2023年人事档案寄存常识-档案寄存基本知识

2023年人事档案寄存常识—档案寄存基本知识

人事档案寄存常识

现状近七成人事档案处于“沉睡”

从广州某高校毕业的小罗告诉记者，毕业后，自己的档案转到了汕头市人

才中心，但至今还没有缴过费。他表示，刚毕业时对档案关系较为重视，但每年

代管人事档案的费用要180元，因此就没去缴;现在自己在一家私企上班，感觉

到档案无关轻重了，故而儿年来的存档费也都没缴。“毕业到现在我已经换了5

家单位了，现在档案到底到哪儿去了，我也不清楚，等到有用的那天再说吧！”

说起自己的档案问题，小罗显得一点也不在乎。

调查中，记者发现，许多毕业走上社会的大学毕业生对于档案的用途知之

甚少，不少人甚至不知档案与自身有何关系。澄海区人才中心负责人告诉记者，

目前在该中心办理人事代理的人员中，只有近一成是每年主动前来缴费，有二成

是由单位代缴或经人事部门敦促后才来到人才中心办理缴费手续，而其余近七成

的档案每年均无人问津。而市人才中心负责人也告诉记者，该中心跟澄海区人才

中心的情况类似，从不理会自己人事档案的寄档者占到大约六至七成。

分析人事档案缘何受冷落

一位高校毕业生小刘告诉记者，上面写什么东西自己都不知道的档案，除

了存档交钱外，没有任何用处，反而是一种束缚。在外谋职只需带上毕业证及相

关证书就行了。据调查，对档案无所谓的大部分是自谋职业者，跳槽频繁的他们

认为，商业社会中，用人单位不会太重视你的档案，考察档案不如考察现实的人,

只要有完成某项工作的能力，用人单位是不会管你档案到底怎么样的。

据广州市人才中心负责人介绍，人事档案之所以由昔日的“香悖悖”，变

化成为今天众多毕'亚生眼中的“鸡肋”，主要是在计划经济向市场经济转轨的过

程中，人事档案的作用在淡化。在过去，档案是组织部门考察了解干部的工具。

现在，随着人事制度改革的深化，工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱。

档案作用的弱化，一方面促进了人才流动，同时，也导致了个人在流动或

工作转换中，由于档案转递手续繁杂而不再理会个人人事档案。按照规定，代管

档案是收费的有偿服务。不理会人事档案者有一个重要的心理就是，在人才市场

存放要产生费用，再说，平时也用不着档案，没有必要年年去办理交费等手续，

用的时候再说，反正放在人才服务中心或原单位也没人敢毁掉。

提醒档案非“鸡肋”弃档有麻烦

随着改革的不断深入，在新的历史时期，档案又被赋予了新的使命，成为

办理养老保险、失业保险、医疗保险“三险”的教体。档案的作用不但没有削弱，

反而更重要了。即使在将来，在人力资源实现市场化配置后，人事档案也仍然具

有着重要的作用。

人事部门提醒广大毕业生，一定要重视自身档案，大学生毕业后一定要将

档案从学校及时转出。目前，广州市区二级人才服务中心都推出了人事代理服务,

对人事业务实行集中、规范、统一的社会化管理和系列服务。委托单位或个人只

要提出代办要求，准务相应的材料和证件，便可坐享结果。

后果弃档的五种消极影响

据广州市人才中心有关专家介绍，如果一个人遗弃自己的个人档案，会产

生许多消极的影响。首先，是影响个人利益。有了档案，就可以享受到相关的人

事、劳动、社会保障服务，如办理社会保险、失业保险等。无论是在原单位供职

的人，还是辞职后另求新职者，在办理社会保险、领取失业金时，个人档案记录

的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。

其次，影响毕业生转正定级和工龄计算。很多大学毕业生找到工作后，没

有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正

定级，也影响到工龄和退休金的计算。

第三，耽误职称评定和工作调转。有的毕业生自大学毕业后，档案既没有

提交单位，也没有存在政府指定的人才服务中心，职称评定就会因手续不全而受

到影响;有人虽在毕业后把档案存到了人才服务机构，但没有及时办理就业手续,

等到几年后调动工作时，才发现需要办理参加工作后的所有手续，并要在转正定

级后才能正式调动。

第四，导致留学人员保险断档。现在自费、出国留学人数与日俱增，但当

许多学子海外深造归来、荣归故里、大展宏图之时，却发现由于人事档案存放不

当，自己无意间做了几年“无业人员”，为今后的工作带来很多不便。

第五，导致干部身份丢失。全日制普通高校毕业生，在工作满一年即见习

期满一年时，通过办理转正定级手续之后，可获得干部身份。然而，很多全日制

普通高校毕业生由于种种原因将档案存进街道，导致干部身份丢失，影响自己的

职业生涯。

人事档案寄存现状

档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还

有你的党团材料。这些都是原始材料、不可复制。毕业生应关心自己的档案，免

得未来不必要的麻烦。

档案与工龄：

♦很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作手续，工作几年后

仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。

档案与福利：

♦毕业生在个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员等事

关个人切身利益的问题时，都要用到档案。

档案与因公出国政审：

♦因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查，如果档案材料不全,

政审机构就会拒绝审查。

补办档案与原始材料：

♦虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、工资、职称等历史

原始材料将不复存在，势必造成一定损失。

档案办理示意图：

【存档：毕业未就业学生】

国家对于毕业未就业的大学生的档案，一般采取三种方法：

一、把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接收。

★适合对象：比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业

的毕业生。

★优点：在生源地就业后办理手续简单方便。

★缺点：两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

二、把档案留在学校。

国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的毕业生户口、档案留校两年。

待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年

仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到

证。

★适合对象：适合有就业愿望但尚未就业的毕业生。

★优点：学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用。

★缺点：毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，

涉及人事关系的证明都不能出具。

三、把档案转至就业代理或人才交流中心。

★适合对象：比较适合创业、灵活就业的毕业生。

★优点：易于毕业生解决一些实际问题。

★缺点：由于毕业生与指导中心交流相对少，容易造成信息不畅。

【存档：已就业学生】

已就业毕业生的档案存放一般有两种方式：

一、把档案转至有人事管理权的单位。

1、在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前，不要把档案转入这个

单位，应该把档案转递到这个单位所在地的,人才交流中心去。个别没有档案管

理权的单位会把学生的档案弄丢了或是扣住不放。

2、要询问清楚用人单位的性侦。国家机关、国有事业单位、国有企业，他

们或他们的主管单位是有人事管理权的，可以接收档案。其它各类非公企事业单

位、各类民营机构是无人事管理权的，要通过人才交流中心来接收学生，学生的

档案要放到人才中心去。

二、把档案转至单位所在地的人才服务中心。

如果接收你的单位不具备档案管理权，那么你的档案就应该“落户”于单

位所在地的人才服务中心。这种方式通常需要收取一定费用，一般每年三四百左

右。

1、人才服务机构是什么性质的机构?在编制上，它属于事业单位，在运行

上，则实行企业化管理。但实际上，它履行着部分行政职能，提供的“服务”具

有明显的行政属性。这种“半官半商”、“亦官亦商”，在“官”与“商”之中

左右逢源，模棱两可