医院老干部档案管理制度

PAGE医院老干部档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院老干部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院全体老干部档案的管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映老干部的经历和实际情况。2.完整性原则：全面收集老干部在各个时期形成的各类档案材料，保证档案的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保老干部档案信息不泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、保管和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善医院老干部档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理医院老干部档案，建立档案库房，配备必要的档案保管设备。3.对老干部档案进行分类、整理、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、核对，防止档案损坏、丢失和泄密。5.按照规定的程序和要求，为有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务。6.做好档案的信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。（二）档案形成部门职责1.各部门应指定专人负责本部门老干部档案材料的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的有关老干部的文件材料进行分类整理，定期移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的证明和说明。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和保密意识。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等。3.严格遵守档案管理规定，认真履行岗位职责，确保档案管理工作的质量和效率。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案内容及分类（一）档案内容医院老干部档案主要包括以下内容：1.履历材料：包括个人经历、学历、学位、职称等方面的材料。2.自传材料：老干部本人撰写的自传。3.鉴定、考核、考察材料：包括年度考核、任职考核、奖惩等方面的材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：包括学历证书、学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格评审表等材料。5.政审材料：包括政治历史审查、入党入团审查等方面的材料。6.党团材料：包括入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、团籍材料等。7.工资、任免、出国（境）等材料：包括工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等。8.其他可供组织参考的材料：如个人总结、调研报告、获奖证书等。（二）档案分类根据档案内容的性质和特点，将医院老干部档案分为以下十大类：1.履历类2.自传类3.鉴定考核考察类4.学历学位培训类5.政审类6.党团类7.工资任免出国（境）类8.其他材料类9.荣誉奖励类10.医疗健康类四、档案收集与整理（一）档案收集1.档案管理部门应定期向各部门发出档案材料收集通知，明确收集范围、时间要求和具体内容。2.各部门应按照通知要求，及时将本部门形成的有关老干部的文件材料进行收集整理，并于规定时间内移交档案管理部门。3.档案管理人员要主动收集老干部个人提交的各类材料，如自传、总结、报告等。4.对于重要的档案材料，档案管理人员应及时跟踪收集，确保档案的完整性。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行逐页检查，确保材料完整、清晰、无破损、无涂改。3.去除档案材料上的金属物，如订书钉、回形针等。4.按照档案材料的形成时间顺序，对每份材料进行编号，并填写档案目录。5.将档案材料按照类别和编号顺序进行装订，每卷厚度不宜超过2厘米。6.在档案卷皮上填写档案编号、姓名、类别、起止时间等信息。五、档案保管（一）档案库房建设1.医院应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备适宜的温度、湿度调节设备，保持库房温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.库房应安装防盗门窗、监控设备、消防器材等，确保档案的安全。（二）档案存放1.按照档案类别和编号顺序，将档案存放在档案架上，排列整齐，便于查找。2.对重要的档案和珍贵的历史资料，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存等。3.建立档案存放索引，注明档案的类别、编号、存放位置等信息，方便档案管理人员查找和利用。（三）档案检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，重点检查档案的保管状况、有无损坏、丢失现象等。2.每年对档案进行一次全面检查，对检查中发现的问题及时进行处理，并做好记录。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，应立即采取补救措施，并向上级主管部门报告。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.医院内部有关部门因工作需要查阅老干部档案的，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批，并在档案查阅登记簿上登记。2.查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅人员必须爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记簿上注明查阅情况。（二）借阅规定1.外单位因特殊需要借阅医院老干部档案的，须持单位介绍信，经医院主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等内容，经档案管理部门审核后，报医院主管领导审批。3.借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，须提前办理续借手续。4.借阅人员必须严格遵守保密规定，不得将档案转借他人，不得在无关场所谈论档案内容。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医院老干部档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化。2.将老干部档案的基本信息、目录信息、全文信息等录入系统，方便档案的查询、统计和利用。3.通过信息化手段对档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等环节进行全程监控和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应按照档案管理系统的要求，认真做好档案信息的录入工作，确保信息的准确、完整。2.及时更新档案信息，如老干部的职务变动、工资调整、健康状况等信息，保证档案信息的时效性。3.定期对档案信息进行备份，防止数据丢失。（三）系统安全管理1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的人员访问系统。2.安装防火墙、杀毒软件等安全软件，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描，确保系统安全稳定运行。3.制定数据恢复计划，定期进行数据备份和恢复演练，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应定期对老干部档案进行统计，统计内容包括档案数量、类别、保管期限、利用情况等。2.建立档案统计台账，及时记录档案的增减变动情况，并定期向上级主管部门报送档案统计报表。3.通过档案统计分析，了解档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理工作的决策提供依据。（二）档案移交1.老干部退休、离职或去世后，其档案应按照规定及时进行整理和移交。2.档案移交时，档案管理部门应填写《档案移交清单》，注明档案的类别、数量、移交时间等内容，并由交接双方签字确认。3.档案移交后，接收单位应按照本制度的要求对档案进行妥善保管和利用。九、档案保密与安全（一）保密制度1.严格遵守国家保密法律法规，加强对老干部档案的保密管理。2.档案管理人员应签订保密承诺书，明确保密责任和义务。3.对档案查阅、借阅等环节严格把关，防止档案信息泄露。4.禁止在非保密场所谈论档案内容，严禁将档案信息传播给无关人员。（二）安全措