玉溪市心理档案加密归档管理规程(试行)

玉溪市心理档案加密归档管理规程(试行)为规范玉溪市心理档案管理，保障自然人个人信息安全及心理服务隐私权益，结合本市社会心理服务体系建设实际，制定本规程。本规程适用于玉溪市行政区域内各级各类学校、医疗卫生机构、社区（村）社会心理服务站、企事业单位内设心理服务部门、经营性心理咨询机构等所有生成、管理居民心理档案的主体，所有涉及自然人心理健康状况的档案材料均需按照本规程要求完成加密归档管理。需归档的心理档案包含但不限于以下类别：一是自然人基础信息类，含姓名、身份证号脱敏段、联系方式、所属辖区/单位、家属紧急联系人等基础登记信息；二是心理测评类，含各类标准化心理量表测评原始得分、人工分析报告、阶段性测评对比数据；三是心理服务类，含个案心理咨询全程记录、团体心理辅导参与人员及活动记录、心理危机干预全流程台账、家属访谈记录、跨机构转诊对接记录、精神卫生医疗机构就诊转介回执；四是特殊群体专项类，含未成年人心理健康跟踪记录、社区矫正人员心理服务记录、公职人员职业心理压力测评记录、重大公共事件受灾人群心理干预记录。涉及自杀自残风险、性侵害受害者、精神障碍急性发作等敏感个案的档案需标注红色预警标识，优先完成加密归档。电子档案实行三级加密机制，一级整库加密采用AES-256对称加密算法对市级统一心理档案管理平台全库数据进行底层加密，加密密钥共8位，由市卫生健康委员会分管负责人掌握3位、属地县级心理服务主管部门分管负责人掌握3位、机构专职档案管理员掌握2位，三方密钥共同核验方可解锁全库底层数据，任何一方单独调取均无法获取完整数据。二级权限加密按照角色设置访问权限边界，一线心理咨询师仅可查看、编辑本人接诊的个案档案，心理服务科室负责人仅可查看本机构一般个案汇总数据，红色预警标识的敏感个案档案仅对个案接诊咨询师、机构主要负责人开放查阅权限，确需跨角色查看的需提交书面申请并完成属地县级主管部门备案流程，所有访问操作全程留痕，日志包含调取人身份、调取时间、查阅内容、操作动作，日志留存期限不低于10年。三级单份加密针对红色预警标识的敏感个案档案，在整库加密基础上单独设置独立访问口令，口令由接诊咨询师、机构档案管理员各持一半，双人核验通过后方可查看档案内容，系统自动添加含调取人姓名、调取时间的动态全屏水印，禁止任何形式的截屏、下载、复制操作。纸质档案实行双控加密管理，所有纸质档案需使用带防伪二维码的专用档案袋封装，封口处加盖归档人私章及机构心理服务专用章，存放于符合防火、防潮、防盗标准的密码保险柜内，保险柜密码由档案管理员掌握，保险柜钥匙由机构主要负责人指定专人保管，双人同时在场方可开启保险柜调取纸质档案，纸质档案严禁带离机构档案保管区域，确需复印的需经机构主要负责人签字同意，复印件需标注使用用途并加盖公章，全程由档案管理员陪同完成复印。所有心理档案需在服务完成后24小时内完成初步整理，由接诊咨询师对个人联系方式、家庭住址等敏感字段进行默认脱敏处理，仅保留个案识别必要的基础信息。个案督导师需在3个工作日内完成档案内容初审，核查档案记录完整性、测评结果准确性、服务流程规范性，对存在遗漏、错漏的档案退回修正，初审合格后签字确认。专职档案管理员收到初审合格的档案后，需在2个工作日内完成分级加密配置，同步上传至市级心理档案管理平台，纸质档案同步封装存入保险柜，电子档案与纸质档案采用统一编号规则，编号为6位行政区划代码+4位机构代码+4位年份+6位流水号，严禁直接使用自然人姓名、身份证号作为档案编号。各机构需在每月最后1个工作日完成当月归档档案校验，核对电子档案与纸质档案数量、内容匹配度，核查是否存在未加密、未归档的遗漏档案，校验记录留存期限不低于3年。本机构咨询师因个案后续跟进需要调取本人接诊档案的，需在管理平台提交申请，注明调取用途、使用时长，系统自动核验身份后开放权限，使用到期后系统自动收回权限，操作轨迹全程留痕。跨机构调取档案需满足转诊对接需求，由接收机构提交加盖公章的书面申请，附正式转诊证明，经原建档机构主要负责人签字同意并报属地县级心理服务主管部门备案后，方可开放对应个案与诊疗相关的档案内容，无关个人信息不得对外提供。公检法等司法机关因办案需要调取心理档案的，需出具单位正式调取函、经办人有效工作证件，经市级卫生健康委员会审核同意后，在档案管理员全程陪同下查阅对应内容，确需复制的需明确复制范围，复制件加盖机构公章并注明限定使用用途，严禁超出申请范围调取、复制档案。所有单位开展心理健康状况调研、数据分析等工作的，仅可申请调取匿名化汇总数据，严禁调取任何可识别自然人身份的个人心理档案。一般个案心理档案保存期限为个案最后一次接受心理服务后不少于20年，未成年人心理档案保存期限为未成年人年满25周岁后不少于10年，红色预警敏感个案、重大公共事件心理干预档案实行永久保存。档案到期确需销毁的，由档案管理机构提交销毁申请及拟销毁档案清单，经市级心理服务主管部门审核批准后方可执行，电子档案需采用数据粉碎技术完成不可逆删除，纸质档案需采用集中碎化方式销毁，销毁过程需有2名以上主管部门工作人员在场见证，销毁记录永久留存，严禁任何机构和个人私自销毁、售卖、转让心理档案。各心理服务机构主要负责人为档案加密归档管理第一责任人，专职档案管理员为直接责任人，各级机构需每年组织不少于2次档案保密管理、操作规范培训，档案管理员需经考核合格后方可上岗，管理员离职的需立即变更所有密钥、密码，收回全部访问权限，签订离职保密承诺书，承诺离职后3年内不得泄露所接触的心理档案信息。市级心理档案管理平台需每季度开展1次安全漏洞扫描，每年完成1次网络安全等级保护三级测评，及时堵塞安全漏洞，防范黑客攻击、数据泄露风险。市、县两级心理服务主管部门每半年开展1次档案管理情况抽查，抽查比例不低于辖区建档机构总数的30%，每年开展1次全面考核，考核