未成交标的退场及保管管理规定

未成交标的退场及保管管理规定第一章总则第一条目的与依据为规范公司各类交易活动中未成交标的的退场、保管及后续处置流程，明确相关各方的权利与义务，防范资产安全风险，降低运营成本，保障委托人及公司的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国拍卖法》及相关行业惯例，结合公司业务实际情况，特制定本规定。本规定旨在建立一套标准化、流程化、可追溯的未成交标的管理体系，确保资产从展示状态到安全移交或返还期间的闭环管理。第二条适用范围本规定适用于公司所有经营活动中涉及的未成交标的物管理，包括但不限于：（一）拍卖活动中流拍、撤拍或因故中止交易的拍卖标的；（二）招投标采购项目中未中标单位退还的样品；（三）招商租赁活动中未成交的展示物资或设备；（四）法院、金融机构等委托方委托处置的资产中未能实现成交的标的；（五）其他因交易未达成而需退场及保管的委托资产。本规定所指“未成交标的”，涵盖动产、不动产、有价证券、无形资产及其他财产权利。第三条基本原则（一）安全第一原则：在未成交标的退场及保管期间，必须采取必要的物理安保措施，确保标的物实物形态完好，防止灭失、毁损、贬值。（二）权责清晰原则：明确委托人、保管人、物流部门及业务部门的职责界限，做到责任到人，全程留痕。（三）有偿服务原则：除合同另有约定外，未成交标的在规定期限内的退场及保管服务原则上实行有偿服务，收费标准需公开透明。（四）效率优先原则：建立快速响应机制，在交易结果确定后，立即启动退场流程，减少无效占用仓储资源的时间。第四条定义（一）退场：指未成交标的从原展示区域、拍卖现场或指定存放地点移出，并移交至委托人指定地点或公司指定中转仓库的过程。（二）保管：指自交易结束之日起，至标的物实际移交给委托人或完成合法处置之日止的期间内，公司对该标的物进行的看管、维护及仓储服务。（三）免费保管期：指公司在服务合同或委托合同中承诺的，自交易结束之日起计算的不收取保管费的期限。第二章组织机构与职责第五条业务部门职责业务部门是未成交标的退场及保管管理的牵头部门，主要职责包括：（一）在交易活动结束后24小时内，向物流仓储部门、财务部门及委托方发出《未成交标的确认通知书》，明确标的物状态、数量及退场意向。（二）负责与委托人进行沟通，确认标的物的退场时间、提货方式及接收地址，并协助办理相关交接手续。（三）负责审核未成交标的的原始资料，确保实物与描述一致，处理因标的物瑕疵引发的争议。（四）负责催收因退场及保管产生的相关费用，在费用结清前有权滞留相关提货凭证。第六条物流仓储部门职责物流仓储部门负责未成交标的的实物操作与现场管理，主要职责包括：（一）接到退场通知后，制定具体的退场搬运计划，组织专业人员进行标的物的打包、装卸及运输。（二）负责标的物退场前的清点、核查工作，填写《标的退场验收清单》，详细记录标的物的外观、数量、附件及完好程度。（三）对于需要暂时入库保管的未成交标的，办理入库手续，建立专门的《未成交标的保管台账》，定期进行盘点。（四）负责保管期间的日常巡查、维护（如防尘、防潮、防锈等），确保仓储环境符合标的物存放要求。第七条财务部门职责财务部门负责费用的核算与结算，主要职责包括：（一）依据公司收费标准及合同约定，计算未成交标的的搬运费、仓储费、保险费及相关杂费。（二）向委托人出具费用结算单，并跟踪费用回收进度。（三）在确认收到相关款项或经审批同意豁免费用后，向物流仓储部门发出《放行指令》。第八条风控法务部门职责（一）负责审核退场及保管过程中的法律文书，确保条款合规，规避法律风险。（二）处理因标的物灭失、损坏或长期滞留引发的纠纷，协助起草律师函、诉讼文件等。（三）对超过规定期限仍未提走的标的物，依法依规拟定处置方案。第三章未成交标的退场流程第九条退场启动交易活动结束后，项目负责人应立即确认成交结果。对于未成交标的，系统应自动或人工触发退场流程。业务部门需在1个工作日内整理《未成交标的明细表》，内容应包含：标的编号、名称、规格型号、存放位置、瑕疵状况、委托人信息等，并抄送物流仓储部门。第十条退场通知与确认业务部门应通过书面形式（包括电子邮件、传真、快递签收单等）向委托人发出《标的退场通知书》。通知书应包含以下要素：（一）退场标的的名称及编号；（二）退场原因（流拍、撤拍等）；（三）免费提货期限及逾期提货的费用计算标准；（四）提货地点、联系人及联系方式；（五）需委托人提供的身份证明文件及授权委托书。委托人应在收到通知后3个工作日内予以书面回复，确认提货时间。若委托人未在规定时间内回复，业务部门应进行电话催告，并保留催告记录。第十一条现场清点与核查在委托人或其授权代表到场准备提货前，物流仓储部门应组织人员进行现场清点。（一）核对信息：将实物与《未成交标的明细表》及委托人的权属证明进行核对，确保标的物权属清晰，无查封、扣押等权利限制。（二）状态确认：对标的物的外观、功能、配件进行详细检查。对于贵重物品、精密仪器或艺术品，应采用拍照、录像等方式进行影像留存，形成《标的物现状确认书》。（三）差异处理：如发现实物与描述不符、存在新增损坏或短少情况，应立即暂停退场，报告业务部门及风控法务部门，并由三方共同签署《标的物异常情况说明》，作为后续责任认定的依据。第十二条搬运与装车（一）物流仓储部门应根据标的物的特性选择合适的搬运工具和包装材料。易碎品必须进行防震包装，贵重品应进行保价运输，液体化学品需符合危险品运输规定。（二）搬运过程中，应由专人（监装员）现场监督，严禁野蛮装卸。监装员有权制止违规操作行为。（三）装车完毕后，监装员与承运司机（或委托人提货代表）共同核对装车清单，并在《出库单》上签字确认。第十三条签署交接单标的物移交给委托人时，必须签署《未成交标的退场交接单》。该单据一式三份，公司留存两份（业务部门、物流仓储部门各一份），委托人一份。交接单应包含：（一）交接时间、地点；（二）标的物清单及状态描述；（三）相关费用结算情况；（四）双方责任免除条款的确认；（五）双方经办人签字及盖章。自交接单签署之日起，公司除法定保修义务外，不再承担该标的物的毁损、灭失风险。第四章未成交标的保管规定第十四条保管入库若委托人申请暂存，或因委托人失联、地址不详等原因无法立即退场，物流仓储部门应将未成交标的移入指定仓库进行保管。（一）入库分类：根据标的物的性质（普通、贵重、易损、危险）划分不同的保管区域。贵重标的应存放于保险柜或专用监控室，危险标的应存放于符合安全标准的专用仓库。（二）系统录入：在WMS（仓库管理系统）中建立独立的保管档案，录入“未成交”标识，关联原委托合同号，确保可追溯。（三）张贴标识：在实物上粘贴“未成交待处理”标签，注明入库日期、委托人及联系方式。第十五条保管期限与费用（一）免费保管期：原则上，自交易结束之日起，公司提供3至7天的免费保管期（具体期限依据合同约定）。免费期仅包含仓储费，不包含搬运费、保险费等增值服务费用。（二）超期费用：超过免费保管期的，公司有权按日收取仓储保管费。收费标准参照公司对外公布的《仓储服务价目表》执行。对于体积大、价值高或维护成本高的特殊标的，可协商确定特别收费标准。（三）费用通知：财务部门应在免费保管期结束前3天，向委托人发送《费用催缴通知书》，明确告知已产生费用及后续累积费率。第十六条保管期间的管理（一）日常巡检：库管员每日对未成交标的保管区域进行巡查，检查仓库温湿度、门窗锁闭情况及消防设施状态，并填写《库房巡查日志》。（二）定期盘点：每月月末对未成交标的进行一次全面盘点，确保账实相符。如发现盘盈或盘亏，需立即查明原因，撰写盘点报告并上报。（三）维护保养：对于机械设备、车辆等需要定期维护的标的，物流仓储部门应制定简单的维护计划（如电瓶充电、轮胎充气、发动机启动预热等），防止因长期静置导致功能失效。维护费用由委托人承担。（四）禁止使用：除维护保养需要外，严禁任何非授权人员使用、试用未成交标的。第十七条保险与风险管理（一）保险购买：对于价值较高的未成交标的，公司在入库保管期间应代为购买财产一切险，保险费由委托人承担。若委托人拒绝购买保险，应签署《放弃保险声明》，承担一切风险。（二）风险告知：若遇不可抗力（如台风、暴雨、地震等）可能影响标的物安全时，物流仓储部门应立即通知委托人并采取必要的应急措施。第五章费用结算管理第十八条费用构成未成交标的退场及保管过程中产生的费用包括：（一）搬运费：含提货、打包、装卸、运输至指定地点的费用。（二）仓储费：占用仓库空间及使用设备的费用。（三）操作费：如人工搬运、精密仪器吊装、特殊包装等产生的额外人工费。（四）维护费：定期保养、能源消耗（电、油）等费用。（五）保险费：代为投保的保费。（六）其他杂费：如过路费、停车费、清污费等。第十九条收费标准与计算各类费用严格按照公司《物价备案标准》执行。对于无明确标准的特殊项目，由业务部门与物流仓储部门共同测算成本，按成本加成法报批后执行。仓储费计算公式通常为：日仓储费=标的物体积（或重量/计件数）×单价费率对于贵重物品，也可按评估价值的一定比例费率计算。第二十条结算流程（一）费用预缴：对于预计费用较高的项目，业务部门可要求委托人在提货前预缴一定比例的押金。（二）对账确认：标的物退场或提货手续办理完毕后，物流仓储部门将原始单据提交财务部门。财务部门审核无误后，生成《费用结算单》。（三）发票开具：委托人结清费用后，财务部门根据费用性质开具“仓储服务费”、“运输费”等合规发票。（四）欠费处理：若委托人长期拖欠费用，业务部门应将其列入公司客户黑名单，并启动追偿程序。第六章逾期及异常处置第二十一条逾期未提货的处理（一）催告：超过免费保管期届满之日起，每超过10日，公司应向委托人发送一次书面催告。累计发送三次催告后，委托人仍无回应或拒不提货的，视为逾期滞留。（二）留置权行使：根据《民法典》相关规定，对于委托人欠付的搬运费、仓储费等费用，公司对留置的未成交标的享有留置权。公司有权与委托人协议以该标的物折价，或者申请拍卖、变卖该标的物，优先受偿。（三）处置程序：公司拟处置逾期标的物时，应提前60日向社会公告或向委托人发出处置通知。处置所得价款在扣除费用、标的物折旧及违约金后，剩余部分应返还委托人或提存。第二十二条标的物毁损、灭失的处理（一）责任界定：若因公司管理不善（如保管不当、搬运违规）导致标的物毁损、灭失，公司应承担相应的赔偿责任。赔偿金额参考标的物的评估价值或实际损失价值，以不超过保险理赔金额为限。（二）免责情形：因不可抗力、标的物本身的自然性质（如易挥发、易腐烂）、合理损耗或委托人未告知的隐蔽瑕疵导致的损失，公司不承担赔偿责任。（三）索赔处理：发生毁损、灭失事故后，风控法务部门应立即介入，组织现场勘查，定损定责，并启动保险理赔流程。第二十三条委托人失联或标的物权属争议处理（一）委托人失联：若联系方式失效、注册地查无此人等导致无法联系委托人，公司应将标的物移入专门的“无主资产仓”进行封存，并依法办理提存手续，向公证机关申请提存公证，相关费用由委托人承担。（二）权属争议：若第三方对未成交标的物主张权利，并提供了初步证据（如法院查封裁定、权利证书等），公司应立即停止退场及移交程序，书面通知第三方及委托人，等待争议解决。在争议解决期间，公司继续履行保管义务，相关保管费用由争议各方预缴。第七章监督与考核第二十四条监督检查公司风控审计部门应定期对未成交标的退场及保管管理规定的执行情况进行审计监督。重点检查内容包括：（一）退场流程的合规性，交接单据是否齐全；（二）保管台账的准确性，账实是否相符；（三）费用收缴的及时性，有无违规减免或漏收；（四）仓库的安全状况，是否存在隐患。第二十五条考核指标将未成交标的管理纳入相关部门及岗位的绩效考核体系，主要考核指标包括：（一）退场及时率：交易结束后规定时间内完成退场手续的比例；（二）资产完好率：保管期间未发生人为损坏事故的比例；（三）费用回收率：未成交标的相关费用的实收金额与应收金额的比例；（四）盘点准确率：月度盘点中账实相符的笔数占总笔数的比例。第二十六条责任追究对于违反本规定，造成公司资产损失、经济损失或声誉损失的，视情节轻重给予责任人警告、记过、降职、解除劳动合同等处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。具体情形包括：（一）未按规定核对标的物导致错发、丢失的；（二）野蛮装卸导致标的物损坏的；（三）违规放行未缴费标的物的；（四）伪造单据、挪用保费的；（五）监守自盗或内外勾结盗置换标的物的。第八章附则第二十七条特殊标的的特别规定对于文物艺术品、枪支弹药、危险化学品、放射性物品等法律法规有特别管理规定的未成交标的，除遵守本规定外，必须严格遵守国家相关法律法规及行业主管部门的特殊监管要求。第二十八条解释权本规定由公司运营管理中心负责解释。第二十九条实施时间本规定自发布之日起施行。公司此前发布的相关规定与本规定不一致的，以本规定为准。第三十条动态修订本规定将根据国家法律法规变化及公司业务发展情况适时进行修订，修订流程参照公司制度管理办法执行。附件表格规范示例为确保本规定的落地执行，特制定以下核心表格作为执行标准，各部门在操作过程中必须严格使用。表1：未成交标的退场验收清单标的编号标的名称规格型号计量单位申请数量实发数量外观及瑕疵描述包装方式存放区域备注BH-2023-001数控机床XK5032台11外壳有划痕，电路完好木箱加固A区-03架需防雨BH-2023-005铜合金锭标准吨55表面氧化，无变形托盘缠绕B区-12位需称重表2：标的物现状确认书（影像记录索引）拍摄序号影像类型对应标的编号拍摄部位/内容拍摄时间拍摄人影像文件编号/链接确认情况1照片BH-2023-001整体正面2023-10-2510:00张三IMG-20231025-001委托人确认无误2照片BH-2023-001操作