岗位职责及档案管理制度档案员

档案员岗位职责

1、认真学习马列主义、毛泽东思想、“三个代表”及科学发展观，

贯彻执行档案法规，讲究职业道德热爱本职工作，为发展档案事业尽职尽

责。

2、努力学习科学文化知识，钻研业务，掌握本机关种类档案的分类、

组卷、编目、保护、运用的知识和技能，搞好所属机构日勺业务指引工作。

3、对本单位应归档的文献材料准时收集、分类、整顿、组卷、书写

编目、保证案卷质量、做到管理科学，以便运用，努力实践档案工作的原

则化、规范化。

4、坚持原则，保守机密，忠于职守，坚守岗位，不将档案材料擅自

带离工作岗位或给无关人员传阅。

5、热情接待查档人员，为查档者提供以便，提供档案做到及时、精

确。

6、做好档案信息运用，资料收集，编制检索工具，编研和档案记录

工作。

7、做好档案的收进、移出和记录工作。

8、认真做好档案鉴定工作，对已超过保管期限确无运用价值的档案

材料提出存毁意见，编造销毁清册，经领导知单位审核后，按规定程序进

行销毁，并报市档案行政管理部门备案。

档案借阅制度

1、职能部门人员借阅档案，需经主管领导批准，办理借阅登记手续,

方可查阅。

2、借阅机密档案，必须经主管领导批准后，在阅览室内查阅。

3、外单位查阅本单位档案，必须持单位简介信。写明运用目的，内

容及来人政治面目，经主管领导批准后，方可查阅，但一律不得借出。

4、借阅档案者未经许可，不得随意抄录、复印和拍照原文。

5、借阅人员必须爱惜档案、资料，保持档案的清洁与完整，不得在

档案上勾划、涂改、污损、抽页，注意保密，不得转借和遗失。如发现问

题，根据情节轻重，依法解决。

6、档案员有责任检查借阅者归还的档案，理解保管状况和运用效果。

借阅人员有义务报告、简介运用状况。

7、借阅期限，按规定用毕归还。如需借走，或延长时间，必须经单

位主管档案工作日勺领导批准，方可办续借手续，期限为期一年，到期必须

归还

档案保密制度

1、严格遵守、执行党和国家的保密制度、维护档案的安全、完整和

统一。

2、机密档案要妥善保管加强保密措施。

3、机密档案、资料的借阅，必须履行严格日勺领导审批手续，经领导

批准后，方可在指定日勺场合阅读，不得外借。

5、机密档案不准摘抄或复制。

6、档案员或查阅人员对档案日勺内容要保密。不得在公共场合谈论，

不准携带档案文献回家，探亲，访友。导致失密、泄密要追查当事者和工

作人员的责任。

档案记录制度

档案记录工作是档案工作中一项独立的工作环节，也是保证档案工

作质量，提高档案工作水平日勺一项有效措施。

1、档案记录工作应精确、及时、科学。

2、根据档案资料的查阅、借阅登记，每年记录一次运用效果状况。

3、凡立卷归档的文书、会计、科技、声像档案，应分类填写登记簿,

年终汇总立卷状况。

4、经档案室移送出去或销毁日勺档案，应进行记录登记。

立卷归档制度

一、归档范畴：但凡本单位在各项工作活动中直接形成日勺、已经办理

完毕日勺、具有查考保存价值的多种文字、图纸、表格、声像等不同形式和

载体日勺文献材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口回绝归档。

二、归档时间

1、文书档案：本年度各部门形成的多种不同形式和载体日勺文献材料,

在次年一月底前由档案室管理人员统一布置立卷，经本部门负责人审定

后，每年三月份移送档案室集中统一保管。

2、会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移送综合档案室保

管。

4、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购买、合同、阐明书、

安装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员，收集整顿。设备投入

使用后及时移送档案室保管。

5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整顿归档。

6、实物档案：单位获荣誉奖品、铜牌等准时间顺序随时编号归档

三、归档规定

1、应归档的文献材料要收集齐全、完整、核对精确，按照文献材

料日勺形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能对的反映出本

校工作活动的真实状况，便于保管和运用C

2、归档的文献材料一般一式一份。重要或运用频繁的，可酌情增

长归档份数。

3、凡归档的文献材料，其制作材料必须利于长期保存，同步要保

证图样清晰，笔迹工整耐久，签订完备。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸

制作文献。

4、案卷封面各个项目应填写清晰、精确；卷内文献材料按规定顺

序排列、编号，并填写“卷内文献目录”知“备考表”。

5、归档案卷要按一定顺序系统排列，按照不同门类、载体和不同

保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。