企业制度和流程全面指南业务外包

第14章

企业内部控制——业务外包

14.1.业务外包管理风险与关键环节控制

14.1.1'业务外包管理风险

企业在开展业务外包活动时，至少应关注图14-1所列的也许波及到的风险。

风险1

业务外包违反国家法律、法规，也许遭受外部惩罚，导致经济损失和信誉损失

风险2

业务外包未经合适审核或超越授权审批，也许因重大差错、舞弊、欺诈行为而导致损

风险3失

业务外包方略不科学、承包方选择不合理，也许导致企业关键资产遭受损失

风险4

业务外包流程为恰当履行或监控不妥，也许导致企业外包战略失败或经营效率低下

风险5

业务外包信息保护措施不妥，也许导致企业商业秘密泄露

风险6

业务外包会计处不妥，也许导致财务汇报信息失真

图1L1业务外包管理中存在的风险示意图

14.1.2业务外包关键环节控制

企业在实行业务外包内部控制时，应当强化对下列关键方•面或者关键环节的控制，详细如图14-2

所示。

369

关键环节1

加强山务外包岗位责任控制，规范授权审核制度和外包业务归n管理制度

关铀环节2加强外包方略制定和承包方选择的控制，外包方略应科学合理，承包方选择根据应当

充足，外包协议协议应灵活规范

关键环节4

按有关规定对外包业务进行会计处理

图14-2业务外包管理关键环节示意图

14.2职责分工与授权同意

14.2.1业务夕、包管理控制岗位职责

企业在进行业务:，卜包时，会波及到如下的管理控制部门或岗位,这些部门的岗位职责权限和不相容

职责如表14—1所示。

表14—1业务外包管理控制岗位职我一览表

业务外包管理控制岗位

重要职责不相容职责

1.董事会及其审

◊审议、官批重大或关键业务外包项目计划书◊申请与执行业务外包项目计戈J

计委员会

◊审批外包业务流程管理制度

◊审议非关键'业务或波及金额较少的外包项

目计划书

◊审定最终的承包方◊申请与执行业务外包项目计划

2.董事长、总裁

◊审议、同意外包协议书◊签订外包业务协议书

◊审批外包业务付费款项◊支付外包业务付费款项

◊审议因承包方提供附加产品而产生口勺额外

3.财务总监付费◊编制外包业务固定资产、流动资

◊审核外包业务固定资产、流动资产、存货各产、存货各项制度

项制度

◊执行会计处理

◊审批盘亏盘盈的资产、存货

370

正式验收

◊确认承包方最终提供H勺产品（服3「儿勺差异,

V个由甲卅也玄贝山L、仔左贝甘小，J云工1「甲处理母成嵬m

提出改善意见或提议

4.法律顾问

◊审核外包的法律协议或协议文献

◊协调处理与承包方之间，以及各Zk包商之间

◊参与外包业务的谈判

的争议

◊解释协议或协议条款，处理有关法律事务

◊中请外包业务正常及额外付费款项

5.归口管理部门负责◊审核外包业务流程制度，并监督其执行状i

◊组织下属人员编制外包项目计划书,并进行

人◊审核经遴选留下的承包方资质，确定1~3

初步审核

个承包方◊组织编制外包业务固定资产、流;为资产、存

货各项制度，并进行审核

◊审核外包协议

◊培训波及业务外包流程口勺员工

◊定期检宜和评价外包业务进展状况

◊主持验收外包业务成果

◊确认外包业务付费款项

6.归口管理部门专人

◊确定外包业务流程管理制度

◊跟踪监督外包业务流程管理制度H勺执行情

况

◊根据承包方资质原则及遴选措施，审核承《

7.职能部门有关负责

方资质并进行初步遴选

f------------------------------------

◊初步接洽，签订外包协议

◊提出外包业务的初步检查成果，参与项目的

◊审核外包项目计划书

◊审批外包协议协议

◊审核外包项目计划书371

◊审批外包协议

◊审批外包业务流程管理

制度

◊审批外包业务付费款项

◊审核、审批外包协议

◊审核、审批外包业务流

程管理制

度

◊审核、审批外包业务正

常及额外

付费款项

8.资产管理部门负责人

◊审查外包业务承包方对企业固定资产、流动◊对盘亏盘盈日勺资产、存货进行会

财务部经理资产、存货的使用状况

计处理

2初入JMUi/J1JIf贝1J也均I

◊组织开展资产、存货的盘点工作

◊执行会计处理

9.财务部经理

◊根据成本收益状况，评估业务外包项目计川

八'出批外白、1卜名付冷场方

◊审核外包业务有关H勺会计处理

◊计算业务外包中的退款及折扣金

◊审核外包业务付费款项

额

◊审核、确认业务外包中的退款及折扣金额

10.财务部会计人员

◊预测业务外包项目计划成本一收益

◊对外包过程中波及企业资产存量、增量变z，J◊审核有关会计处理

进行会计处理

◊审核、审批外包业务付费款项

II.财务部出纳人员

◊对通过宙核、审批的盘亏盘盈资产及存货进◊审核业务外包退款及折扣金额

—行仝计处理---------------------------------------------------

◊计算业务外包中的退款及折扣金额◊计算、确认业务外包*的退款及

-◊支付协方或协议规定H勺或经同意H勺外&业折扣W额

务费用

业务外包授权审批制度

受控状态

制度名称业务外包授权审批制度

编号

执行部门

监督部门考证部门

第1章总则

第1条为了使企业业务外包活动愈加规范、有序，明确各部门和有关岗位在业务外包管理工作中的

授权范围及审批权限，根据国家法律法规及企业章程的规定，特制定本制度。

第2条本制度合用于企业在对采购、设计、加工、俏售、营销、物流、资产管理、人力资源、客户

服务等业务进行外包时波及时授权审批事项。

第2章业务外包的授权审批范围及内容

372

笫3条业务外包申请的授权审批

4.单

次汲

1.企业有关部门编制外包项目计划书，详细论述业务外包背景、外包内容、实行程序、重要风险和预

及金

期收益等信息。额在

300

2.有关部门负责人审核计划书。万元

以内

3.董事长、总裁对计划书进行审议。

的申

4.采购、设计、物流、人力资源管理、客户服务等非关键业务，或波及金额不大于3000万元的外包项请，由

总裁

目，由董事长、总裁办公室审议同意。

审批：

300-

5.加工、销华、营销、资产管理等关键业务，或波及金额达3000万元（含）以上的外包项目，由重

3000

事长、总裁审核后，提交董事会及其审计委员会审议同意。

万元

I向中

第4条外包协议签订的授权审批

请，由

1.外包业务归口管理部门对承包方进行资质审核及遴选后，引入合格的外包合作伙伴。根据外包业务董事

长审

性质不一样，确定不一样形式的协议文本。

批：3

000

2.归口管理部门负责人会同法律颐问对协议进行初审。初审通过后，根据协议金额交由不一样级别管理

力元以上

层审批。

的申请,

3.协议金额在300万元以内的外包协议，山总裁审批。

由董事会

4.协议金额在300〜3000万元的外包协议，山董事长审批。或股东

（大）会

5.协议金额在3000万元以上的外包协议，提交董事会或股东：大）会审批。

审批。

第5条外包业务费用支付的授权审批

5.财

1.归口管理部门接到承包方付款祈求后，在评价外包业务项目的基础上对其提交的付款申请进行全面务部

门负

确认，修改或删除不合理部分，计算付款净金额。

责人

2.由部门负责人会同法律顾问对付款中请进行审核，并签发支付证书。

确认

审批

3.财会人员对支付证书进行审核，财务部门负货人复审合格后，根据支付金额交由不一样级别管理层审

程序

批。

无误

后，由财会人员予以支付。

第3章授权期间与授权调整

笫6条总裁及以上级别的被授权人，其授权有效期根据企业章程中规定执行

第7条外包业务归口管理部门的被授权人，其授权有效期自外包项目启动时始至外包项目结束时终。

第8条发生下列状况时，授权机构可调整或撤销原授权。

373

1.受权人发生重大越权行为。

2.受权人的行为失当导致重大经营风险或法律贲任。

3.经营环境、内部机构和管理体制发生重大变化。

4.业务外包计划发生重大变化。

5.其他状况。

第4章附则

第9条业务外包项目所波及的授权审批应当在授权范围内进行，不得超越审批权限。

第in条目后规定不履行或，；完个履行授权审?匕的行为,亚追究;进行经济彷罚和

行政惩罚。

第II条本制度由总经办负费制定和解释，经总裁审批后执行。

编制H期

审核日期同意日期

修改标识

修改处数修改日期

14.3外包方略及承包方选择

14.3.1外包业务承包方选择流程

374

部门

环节董事会及审计委员董事长（总裁）归口管理部门其他有关部门

签订

签订协议

协议

询定业务外包合

同

375

14.3.2技术服务外包协议范例

够捺状本

文本名称技术服务外包协议范例

编

执行部门

监督部门考证部门

技术服务外包协议

协议编号:

委托方（如卜称甲方）：-------------

服务方（如下称乙方）：

法定代表人：

--------法定代表人：

地址：

地址：

邮政编码：

----------------邮政编码：

联络：----------------------

联络：

甲、乙双方本着互利互惠।内原则，就甲方

----------------技术服务问题，经友好协商，根据《中华人民共和

国协议法》有关技术协议的规定及其他有关法律法规的规定，同意就如下条款签订本协议，共同信守执行。

第1条技术服务名称、出容L方式和规定------

I.1甲方需要就

技术项目（全称）委托乙方提供技术服务。

1.2甲方委托乙方提供的技术服务包括

等方面，详细参见本协议附件《技术

服务外包详细内容》。

1.3本协议约定的技术服务采用等方式实现，详细参见本协议附件《技术服务方式》

1.4本协议约定的技术服务应到达原则水平为

第2条协议履行期限、地点

2.I甲方协作事项应在

日内完毕：乙方应在本协议生效后日内完毕技术服务项目。

2.2协议履行地点根据服务方式不一样，可在甲、乙方所在地，亦可约定双方同意的其他地点。

第3条甲方的重要义务

3.1为了使乙方顺利开展服务工作，在协议生效

后来甲方向乙方提供有关技术背景及有关技

术数据、原始设计文献、样品材料等资料，。

3.2甲方向乙方提供工作场所及必要的工作条件，包括交通、食宿（原则）等。

3.3甲方根据乙方规定及时补充阐明有关状况，追加、修补有关资料、数据。

3.4向乙方支付约定的技术服务费用，费用金额及付款方式详见本协议第五条“

376

3.5其他_______________________________________________

第4条乙方的重要义务

4.I认真制定和实行技术服务的计划，按协议预定期限交付技术服务项目成果。

4.2乙方■在按照甲方规定提供技术服务过程中，应严格遵守所在地法律以及甲方有关制度。

4.3在甲方需要时，乙方有义务告知技术服务项目的实行进度和现实状况，并提供阶段性汇报，汇报频

度及方式如下：

O

4.4保留确切系统的技术服务档案和账目，保证费用开支的合法、合理。

4.5其他；

第5条技术服务费用支付___________________________________________________，包括如卜事项.

5.1乙方为甲方提供协议约定的服务内容，甲方向乙方支付费用总计

5.2甲方按照如下方式支付上述费用：.

措施防I卜

5.3甲方报销乙方提供技术服务过程中产生的开支，可报销的开支类型、报销凭证及流程详见附件

保密信息

《技术服务项目费用报销阐明》。的扩散,

尽最大也

第6条保密条款

许消除影

6.I甲方向乙方提供的技术资料、数据，乙方负有保密的义务。未经甲方容许，乙方不得引用、发

响。同步

表和向第三者提供。乙方需承

担违约贡

6.2乙方在提供服务过程中，对所获知的甲方机密信息及重大业务事项负有保密义务。

任并向甲

6.3保密义务同样合用于有关未经注册或未被授予专利权的发明文献和信息。方支付违

约金，违

6.4除以上保密事项，甲方有权根据技术服务项目实行状况和外界环境的变化，更新、修正保密条

约金

款。

MJ详细数

6.5乙方有逑反本协议的情形，无论故意与过错，应当立即停止侵害，并在第一时间采用一切必要

额由双方

协商确定。

6.6不管协议与否变更、解除或终止，本协议中口勺保密条款不受限制而继续有效，甲乙双方继续承

担约定I内保密义务。

笫7条验收原则及方式

7.I甲乙双方本着科学、公正、实事求是的原则，严格按照本协议约定的服务内容和规定进行验收，

377

由甲方出具验收证明。详细原则参照附件《技术服务验收原则》。

7.2甲方根据技术服务项目口勺实际状况，采用鉴定会、专家评估的方式验收或甲方单方承认视为验

收通过。________

7.3经甲方验收，乙方最终提供的服务与协议约定有差异的，在

期限内由乙方进行调整。

第8条协议中断及违约责任

8.1甲、乙一方单方面中断或暂停协议，必须提前一种月书面告知对方。因没有提前告知而导致的

损失，由违约方承担责任并按照如下原则支付违约金:_______________________________________

O

8.2因乙方原因导致本协议未完整履行，甲方有权向乙方索赔，原则如F：

8.3协议争议处理方式如下：

第9条附则

9.1本协议未尽事宜，双方应首先友好协商处理。

9.2本协议自双方当事人签字盖章之日起生效。______________________________

9.3本协议一式二份，甲、乙双方各执一•份。

第10条附件

10.1《技术服务外包详细内容》

10.2《名术服务方式》

10.3《打术服外验收原则》

银行:

开

甲方:户账号:

单位盖章:

乙方：

开户银行：

账号：单位盖章：

代表签字：

代表笠字：

年

月日年月日

编制日期

审核日期同意日期

修改标识

修改处数修改日期

378

14.4外包业务流程控制

14.4.1业务外包需求识别流程

审批

《业

配合

务外

审核编写《业务外包

包需

需求阐明书》

求说

明书》执行《业务外包需求阐明书》

379

14.4.2外包业务控制流程

部门

归口管理部门有关职能部门

告知承包方进行

协议

差异调整

终止

外包协议到期，项目验收

审核合

格后交接关键技术资

审核

料

38c

开具或提供付费

证书

14.4.3外包业务管理制度

够捺状本

制度名称外包业务管理制度

编

执行部门

监督部门考证部门

第1章总则

第1条目的

为使我司外包业务流程顺畅合理，规范参与业务外包人员的行为，保证业务外包期间企业资产安全，I.业

务外

维护企业利益，实现业务外包的战略目的，特制定本制度。

包的

第2条合用范围背景,

如企

本制度合用于我司所有业务外包活动的管理。

业外

第3条外包业务H勺界定

部环

境规

本制度所指H勺外包业务，重要是指为实现企业的战略经营目的，通过协议或协议等形式约定由外部服

定及

务提供商（如下简称为“承包方”）梃供的某些部分或所有业务。

企业

第2章外包业务流程中长

期发

第4条制定外包战略

展战

1.在决定与否将业务项目外包时，应考虑如下三个方面的原因。略。

（1）此项业务与否是运用我司没有的设备、生产系统、专业人员及专门技术。2.业

务外

（2）此项业务外包可以减少成本。

包内

（3）此项业务外包可以产生匕自己运作更多的利益等。容，

将部

77柘确把握企业美腱凫等力匕盈利环忙防止将企业美健业务外包,

分还

第5条编制外包项目计划书

是所

企业在确定业务外包内容后，指定与该项业务有关的职能部门编制计划书。计划书重要包括如下内容。有业

务职能交由承包商提供。

3.业务外包的详细实行程序。

4.业务外包的重要风险和预期收益。

5.其他有关内容。

第6条成立外包业务归口管理部门

381

进展状况。

1.外包项目计划书通过审核后，成立外包业务归口管理部门，由业务部门负责人、有关征询专家、外第

10

包项目协调管理人员、协议协商管理人员等构成，必要时还应包括法律及财会专业人员。

条

2.业务归口管理部门负责业务外包项目的详细实行，保证业务外包流程的顺利执行。

终提供的

第7条选择承包方产品（服

务）与协

1.外包业务归口管理部门公布投标公告，并与候选承包商建立联络，发放《外包项目竞标邀请书》及

议约定不

有关材料。参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交《投标书》及有关材料，重要内容包括项目处理

一致，及

方案、实行计划、资源配置、报价等。时告知承

包方进行

2.归口管理部门对承包方进行资质预审，评估承包方的综合能力。评估原因重要包括5个方面。

调整。

（1）承包方类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉。

第

（2）承包方与否与我司存在直接或潜在的竞争关系。11

条

（3）承包方在知识产权保护方面的力度和效果。

请书进行

（4）承包方的性价比与否合适；

审核。审

（5）其他原因。核通过后,

开具付款

3.确定标底并进行公开招标。

证书，按

4.组织企业其他职能部门进行开标、评标、定标。归口管理部门给出候选承包方II勺综合竞争力排名，

照企业规

定程序审

会同有关管理层及其他职能部门负贡人分析与候选承包方建立外包协议的风险，根据实际状况挑选出一家

批,支付

或几家企业作为业务承包方。

承包方班

5.归口管理部门和承包方就《外包项目协议》的重要条款进行谈判，到达共识，由协议双方代表签订