学校档案三合一制度模板

PAGE学校档案三合一制度模板一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职工形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映学校各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理体制与职责（一）档案管理机构学校设立综合档案室，作为学校档案管理的职能部门，归口管理全校档案工作。综合档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）学校各部门职责1.各部门负责人：为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整和准确。2.兼职档案员：各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的日常收集、整理和初步分类工作，并协助综合档案室做好档案的移交和管理工作。（三）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度和业务规范。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，对全校档案工作进行监督、检查和指导。3.组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高全校档案管理人员的业务素质和档案意识。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、科学化进程。5.做好档案的安全保密工作，确保档案的安全。三、档案分类与编号（一）档案分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、学生、人事、财务、资产设备、基建、外事、声像、实物等十二大类。具体分类如下：1.党群类：主要包括学校党组织建设、党员管理、纪检监察、统战工作、群团工作等方面形成的档案。2.行政类：主要包括学校行政管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度、统计报表等方面形成的档案。3.教学类：主要包括学校教学管理、教学计划、教学大纲、课程建设、教材建设、教学成果、教学评估等方面形成的档案。4.科研类：主要包括学校科研项目管理、科研成果、学术交流、科研奖励等方面形成的档案。5.学生类：主要包括学生学籍管理、招生就业、学生奖惩、学生思想政治教育等方面形成的档案。6.人事类：主要包括学校人事管理、师资队伍建设、教职工考核、职称评定、工资福利等方面形成的档案。7.财务类：主要包括学校财务管理、会计核算、审计监督等方面形成的档案。8.资产设备类：主要包括学校资产设备管理、采购、验收、使用、维护、报废等方面形成的档案。9.基建类：主要包括学校基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面形成的档案。10.外事类：主要包括学校外事活动、国际交流合作、留学生管理等方面形成的档案。11.声像类：主要包括学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。12.实物类：主要包括学校在各项活动中形成的具有保存价值的奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式进行编制。具体编号规则如下：1.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：按照档案分类的十二大类，分别用两位大写字母表示，如“DQ”表示党群类，“XZ”表示行政类等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年党群类的第一份档案编号为“2023DQ001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围：学校各部门、各单位及全体教职工在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像、实物等均属收集范围。2.收集时间：各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，并移交综合档案室。对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集整理并移交。3.收集要求：档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案的齐全和系统。收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。（二）档案整理1.整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类、组卷、编目、装订等工作。具体整理方法如下：分类：将档案按照分类方案进行分类，确定档案所属类别。组卷：将同一类别的档案按照文件的来源、时间、内容等因素进行合理组卷，每卷厚度一般不超过2cm。编目：对每卷档案进行编号、编页、填写卷内目录、备考表等，编制案卷封面。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。五、档案保管与保护（一）档案保管1.保管场所：综合档案室应设置专门的档案库房，配备必要的数据存储设备、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保管。2.保管方式：档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。同时，应建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录。3.档案清查：综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。（二）档案保护1.保护措施：对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保护措施，如复制备份、修复加固、隔离存放等。同时，应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。2.数字化处理：积极推进档案数字化工作，对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。数字化档案应与纸质档案同步管理，确保两者的一致性和完整性。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定原则：根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定组织：学校成立档案鉴定工作领导小组，由分管领导担任组长，综合档案室、相关部门负责人等为成员。鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。3.鉴定方法：鉴定工作应采取直接鉴定的方法，逐件审查档案的内容和价值，根据档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，确定档案的保管期限。（二）档案销毁1.销毁程序：经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，报档案鉴定工作领导小组审批。经批准后，由综合档案室会同相关部门指定专人负责销毁，并在销毁清册上签字确认。2.销毁方式：档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。对于电子档案的销毁，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并进行数据覆盖处理。七、档案利用与服务（一）利用范围学校档案主要供本校教职工、学生及有关部门查阅利用。外单位查阅利用学校档案，须经学校分管领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：利用者可到综合档案室查阅档案，查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等。综合档案室应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅服务工作。2.借阅：对于确需借阅档案的利用者，应办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅期限、借阅范围等。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改、损毁或丢失。3.出具证明：利用者如需档案部门出具证明材料，综合档案室应根据档案内容，如实出具，并加盖档案部门印章。（三）利用监督综合档案室应建立档案利用监督机制，对档案利用情况进行跟踪检查，确保档案利用的合法性、合理性和安全性。对于违反档案利用规定的行为，应及时予以制止，并追究相关人员的责任。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的学校档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、自动化管理和智能化服务，提高档案管理的效率和水平。（二）建设内容1.档案数字化加工：对学校各类档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息化管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的自动化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在学校内部各部门之间的共享和交流，为学校教学、科研、管理等工作提供有力支持。（三）安全保障