总务处内勤科工作制度

PAGE总务处内勤科工作制度一、总则（一）目的为加强总务处内勤科的管理，规范工作流程，提高工作效率和服务质量，确保学校各项后勤工作的顺利开展，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于总务处内勤科全体工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和学校的各项规章制度，依法依规开展工作。2.坚持服务至上的宗旨，以师生需求为导向，提供优质、高效、周到的服务。3.实行规范化、标准化管理，明确岗位职责，严格工作程序，确保工作质量。4.注重团队协作，加强沟通协调，形成工作合力，共同完成各项工作任务。二、岗位职责（一）内勤科科长1.负责内勤科的全面管理工作，制定工作计划和工作目标，并组织实施。2.组织协调科室内部及与其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利进行。3.负责审核各类文件、报表、报告等，确保其准确性和规范性。4.定期向上级领导汇报工作进展情况，及时反馈工作中存在的问题，并提出解决方案。5.负责科室人员的考核、培训、调配等工作，提高科室人员的业务素质和工作能力。6.完成领导交办的其他工作任务。（二）文件管理岗1.负责文件的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件传递及时、准确、安全。2.对各类文件进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查阅和管理。3.定期对档案进行清理和更新，确保档案的完整性和时效性。4.协助起草、审核各类文件，确保文件内容符合法律法规和学校政策要求。（三）物资采购岗1.根据学校各部门的需求，制定物资采购计划，确保物资供应及时、充足。2.负责物资采购的招标、询价、谈判等工作，选择优质供应商，确保采购物资的质量和价格合理。3.建立物资采购台账，记录采购物资的名称、规格、数量、价格、供应商等信息，并定期进行核对和盘点。4.负责采购物资的验收工作，确保物资符合合同要求，并及时办理入库手续。5.协助处理采购过程中的投诉和纠纷，维护学校的合法权益。（四）资产管理岗1.负责学校固定资产的清查、登记、入账、折旧等工作，建立固定资产台账，确保资产信息准确、完整。2.定期对固定资产进行盘点，核实资产数量和状态，及时发现和处理资产盘盈、盘亏等情况。3.负责固定资产的报废、处置等工作，按照规定程序办理相关手续。4.协助各部门做好资产的日常管理和维护工作，提高资产使用效益。5.根据学校发展需要，提出资产配置建议，合理调配资产资源。（五）办公用品管理岗1.负责办公用品的采购、库存管理和发放工作，确保办公用品的正常供应。2.制定办公用品消耗定额标准，定期对各部门办公用品使用情况进行统计和分析，合理控制办公用品费用支出。3.建立办公用品库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。4.负责办公用品的报废、回收等工作，做好环境保护。5.根据学校实际情况，不断优化办公用品采购渠道和品种，提高办公用品管理水平。（六）维修管理岗1.负责学校各类设施设备的维修申请受理、登记和安排工作，及时响应师生的维修需求。2.与维修人员沟通协调，制定维修计划，并跟踪维修进度，确保维修工作按时完成。3.对维修项目进行验收，检查维修质量，确保维修后的设施设备正常运行。4.建立维修档案，记录维修项目、维修时间、维修人员、维修费用等信息，以便查询和统计分析。5收集师生对维修工作的意见和建议，及时反馈给相关部门，不断改进维修服务质量。（七）水电管理岗1.负责学校水电设施设备的日常巡查和维护工作，及时发现和处理水电故障。2.制定水电消耗定额标准，定期对学校水电消耗情况进行统计和分析，采取有效措施节约水电资源。3.负责水电费的核算、收缴和管理工作，确保水电费按时足额收缴。4.协助相关部门做好水电设施设备的改造和更新工作，提高水电供应保障能力。5.参与学校水电安全检查，制定应急预案，确保水电使用安全。（八）环境卫生管理岗1.负责学校公共区域的环境卫生清扫、保洁工作，保持校园环境整洁美观。2.制定环境卫生检查标准和考核办法，定期对各区域环境卫生情况进行检查和考核，督促相关部门做好环境卫生工作。3.组织开展环境卫生宣传教育活动，提高师生的环保意识和卫生习惯。4.负责校园垃圾的分类收集、运输和处理工作，确保垃圾日产日清。5.协助做好校园绿化养护工作，保持绿化景观良好。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件收发收到文件后，及时进行登记，记录文件的名称、文号、发文单位、日期、份数等信息。根据文件内容和性质，确定文件的传阅范围和处理方式。将文件送相关领导或部门传阅，并做好传阅记录。2.文件传阅按照确定的传阅范围，依次将文件传递给相关人员，并提醒其及时阅读和处理。文件传阅过程中，如遇紧急情况或需要相关人员尽快回复的文件，应及时催办。3.文件归档文件处理完毕后，按照档案管理要求，对文件进行分类整理。将文件装订成册，编制档案目录，存入档案柜或电子档案系统。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和安全性。（二）物资采购流程1.需求申报各部门根据工作需要，填写物资采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途等信息。将申请表提交给物资采购岗。2.计划制定物资采购岗对各部门的采购申请进行汇总和审核，结合学校库存情况和预算安排，制定物资采购计划。将采购计划报科长审批。3.采购实施根据采购计划，选择合适的采购方式，如招标、询价、谈判等。组织开展采购活动，与供应商进行沟通和协商，确定采购价格、交货时间、质量标准等条款。签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.物资验收物资到货后，采购岗通知资产管理岗和使用部门共同进行验收。验收人员按照合同要求，对物资的数量、规格、质量等进行检查，填写验收报告。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资及时与供应商协商退换货等事宜。（三）资产管理流程1.资产清查定期组织对学校固定资产进行全面清查，明确清查范围、内容和方法。清查人员对固定资产进行逐一盘点，核实资产的数量、状态、存放地点等信息。填写资产清查登记表，对清查中发现的问题进行记录和分析。2.资产登记入账根据资产清查结果，对新增资产及时办理入账手续，建立固定资产台账。对资产的名称、规格、型号、购置时间、原值、折旧等信息进行详细记录。3.资产折旧计提按照国家相关规定和学校财务制度，确定固定资产折旧方法和折旧年限。定期计提固定资产折旧，确保资产价值的准确反映。4资产处置对已达到报废条件或不再使用的固定资产，由使用部门提出报废申请。资产管理岗进行审核，并组织相关人员进行鉴定。按照规定程序办理资产报废手续，对报废资产进行妥善处置。（四）办公用品管理流程1.需求统计每月末，办公用品管理岗向各部门发放办公用品需求统计表，收集各部门下月办公用品需求信息。各部门根据实际工作需要，认真填写需求统计表，并按时提交给办公用品管理岗。2.采购计划制定办公用品管理岗对各部门的需求统计表进行汇总和分析，结合库存情况，制定办公用品采购计划。将采购计划报科长审批。3.采购实施根据采购计划，选择合适的供应商进行采购。办公用品到货后，及时办理入库手续，并更新库存台账。4.发放管理根据各部门的实际需求，按照规定标准发放办公用品。领取人员在办公用品发放登记表上签字确认。5定期盘点定期对办公用品库存进行盘点，核实库存数量和实际使用情况。对盘点中发现的问题及时进行处理，确保账实相符（五）维修管理流程1.维修申请受理设立维修服务热线或邮箱，受理师生的维修申请。对维修申请进行详细记录，包括申请时间、申请人、维修地点、维修内容等信息，并及时回复申请人。2.维修安排根据维修申请内容和紧急程度，安排维修人员进行维修。向维修人员下达维修任务单，明确维修要求和时间节点。3.维修实施维修人员按照维修任务单的要求，及时到达维修现场进行维修工作。在维修过程中，如遇特殊情况需要变更维修方案或增加维修项目，应及时与内勤科沟通协调。4.维修验收维修完成后，由使用部门和维修管理岗共同对维修项目进行验收。验收合格后双方在维修验收单上签字确认；验收不合格的，维修人员应及时进行整改，直至验收合格为止。（六）水电管理流程1.巡查维护水电管理岗每天对学校水电设施设备进行巡查，及时发现和处理水电故障。定期对水电设施设备进行维护保养，确保其正常运行。2.消耗统计分析每月对学校水电消耗情况进行统计分析，制作水电消耗报表。对比水电消耗定额标准，查找异常消耗原因，并采取相应措施进行控制。3.水电费收缴根据水电消耗报表，核算各部门的水电费，并发放水电费通知单。负责收取各部门的水电费，及时上缴学校财务部门，并做好相关记录。4.安全检查与应急处理定期组织水电安全检查，排查安全隐患，确保水电使用安全。制定水电应急预案，在发生水电突发事故时能够迅速响应，采取有效措施进行处理，减少损失。（七）环境卫生管理流程1.清扫保洁按照环境卫生管理标准，安排保洁人员对学校公共区域进行定时清扫和保洁。重点区域增加清扫频次，确保环境卫生整洁。2.检查考核设立环境卫生检查标准和考核办法，定期对各区域环境卫生情况进行检查和考核。对检查中发现的问题及时通知相关部门进行整改，并跟踪整改情况。3.宣传教育组织开展环境卫生宣传教育活动，通过校园广播、宣传栏、主题班会等形式，提高师生的环保意识和卫生习惯。4.垃圾处理负责校园垃圾的分类收集、运输和处理工作，确保垃圾日产日清。定期对垃圾处理设施进行检查和维护，保证其正常运行。5.绿化养护协助做好校园绿化养护工作，包括浇水、施肥、修剪、病虫害防治等。及时更换枯死或损坏的花草树木，保持绿化景观良好。四、工作纪律（一）遵守工作时间各岗位工作人员应严格遵守学校规定的工作时间，不得迟到、早退、旷工。如需请假，应按照学校请假制度办理相关手续。（二）坚守工作岗位工作期间应坚守岗位，不得擅自离岗、串岗。因工作需要临时离岗时，应向同事说明去向，并做好工作交接。（三）严格遵守保密制度对工作中涉及的学校机密信息、师生个人信息等，应严格保密，不得泄露给无关人员。（四）保持良好工作态度对待师生和其他部门人员应热情、礼貌、耐心，积极主动地为其提供优质服务。不得与师生发生争吵或冲突。（五）遵守廉洁自律规定在工作中不得接受供应商或其他相关方提供的贿赂、回扣等不正当利益。不得利用职务之便谋取私利。五、考核与奖惩（一）考核内容工作态度、工作能力、工作业绩等方面。（二）考核方式1.定期考核：每月末对各岗位工作人员进行一次定期考核，由科长组织实施。考核内