宿舍退宿管理规定

宿舍退宿管理规定第一章总则1.1制定依据《××大学学生公寓管理办法》（校发〔2021〕47号）、《××大学学生违纪处分条例》（校发〔2022〕15号）、《教育部关于切实加强高校学生住宿管理的通知》（教思政厅〔2020〕3号）以及《××市消防条例》第28条。1.2适用范围适用于××大学所有在校全日制本科生、研究生、第二学士学位学生、交换生、留学生及经学校批准入住培训学员。1.3管理主体学生工作部（处）为退宿主管部门，宿舍与物业管理中心（以下简称“宿管中心”）为执行机构，财务处、学院（系）、保卫处、信息化办公室为协同单位。1.4定义退宿：学生因毕业、结业、退学、休学、保留学籍、出国（境）交流、校外住宿、宿舍调整、个人申请等原因，按学校规定流程办理退出宿舍床位并终止住宿协议的行为。第二章退宿类型与时限2.1常规退宿2.1.1毕业退宿：学校毕业典礼结束后48小时内完成退宿。2.1.2结业退宿：领取结业证书当日启动退宿，3日内完成。2.2学籍异动退宿2.2.1休学：学校发文批准休学之日起7日内办理。2.2.2保留学籍创业或支教：批准文件下发之日起7日内办理。2.2.3退学：学校送达退学决定书之日起3日内办理。2.3个人申请退宿2.3.1校外住宿：每学期第1—2周或第9—10周集中受理，其它时间原则上不受理，因身体或心理特殊原因须附三甲医院证明。2.3.2宿舍调整：学校统一调整方案公布后3日内完成原床位退宿。2.4紧急退宿2.4.1传染病：校医院或疾控中心出具隔离或休学意见当日启动。2.4.2火灾、治安事件：保卫处现场封门后24小时内由学院代办退宿。第三章退宿流程3.1线上申请3.1.1登录“××大学智慧学工”→“宿舍管理”→“退宿申请”模块，上传以下扫描件：a.学生证带照片页；b.退宿原因证明（毕业离校单、休学批文、医院诊断书等）；c.宿舍钥匙及空调遥控器归还承诺书（模板系统自动生成）。3.1.2系统校验欠费、违纪、未归还物品时自动阻断，并弹出红色提示。3.2导师/辅导员初审3.2.148小时内完成线上审核，重点核对：a.学籍状态与退宿原因是否匹配；b.是否处于纪律处分察看期；c.校外住宿申请是否附家长知情书（手写签字+身份证号+联系方式）。3.2.2初审不通过即退回，学生可补充材料后再次提交，限2次。3.3学院（系）复审3.3.1分管学生工作副书记在系统内调阅学生档案、处分记录、学费状态。3.3.2复审通过后，系统生成《退宿流转单》（PDF带电子章），同步推送至宿管中心、财务处、保卫处。3.4现场验收3.4.1预约：学生在“宿舍验收”子模块预约时段，可选9:00–11:30、14:00–17:00、18:30–20:30三个时段，每半小时1个名额，爽约2次冻结账号7日。3.4.2验收小组：宿管员1名、本楼楼长1名、学生代表1名（勤工助学岗位），共3人。3.4.3验收标准：a.家具：床板无刻画、衣柜门合页无缺失、书桌抽屉滑道顺畅；b.电器：空调滤网洁净、遥控器电池完好、照明灯管无黑影；c.卫生：地面无垃圾、墙面无球印、卫生间黄渍面积≤5×5cm²；d.钥匙：归还全部2把金属钥匙+1把IC卡，缺失1把赔偿15元，IC卡30元；e.资产标签：宿舍内学校资产共14类36件，逐一扫码确认。3.4.4拍照存档：验收小组使用“宿管通”APP，对床位、门窗、电表、水表、空调二维码拍照，自动上传云端，保存期6年。3.4.5签字确认：学生如对结果有异议，可现场申诉，由宿管中心副主任30分钟内到场复核；仍存争议则填写《宿舍验收争议记录表》，3个工作日内由学生工作部组织仲裁。3.5费用结算3.5.1住宿费：财务处按“实际住宿天数×日单价”多退少补，日单价=学期住宿费÷150天。3.5.2水电费：采用“先充后用”模式，退宿时剩余电量按0.55元/度退回原校园一卡通；水费不结转，剩余清零。3.5.3赔偿费：家具及电器损坏按《××大学宿舍资产赔偿价目表（2023版）》执行，例如：a.床板断裂280元；b.衣柜门镜破裂120元；c.空调遥控器进水45元；d.卫生间马桶盖缺失95元。3.5.4欠费冻结：凡有任一项欠费，系统不生成《退宿办结单》，学生无法领取毕业证/学位证/成绩单。3.6注销门禁与钥匙权3.6.1信息化办公室在收到《退宿办结单》后30分钟内，同步注销校园卡该宿舍门禁权限。3.6.2机械钥匙由宿管中心当日投入专用“报废钥匙箱”，每月集中送金属回收公司销毁，留存销毁视频1年。3.7档案归档3.7.1纸质《退宿流转单》《验收表》《争议记录表》由学院装入学生档案袋，保存15年。3.7.2电子数据同步备份至学校私有云，采用RAID6+异地容灾，保存期与纸质一致。第四章特殊情况操作细则4.1提前毕业4.1.1学生持教务处《提前毕业通知单》到宿管中心，可不受“学期第1—2周”限制，随时启动退宿。4.1.2因毕业论文答辩提前，宿舍床位紧张，学校鼓励提前毕业学生3日内退宿，对按时退宿者发放一次性“文明离校奖”300元，直接打入银行卡。4.2联合培养/出国（境）交流4.2.1交流时间≥90天，必须退宿；<90天可选择保留床位，但须缴纳50%住宿费作为占位费。4.2.2如选择退宿，须在出国前完成验收；因航班原因无法返校，可委托本校同学代办，须出具《委托书》（公证处或学院党委副书记签字）及双方身份证复印件。4.3研究生延期毕业4.3.1延期超过1年，须重新申请住宿，原床位不予保留；4.3.2延期1年以内，如原宿舍整栋楼装修，学校统一免费搬迁至临时楼栋，不额外收费。4.4留学生寒暑假退宿4.4.1寒暑假离校且不在中国境内，可自愿退宿，退宿期间免收住宿费；4.4.2如不退宿，须正常缴纳寒暑假住宿费，标准按学期费用的30%计。4.5因心理问题退宿4.5.1校心理健康中心出具《建议退宿评估表》，风险等级≥Ⅲ级（中度抑郁伴自杀意念），启动绿色通道：a.辅导员24小时内代办线上申请；b.宿管中心优先安排验收，不受预约名额限制；c.家长到校前，学院安排临时酒店住宿，学校垫付，事后由家长补交。第五章责任与罚则5.1学生责任5.1.1无正当理由逾期不退宿，按日加收“滞留费”=学期住宿费×0.5%×逾期天数，上限不超过学期住宿费总额。5.1.2故意损坏公物，除按价赔偿外，视情节给予警告以上处分；损坏消防设备直接记过，并移交公安机关。5.2工作人员责任5.2.1宿管员验收徇私舞弊，给学生“放水”，一经查实，按《××大学教职工处分暂行规定》第22条，给予记过以上处分，并取消当年评优。5.2.2辅导员48小时内未初审，系统自动推送提醒；7日内仍未处理，学生工作部约谈，年度考核不得评优。5.3学院责任5.3.1因学院未及时通知学生办理退宿，导致群体性逾期，每逾期1人扣减学院学生工作经费500元，并在全校通报。5.4财务风险防控5.4.1退费一律原路退回，严禁现金交易；5.4.2退费金额≥5000元，须由财务处副处长二次审核；5.4.3退费数据每日与银行对账，差异≥1元即触发预警，信息化办公室2小时内修复。第六章信息化支撑6.1系统架构采用SpringCloud微服务+MySQL主从+MinIO对象存储，支持2000并发，平均响应<300ms。6.2功能亮点6.2.1智能校验：对接教务、研究生、财务、心理、保卫5大系统，实时获取学籍、处分、欠费、门禁、电量数据。6.2.2电子签章：采用国密SM2算法，对接CFCA，法律效力等同纸质公章。6.2.3微信小程序：学生可实时查看排队人数、预计等待时间，支持“一键催办”，催办信息直达责任人企业微信。6.3灾备方案6.3.1RPO≤15分钟，RTO≤30分钟；6.3.2每日凌晨2:00全量备份，每30分钟增量备份；6.3.3异地容灾机房距主中心38km，采用光纤直连，延迟<2ms。第七章应急预案7.1疫情突发7.1.1校内出现高风险区，启动“云退宿”：a.学生无需回楼，由学院辅导员、楼长、保洁3人组成临时验收小组，佩戴执法记录仪全程录像；b.学生通过腾讯会议或钉钉视频会议远程指引，确认个人物品；c.个人物品打包后，学校免费寄存30日，逾期按废弃物处理；d.退费及赔偿均线上完成，资金T+1到账。7.2极端天气7.2.1台风红色预警，验收小组可进入宿舍代验收，学生提前在系统上传《极端天气授权书》；7.2.2因台风导致宿舍漏水，家具损坏不由学生赔偿，由学校统一报保险。7.3治安事件7.3.1宿舍内发生刑事案件，保卫处立即封门，启动“应急退宿”流程：a.学生物品由公安取证后，保卫处、宿管中心、学院3方共同清点，出具《应急物品清单》；b.学生可在案件结束后7日内领取物品，学校提供20公斤以内快递到付服务；c.因案件无法按时退宿，滞留费免收。第八章监督与申诉8.1监督渠道8.1.1电话工作日8:00–20:00）；8.1.2邮箱：ssjd@，48小时内答复；8.1.3实体信箱：九龙湖校区学生事务大厅“意见箱”，每周三开箱。8.2申诉流程8.2.1学生如对退宿结果不满，可在收到《退宿办结单》3日内向学生工作部提出书面申诉；8.2.2学生工作部5日内组织复查，必要时邀请校外律师、公证处、家长代表参加；8.2.3复查结论为终局结论，仍有争议可向上级教育行政主管部门提起行政复议。第九章数据公示与绩效考核9.1数据公示每月第5个工作日，学生工作部官网公布上月退宿数据：a.退宿总人数、平均办理时长、一次性验收通过率；b.各学院逾期率排名；c.投诉量及处理结果（隐去学生姓名）