPT不仅简单易懂，视觉效果也比较华丽。是传递信息的最好工具之一。,

,,但是，PPT并不适用于讨论，或者毫无疑问地说，在这方面并不擅长。,

,,围绕开始部分的细枝末节展开讨论，花费的时间过多，很难触及核心部分，,

,,经常在没能充分讨论的情况下匆匆结束。,

,,此外，过程中参加讨论的人员难以记住全部内容。,

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3,易懂的PPT制作技巧,,

,,这个话题可能有些跑题，还是希望借此机会介绍给大家。,

,①,10行规则（特别重要）,

,,首先，最重要的就是10行规则。这指的是一页PPT最多有10行内容，,

,,如果内容过多，请另起一页。,

,②,绝对禁止粘贴链接,

,,如果必须要做出说明的话，可在下一页进行说明,

,③,不要复制粘贴缩小版的资料,

,,只是对资料做简单介绍还是OK的，如果需要讨论资料内容的话，,

,,请在下一页进行详细说明。,

,④,在标题页之后制作目录页,

,,讨论的话题都是依据小标题进行的，因此应制作目录，呈现出内容的脉络。,

,⑤,希望得出结论、进行讨论的重点尽可能写在靠前的页里,

,⑥,尽量以具体的、简略的表达形式书写,

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,,只要严格遵守这6条规则进行编制，就会写出相当优秀的ppt。但是，④中的“脉络”与⑥,

,,中的“具体、简单的表达形式”怎么实现，才是最困难的工作。其实这些与接下来要讲的,

,,A3报告的编制方法的内容是相同的，学会了A3报告的编制方法，这两点自然而然就可以实,

,,现了。,

4,A3报告的优点,,

,,谈到A3报告，它有很多优点。,

,①,整体看起来一目了然，避免讨论触及不到重点，停滞不前的情况发生。,

,②,从整体角度看，易于做出正确判断。,

,③,因内容便于理解，有利于获得对方的认可、同意。,

,④,可以理清思路，把握事情的脉络，减少疏忽及多余的工作。,

,,⇒能够快速地、扼要地得出正确结论。,

,,是在最短时间内解决问题的最有效工具。,

,⑤,易于得出解决具体问题的对策和方案。,

,⑥,可自行掌握说明时间。在时间紧迫时，可针对要点进行2～3分钟的说明；,

,,时间充裕时，可进行一个小时的详细说明。此两种情况，都可对主要信息做出清楚说明。,

,⑦,因为发放的是纸版文件，参会人员可将其带回本部门，便于在内部开展工作。,

,⑧,能够夹在记事本中，随身携带，任何时间、地点都可以拿出来进行确认。,

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5,A3报告的缺点,,

,,因为是纸质版的资料，因而会涉及到保密的问题。虽然有许多防范措施，仍无法完全避免。,

6,怎样才能写好A3报告呢？,,

,,实际上，要想写出一份合格的A3报告会很难，需要专项的训练,

,①,首先要学习问题、课题的具体表现技术,

,②,⇒其次要学习基于５W（5次以上Why)的真因分析法,

,③,⇒再次需要学习「可视化」技术,

,,这些都掌握之后，即可制作A3报告了。,

7,什么是问题、课题的具体表现技术？,,

,,问题点、课题的表现方法，（90％以上）决定了其能否得到解决。,

,,开始阶段是极为重要的。,

,①,如果开头的表达过于抽象，则难以得出正确的结论。,

,,<例＞,「改善与相关部门的沟通」⇒此处得出的结论，通常会是「定期召开例会」

,,,「通过轮岗的方式加深人员交流、联系」等。这是一个很好的办法吗？

,,,虽然一开始会有效果，但稍后又会返回到原来的状态。

,②,怎样做才好呢？「沟通不畅，具体指的是什么情况？(第一次Why)」,

,,⇒「A缺席会议，也没有相应的联系」⇒「是否已通知A要开会了(第二次Why)」,

,,⇒「是的，当然通知了！」⇒「什么时候通知的？(第三次Why)」⇒「开会的前一天」,

,,⇒「什么！为什么要到前一天才通知？(第四次Why)」⇒「本认为他能来参加会议」,

,,⇒「为什么这么认为？(第五次Why)」⇒「因为看他总是很有时间的样子」⇒「！！！」,

,・,这样的问题可以通过「召开定期例会」「通过轮岗的方式加深人员交流，联系」来解决吗？,

,③,那这个方法怎么样呢？「将会议出席率设定为100％」，通过在会前调整参会人员等方式,

,,是可以解决的。在这里，5W已经开始发挥作用了。,

,④,掌握这个思考方法，就是掌握了「问题、课题的具体表现技术」。看似容易，,

,,做起来却很难。大部分人都被困在了这里。,

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8,5W的诀窍,,

,・,第6项的内容大家应该都能理解，其实5W就是将复杂的问题分解为简单、具体的原因。,

,,有了简单且具体的原因，谁都可以容易地解决问题。,

,①,所谓5W并不是仅仅思考5个Why，而是对一件事情，要反复问5次以上的为什么？,

,,为什么？这是在找到具体的要因之前，不断地反复思考的过程。,

,,也就是说，5W并不是5个为什么的堆砌，而是要问5个回合的为什么。,

,②,只是单纯地把Why重复5次以上是行不通的。要避免一切抽象、模糊的表达方式，,

,,具体详细的表达，是成功的关键。,

,③,随着问为什么的推进，内容必须变得更加具体、详细。如果「改善沟通、提高管理能力、,

,,高效、严重」等词汇出现的话，则意味着5W分析的失败。,

,④,禁语：模糊笼统的词汇⇒「高效、非常、严重、多、少、差、好、大、小、马上」，,

,,此类词汇都不宜使用。,

,⑤,那么，应该如何做呢？：即使有困难，也必须使用具体的词汇或数值。,

,⑥,确认是否成功：可以尝试着思考一下，最后得出的真因能否真正地解决问题。,

,・,5W不是5个为什么，而是问5个回合的为什么。,

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9,可视化,,

,①,所谓可视化，是指能够一目了然地掌握情况。,

,,例如图表。,

,②,那么，表格可以吗？这要依据表格大小而定。3行4列的程度是OK的，如果超出这,

,,个范围就不能称其为可视化了。必须经过思考才能理解的内容并不是可视化。,

,③,正确书写的A3报告本身也是可视化的一种。通过30秒的概览，即可把握其要点。,

,・,到此为止全能掌握的话，接下来就可以制作A3报告了。,

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10,A3模板、编制规范,,

,・,首先，应记住制作规范。严格按照规则书写，是成功的秘诀。,

,①,版式：解决问题的A3报告⇒A3横写，使用固定的模板。,

,②,版式：提案、讨论、方针、进度管理的A3报告⇒尽量使用固定模板书写。,

,,必要时可作适当调整。有时也可以竖写，或使用其他模板（中高级篇),

,③,字体和字号：微软雅黑、10号字。必须严格遵守！,

,,图表中的标注可使用8号、9号字，正文中不可使用。标题可使用12～16号字。,

,④,禁止粘贴链接。原则上也禁止缩小粘贴其他资料。,

,,可在需要强调的地方使用加粗字体、下划线。,

,⑤,禁语：与５W相同。禁止使用模糊笼统的词汇⇒高效、非常、严重、多、少、差、好、大等。,

,⑥,图表的优先使用顺序：①折线图→②条形图→③柱形状图。原则上禁止使用饼图、雷达图，,

,,因为这会影响空间利用率，且不便于明确与实际间的偏差。,

,⑦,具体事例请参照附件中的A3模板。,

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11,为什么必须按照规范编制A3报告？,,

,,在A3报告的有限空间内开展论述时，如缺少有条不紊的思考与分析，则难以表达出全部内容。,

,,因此规定字体与字号，也就是对字数做出了限制。,

,,所以，有必要去除多余的描述。,

,,做为一种逻辑思维的训练，对每个人来说都是非常有益的，可有效运用于所有工作中。,

12,如果5W分析出多个真因该怎么办？,,

,・,这种情况经常发生。或者说，几乎所有问题都不只有一个真因。,

,,如果是能够简单解决的多个真因，可在同一份A3报告中展开。,

,・,如果不易解决的话，可就该课题另写一份A3报告。,

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13,在同一份A3报告中不展开多个问题点。,,

,・,为及时正确地解决问题，有必要将问题点提炼为单一的主题。,

,,就表达方式而言，多数情况下，本以为是单一的题目，往往包含多个较大的问题点。,

,,「改善沟通」「完善本部门业务工作」「完善开发工作」等题目就过于庞大，,

,,不可能通过一份A3报告就得到解决。,

,・,「将问题拆分为具体、简单的项目，并如期解决各个项目」尽全力做到！,

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14,不使用A3而使用8D解析法(福特的8D系统、电脑流程图等)可以吗？,,

,,不可以！其存在致命的缺陷。,

,,这些方法会有很多的检查项。这就需要设立更多的监察部门。,

,,更加重大的缺陷是，如果不行就要从头再来。这只有每秒运算100万次,

,,的电脑才能做到。我们的工作中，重做意味着延期与资源浪费。,

,,在极短的开发周期中，也没有时间从头再来。,

15,返工是「恶魔循环的入口」,,

,,或许是个题外话，但还想重点强调一下，大家有没有听说过「恶魔循环」这一词汇呢？,

,,它指的是，出现延期⇒该做的工作没有足够的时间去做，工作杂乱无章⇒,

,,因此产生新的问题⇒应对过程中，又出现新的延期⇒如此反复・・的情况,

,,最后，就会有人做出莫名其妙的对策，放弃本该做的工作。,

,,从「恶魔循环」中逃离出来的捷径不是8D而是A3。,

16,PDCA(PlanDoCheckAction)是恶魔循环吗？,,

,,PDCA循环作为解決问题的思考方法是很有名的。如果囫囵吞枣般采用的话，,

,,答案也会是「Yes!确实是恶魔循环」。PDCA的运用应为：,

,,Plan(指出问题点⇒设定目标⇒调查现状⇒依5W进行真因调查⇒筹划对策)⇒Do(实施对策),

,,⇒Check(确认效果)⇒Action(处理仍需应对的问题，再发防止)这才是真正的PDCA。,

,,A是下一个新的PDCA的开始。并不意味着无效果的重复循环。,

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17,A3报告可以解决所有问题吗？,,

,,从我们的实际工作来看，答案是「Yes！」。,

,,但是，并不是说所有问题都适合写成A3报告。应结合用途、目的来确定书写方式、,

,,最适合的工具方法。比如本编制规范也可以使用A3报告的形式，但从易读性及今后,

,,的使用方便性来看，A4的形式更好。但是，A3报告的思考方法及其逻辑性(也可称为脉络）,

,,在哪种业务中都是相同的。,

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18,编制A3报告的诀窍,,

,,最后，可能有些啰嗦，还是需要重申一下编制好的(这也是模糊笼统的词汇),

,,A3报告的诀窍。,

,①,表达出具体问题、课题。不使用模糊笼统的词汇。,

,②,设定详细的目标。目标中应不出现模糊笼统的词汇。尽量以数值为目标。,

,③,严格遵守A3模板和编制规范。,

,④,可以试着反过来进行追溯，如果实施分析得出的对策方案，问题能否得到解决？,

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19,培养指导编制A3报告的导师,,

,,市面上基本没有关于编制A3报告的参考书，即使有也起不到什么实际作用。,

,,这是因为作者并没有理解编制A3报告的最重要事项。,

,,最重要的事情就是「问题、课题的具体表现技术」「5W」、「可视化」、,

,,「学习A3模板与编制规范」，看起来容易，实际上是非常困难的。,

,,需要专门的训练。目前，我也在做培养11名A3报告导师的工作。,

,,当他们达到一定程度后，我会颁发认证书。,

,,现在计划以这11人为中心，指导公司开展A3报告的工作。,

,,但培养是要花费一些时间的，希望大家能够理解与支持。,

20,希望能在各部门内推行A3报告,,

,,大家应该记得，在今年