《基础会计》-第五章会计凭证

第五章会计凭证4536第三节记账凭证第四节会计凭证的传递和保管第五节会计档案上一页内容提要为了全面系统地核算和监督会计对象，完成会计任务，就需要采用一系列的方法、填制和审核会计凭证，是会计核算的专门方法之一，也是进行会计核算工作的第一步、会计凭证不仅是登记账簿的依据，而且是实行会计监督的重要手段，这对于保证会计资料的正确性和合法性有着直接影响、本章主要说明会计凭证的意义。种类。编制。审核的方法以及会计凭证的传递和保管等问题、本章重点是原始凭证和记账凭证的种类。填制会计凭证及审核会计凭证的方法等。上一页返回第一节会计凭证的概述一、会计凭证的意义会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是用来登记账簿的一种具有法律效力的证明文件。会计主体办理任何一项经济业务，都必须办理凭证手续。由执行或完成该项经济业务的有关人员填制或取得会计凭证，详细说明该项经济业务的内容，并在会计凭证上签名或盖章，明确经济责任。填制会计凭证后，要由有关人员进行审核。填制或审核会计凭证，是为了及时反映和监督经济业务的发生和完成情况，保证会计记录真实、正确、合理、合法，也是会计核算工作的起点。因此一切单位在处理任何一项经济业务时，都必须填制或取得会计凭证。例如，购买原材料或办公下一页返回第一节会计凭证的概述用品，要由供货方开出发票；支付款项要由收款单位开出收款收据；产品完工验收入库或购入原材料验收入库，要有入库单；发出商品要有发货单；生产领用原材料要有领料单等。这些发票、收款收据、入库单、发货单、领料单等都是会计凭证。同时，所有的会计凭证都必须由会计部门审核，只有经过审核无误的会计凭证，才能作为经济业务已经发生或完成的证明和登记账簿的依据。会计凭证的填制和审核，对于如实反映经济业务的内容，有效监督经济业务的合理性和合法性，保证会计核算资料的真实性、可靠性，发挥会计在经济管理中的作用，具有重要意义。下一页返回上一页第一节会计凭证的概述二、会计凭证的作用填制和审核会计凭证，作为会计核算的一项重要内容，在经济管理中具有重要作用。主要表现在以下四个方面。（一）提供会计信息任何一项经济业务发生以后，有关部门和人员都必须按规定及时填制或取得会计凭证，如实地反映经济业务发生或完成的时间、经济业务的内容和数量，并且要经过严格审核，才能作为登记账簿的依据。这样，企业平时发生了哪些经济业务及这些经济业务的完成情况，通过会计凭证，就能如实、客观地反映出来。财会人员根据会计凭证，对日常大量分散的各种经济业务整理、分类、汇总，并经过会计处理，为经营管理提供有用的会计信息。下一页返回上一页第一节会计凭证的概述（二）监督、控制经济活动通过会计凭证的填制和审核，可以加强对经济业务的监督检查。经济业务起初是否真实、正确、合法、合理，在记账前都要根据会计凭证逐笔审核。由于会计凭证是经济业务的真实写照，因此，通过审核会计凭证，可以检查该项经济业务是否正常，是否符合有关政策、法令、制度，是否符合业务经营、财务收支的方针、计划和预算的规定，有无铺张浪费和违纪行为，以确保经济业务的合理性、合法性和有效性。监督经济业务的发生、发展，控制经济业务的有效实施，是发挥会计监督职能的重要内容。下一页返回上一页第一节会计凭证的概述（三）提供记账依据会计凭证是记账的依据。通过会计凭证的填制、审核，按一定的方法对会计凭证整理、分类、汇总，为会计记账提供真实、可靠的依据。（四）加强经济责任制由于每一项经济业务发生后，都要填制或取得反映经济业务内容的会计凭证，证明经济业务已经发生或完成，同时要由有关的经办人员在凭证上签字、盖章，明确业务责任人。通过会计凭证的填制和审核，使有关责任人在其职权范围内各司其职、各负其责，这样就加强了经济责任制，促使有关人员在自己的职责范围内严格按照规章制度办事。一旦出现问题，也便于检查和分清责任，有利于改善企业的经营管理，提高经济效益。下一页返回上一页第一节会计凭证的概述三、会计凭证的种类由于不同的会计主体在经济业务的性质和管理上的要求不同，因此其会计凭证的种类也有所差异。为了了解各种各样的会计凭证，必须对会计凭证按照一定的标准进行区别，以便在日常会计核算中正确使用会计凭证，充分发挥会计凭证应有的作用。会计凭证按照其填制程序和用途的不同，可分为原始凭证和记账凭证两种。原始凭证是在经济业务发生时直接取得或填制的，用以记录经济业务的主要内容和完成情况，明确经济责任的书面证明，是编制记账凭证的依据，是进行会计核算的原始资料。比如，购入原材料取得的发货票、付出现金取得的交款收据等都是原始凭证。记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证进行归类、整理填制的。在记账凭证上确定应借、应贷的科目和金额，作为记账的依据。返回上一页第二节原始凭证一、原始凭证的内容企业的经济业务是多种多样、纷繁复杂的，反映其具体内容的原始凭证也是多种多样的。比如，购买原材料的发货票记载的是原材料的品名、数量、单价、金额；而职工出差借款单则反映借款事由、出差天数、借款金额及有关领导的审批等内容。这两种原始凭证反映的经济活动内容显然不同，但无论哪一种原始凭证，都应该说明有关经济业务的执行和成情况，都应该明确有关经办人员和经办单位的经济责任。因此，各种原始凭证，尽管格式不一样，项目不一样，但都应该具备一些共同的基本内容。这些基本内容就是每一张原始凭证具备的要素。下一页返回第二节原始凭证（1）原始凭证的名称。（2）填制原始凭证的日期。（3）填制原始凭证的单位名称和填制人姓名。（4）接受凭证的单位名称。（5）经济业务内容，如品名、数量、单价、金额大小写、填制原始凭证的单位财务章等。有些原始凭证，不仅要满足会计工作的需要，还应满足其他管理工作的需要。因此，在有些凭证上，除具备上述内容外，还应具备其他一些项目，如要注明与这笔业务有关的合同号码、结算方式等，以更加完整、清晰地反映经济业务。下一页返回上一页第二节原始凭证在实际工作中，各单位根据会计核算和管理的需要，可自行设计印制适合本单位需要的各种原始凭证。但是，对于在一个地区范围内经常发生的大量同类经济业务，应由各主管部门统一设计印制原始凭证。如银行统一印制的银行汇票、转账支票和现金支票等，由铁路部门统一印制的火车票，由税务部门统一印制的有税务登记的发票，由财政部门统一印制的收款收据等。这样，不但可以使原始凭证的内容格式统一，便于加强监督管理，而且也给各基层单位带来很大方便。二、原始凭证的种类（一）原始凭证按其来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证外来原始凭证是指在经济业务活动发生或完成时，从其他单位或个人取得的收据、发货票等，如购买办公用品时取得的发货票或支付养路费时的收据等。其格式如表5-1所示。下一页返回上一页第二节原始凭证自制原始凭证是指本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时，填制的内部使用的凭证，如领料单、产成品入库单等。其格式如表5-2和表5-3所示。（二）原始凭证按其填制方法不同，可以分为一次原始凭证。累计原始凭证和汇总原始凭证一次原始凭证，是指一次填制完成的原始凭证。这种凭证一般在一张凭证上只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务。如收料单或发货票都是一次原始凭证。由于一次原始凭证反映一项经济业务，因此，它能够清晰地反映经济业务活动情况，使用方便灵活，但数量较多。下一页返回上一页第二节原始凭证累计原始凭证，是指在一张凭证上连续登记一定时期内不断重复发生的若干项同类经济业务。凭证填制手续是随着同类经济业务发生一次填制一次，直到期末才能填制完毕的原始凭证。例如，限额领料单就是一种累计原始凭证。累计原始凭证的格式如表5-4所示。汇总原始凭证，也叫原始凭证汇总表，是根据许多同类经济业务的原始凭证或会计核算资料定期加以汇总而重新编制的凭证。例如，月末根据月份内所有领料单编制的发料汇总表就是一种汇总原始凭证。汇总原始凭证既可以提供经营管理所需要的总量指标，又可以大大简化核算手续。汇总原始凭证格式如表5-5所示。（三）原始凭证按用途不同，可以分为通知凭证。执行凭证和计算凭证下一页返回上一页第二节原始凭证通知凭证是指要求、指示或命令企业某项经济业务的原始凭证。如“罚款通知书”“付款通知单”等。执行凭证是用来证明经济业务发生或已执行完毕的凭证，也叫证明凭证。一般可据此执行凭证立即编制记账凭证。如“收料单”“出库单”等。出库单格式如表5-6所示。计算凭证是指根据原始凭证和有关会计核算资料而编制的原始凭证，也叫手续凭证。计算凭证一般是为了便于以后记账和了解各项数据来源和产生情况而编制的。如“制造费用分配表”“产品成本计算单”“工资计算表”等。下一页返回上一页第二节原始凭证（四）原始凭证按其格式。使用范围不同，分为通用凭证和专用凭证通用凭证是指全国或某一地区、某一部门统一格式的原始凭证，如由银行统一印制的“汇款凭证”、由税务部门统一印制的“发票”等。专用凭证是指一些单位共有特定内容、格式和专门用途的原始凭证，如高速公路通过费收据、养路费缴款单和差旅费报销单等。有些原始凭证按照不同分类标准可分别属于不同的种类。如“收料单”既是自制原始凭证，又是证明原始凭证，也是一次凭证。外来的凭证大多为一次凭证，计算凭证、累计凭证大多为自制原始凭证。根据上述原始凭证的分类，归纳如图5-1所示。下一页返回上一页第二节原始凭证三、原始凭证的填制方法填制原始凭证，要由填制人员将各项原始凭证要素按规定方法填写齐全，办妥签章手续，明确经济责任。由于各种凭证的内容和格式千差万别，因此，原始凭证的具体填制方法也不同。一般来说，自制原始凭证，一部分是根据经济业务的执行和完成的实际情况直接填制的，如根据实际领用的材料品名和数量填制领料单等'另一部分自制原始凭证是根据账簿记录对某项经济业务加以归类、整理而重新编制的。例如，月末计算产品成本时，先要根据“制造费用”账户本月借方发生额填制“制造费用分配表”，将本月发生的制造费用按照一定的分配标准分配到有关产品成本中去，然后再计算出某种产品的生产成本。另外，自制的汇总原始凭证是根据若干张下一页返回上一页第二节原始凭证反映同类业务的原始凭证定期汇总填制。外来原始凭证是由其他单位或个人填制的。它同自制原始凭证一样，也要具备能证明经济业务完成情况和明确经济责任所必备的内容。原始凭证是具有法律效力的证明文件，是进行会计核算的依据，必须认真填制。为了保证原始凭证能清晰地反映各项经济业务的真实情况，原始凭证的填制必须符合以下要求。（1）原始凭证的各项内容，必须根据实际情况详尽地填写齐全，不得遗漏，以确保原始凭证所反映的经济业务真实可靠、符合实际。（2）从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的财会专用章。从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位负责人或经办人员的签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位财会专用章。下一页返回上一页第二节原始凭证（3）原始凭证上的大小写金额一定要相符。购买材料物资的原始凭证必须有验收手续。支付款项的原始凭证必须有收款单位和收款人的收款证明和财务收款章。（4）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以其中一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，发票和收据作废时，应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保管，不得销毁。（5）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货的验收证明；退款的，必须取得对方的收款收据方可退款。（6）职工公出差借款凭证，必须采用一式三联借款单，其中一联附在记账凭证之后，收回借款或报销差旅费时，将其中一联退还借款人，不得退还原借款收据。下一页返回上一页第二节原始凭证（7）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证的附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在记账凭证上注明批准机关名称、日期和文件号，或者将批准文件的复印件附在记账凭证上。（8）原始凭证必须根据经济业务执行或完成情况，按照规定时间及时填制，避免事后回忆填制，造成差错耽误工作。（9）原始凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。若填写错误，需要更正时，用划线更正法，即先将写错的数字和汉字用红线划掉，再将正确的数字和汉字写在划线部分的上方，并加盖经手人印章。但提交银行的各种结算凭证上的任何内容一律不准更改，如填写错误，应加盖“作废”戳记重新填写。下一页返回上一页第二节原始凭证（10）原始凭证要用蓝色或黑色笔书写，也可用双面复写纸套写。数字书写要规范，要按下列要求书写：①大写金额。如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷字书写，不得用一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等代替。在“元”或“角”之后是零的，应在“元”或“角”后面写整字；分位上有数的，分后不写整字。②大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空位。③小写金额数字书写要规范，小写金额数字前应当有货币币种符号。如人民币符号“￥”，美元符号“$”，币种符号与小写金额之间不留空位，数字一律填写到角分，无角分的要填零补位。④小写金额数字中间0时，大写金额要写“零”补位。下一页返回上一页第二节原始凭证四、原始凭证的审核为了保证原始凭证内容的真实性和合理性，一切原始凭证填制或取得后都应按规定的程序及时送交会计部门，由会计主管人员审核。原始凭证的审核主要从以下两个方面进行。（一）技术性审核技术性审核是审核原始凭证的内容和填制手续是否符合规定的要求。例如，审核原始凭证是否具备作为合法凭证所必须具备的基本内容'各项目是否填写齐全，有关单位和人员是否已签名盖章，凭证中所列数字的计算是否准确，大小写金额是否相符，购买物品的发票是否有验收人签章等。下一页返回上一页第二节原始凭证（二）政策性审核政策性审核是以有关的方针、政策、法令、制度以及计划和合同为依据，审核原始凭证所反映的经济业务是否合理合法，有无违反制度和不按规定办事的行为，有无虚报冒领、弄虚作假或伪造凭证等违法乱纪行为。如对财产物资的收发、领退、报废等是否按规定办理手续，费用的开支是否合理，有无超过预算的情况等。原始凭证的审核，是一项很细致而且十分严肃的工作。要做好原始凭证的审核，充分发挥会计监督作用，会计人员应该做到精通会计业务；熟悉有关的政策、法令和各项财务规章制度；对本单位的生产经营活动有深入的了解；同时还要求会计人员具有维护国家法令、制度和本单位财务管理的高度责任感，坚持原则，才能在审核原始凭证时正确掌握标准，及时发现问题。下一页返回上一页第二节原始凭证原始凭证经过审核后，对于符合要求的原始凭证，及时编制记账凭证并登记账簿；对于手续不完备、内容记载不全或数字计算不正确的原始凭证，应退回有关经办部门或人员补办手续或更正；对于伪造、涂改或经济业务不合法的凭证，应拒绝受理，并向本单位领导汇报，提出拒绝执行的意见；对于弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改凭证等违法乱纪行为，必须及时揭露并严肃处理。返回上一页第三节记账凭证一、记账凭证的基本内容由于原始凭证只表明经济业务的内容，而且种类繁多、数量庞大、格式不一，因而不能直接记账。为了做到分类反映经济业务的内容，必须按会计核算方法的要求，将其归类、整理、编制记账凭证，标明经济业务应记入的账户名称及应借应贷的金额，作为直接记账的依据。所以，记账凭证必须具备以下内容：（1）填制凭证的日期、凭证编号。（2）经济业务的内容摘要。（3）经济业务应记入账户的名称、记账方向和金额。（4）所附原始凭证的张数和其他附件资料。（5）填制记账凭证人员、稽核人员、记账员、出纳员、会计主管人员的签名或盖章。下一页返回第三节记账凭证二、记账凭证的种类（一）记账凭证按其经济业务内容不同，可分为收款凭证。付款凭证和转账凭证三种1.收款凭证收款凭证是专门用来记载库存现金、银行存款增加业务的记账凭证。它既可以作为登记库存现金或银行存款记账及有关明细账的依据，也是出纳员收款的证明凭证。收款凭证格式如表5-7所示。2.付款凭证付款凭证是专门用来记载库存现金和银行存款减少业务的记账凭证。它既可以作为登记库存现金和银行存款日记账及有关明细账的依据，也是出纳员付出款项的证明凭证。付款凭证格式如表5-8所示。下一页返回上一页第三节记账凭证3.转账凭证转账凭证是指专门用来记载不涉及库存现金和银行存款收付的其他各项经济业务的记账凭证。它是根据有关转账业务的原始凭证填制的，是登记总分类账和明细分类账的依据。转账凭证格式如表5-9所示。收款凭证、付款凭证和转账凭证，称为专用记账凭证。有些经济业务简单或收、付款业务不多的单位，可以使用一种通用格式的记账凭证。这种通用记账凭证既可用于收、付款业务，又可用于转账业务，所以称为通用记账凭证。（二）记账凭证按其是否经过汇总，可分为汇总记账凭证和非汇总记账凭证下一页返回上一页第三节记账凭证汇总记账凭证是根据许多同类的单一的记账凭证定期加以汇总而重新编制的记账凭证。汇总记账凭证是登记总分类账用的。目的是简化记总分类账的手续。汇总记账凭证可以分为按单一会计科目汇总的凭证和按全部会计科目汇总的凭证。按单一会计科目汇总的分为汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证三种；按全部会计科目汇总的称为“科目汇总表”。非汇总记账凭证是根据原始凭证编制，只反映某项经济业务会计分录的记账凭证。前面介绍过的收款凭证、付款凭证和转账凭证、通用凭证均是非汇总记账凭证。（三）记账凭证按编制方法分为单式记账凭证和复式记账凭证单式记账凭证是指根据一项经济业务涉及的每一个账户而设置的记账凭证。经济业务涉及几个账户，就要编制几张记账凭证。所以，采用下一页返回上一页第三节记账凭证单式记账凭证，一笔经济业务至少要在两张单式记账凭证中加以记录，至少一张为借项记账凭证，一张为贷项记账凭证。单式记账凭证格式如表5-10和表5-11所示单式记账凭证中应列明对应账户，借项记账凭证中列出贷方对应账户，贷项记账凭证中列出借方对应账户。单式记账凭证的编号一般包括两部分,业务编号和一笔经济业务之下用的单式凭证编号。如32，代表当期第32笔经济业务，使用3张单式记账凭证，这是第一张。单式记账凭证主要适用于科目汇总表账务处理程序。复式记账凭证是指将一笔经济业务完整地记录在两张记账凭证上而编制的记账凭证。复式记账凭证中，除了统一格式的通用记账凭证外，如前所述的收款凭证、付款凭证、转账凭证均属复式记账凭证。根据上述记账凭证的分类，归纳如图5-2所示。下一页返回上一页第三节记账凭证三、记账凭证的填制方法（一）记账凭证填制的依据填制记账凭证是会计核算的重要环节。记账凭证可以根据一张原始凭证单独地填制，也可以根据同类经济业务的若干张原始凭证汇总填制，或者直接根据汇总原始凭证填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。另外，用于调整、结账和更正错误的记账凭证可以根据有关账簿记录填制。无论原始凭证、汇总原始凭证，都必须事先审核无误后，才能作为填制记账凭证的依据，以免发生差错。（二）记账凭证的填制方法下一页返回上一页第三节记账凭证1.收款凭证和付款凭证的填制收款凭证和付款凭证是根据有关库存现金和银行存款收付业务的原始凭证填制的，凡是引起库存现金、银行存款增加的业务，都要根据库存现金、银行存款增加的原始凭证编制库存现金、银行存款的收款凭证'凡是引起库存现金、银行存款减少的业务，都要根据库存现金、银行存款减少的原始凭证编制现金、银行存款的付款凭证。对于库存现金和银行款之间的相互划转，如从银行提取现金或把现金送存银行，为避免重复记账，一般只编制付款凭证，而不再编制收款凭证。出纳人员对于已经收款的收款凭证和已经付款的付款凭证，都要加盖“收讫”和“付讫”的戳记，以免重收重付。出纳员和记账员根据盖有“收讫”“付讫”戳记的收、付款凭证登记有关账簿。下一页返回上一页第三节记账凭证下面分别举例说明收款凭证和付款凭证的填制。【例5-1】某企业2010年8月20日，收到大洋公司偿还所欠货款6000元，存入银行。根据经济业务的原始凭证填制的收款凭证，如表5-12所示。【例5-2】某企业2010年9月6日，以现金支付采购员张宏预借差旅费2000元。根据这项经济业务的原始凭证填制的付款凭证，如表5-13所示。2.转账凭证的填制转账凭证是根据转账业务的原始凭证填制的，是用来反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证。现将转账凭证的填制举例如下。【例5-3】某企业2005年8月31日，发出产品28000元（销项税暂不考虑），冲减爱华公司的预收款。根据该项经济业务的原始凭证填制的转账凭证，如表5-14所示。下一页返回上一页第三节记账凭证（三）填制记账凭证的要求记账凭证必须按照规定的格式和内容填制。各种记账凭证除严格按原始凭证的填制要求填制外，还应注意以下几点。（1）凭证摘要要简明。记账凭证的摘要栏要用简练明确的语言概括经济业务内容的要点，以便于查阅凭证和登记账簿。（2）一张记账凭证只能反映同一类型的经济业务，以便使会计科目对应关系清晰明确。填写会计科目，必须按会计制度统一规定的会计科目填写，不得任意改动或简化，有明细科目的也要填写齐全。（3）金额栏数字的填写必须规范、准确，与所附原始凭证的金额相符。金额登记方向、数字必须正确，角分位不留空格。下一页返回上一页第三节记账凭证（4）记账凭证应按行次逐项填写，不得跳行。（5）记账凭证应按照业务发生顺序连续编号。记账凭证每月从第1号编起，按业务发生顺序，依次编号。若一笔经济业务需填制多张记账凭证的，可采用分数编号法。如一笔经济业务需编制3张转账凭证，凭证的顺序号为60号，可编制为60（1/3）、60（2/3）号、60（3/3）号（6）记账凭证应附有原始凭证，并注明张数，以便查对。如果一张原始凭证所列支出需要由几个单位共同负担的，应将其他单位负担的部分开给其他单位原始凭证分割单进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。下一页返回上一页第三节记账凭证四、记账凭证的审核记账凭证编制完毕后，必须经过认真审核，才能作为登记账簿的依据。记账凭证审核的主要内容如下。（1）记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证的内容是否与记账凭证的内容相符。（2）根据原始凭证反映的经济内容所作的应借应贷的会计科目对应关系是否正确，金额是否准确。（3）记账凭证格式中规定项目是否都已填列齐全，有关人员是否都已签名或盖章等。经过审核后，如发现记账凭证有错误，应及时更正。经审核无误的记账凭证，才能作为登记账簿的依据。返回上一页第四节会计凭证的传递和保管一、会计凭证的传递（一）正确组织会计凭证传递的意义会计凭证的传递是指从原始凭证的填制或取得时开始，经过填制、稽核、记账，直到归档保管为止，在本单位内部有关职能部门和人员之间的传递路线、传递时间和处理程序。各种会计凭证，它们所记载的经济业务不同，涉及的部门和人员不同，办理的业务手续也不同。因此，应当为各种会计凭证规定一个合理的传递程序，即一张会计凭证填制后应交到哪个部门、哪个岗位，由谁办理业务手续，直到归档保管为止。正确组织会计凭证的传递，对于提高会计核算资料的及时性、正确组织经济活动、加强经济责任制、实行会计监督，具有重要意义。下一页返回第四节会计凭证的传递和保管1.通过会计凭证的传递，能够及时。真实反映和监督各项经济业务的发生和完成情况，为经济管理提供可靠的经济信息，也有利于提高工作效率例如，材料运到企业后，仓库保管员应在规定的时间内将材料验收入库，填制“收料单”，注明实收数量等情况，并将“收料单”及时送到财会部门及其他有关部门。财会部门接到“收料单”，经审核无误，就应及时编制记账凭证和登记账簿，生产部门得到该批材料已验收入库的凭证后，便可办理有关领料手续，用于产品生产等。如果仓库保管员未按时填写“收料单”或虽填写“收料单”，但没有及时送到有关部门，就会给人以材料尚未入库的假象，影响企业生产正常进行。下一页返回上一页第四节会计凭证的传递和保管2.通过会计凭证的传递，便于有关部门和个人分工协作，相互牵制，加强岗位责任制，更好地发挥会计监督作用例如，从材料运到企业到验收入库，需要多少时间，由谁填制“收料单”，何时将“收料单”送到供应部门和财会部门，会计部门收到“收料单”后由谁进行审核、并与供应部门的发货票进行核对，由谁何时编制记账凭证和登记账簿，又由谁负责整理和保管凭证等。这样，就把材料收入业务验收入库到登记入账的全部工作，在本单位内部进行分工合作，共同完成。同时可以考核经办业务的有关部门和人员是否按规定的会计手续办理，从而加强经营管理，提高工作质量。下一页返回上一页第四节会计凭证的传递和保管（二）正确、合理地组织会计凭证传递的基本要求由于企业生产经营业务的内容不同，企业管理的要求也不尽相同。在会计凭证的传递中。也应根据具体情况，确定每一种凭证的传递程序和方法，作为业务部门和会计部门处理会计凭证的工作规范。各单位应根据经济业务的特点、机构设置和人员分工情况，明确会计凭证的传递程序，既要保证会计凭证经过必要的环节进行处理和审核，又要避免会计凭证在不必要的环节停留，使有关部门和人员及时了解情况，掌握资料并按规定手续进行工作。会计凭证的传递时间，应考虑各部门和有关人员的工作内容和工作量在正常情况下完成的时间，明确规定各种凭证在各个环节上停留的最长时间，不能拖延和积压会计凭证，以免影响会计工作的正常秩序。一切下一页返回上一页第四节会计凭证的传递和保管会计凭证的传递和处理，都应在报告期内完成，不允许跨期，否则，将影响会计核算的准确性和及时性。会计凭证在传递过程中的衔接手续，应该做到既完备严密，又简单易行。凭证的收发、交接都应当按一定的手续制度办理，以保证会计凭证的安全和完整。会计凭证的传递程序、传递时间和衔接手续明确后，制定凭证传递程序，规定凭证传递路线、环节及在各个环节上的时间、处理内容及交接手续，使凭证传递工作有条不紊、迅速而有效地进行。下一页返回上一页第四节会计凭证的传递和保管二、会计凭证的保管既然会计凭证既是记录经济业务、明确经济责任、具有法律效力的证明文件，又是登记账簿的依据，所以，它是重要的经济档案和历史资料。任何企业在完成经济业务手续和记账之后，必须按规定立卷归档，形成会计档案资料，妥善保管，以便日后随时查阅。会计凭证在记账后，应定期进行分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附原始凭证加具封面、封底装订成册，在封面上写明单位名称、年度、月份，凭证的起止日期、起止号码，并在封签处加盖会计主管人员的骑缝名章。各项经济合同、涉外财务文件等重要原始单据，以及各种需要随时下一页返回上一页第四节会计凭证的传递和保管查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管。如果某些记账凭证所附的原始凭证过多，可以单独装订保管，同时在有关的记账凭证上注明“附件另订”，以便查找。会计人员必须做好会计凭证的保管工作，严格防止会计凭证错乱不全或丢失损坏。原始凭证不得外借，其他单位因特殊原因需要借阅原始凭证时，必须经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，必要时可以提供复印件。装订成册的会计凭证，应指定专人保管，年度终了，要移交财会档案室登记归档。会计凭证的保管期和销毁手续，必须严格执行会计制度的有关规定。对一般的会计凭证应分别规定保管期限'对重要的会计凭证，如涉及外事和重要的业务资料，必须长期保管。未到规定保管期的会计凭证，任何人不得随意销毁。对保管期满需要销毁的会计凭证，必须开列清单，经领导批准后，才能销毁。返回上一页第五节会计档案会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等