材设部工作流程

材设部工作流程

材料设备采购管理工作流程

主办部门材设部流程名称材料设备采购管理工作流程

副总经理材设部各职能部门供应商

制

订

采卜.提出采购需求|

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——2.编制计划预算］

计—

划

f3.列入采购计划

7

14.市j调查］

5.询价

j

调

查6.编制询价报告「—>7.询价预算核对

询____1

——8.确认产品质量

价-------

「一一________________J

1

\>/9.2|51央利坎舁核对

10.签订供应合同6-------►■签订供货合同

SLV

订11.支付履约

保证全—卜1发货

$

\/12.组织货物验收・—J^0货〕

I

~~►验收

13.办理,算单*-------------«

到--―►签认

货-------________1

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收

15.发票入账/—______1

I

14.付款一--------------\*收款

Q一怨一1

编修部门签发日期

材料设备采购管理细则

一、总则

1、材料、设备管理。本规定中所指的材料、设备管理是指直接用于开发项

目施工的所有材料、设备的选型、定位、采购、供应、保管、结算、转账以及信

息服务等管理活动。材设部下设供应科和物资科两个科室。

2、管理职责。

公司工程部负责材料、设备的选型、定位及质量管理。

公司材料组负责材料、设备的商务管理。

公司财务部负责材料设备的账务管理。

3、管理方式。根据采购供应对象不同，公司材料、设备管理分为甲供材料、

设备管理和非甲供材料、设备管理。

4、非甲供材料管理定位及管理。公司对非甲供材料的管理仅限于设计定位、

质量控制及信息服务管理。公司工程部应在施工招标时以招标文件的形式明确主

要非甲供材料规格、型号及质量控制标准等，材料组据此提供相关材料价格信息，

并确定施工招标标底，以此控制施工投标价。确定的主要非甲供材料规格、型号

及质量标准也是工程部在施工时控制材料进场的控制标准。

5、对于材料单价不便直接从施工单价中剥离、公司直接实施分包的分项工

程，工程部应在材料组确定施工单价前明确主要材料的材质标准及相应规格、型

号，并在施工合同中约定，作为主要合同条款。

6、工程部应根据项目整体开发计划、单项工程施工组织设计计划及施工合

同约定，编制材料使用计划，报经相关领导批准后，由材料组按计划实施。

7、为规范公司材料设备采购供应管理，公司应对合作成熟的材料供应商实

行合格材料供应商名单管理制度。目的是通过对供应商建档案管理，建立与供应

商的长期信誉合作关系，对供应商实行优胜劣汰机制，以减少采购环节，节约采

购费用。

二、合格供应商名单管理

1、名单的建立

材料组按供应材料品种的不同，将于本公司合作的供应商逐步进行分类建档,

详细记录供应商供应材料的品种、单价、材质、规格、型号，供应方式，合作次

数及时间，供应商的性质，公司职能部门对其每次合作的评价，有无不良记录等。

具备条件的供应商为合格供应商，成熟的合格供应商名单中单品种材料合格供应

商不少于3家（特殊情况除外）。

合格供应商需具备的条件是：

1）具备合法资格，具有符合法规要求的产品生产许可证明，产品质量达到或

超过产品标准要求，材料处于稳定期。

2）材料单价一年内无较大提价（行业原因除外），且与公司合作低于平均市

场单价。

3）与公司合作连续且正在合作；或合作两次以上，且最后一次合作结束时

间不超过一年。

4）两年内累计不良合作记录不超过两次。

2、材料供应商合同执行评价

材料采购合同签订后，材料组应对供应商的合同执行进行追踪考评，目均是

考评供应商的履约能力，对履约表现做好记录；合同履行完毕，公司相关部门应

对供应商履约能力及履约表现做出综合书面评价，条件成熟时，也可采用监理公

司、施工承包商的间接书面评价。履约评价记录是合格供应商档案的重要组成部

分。

3、合格供应商的确认

符合合格供应商条,牛的供应商均为合格供应商，供应科将其列入合格供应商

名单。

4、合格供应商的淘汰

1）名单中的供应商不符合合格供应商条件中任一款项时，应即时淘汰，供应

科将其从名单中剔除。

2）一年周期内，单品种材料合格供应商名单中的供应商均合格，公司相关部

门对所有供应商进行综合考评，将相对最差供应商淘汰。

3）淘汰的合格供应商两年内不允许参加公司的相同品种材料招标及供应。

三、材料设备的采购与供应

1、公司原则上采购供应所有设备。公司对具有下列情形之一的材料实施甲

供。

1）、材料对工程质量有重大影响的。

2）、材料对建筑物外观效果有重大、直接影响的。

1）、实行固定施工总价合同的，施工招标或直接采购前，工程部应以设计文

件、施工图或其他书面文件明确材料设备的材质或性能、规格、型号、色彩等,

并在招标文件中明确，施工合同条款中也应有相关约定。

2）、实行非固定施工合同的，材料或设备采购招标或询价采购前，工程部应

以书面形式明确待采购材料、设备的材质或性能、规格、型号、色彩等。

6、确定采购数量的步骤如下。

1）、工程所需材料由工程部与项目部根据设计图的要求确定，工程需用设备

数量由供应科与工程部共同确定。

2）、采用固定总价的施工合同时，发包人采购供应材料总量、批次供应量、

批次供应时间应在合同中明确规定。

（3）、采用非固定施工总价的施工合同，工程部应在设计施工图完善后，根

据确定的施工进度计划，与施工承包商一起确定发包人供应材料总量、批次供应

量、批次供应时间，并以补充协议（发包人、施工承包人、监理公司）签证的形

式明确。

7、供应商的考察与筛选。

供应科根据工程部提供的材料设备定位要求初选潜在投标人。

在合格供应商名单完善的情况下，原则上名单中的合格供应商均为潜在投标

人，但每次招标时，非名单中的投标人不得少于一家。

在材料设备合格供应商名单不完善的情况下，应尽量选择供厂家参加投标,

尽量少选经销商参加投标。

公司内部考察小组由公司相关领导牵头，材料组、工程部等相关部门派员参

加，目的是考察材料设备的材质（或性能）、规格、型号、色彩等是否符合采购

要求，供应商是否具备相应的加工与供应能力，以及信誉。合格供应商的相应档

案记录即为其获准参加投标的资格材料。考察后的潜在投标人报公司领导筛选,

并最终确定投标人。

8、招标文件的编制与审评工作。委托招标的招标文件由招标代理负责编写，

非委托招标的招标文件由供应科根据项目情况制定招标文件（含采购合同）文本,

由相关部门组织招标评审委员会审定。

材料供应科发送招标文件并进行答疑；材料供应科接受单位投标文件，核对

财务开具的缴纳投标保证金收据。

准备评标选票及《评审中标确认表》，通知招标评审委员会成员开标评审时

间、地点（招标地点由招标评审委员会确定）。相关专业工程师由招标评审委员

会同意后作为特邀代表出席。

组织召开项目材料评标会。材料供应科陈述招标考察情况后开标，统计投标

单位综合情况及报价，进行样品价格比对，当场电话联系投标单位进行第二轮报

价，根据二次报价、样品及综合比较情况，招标评审委员会成员进行讨论，对存

在的问题电话联系投标单位进行询问。

评审完毕向评委发选票，评委完成投票后收票，在监事会监督下统计投票结

果，得票最多的单位为中标单位，如果得票相同，对相同票数的单位进行重新投

票。投票情况当场公布，确定中标单位。填写《评审中标确认表》，参会人员签

字确认。

整理收存招标、投标文件及评审资料，招标评审会议记录，负责样品登记并

移交现场工程主管，作为现场收获依据。

对中标单位招标会中电话询价下浮部分，中标单位须出具正式盖章的投标价

格单交材料供应科存档。

材料供应科向中标单位下达《中标通知书》，通知相关项目部通知相关项目

部及财务科中标单位情况，中标价格及其他中标细节并与中标单位约定文本合同

洽谈签订时间。合同签订完毕后，由供应科发送至相关部门存档。

钢材、木材、水泥因进货使用周期较长，市场价格变动频繁，市场价格地域

性价格差异较大，运费价格高等因素，实行询价材料考察制度，供应科对建材市

场进行考察，填写《询价记录》报分管经理及招标评审委员会审定。在完成合同

签订后，供应科及时了解市场价格信息，每批次进货前落实钢材、木材、水泥的

进货数量、规格和价格，若有变动，及时制表通报招标委员会，按审核批准后意

见执行。

9、询价采购评审工作

公司各开发项目预算材料甲方共材中，采购金额在5万元以下的所有材料。

供应科负责进行材料市场价格考察，货比三家，填写《询价记录》，及采购合

同，由分管领导审核后，报招标评审委员会成员审定，按审定的意见确定供方和

产品。

确定供方和产品后，供应科进行合同整理，按照传阅会审意见修改后与审定

供方进行正式合同签订。

物资科做好样品整理存档工作，作为现场收货依据。

10、与长期战略合作单位的采购工作

在相关战略合作协议的有效期内，供应科依据现场材料使用情况，与相关战

略合作协议单位进行沟通，在相应材料使用前2个月，提报战略合作单位申请,

报招标评审委员会审定，按审定意见与相关战略合作单位进行沟通，提报材料计

划，签订供货合同，进行供货准备工作。

11、采购物资合同签订工作

1）、招标合同签订：供应科根据相关中标材料中标情况，依据中标价格、明

细、技术要求及合同传阅会审意见等，与中标单位进行合同签订工作。

2）、询价材料合同签订：供应科根据询价记录表中确定的价格、明细、技术

要求及合同传阅会审意见等，与确定的询价单位进行合同签订工作。

3）、公司分管经理负责对签订合同的审阅工作。

4）、供应科组织正式合同签订，一式五份。先由供方签字盖章，再由经办人、

公司分管领导（异地由异地项目部经理）签字，最后报经总经理审签。报公司办

公室登记备案，加盖合同专用章或公章，异地项目部加盖异地合同专用章或公章。

5）、合同签订完毕后分发至：财务科、档案室、物资科、供应科各一份，供

货方一份，异地材料员留用合同复印件一份。合同在签订完成三日内移交到位,

设合同分发记录本、样品移交登记表，并做好分发记录。

6）、标准合同文件文本条款如有改动的，需招标评审委员会传阅审议后确定。

12、供应

材料设备供应商根据合同约定的数量及日期直接向施工承包商提交货物，同

时物资科、工程部配合施工承包商验收货物，并由物资科开具公司入、出库单（四

联单），供应商、施工承包商、供应科各执一联。

四、材料款支付工作

1、供应科根据合同及发票开具情况，按月整理《月度材料用款计划J》报分

管经理审核签字。

2、由董事长审批月度材料用款支付数额。

3、供应科依照《月度材料用款计划》办理月度材料付款。

4、供应科办理单据签字手续。签字程序依次为供应科、物资科、财务科、

分管经理、董事长，由财务办理支付。

五、质保金清退工作

1、根据合同的约定，材料质保期限已到的供货单位，由供货单位派出专人

进行质量回访，回访住户、物业科，并填写《质保期满供方回访单》。

2、拟清退质保金的供货单位到财务科核实是否到合同约定的清退时间及条

件，由财务科负责出具可以办理清退的说明。

3、供货单位持财务科《说明》及《回访表》到售后服务部审核《回访表》

内容的真实性，如存在未结案情况（或客户因质量问题欠费不缴的情况），则不

能予以办理清退，并由售后服务部协调责任单位及客户解决问题达到100%结案

率。

以上回访等工作全部完成，售后服务部确定没有代扣的维修费用后，书面通

知财务科。

4、财务科收到售后服务部的书面通知，审核该材料质保金清退额、应扣代

维修费用、财务对账等完善后，办理《保修费用结算清退会审表》。

5、会审表由售后服务部、工程部、供应科、财务科、分管经理会签，确实

无遗留问题后签署同意清退意见。

6、各部门审核完成后，供应科按照财务科提供的《质保金清退明细表》办

理相关手续，按照合同金额与售后服务中心提供的需扣除的维修费用，与供方核

实应付款额。

附件1

承包单位供材管理办法

为加强和规范工程供材工作，提高供材工作质量和效率，根据《建筑工程施

工合同》及有关供材文件规定，制定如下供材管理办法。

一、供材范围：

钢材、木材、水泥、商佐。及《预算材料总计划》中所包含甲供的成品、半

成品、设备等材料。

二、供材计划

1、水泥、钢材、木材、商验材料计划：施工单位根据预算材料计划及工程

现场情况分批次提报计划，供应科依次组织材料进场。

2、半成品、成品等材料计划：施工单位根据材料计划及施工现场情况，分

类别（如水、电、暖等）汇报、提报。

3、施工单位提报材料计划，按材料名称、规格、单位、数量、使用部位、

质量要求、进场时间等列表，经监理、建筑公司、项目部、物资科、分管经理、

董事长签字后，原件由物资科留存，复印件报供应科。

4、水泥、钢材、木材提报时间：材料进场时间提前一周报材料计划。半成

品、成品等材料提报时间材料进场时间提前一个月报材料计划。

5、施工单位因少报、漏报、迟报材料计划，影响施工，责任自负。

三、材料供应：

1、材料供应科依据施工单位材料计划，组织材料采购招标及购货合同。

2、所有材料均采取供货单位直接供货方式送至施工现场。货到现场，施工

单位会同物资科、工程部及时组织材料的进场验收工作。验收清点后，物资科及

时开具公司材料入、出库单。

3、所有材料进场后必须按照规定进行取样送检。

附件2

对材料出现问题的供应单位处理办法

在项目部现场材料管理中，针对材料供应商在现场材料进场、使用、售后过

程中出现的以冽充好、质量问题、供应不及时、服务不到位等影响项目质量、工

程进度的想象，现提出对相关责任单位处理办法：

一、对供货单位未按现场要求时间进场，造成项目现场延期、误工等损失,

由现场项目部进行评估核算后，根据收集证据情况，通过法律途径，向该单位进

行索赔。

二、材料进场后，经现场初步检验，与招标或考察样品不符或材料质量达不

到合同要求，供应单位不配合退换货的，由现场材料员对已进场材料进行封存,

并通知财务科停止对该单位的一切付款，待供货单位纠正错误后，再根据现场项

目部意见进行付款。所造成延期、误工等损失，由现场项目部进行评估核算后,

处理意见报评审委员会审定，向该单位进行索赔。

三、材料进场后，经外观验收及质监站检验合格，但材料在使用中发现存在

质量问题的，由现场材料员对未使用材料进行封存并通知财务部门停止支付应付

材料款，对延期、误工损失，由现场项目部进行评估核算后，处理意见报评审委

员会审定，报财务部门根据招标评审委员会意见进行扣款处理。

四、项目交工后，对材料出现问题的，挂账材料及质保金停止支付，用于维

修更换费用，并对造成的影响及损失由售后服务部进行评估，处理意见报招标评

审委员会审定，报财务科根据招标评审委员会意见从余款中扣除作为补偿。

五、对上述现场材料出现问题不配合的单位，公司停止其一切经济合作往来,

停止拨付材料款，己入围公司战略合作伙伴单位的暂停其资格，并由项目部售后

服务部评估直接、间接损失，由招标委员会审查通过后按照合同约定进行索赔或

扣款。

六、严格按照公司相关文件规定、严格现场验收制度，杜绝不合格材料进场，

把好材料进场关。供应科应对招标及考察样品专人管理存放，货到现场材料员协

调施工单位、项目部、监理单位共同对比验收。施工工程中，工程管理人员同监

理进行过程控制把关。

材料设备物资管理细则

一、总则

⑴材料，设备管理。本规定中所指的材料，设备管理是指房地产开发企业直

接应用于开发项目施工的所有材料，设备的选型、定位、采购、供应、保管、结

算、转帐以及信息服务等管理活动。

⑵管理职责。

公司工程部负责材料、设备的选型、定位及质量管理。

公司物资科负责材料、设备的商务管理。

公司财务科负责材料、设备的账务管理。

⑶管理方式。根据采购供应的对象不同，房地产开发企业材料、设备管理分

为公司供应材料、设备（甲供材料、设备）管理和非公司供应材料、设备（非甲

供材料、设备）管理。

⑷非甲供材料管理定位及管理。房地产开发企业对非甲供材料的管理仅限于

设计定位、质量控制及信息服务管理。公司工程部应在施工招标时以招标文件的

形式明确主要非甲供材料规格、型号及质量控制标准等，物资科根据此提供相关

材料价格信息，并确定施工招标标底，以此控制施工投标价。确定的主要非甲供

材料规格、型号及质量控制标准也是工程部（或监理公司）在施工时控制材料进

场的控制标准。

⑸对于材料单价不便直接从施工单价中剥离、公司直接实施分包的分项工程,

工程部应在物资科确定施工单价前明确主要材料的材质标准及相应的规格型号，

并在施工合同中约定，作为主要合同条款。

物资科应根据项目整体开发计划、单项工程施工组织设计进度计划及施工合

同约定，编制材料详细采购计划、报分管领导后，明示工程部及财务科，物资科

按计划实施。

二、物资保管

⑴材料，设备的保管

①经施工承包商、监理验收无误后的材料、设备由施工承包商负责保管。公司

应保证施工合同中约定。

②施工承包商与材料、设备供应商为同一责任人时（如电梯供应与安装），对方

发货前应及时通知物资科，工程部负责协调材料、设备现场堆放场所。

③因工程保修需要而预留的材料（或设备配件），由施工承包商或物业公司接受

并保管。

④供应商持有的入库单，由物资科组织办理入、出库单据，入、出库单据上的

材料、设备数量，规格，型号等必须由开发商签发的收料单据一致，并且出

库单据上应有开发商物资科人员签字确认。

（2）材料，设备进场检验要求

①检查进场材料，设备供货厂商的法人，地址，营业执照，资质证书，合格证，

检测报告等资料是否相符齐全。

②检查进场材料，设备的数量是否符合合同要求及物资采购计划要求。

③检查进场材料，设咨的色泽及材质（指材料），外观等是否符合设计要求。

⑤检查进场材料，设备的品牌是否符合合同要求。

⑥检查进场材料，设备是否符合出厂标准或有关国家执行标准及合同需要达到

的要求。

⑦检查进场材料，设备与材料样品是否相符。

⑧检查进场材料，设备合同要求的配件等是否齐全正确（指设备或管件）

以上进场材料或设备的检查必须做到100%山工程部负责同监理，供应、物资

等单位共同参与进行。

(3)、材料查收：

3.1凭证验收：物资管理人员要认证核对入库材料的质保书、合格证、发货

清单，核对无误后接收。

3.2数量验收：物资管理人员对入库材料进行检尺、量方、过磅、点数等。

3.3质量验收：物资管理人员要认真查验包装是否完好，有无变质，上锈、

变形、规格是否符合要求等。

3.4钢材类查收：一车装多种产品的，先检斤过磅，按理论重量进行分摊,

理论重量与检斤重量的比例按W8控制，仓库按理论重量出具收到条。按检斤进

货的钢材类以实际检斤计算，必需按检斤数量打条。

3.5线缆类查收：供货商必须保证线缆实际长度与规格的准确率为10/，

管理人员随机查验数量，与供货清单相比短缺的数量，在出具收货证明时加倍扣

除。对按长度计量的小型电缆线材仓库要逐一测量查验标码，不变测量的大型线

缆由使用单位在实际使用过程中测量计算，仓库以实际测量数确定收货数量。

3.6物资进入工地时采购员必须随货到现场进行清点交接，特殊情况不能随

货清点的，采购员应该主动将供应商名称及物资清单通知相关物资管理人员，否

则物资管理人员一律拒绝收货。

3.7对于未能抽检到的不合格物资，各使用单位如在使用过程中发现问题,

要在2日内向物管科报告，逾期不报者，由使用单位自己负责相关责任。禁止使

用单位私自与供应商调换，物资科接到反馈后，负责在当天通知采购部门。如果

是采购物资本身存在质量问题，采购部门负责与供应商协商，积极做好退换货及

索赔等工作。采购部门应及时处理，做到不影响各部门正常工作。

3.8对部分物资的质量问题，因我公司不具备鉴定能力的，由供应商和施工

单位共同指定权威部门进行鉴定，鉴定费用由双方承担。如果鉴定不合格，则鉴

定费用由供应商承担并取消供应商资格。

3.9在入库时，物资管理人员要按照采购计划接收材料入库，对于无计划或

超计划采购的物资必须由分管经理签字补计划，否则一律拒收。对钢材等计检斤

入库的特殊物资，因不好分割等原因造成的超计划可适当控制在5%以内，予以

酌情接收。

(4)物资仓库管理

4.1供应商进货到一施工现场一由物资科接货一项目部核对资料一物资科

实物验收一合格后一办理入库手续一由仓库管理员进行查收、维护保养、定期盘

点、一由物资科开具领料单一项目部签字确认一仓库管理员核对领料单一仓库管

理员清点材料一物资科办理出库凭证一仓库管理员提交仓储管理报告一由董事

长审核一存档、整理资料p

4.2材料设备供应商按照采购合同要求对材料设备进行出厂核对，核对无误

后，委托运输方将其准时运抵交货地点，并通知物资科派遣人员接货。

物资科协助项目部接货。双方进行统一验收，验收如果不合格的材料或设备

由运输方将其一并退回供应商。此后事宜，供需双方再做协商处理。

对验收合格的材料设备，由物资科专业人员建立账目，并进行入库处理。

物资科仓库管理员对验收合格的材料设备进行分类并协同相关人员作入库处理，

每样材料或设备均需进行详细的编码或者，按类型分类摆放，并做记录，一便口

后查验和库存管理。

特殊的材料需要采用特定的方式保护（如密封等）

仓库管理员需要定期对材料设备进行盘点，并详细记录盘点情况，编制完成

书面的《库存盘点记录》。

（5）材料设备运输管理制度

第一，为了确保材料设备在运输过程中不受损失和损坏，特制定木制度。

第二，本制度适合用于对项目施工所用材料设备的运输管理，其范围既包

括公司仓库向分仓库运输，也包括由仓库向施工现场的运输。

第三，所运材料设备到达施工现场后，施工单位负责人同物资科人员根据

《材料设备清单》共同进行材料设备的清点和材料设备质量检验，并进行记录签

字。

第四，材料设备的搬运质量直接关系到工程的产品质量，除上述条例在材

料设备搬运时应严格要求遵守外，对其他材料设备的运输管理严格注意人员、设

备及被搬运物资的安全，还要尽量避免材料设备在搬运过程中发生划伤磕碰。有

包装的材料设备应严格按照包装上标注的标志作业，保证材料设备包装完好无损,

以确保材料设备在运输过程中不受损坏。

第五，材料运输中所产生的费用，所产生的费用由供应商出具，若仓库搬

运施工工地时，应有开发企业负责，制定《运输曲》由分管经理签字，董事长签

字后到财务科报销。

三、《物资采购计划表》的编制

施工单位提报《物资采购计划表》

工程部现场管理人员审核并签字

物资管理人员签字

分管经理审核并签字

总经理审批

I

转交采购人员启动物资采购程序

施工单位提报《物资采购计划表》分以下阶段

1）基础±0.00：钢材、水泥、木材。

2）1〜5层：钢材、水泥、木材、给排水管材、管件；配电箱、消防箱、屋

面瓦、内外墙砖、暖气片等。

3）6〜11层、闷顶层：钢材、水泥、木材、开关插座、灯具、单元门、进

户门、楼梯踏步、楼梯扶手、电梯、太阳能等。

4）配套项目材料由配套施工单位提报，经成本控制部、工程部审核。

5）钢材、水泥、木材计划提前一周提报，其它材料提前十天提报，由材料

员负责督促办理。

6）依据工程部确定使用材料、设备的质量标准、规格型号和技术标准，根

据工程进度，施工单位提出《物资采购计划表》由工程部审核后交物资科，由物

资科负责报副经理审核总经理审批，审批后转交采购部启动采购程序。

7）材料采购员收到《物资采购计划表》后根据物资使用日期及时进行招标

采购及进货工作。

8）施工单位提报的材料计划可控制在成本控制部预算材料计划（正式计划）

的±5%范围内，超出预算材料计划±5%部分需进行核查。

9）对于钢材等价珞波动较频繁且调整幅度较大的材料，供应人员应根据市

场信息，及时与供货商联系，调整供货价格，详细记录价格调整日期，报分管经

理审核。结算时依据《领料单》开具日期，确定钢材价格。

四、材料出入库办理流程

供货单位将材料送到施工现场

物资人员和施工单位共同验收后，

由物资人员出具《材料入出库单》

供货单位持《入库单》、施工单位持《领料单》、

物资科和供应科各持一联

I

供货单位持《入库单》和发票到财务科办理手续

I

办理《三大材》、《半成品材料》、《单体实供材料》

《周转材料》台帐登记

《材料入出库单》分为四联，由物资人员开具，物资、采购、供货商、施工

单位各i联。

五、工程竣工材料结算流程

1、根据《出库单》按格式编制完成后与财务核对材料定案

与施工单位完成甲供材明细对帐

完成明细对帐后按格式编制《甲方供材实供明细表》并签字盖章

I

报公司成本控制部审核

I

公司成本控制部提供《甲供材结算明细表》

依据与财务、施工单位定案的《甲方供材实供明细表》及公司成本控制部提供的

《甲供材结算明细表》编制《超欠供明细表》

公司分管经理、经理审核签字

2、物资人员依据合同、《供货清单》进行核对后，办理材料入出库并出具《入

出库单》，一份随发票到财务，一份交采购部门，一份交项目部。根据施工单位

提供的《领料单》办理出库，入库材料数量、规格、型号必须和出库数量、规格、

型号一致。

3、物资人员办理完成材料出入库手续后，由采购员持发票、《入库单》到财

务办理付款凭证粘贴，由财务人员进行审核。每月31日前，物资部门出具当月

物资入库总额、出库总额、库存总额报表，一份转财务部门、一份转供应部门，

三个部门同时对账，碓保账账相符。物资部门核对入库单、领料单汇总，确保账

物相符。

4.所有供货商全部走完上述流程后，才能进入付款流程。

5.项目结束后物资部门出具各项目部领料分类明细，经项目部经理签字确认

后转成控部门。

6、物资人员及时登记《单体工程实供材明细台帐》，并根据《出库单》及单

体材料计划，随时掌握供应情况并及时与材料采购部人员反馈，杜绝超供现象。

7、工程现场使用的配套、临三通等材料，办理《周转材料入库单》，登记《周

转材料台帐》，内容包括：临时用电电缆、变压器、分线箱、水泵等材料、设备。

可回收利用的必须在周转材料台帐中注明。

8、回收入库周转材料，由工程项目部现场主管作为使用管理人办理领用手

续，经工程部负责人、分管领导签字审批后方可办理。

9、现场使用管理人负责周转材料使用过程中的保养、管理工作，确保材料

设备的存放安全和正常使用。

10、列入回收的周转材料，现场使用管理人负责在工程完工后周转材料的回

收工作。无法回收的需书面由工程部负责人核准，报分管领导审核，总经理审批

后，与采购员办理核销手续。

11、财务部门进行单体项目进度拨款时，如有供货单位已供材未开发票，由

采购员联系供货单位提供单体项目己供货明细，农财务部。

六、统计

1物资管理人员在每月31日前对当月的材料领用情况按项目部进行汇总统

计，汇总内容包括材料类别、数量、单价、金额等，分别传递给财务科、供应科

对账。

2物资管理人员在进行发票入库时，要认真审核发票清单同收到条上的物资

明细是否相符，发票所付货物收到条是否齐全，收到条是否规范、真实，发票金

额是否准确，审批手续是否齐全，确认无误后方可办理发票入库手续。

七、公司材料人员配置及主要工作

物资管理员主要工作：现场材料的出入库、仓库管理、材料管理、台帐登记，

周转材料的管理、建档、回收等工作。

重要设备招标采购管理制度

第1章总则

第1条为了规范公司公开招标的采购行为，确保合格供应商中标，特制定

本制度。

第2条根据公司相关规定，本制度所指设备特指价值在元以上的设备

以及其他依照国家和行业规定，需要进行招标采购的设备。

第3条权责主体。

1.公司成立招标采购领导小组，全面负责招标采购过程的管理工作。

2.材设部在采购领导小组的领导下开展工作，包括招标的准备工作、组织

工作以及合同管理等工作。

第2章招标准备

第4条确定招标期限。

采购领导小组根据公司采购管理制度，确定公开招标的期限和具体要求。

第5条材设部根据采购设备的特征和类型，拟订招标文件，并将文件报招

标领导小组审核后公布。

第6条招标文件的内容。

1.招标公告。

2.招标书及其附件。

（1）《招标邀请书》、投标人须知。

（2）采购合同的通用条款、专用条款。

（3）采购设备的型号等要求一览表（格式）、技术规格（规范）、图纸。

（4）投标书格式：资格审查需要的报表、工程量清单、报价一览表；投标

保证金格式及其他补充资料表。

（5）双方签署的协议书格式、履约保证金格式、预付款保函咯式等。

第3章发布招标公告和进行资格预审

第7条发布招标公告。

采购设备招标公告发布媒体要选择行业内熟知的报刊、信息网络或者其他媒

介，必须是国家正规媒体。

第8条招标公告应当载明招标人的名称和地址，招标项目的性质、数量、

实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。

第9条材设部负责投标文件的接收和登记工作，并接受相关投标事宜的咨

询。

第10条采购领导小组对投标人在《招标邀请书》中提供有关资质证明文

件和业绩等信息进行资格审核。资格预审主要内容及条件包括以下6个方面。

1.投标申请人企业资质等级满足招标项R的资质要求，组成联合体投标的，

联合体各成员单位资质等级均需满足要求，并明确规定联合投标协议书的责任。

2.投标申请人是独立法人单位，具有独立签订和履行合同的能力。

3.投标申请人企业法定代表人或授权委托代理人要身份合法、证件齐全有

效。

4.投标申请人没有处于被责令停业，被取消投标资格，财产被接管、冻结，

破产的状态。

5.没有因骗取中标或严重违约或发生重大质量、安全事故而正处于被调查

处理或停业整顿的阶段。

6.投标申请人提交的资格预审材料符合资格预审文件要求，并且齐全、真

实、有效。

第11条设备选型在确定3〜5家供应商之后进行，采购领导小组负责设备

的选型工作，并填写下表所示的选型建议表。

选型建议表

厂家型号厂家型号厂家型号厂家型号备注

IIIIIIIV

主要技术参数

设备相关标准证明

设备售后服务能力

零配件供应及时性

报价情况

付款方式

市场调查

材料设备部意见

项目管理部意见

总经理批示签名：一年—月—日

第12条招标人要求投标人提交投标担保的，应当在招标文件中明确投标

担保的方式和金额。投标担保可以采用投标保函或者投标保证金的方式。投标保

证金可以使用支票、银行汇票、现金等。投标担保金额控制在投标总价的1%,

最高金额不超过最万元。

第4章开标、评标和中标

第13条开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公

开进行，开标地点应当是招标文件中预先确定的地点。

第14条开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。

第15条开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，

也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆

封，招标人宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。

第16条招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投

标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读。

第17条开标过程应当记录，并存档备查。

第18条评标由采购领导小组组建的评标委员会负责，委员会成员由外请

专家和本公司招标代表组成。

第19条采购领导小组必须确保评标过程的保密性。

第20条评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容做必

要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文

件的实质性内容。

第21条评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文

件进行评审和比较。设有标底的，应当参考标底。评标委员会完成评标后，应当

向招标人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。

第22条采购领导小组应根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中

标候选人确定中标人。

第23条采购领导小组向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知

所有未中标的投标人。

第5章签订采购合同

第24条公司按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同，不可另行

订立背离合同实质性内容的其他协议。

第25条在不违背合同根本条款的前提下，公司可以就合同的具体条款同

中标人进行合同洽商和谈判。

第6章附则

第26条公司严禁员工个人串通投标人骗取标底。严禁在招标过程中，员

工向相关投标人泄露有关标书的任何信息。违者将处以扣除奖金、降职以至开除

的处罚。

第27条本制度由材设部拟订，经工程总监审核，总经理审批签字后生效

实施。

第28条本制度未尽事宜，由材设部另行规定。

相关部门指定材料采购管理细则

第1章总则

第1条为了维护公司利益，对国家相关部门指定产品的采购活动进行有效

控制，确保第一时间解决问题，特制定本细则。

第2条公司目前涉及的采购指定材料的部门主要是供电局与消防局。

第3条本细则适用于对相关部门指定材料采购事项的管理。

1.供电局指定产品包括住户箱、电表箱、熔丝箱