资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度一、总则资料档案是单位各项工作开展过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是单位宝贵的信息资源和无形资产。为规范本单位资料档案的科学管理，确保档案的完整、安全、保密与有效利用，充分发挥档案在各项工作中的凭证、参考和决策支持作用，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类应归档资料档案的管理。凡涉及国家秘密、商业秘密及工作秘密的档案，除遵守本制度外，还须严格执行国家及行业有关保密规定。档案管理工作遵循统一领导、分级负责、全程受控、安全保密、便捷利用的原则。二、资料档案的归档（一）归档范围各部门在工作中形成的，反映本部门职能活动、具有查考利用价值的各类文件材料、图表、声像、电子数据等，均属归档范围。具体包括但不限于：1.上级机关颁发的与本单位相关的需贯彻执行的文件材料；2.本单位对外发出的各类正式文件、函件及重要会议纪要；3.本单位内部管理、业务开展、项目建设、科研开发等过程中形成的各类记录、报告、合同、协议、图纸、数据等；4.本单位重要活动形成的声像资料、实物等；5.其他具有保存价值的资料。（二）归档要求1.真实性与准确性：归档的资料必须真实反映工作实际，内容准确无误。2.完整性与系统性：归档资料应齐全完整，能够系统反映相关工作的全过程。3.规范性与有序性：归档资料应符合一定的格式要求，手续完备，并按规定顺序整理。纸质文件应字迹清晰、纸张优良，便于长期保存；电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。4.及时性：各项工作完成后或阶段性工作结束后，相关人员应及时将应归档资料整理后移交档案管理部门或指定档案管理员。（三）归档时间1.日常工作中形成的文件材料，一般应在次月初整理归档。2.专项工作、项目、活动结束后，应在一个月内完成归档。3.年度性总结、报告等材料，应在次年第一季度内完成归档。（四）归档程序1.收集与整理：各部门指定专人负责本部门资料的收集、初步整理和预立卷。整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，区分不同价值，确定保管期限。2.审核与移交：部门负责人对本部门拟归档资料进行审核，确认无误后，填写《档案移交清单》，连同资料一并向档案管理部门或指定档案管理员移交。3.接收与登记：档案管理部门或档案管理员对移交的资料进行验收，核对无误后在《档案移交清单》上签字确认，双方各执一份。档案管理员对接收的档案进行分类、编号、著录，并登记入册。三、资料档案的保管（一）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和安防设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风。严禁在库房内吸烟、饮食或存放易燃易爆、易腐蚀物品。3.档案柜架应牢固耐用，符合档案存放要求。不同载体的档案应分类存放，电子档案应存储在专用存储介质中，并进行异地备份。（二）库房管理1.档案管理部门或档案管理员应建立健全库房管理制度，明确库房管理责任。2.非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。确需进入的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理员陪同。3.档案库房内的温湿度应定期监测和记录，保持在规定范围内。（三）档案实体管理1.档案应按照分类方案和编号顺序排列存放，做到定位管理，便于查找。2.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。3.对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。4.电子档案应定期进行可读性检查和备份，防止数据丢失或损坏。四、资料档案的借阅（一）借阅条件1.本单位员工因工作需要可借阅相关档案。2.外单位人员借阅档案，须持单位介绍信并经本单位相关负责人批准。3.涉及国家秘密、商业秘密及敏感信息的档案，借阅须经单位主要负责人或其授权人批准。（二）借阅程序1.借阅人须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅目的、借阅期限等，并经相关负责人签字批准。2.档案管理员根据审批意见，核对借阅人身份，办理借阅手续，并在《档案借阅登记簿》上详细记录。3.借阅档案时，借阅人应检查档案的完整性，确认无误后签字。（三）借阅期限1.一般档案借阅期限不超过规定时间，确因工作需要延长的，须办理续借手续。2.特殊重要档案的借阅期限，由档案管理部门根据实际情况确定。（四）借阅要求1.借阅档案应妥善保管，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。2.不得将档案转借他人或带出规定的阅览场所（经特别批准的除外）。3.借阅的档案原则上不得复制，确因工作需要复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。4.借阅人应按时归还档案。归还时，档案管理员应核对档案的完整性，确认无误后在《档案借阅登记簿》上注销。五、资料档案的保密（一）保密责任全体员工均有保守档案秘密的义务。档案管理部门及档案管理员是档案保密工作的直接责任主体。（二）涉密档案管理1.涉密档案的管理应严格按照国家保密法律法规执行，明确密级，专人保管，专柜存放。2.涉密档案的借阅、复制、传递等环节，须严格履行审批手续，并采取相应的保密措施。3.严禁在非保密计算机、网络及存储介质中处理、存储、传输涉密档案信息。（三）保密措施1.定期对员工进行档案保密教育，增强保密意识。2.档案管理部门应建立保密检查制度，定期对档案管理各环节的保密情况进行检查。3.发生档案失泄密事件时，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。六、资料档案的登记档案管理各环节均应建立健全登记制度，确保档案流转的可追溯性。主要登记包括：1.接收登记：对接收的各类档案进行详细登记，包括来源、数量、种类、移交人、接收日期等。2.整理登记：对档案的分类、编号、著录等整理过程进行记录。3.借阅登记：详细记录档案借阅的相关信息，如借阅人、借阅档案信息、借阅日期、归还日期等。4.复制登记：对档案的复制情况进行登记。5.销毁登记：对销毁的档案进行登记，包括销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因、批准人、监销人、销毁日期等。各项登记应规范、清晰、准确，登记材料应妥善保管。七、资料档案的销毁（一）销毁范围对于已超过保管期限，经鉴定确认无继续保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。（二）销毁审批1.档案管理部门会同相关业务部门对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》须经单位分管负责人审核，单位主要负责人批准后方可实施。3.对于涉密档案的销毁，须严格按照国家保密规定执行。（三）销毁实施1.档案销毁应有两人以上负责监销。监销人应对照《档案销毁清册》，核对待销毁档案，确认无误后签字。2.销毁档案应在指定地点进行，确保档案信息无法恢复。严禁将销毁档案作为废纸出售或随意丢弃。3.销毁工作结束后，监销人应在《档案销毁清册》上注明“已销毁”及销毁日期，并签字存档。八、责任追究对于在档案管理工