企业文件管理云平台建设项目解决方案

企业文件管理云平台建设

项目解决方案

目录

第一章项目背景...................................-3-

第二章现状及需求.................................-4-

2.1项目现状................................................................-4-

2.2项目需求................................................................-4-

第三章解决方案..................................-5-

3.1系统概述................................................................-5-

3.2系统介绍...............................................................-6-

3.2.1系统架构图.........................................................-6-

混合云概念图............................................................-6-

混合云多节点部署服务器图...............................................-6-

单节点部署图............................................................-7-

网络流量图..............................................................-7-

3.2.2系统说明...........................................................-8-

文件存储平台............................................................-8-

计算平台................................................................-9-

3.2.3AD域对接.........................................................-9-

3.2.4异地容灾备份服务...................................................-9-

3.3解决方案..............................................................-II-

3.3.1海量文件管理机制..................................................-11-

全终端管理............................................................-12-

文件夹分类............................................................-13-

企业组织架构..........................................................-13-

权限管理..............................................................-14-

标签功能：多维度杳询、分类管理........................................-15-

3.3,1.6一键交接..............................................................-15-

3.3.2卓越文件杳看体验..................................................-16-

3.3.2.1全文搜索..............................................................-17-

3.3.2.2移动办公..............................................................-17-

33.2.3文件预览..............................................................-18-

33.2.4历史版本..............................................................-18-

33.2.5多语言版本.............................................................-19-

3.3.3安全极速流转方式..................................................-19-

全通道流转............................................................-20-

3.332流转可控..............................................................-21-

3.333流转迅速..............................................................-21-

3.3.4高效快捷协作服务...................................................-21-

协作共享...............................................................-22-

334.2编辑与锁定.............................................................-22-

3.343协作交流...............................................................-22-

33.4.4消息提醒...............................................................-23-

334.5产品迭代更新...........................................................-23-

335强大后台管理功能...................................................-25-

3.3.5.1组织架构...............................................................-25-

3.352联合管理员..............................................................-25-

3.353日志管理................................................................-25-

3.3.5.4报表管理...............................................................-25-

3.4方案优势..............................................................-26-

3.5安全性................................................................-26-

3.5.1数据存储安全.......................................................-26-

3.5.2数据隐私安全.......................................................-26-

3.5.3平台运维安全.......................................................-27-

354病毒防护...........................................................-27-

3.5.5产品设计安全.......................................................-27-

第四章服务......................................-28-

4.1服务方式..............................................................-28-

4.1.1日常服务...........................................................-28-

4.1.2运维技术支持.......................................................-28-

4.2使用推广方案..........................................................-28-

4.2.1产品导入...........................................................-28-

用户场景梳理（7个工作口）...............................................-28-

用户现场培训（1-2个工作日）.............................................-28-

4.2.13远程客户关怀（2个工作日）...............................................-29-

产品推广培训（7个工作日）...............................................-29-

4.2.2规划用户场景.......................................................-29-

4.2.3持续加强...........................................................-29-

4.2.4沟通/培训前期准备..................................................-29-

4.2.5日常维护...........................................................-30-

4.2.6紧急技术支持.......................................................-30-

第一章项目背景

随着企事业单位信息化的快速推进，越来越多的企事业单位面临大容量数据

如何存储及如何安全高效的传输共享等问题，显然传统的数据库存储已经无法满

足企业的需求。云计算的产业化发展带来了新的解决思路，云存储是云计算一个

延伸概念，指通过集群应用、分布式文件系统，将网络中大量各种不同类型的存

储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能

的一个系统。对于用户来说，使用者使用云存储，并不是使用某一个存储设备,

而是使用整个云存储系统带来的一种数据访问服务。所以严格来讲，云存储不是

存储，而是一种服务。

对于企事业单位而言，云存储系统安全有效解决了海量数据管理需求，这是

建立起敏捷信息沟通的基础。而对于加速企事业单位信息沟通方面，云存储系统

可以迅速融入企业业务运作中，不仅可以帮助企业与其分支机构进行文件、报表、

设计图纸、多媒体资料的传输和管理;也可以帮助企业建立内外部协作沟通渠道。

云存储系统帮助企事业单位从业务流程到管理模式，全方位升级。

第二章现状及需求

2.1项目现状

某电缆研究所的数据全部散落在个人终端中，未实现非结构化数据的集中

管理与存放，人员的流动即将面临着非常大的数据安全风险。内部的基于文件

的部门、员工、跨部门之间的协作因没有高效的协作平台而无法实现，只能通

过邮件、QQ等传统的手段进行，文件的传输安全和管控无法得到保证。专业

的电缆设计电子图纸无法实现在线预览，需要安装专业应用软件才可进行预

览，成本较高，同时无法在移动端进行预览，极大的限制了移动办公的可能

性。因此该研究所需要一套开放的、融合的、高效统一的文件管理平台将整个

研究所内部的文件数据从安全性、可用性、高效性、实时性等方面进行合规性

的管控。

2.2项目需求

1.实现企业文件资料的集中管理和分发。

2.要求实现与未来的VDI环境、AD域以及第三方系统的对接。

3.实现账号单点登录，实现对组织架构的管理。

4.文件（文件夹）可以按多个维度分类查询、归档。

5.要求系统有丰富的管理员权限控制。

6.要求能够灵活管理文件夹空间。

7.要求文件分享有管控机制。

8.要求可以和公司外部对文件进行协同办公。

9.要求实现离职交接功能。

10.要求实现文件的在线编辑。

11.要求提供多文件格式预览功能。

12.要求提供精确全文搜索功能。

13.要求方便IT管埋运维，提供丰富报表功能。

第三章解决方案

3.1系统概述

文档云企业文件管理平台是极具创新体验的企业文件协作云平台。通过系统,

用户可以随时随地对文件进行安全便捷的访问、共善口协作，从而实现员工和数

据的无绛连接。同时，系统也为企业管理者提供了完善的海量文件管理机制，用

户访问控制，以及最高级别的数据安全保障，帮助企业实现其〃核心数字资产〃

的价值最大化。

云存储系统具有高易用性，高整合性特点，通过公有云+混合云的模式，大

大简化企业内部系统架构，降低企业IT建设成本，减轻IT运维工作压力。存储

部分私有化部署在本地，实现数据的快速访问和安全可控。计算能力部分部署在

云端，可以充分享受云端强大计算资源和不断迭代升级的产品功能。此外，系统

还可实现与企业内部已有AD域对接，实现企业员工单点登录。

通过云存储系统，企业员工依然可以按照原来的习惯使用个人计算机上的文

件，这些文件会通过同步客户端，在无干扰的情况下被同步到云端，这样即使员

工设备损坏、数据丢失、员工离职等都不会造成数据的流失，从而保护企业的无

形资产，实现数据的集中统一管理。系统中文件的共享分享使得文件的流转、分

发变得更顺利，提升员工的工作效率和数据传播的安全性。

3.2系统介绍

3.2.1系统架构图

混合N概念图

后£港路安全保瞳

混合云多节点部署服务器图

管理服务器

0。00

00上传服务下载服务上传服务下勃艮务

上传服务下载服务

内网交换机

对0象存储0对象存储-对0象存储对象存储对象存储对象存储

对象存储对象存储对象存储

节点01节点02节点03节点01节点02节点03节点01节点02节点03

上海北京广州

单节点部署图

I登录认证

--------------------1--------------------管理服务器

阿里云

上传服务下载服务

网络流量图

系统主要在上传、下载、预览过程中使用到网络流量。

上传文件

下载文件

预览文件

3.2.2系统说明

文件存储平台

文件存储平台部署在用户内网环境，包括上传服务器集群，下载服务器集群,

登录代理服务器及存储服务器集群等。存储服务器不用对外暴露接口，所有外部

通讯都必须通过上传下载服务器进行鉴权，全程安全可靠。对于文件计算权限管

理的需求，与文件计算平台通讯，由计算平台提供各种计算服务。

文件存储平台支持多节点模式，各节点具有独立的存储平台，各节点互不干

扰，可相互访问。

计算平台

计算平台为存储部分提供能力输出，部署在公有云上。底层包含统一异步回

调、文档预览计算、全文搜索计算、海量文件实时同步等服务；应用层包含预览

搜索、共享分享、权限管理、协作评论等功能；系统层面采用负载均衡和高可用

设计，防止服务器单点故障，确保系统正常运行C

3.2.3AD域对接

文档云平台通过与用户现有AD登录，在平台搭建完成后实现：

1.AD内组织架构，包括部门、群组、员工导入云存储系统

•部门和员工导入系统后，提供同步服务，即时同步AD中的部门和员工

信息进入云存储。

2.信息安全

为避免用户AD账号信息明文在网络上传输，我们提供堡垒机保障密码安

全，用户需要自行购买SSL证书部署在堡垒机上，用户外网登录统一调用内网堡

垒机服务，验证成功后登录云存储平台。

3.2.4异地容灾备份服务

文档云提供用户数据异地容灾备份服务，根据用户的IDC情况制定相应的

数据异地备份策略，保障用户数据本地存储的同时，完全的保存T分用户数据与

异地，可抵抗因不可抗力导致的用户数据永久性遗失的解决方案。

数据异地容灾方式

文档云提供了实时的数据容灾策略和离线定时数据备份策略，前者可将用户

数据进行扩机房之间的实时完整备份，对本地存储于异地IDC之间有一定的基

础设施指标要求。后者定时离线的数据备份策略可根据用户需求，指定时间^内

对用户特定数据进行可选择的拷贝。

实时数据同步实时数据写入数据四份

写入

一、实时异地数据容灾备份

适用场景：

数据敏感性非常高，达到数据的实时完整备份。不希望因地震、海啸等不可

抗力而导致的数据永久丢失，当一个IDC机房出现不可用状态后，能快速的进

行容灾切换，保证前端应用程序对底层故障无感知，机房恢复后数据快速执行同

步操作。需企业在IDC底层设施建上拥有较丰富的经验，以及对跨地域IDC于

IDC之间的网络传输有较大依赖；

数据安全、可靠性：

实时的数据同步，数据会在一开始写入过程执行四份数据的完整写入，

并同时将其中一份数据传输与异地机房，保证两个IDC机房间数据同时都拥

有一份完整数据副本，任何节点异常可执行数据热恢复操作；

环境依赖：

存储容量:多一份的数据容量规划。

如原计划数据文件10TB,依照异地实时数据容灾服务需数据四份存

储，需预备物理容量10TB*4份=40TB的硬件容量规划

网络带宽：IDC间单根单模光钎内网专线打通，存储服务器所在交换机

间光钎模块满足千兆以上

二、定时离线异地数据容灾备份

适用场景：

数据敏感性较高，可按日进行指定数据异地备份恢复。本地IDC发生地

震、海啸等不可抗力而导致的数据丢失可根据前一日异地备份的数据进行恢

复；

数据安全、可靠性：

定时的数据同步，在指定时间内并同时将其中一份数据传输与异地机房,

保证两个IDC机房间数据同时都拥有一份完整数据副本；

环境依赖：

存储容量:多一份的数据容量规划。

如：原计划数据文件10TB,依照异地定时数据容灾服务，本地数据三

份存储，异地定时一份存储，需预备物理容量10TB*4份=40TB的

硬件容量规划

网络带宽：IDC间光钎、VPN或外网传输其中任意一种，带宽需大于日

增量数据量，建议带宽：10GB数据日增量需10Mbps带宽传输，1:1000配

比，保持夜间数据同步后，次日可完全执行完数据增量备份。

用户须知：

1、数据备份需保证各自IDC之间的网络传输质量的可靠性。

2、实时数据备份需光钎专线IDC间打通，非内网打通场景无法实现实时数据备

份。

3、定时离线数据备份默认一天为单位进行数据备份,存储数据丢失情况下仅可

恢复一天之前的数据备份样本。

3.3解决方案

3.3.1海量文件管理机制

b亿方云文内

箜部文件•售的团队

工作台RTa金文件m039700/»|«•sium

▼亿方云H播文件

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文件品・mQD队

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文件的统一存放和管理是企业文件管理的核心，也是资源企业化的重要一步。

伴随着员工的日常工作，往往会产生大量的文件资源，这些文件资源都是围毙着

企业的核心业务而生成的，是企业的重要资产，需要得到沉淀以及管理。

全终端管理

系统拥有WEB端/PC端/移动端的产品入口，WEB端和移动端都能实现文

件管理，共享分享、协作交流的场景，各终端可以定制个性化LOGO以及名字。

而PC端则更注重文件的同步功能。

PC端又称同步端，实现电脑与云端的实时同步，在本地创建一个同步文件

夹，云端文件同步到本地，一旦本地做了修改，云端实时修改，文件修改时再也

不需要频繁的上传下载操作。可以通过权限设置，实现部门文件夹和项目文件夹

禁止同步到PC。

文件夹分类

O文件夹提示

B-->个人文件夹

国—有公司同事参与协作

国--->有外部成员参与协^

云存储系统通过文件的边界属性，对文件夹进行了分类。

黄色代表个人文件夹，除本人外其他任何人无法查看编辑；

蓝色代表公司内部协作文件夹，在蓝色文件夹可以和公司同事进行资料共享

讨论。

紫色代表公司外部协作文件夹，当公司外部成员加入时文件夹会显示为紫色,

在其中可以进行与公司外部合作伙伴进行文件互动。

可以实现个人文件夹、部门文件夹、项目文件夹的管理，包括空间容量、去

权限的管理。

企业组织架构

5n亿方云部门与成员▼

公司部门列表+亿方云科技娟辑

▼亿方云科技右)

人行+添加部门成员

错告部(1)

行政部(1)

可以按照企业组织架构创建文件夹，邀请部门成员进入并设置相应权限；也

可以按项目创建文件夹；

权限管理

公司成员外部成员

下衽/分享/遨请协管理协

上传ffi®墟辑评论设置属性删除管理功能

同步/审阅作成员作成员

共同所有者Vy,yyyyy

■播曹vyyyy

查看/上传者yVV

查看者qy

预览/上传者yyy

Hi览者vy

上传者

公司成员外部成员

下微/分享/遵调的管理协

上传同步/审阅WM编帽》论设置属性删除作成员作成员管理功能

总ra所有者

编短者y

至君/上传杳y

查苕占y

预览/上传＜5

陨旋者

上传哲

共享文件夹邀请协作者时，可以进行权限设置。系统的文件访问权限管理支

持七级权限设置，分别为"上传者"、"预览者"、"上传/预览者"、"查看者"、"查

看/上传者〃、“编辑者"、"共同所有者"。每种角色代表对文件的访问权限不同，

通过严密的权限管理，保障文件资料的安全可控。

标签功能：多维度查询.分类管理

全部文件》售前团队①

I市IC3.97GB/无限六亿方云科技〉销售部

工作台我的企业文件

▼•:•亿方云科技我的部门文件部门成员⑴)

肖▼:销售部

+新建▼

文件售前团队

名称，

个人文件

部门学习材料☆

&与我协作幺技术会议

添加常用

常用标签⑨2017售前工作;L报

我的工作深圳售前销售周报Q

点击右上角按钮添加常用标签

销售工具包专项小组

V我的分享

回收站技术&实施资料

〃添加常用〃，可以将常用文件或者文件夹添加到常用，直接在文件或文件

夹的右侧点击五角星就能把文件或文件夹添加到常用中。

〃标签〃，可以自主的给文件或者文件夹打上标签，标签内容可以自定义,

这样在标签栏选择标签，就能筛选出对应的文件内容；同一个文件/文件夹最多

支持10个不同标签，实现文件的多维度查询、管理；

一键交接

员工调岗、离职所产生的文件交接是一件繁琐的事情，很容易因为交接不全

造成数据资产的流失。通过云存储系统，企业已经将所有数据资产转为企业化,

所有的交接工作都只需要在系统上简单的一键交接即可。

文档云提供集中交接方案：

1.企业管理员手动交接

文档云定期去同步AD数据并给出周期内报表获取AD账号已经Disable

的用户，提供一份文档云员工账号用户不存在的报表数据。

企业管理员在删除离职员工账号时，直接将资料转移到指定的账号下，这样

所有的资料都转移过去了。

删除成员

设i十（yifangyunOO5@126.com）酶除后，我夕］将进行以下处理:

•他拥有的所有文件（包括个人文件硼有的协作文件夹）格被打包放入一个名为

设计（yifangyun005@l26（om）的文件夹,您可以选择放入怒自己或其他人的根目录（被选

择的人同时将成为协作文件夹的新拥有者，原有的其他协作成员不受影响）；

•他的回收站将被清空；

•他创建的分享矿不受影响（接收文件的新拥有者可以领分享质）；

•他发起的审阅捋目始束（参与人不能浏览亩阅文件）；

•将他从参与的协作、亩阅中移除；

二点毛1

•他告理的群组将移交给被选择的人；

•他产生的信息（包括评论、亩阅回复等）将被保留，但姓名后将标注“已注销”.

以上处理所需时间视文件数量而定，请耐心等待.如有问题请联系亿方云客服.

选择接收设计（yifangyun005@126.com）的文件的人：

点击或输入选择

3.3.2卓越文件查看体验

文件的查和看是文件管理系统中最基础的功能,也是最能体现公司是否对产

品用心的细节。传统IT系统对于文件的查和看总是有存在诸多不便,而文档云

企业文件管理平台带来文件查看新体验。

全文搜索

丁亿方云

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忆方近

亿万云合同

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三匕方"甩（1）.jpg0S-1B14-26（«M）3MKBV£：

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在一个庞大的数据库中想找到自己想要的文件是一个非常麻烦的事情，尤其

是想查找一些历史资料，不记得文件名字，那根本是大海捞针。

文档云企业文件管理平台支持全文搜索，即使只记得文件内容中的某些个关

键词，也可以通过全文搜索来定位到目标文件，支持搜索后筛选。

系统的搜索不仅仅能搜索文件，也能搜索消息记录，随时追溯沟通过程。

33.2.2移动办公

文件的流转在于即使性，实时查看在于现在的快速工作节奏中显得尤为重要。

系统支持全终端办公（电脑/平板/手机），不管用什么终端，支持敏捷流畅的用户

体验，支持快速高效收发文件，支持随时随地查看文件，极大提升了办公效率。

33.2.3文件预览

/U法沃小、9•<2方]x

<-Cfihttps://www.fangcloud.eom/apps/files/home/d/5907140/date-desc/f/36833212

建筑dwg<SE8个文件,共25个文件>

1/^10]QUV<A'^»C

通过文档云企业文件管理平台，无须下载任何应用或者软件，我们支持100

多种格式的在线预览。不管是word、ppt.excel,pdf、jpg还是其他专业格式

、、、等，都无须缓存到本地,直接在线查看。

project.Visiocadpsxaidwg

原本通过微信传office文件，很容易出现格式错乱问题。现在,文件经过系

统的预览转换技术，绝对不会格式错乱问题。

而且，系统通过技术手段，实现一份多图文件的省流量预览，比如一张几十

M的图片，可以实现几百K的流量就能在线预览，为移动办公大大节省了流量。

33.2.4历史版本

评论历史版本

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甲白怠工窃15-10-141736

3.79MB

四亿方点爆货方案攫At.p

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也11项目21K加工于15-10-141736

3.79MB

红方当的I下戴

,陶匕方云20方*!S18.p

LLBJ:日,宜创*于15・10・1417”

3.79MB

£■力当跖I下费

L国9@ex>5-10-M17H

S・方当筑I下餐

系统通过差异化存储的技术，帮助企业记录下每一份文件的历史修改版本,

并且可以直接查看和修改,最多支持100个历史版本的保留。

历史版本的生成有两种方式，一种是文件直接在线编辑，编辑完平台自动保

存生成历史版本；另一种是选择上传新版本，这样平台就会呈现最新版本，原来

版本变成历史版本。

多语言版本

云存储系统支持中文简体，中文繁体和英文三种语言设置，用户可以按照自

行。亿方云文件消息❺

帐号信息

语言设置

内容与协作

语言设置选择语言版本：@简体中文

c素髓中文

第三方应用

,English

帮助

己的需求进行相关语言的设置。

3.3.3安全极速流转方式

文件流转是工作过程最重要的一个环节，如果文件只是单纯的存储和记录，

那将失去了文件本身的价值属性。只有当文件可流转、可交互时候，文件的价值

才能得以体现。系统的分享功能可以实现文件顺利、高效、可控的流转。

全通道流转

・・・・・中国“通令15:04®$100X0,»・.・中国联通令15：04

<个人文件v+☆取消分享历史链接

值产品发布预警通知,,产品发布预警通知

叼3小时前，1101MB川时前,11.01M8

会议纪要

X前天10：20,533KBhttp$://v2fangcloudcom/$harc/ob59cb24076d14413798c...向

亿方云产品介绍A任何人可访问

AID茶^0012MRGrTT»

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,产品发布ffl詈通知&未设置密码

心&J'时犯11.01MB

取消常用OO

QQ。

分享

查看我的分享Oe©

黛制隹接

查看动态

食看协作成员创建新链接

彭晌此链报相关的分享,可创覆新经报

订阅

取消

系统的分享功能通过生成分享链接进行文件流转，在WEB端用户可直接将

链接发送对方那边。移动端分享可直接将文件分享到对方QQ、微信、邮箱、短

信等各种沟通工具上，真正实现只要有一个联系方式，就能把文件轻松送达到对

方面前。

33.3.2流转可控

截止日期2017年5月25日

OO©开启后.到截止日期当日24：00时该分享将会自动失效

需要密码

收到分享的人需要输入密码才雄访问

创建新黄接

若不想修改权限影响此您持相关的幺享,可创建新他提

文件在流转的时候，企业最关心的是文件流转可控性，不希望文件被肆意传

播，以至于数据泄露。系统可以在分享前进行权限设置访问期限，是否允许下载，

访问密码等等，对文件在传播中的行为进行管控。确保文件安全性。

除了分享过程的管控，系统还支持分享链接的集中管理，包括分享人、下载

次数等。

33.3.3流转迅速

原本用QQ和邮箱给对方传文件的场景，都需要上传一遍，下载一遍，耗时

且不方便。系统利用云端技术，不管这份文件有多大，不管要发送给多少人，只

要放在平台上，都能实现一键分享。

3.3.4高效快捷协作服务

文件自身的价值在于流转，那么文件对于企业的价值就在于协作。每一份文

件除了被流转查看外，更多的需求点都集中于对于文件的协作办公上。

协作共享

文件夹所有者可以邀请协作者进入文件夹进行文件共享。协作共享分为公

司内部共享和公司外部共享，两者根据协作邀请对象不同，表现的文件夹颜色也

不同。

内部共享为蓝色文件夹，可以是部门文件共享，也可以是部门之间的资料

±t±

外部共享则为紫色文件夹，被邀请的人员不在公司账号体系内，外部协作

者只能看见自己协作的文件夹内容，无法查看其它内容，确保文件的安全性。

编辑与锁定

系统支持文件在线编辑，同时也支持多人编辑同一份文件。为了防止同时编

辑产生的冲突，编辑之时可以先行将文件锁定，锁定期内其他人只能预览，无法

修改文件。解锁之后恢复文件正常操作。系统的在线编辑和文件锁定有效的串联

起了基于一份文件的协同办公。

3.3.43协作交流

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以往对于一份文件需要多人讨论时候，会在一个微信群里和一个QQ群中

进行，但这种讨论属于即时交流，主题很容易被另一话题带偏。

系统的协作交流机制是针对单一文件的离线式评论，这样的机制使得交流更

加聚焦有效，交流内容与文件内容强相关，而需要与谁讨论时直接在评论中@对

方即可。

除此之外，交流内容在平台永久保留，所有的交流信息以及随着交流修改产

生的历史版本都在平台随时能进行回溯，重现整个交流现场。

33.4.4消息提醒

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系统移动端支持实时消息提醒，而且只推送于用户强相关的消息，比如淮@

了你，谁分享了文件给你，确保用户第一时间处理办公文件的同时不会受到无关

消息打扰。

33.4.5产品迭代更新

文档云提供更适合企业的混合云架构，作为Saas服务商，会不断获取客户

反馈迭代更新文档云产品，提供更好更多的服务,客户不需要做件可升级却作,

即可获取最新产品服务。

文档云”年6月会推出更易用的用户界面，更全功能的同步端，包括不限

于以下几点：

1.统一的文件工作台，原生的消息提醒

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2.更简洁的用户界面，更清晰的文件结构

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▼忆方云科探文件困作成员(7)

▼WSS上传▼4新埠▼

A■箭团队

1个人文