《纸质档案数字化工作指引(试行)》

《纸质档案数字化工作指引(试行)》1总则为规范纸质档案数字化工作，保障档案实体与信息安全，提升档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》，参照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）《档案数字化规范第1部分：党政机关》（GB/T33478.1-2016）等国家标准制定本指引。本指引适用于各级党政机关、人民团体、企事业单位室藏、馆藏常规幅面（A0及以下）纸质档案的数字化加工，特殊载体档案、超大幅面特殊档案可参照执行。本指引所称纸质档案数字化，是指采用扫描设备将纸质档案内容转换为数字图像，经加工处理形成可存储、检索、利用的数字档案的全过程，术语定义遵循《档案工作基本术语》（DA/T1-2019）相关规定。纸质档案数字化工作遵循“保证质量、安全保密、利于利用”的原则，数字化成果应当真实反映纸质档案原始内容，不得擅自修改、删除档案原始信息。2前期准备工作2.1档案交接与清点档案数字化加工前，由档案保管部门与加工部门共同开展档案出库交接，根据数字化加工计划编制《数字化加工批次档案清单》，清单内容包括批次编号、全宗号、目录号、案卷号、件号、题名、数量、保管期限、密级等核心信息。交接双方共同清点档案数量，核对档号信息与实体一致，确认无缺漏后双方签字确认，交接清单一式两份，由保管部门和加工部门分别存档备查。2.2档案预处理针对原有整理不符合数字化加工要求的档案，应当先完成预处理：（1）装订拆除：妨碍扫描作业的装订物（金属订书钉、热熔胶、塑料装订夹等）可予以拆除，拆除前应当对档号、页号、件号位置做好标记，拆除过程中避免损坏档案纸张与字迹，拆除后的装订物统一收集处理，不得遗留在档案中。线装古籍、硬精装珍贵档案、严重破损不得拆分的档案，不得强行拆除装订，采用零边距扫描方式加工。拆除装订应当征得档案管理部门负责人同意，不得擅自操作。（2）修复处理：纸张褶皱、卷曲的应当展平，边缘破损、纸张强度不足的应当采用无酸材料托裱修复，字迹洇化、扩散的应当做固化处理，确保扫描过程中不进一步损坏档案。（3）分页整理：逐页核对档案，清理夹带的无关物品，对缺页、错装、倒页情况做好登记，报档案保管部门核实后调整，确保档案页码顺序准确，单页分离清晰，无粘连。2.3设备与人员准备（1）设备配置：根据加工档案类型配置对应扫描设备：常规幅面（A4及以下）纸质档案采用馈纸式高速扫描仪，光学分辨率不低于600dpi；破损档案、不可拆分装订档案采用平板扫描仪；A0、A1幅面图纸采用大幅面扫描仪。所有加工计算机应当安装正版杀毒软件，采用物理隔离方式与互联网断开，配置专用存储设备用于临时存储加工数据，不得使用个人存储设备。（2）人员培训：加工人员应当完成档案法律法规、安全保密知识、操作规范培训，考核合格后方可上岗，涉密档案加工人员应当符合涉密人员资质要求。2.4外包加工管理委托外部单位开展数字化加工的，应当选择具备合法档案服务资质、通过保密行政管理部门备案的服务单位，签订正式加工合同与保密协议，明确双方在档案实体安全、信息安全、保密方面的责任，约定加工成果质量标准。档案保管部门应当安排专人全程现场监管，加工结束后监督服务单位清除所有加工设备中的档案数据，服务单位不得留存任何档案复制件。3扫描加工3.1参数设置扫描参数应当根据档案保管期限、利用需求合理设置，符合以下要求：（1）分辨率：永久保管档案光学扫描分辨率不低于300dpi，字迹字号小于五号、重要珍贵档案分辨率不低于400dpi；定期保管档案分辨率不低于200dpi；需要开展全文OCR识别的档案分辨率不低于300dpi；工程图纸、地图等图纸类档案分辨率不低于300dpi，无法拆分扫描的特大幅面图纸可调整为不低于200dpi。（2）色彩模式：以文字为主、无彩色内容的档案采用黑白二值模式；带有红头、印章、彩色插图、手绘图的档案采用24位真彩色模式；字迹反差低、黑白扫描效果不佳的档案可采用灰度模式。（3）存储格式：用于长期保存的数字图像采用无损压缩的TIFF格式（CCITTG4压缩标准适用于黑白二值图像），用于日常浏览利用的可存储为JPEG格式（压缩质量不低于75），不得采用私有、封闭性不可转换的存储格式。3.2文件命名扫描图像文件命名应当遵循“一件一档、一一对应”的原则，以档号为核心命名，通用格式为：`[全宗号]-[目录号]-[案卷号]-[件号]-[页号]`，单份文件多页的，页号依次排序，确保文件名唯一可检索，与实体档案一一对应。3.3扫描操作要求（1）幅面处理：小于A4幅面的档案按原幅面扫描，大于扫描仪最大幅面需要拆分扫描的，扫描后应当精准拼接，拼接后图像内容完整，拼接错位不超过1mm，无明显拼接痕迹，不得丢失内容。不可拆分的大幅面档案采用大幅面扫描仪一次扫描完成。（2）特殊档案处理：不可拆除装订的档案采用零边距扫描，保证装订边内容完整清晰；珍贵档案、破损档案安排专人扫描，操作过程轻拿轻放，避免二次损坏；带有圆珠笔字迹、热敏纸字迹的档案应当调整扫描参数，确保字迹清晰可见。（3）图像校正：扫描后图像应当进行歪斜校正，歪斜角度不得超过1度，按阅读习惯调整图像方向，保证文字方向正确，横排、竖排内容符合阅读要求。（4）漏扫核查：每批次扫描完成后，加工人员应当核对档案总页数与扫描图像总数量，确认无误后进入下一环节，发现漏扫、错扫的及时补扫。4数据后处理4.1图像优化图像优化应当遵循“不改变原始档案内容”的原则，仅做画质调整，不得增删、修改原始档案的字迹、印章、修改痕迹、批注内容等信息：（1）去除扫描产生的黑边、杂点、污渍，不得去除原始档案的纸张痕迹、原有批注；（2）调整图像对比度与亮度，保证字迹清晰、反差适中，满足识别与阅读需求；（3）对褶皱、折痕造成的内容遮挡，尽可能通过技术手段还原，不得直接删除原始痕迹。4.2OCR文字识别永久保管档案、需要提供全文检索的档案应当逐页开展OCR文字识别，识别后的文本文件按页对应，命名规则与对应图像文件一致，识别准确率要求：永久保管档案不低于95%，定期保管档案不低于90%，识别错误率过高的应当人工校对修正。识别后的文本打包存储，对应挂接到档案条目，实现全文检索功能。4.3元数据采集与挂接元数据采集应当符合《档案元数据核心集》（DA/T48-2009）要求，主要包括两类：一是档案实体原始元数据，包括全宗号、目录号、案卷号、件号、题名、责任者、形成日期、保管期限、密级、页数等；二是数字化加工元数据，包括加工单位、加工批次、扫描设备参数、分辨率、数字化完成日期、MD5校验值等。原有档案已经完成机读目录著录的，应当直接将数字图像、文本与原有目录条目挂接，不得重复著录；未著录的应当补充著录元数据，原有著录错误的应当修正。挂接完成后，确保每一个档案条目对应对应的数字资源，挂接准确率要求达到100%，无错挂、漏挂。5质量检验质量检验实行“过程检验+批次终验”两级检验制度：5.1过程检验每个加工环节完成后，由加工班组长开展过程检验，合格后方可进入下一环节：（1）预处理环节：检验档案数量、档号一致性，缺页错页处理情况，修复质量，要求合格率达到100%；（2）扫描环节：检验分辨率、色彩、格式符合要求情况，漏扫错扫、图像完整性、清晰度，要求漏扫率不超过0.1%，不合格图像占比不超过0.5%；（3）后处理环节：检验OCR准确率、元数据准确性、挂接正确率，要求元数据错误率不超过1%，错挂率为0，OCR准确率符合预设要求。5.2批次终验整批次加工完成后，由档案保管部门组织终验，采用抽样检验方式，抽样规则为：批次档案数量1000件以内的，抽样比例10%，最低抽样量不少于10件；1000件-5000件的，抽样比例5%，最低抽样量不少于50件；5000件以上的，抽样比例3%，最低抽样量不少于100件。检验内容包括实体档案完整性、数字图像质量、数据处理质量、元数据准确性四个部分，不合格项分为一般不合格（如个别黑边未清理、个别文字识别错误，不影响利用）和严重不合格（如漏扫缺页、错挂档号、元数据核心项错误、内容缺失，影响利用与检索），2项一般不合格折算为1项严重不合格。合格判定标准：整批档案不合格率低于1%的，判定为合格；不合格率在1%-5%之间的，要求限期整改后重新检验；不合格率高于5%的，整批返工重新加工。所有检验结果应当填写《数字化成果检验报告》，签字后存档备查。6实体档案复原与入库数字化加工完成后，加工部门应当及时完成实体档案复原装订：（1）装订采用符合档案保护要求的无酸装订材料，不得使用酸性胶水、普通铁质钉，装订整齐牢固，不遮挡档案内容，无缺页、倒页、错装；（2）原有不可拆除装订的档案，还原后保持原装订方式不变；（3）档案复原完成后，交接双方按批次清点数量，核对档号信息，确认无误后签字办理入库手续，加工过程中产生的交接单、检验记录、修复记录一并存档。7数字化成果存储与移交7.1存储要求数字化成果应当实行“三备份”存储管理制度，符合《档案数据备份规范》（DA/T78-2019）要求：在线存储一份，用于日常检索利用；离线存储一份，采用合规的离线存储介质（蓝光光盘、企业级磁带）存储；异地异质备份一份，存储在不同地点的不同类型介质，防范灾害风险。离线存储介质应当按规范填写标识，存放于符合要求的档案库房，每年抽样检测一次，每五年重新转存备份一次，防止介质老化损坏。所有数字档案存储后应当生成MD5校验值，留存用于数据完整性校验，确保数据不被篡改。7.2移交要求向档案保管部门移交数字化成果，应当同时移交：数字化加工批次清单、数字图像文件、OCR文本文件、元数据文件、《质量检验报告》、交接记录。移交前应当对所有成果进行病毒查杀，病毒检测合格后方可移交，涉密数字化成果移交应当符合国家保密管理规定，采用涉密存储介质传输存储。8安全与保密管理8.1实体安全加工过程中，加工场所应当做好防火、防潮、防光、防蛀、防盗措施，不得在加工场所饮食、吸烟，避免污染损坏档案，加工过程中档案应当按批次整理存放，不得随意堆放，珍贵、涉密档案应当专人专管，加工完成后及时入柜。发生档案实体丢失、损坏的，应当立即上报，及时采取补救措施。8.2信息安全加工场所所有计算机物理隔离互联网，禁止加工人员携带个人手机、私人存储设备进入加工场所，禁止私自拷贝、复制、留存档案内容，加工人员应当签订安全保密承诺书，不得泄露档案内容。加工结束后，所有临时存储的加工数据应当全部移交，清除加工设备中的所有残留数据。涉密档案数字化加工应当在符合保密要求的涉密场所开展，所有设备符合涉密信息设备管理要求，严禁交叉使用。8.3应急管理应当制定数字化加工应急预案，明确档案丢失、损坏、信息泄露等突发事件的处置