项目档案的管理制度

项目档案的管理制度

项目档案的管理制度1

文件及技术档案管理工作，是工程施工的延续，但常常因项目

经理部的解散、人员调动等原因而滞后，为了使本项目在该方面

的管理工作上一个新台阶，同时为以后的工作提供依据，体现'重

生产同样重技术档案管理’的方针，实现生产和内业双丰收，特制

定文件、技术档案管理制度。

(1)文件及技术档案管理的任务、意义

①文件及技术档案管理的任务是

按照一定的原则和要求，系统地收集记述工程建设全过程中

具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料，并按归档制度加

以分类整理，以便完工验收后，完整地移交给有关技术档案管理部

门。

②文件及技术档案管理的意义是

可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性，组织有序的

交流，及时满足施工生产的需要，出了问题，有据可查，从而起到稳

定正常生产的作用。

(2)文件及技术档案管理制度

①文件管理制度

施工过程中发生的往来文件，项目经理部应设专职人员，按照

is09001：20_的要求进行专门管理，并形成硬性规定，并由此建

立文件管理制度。

②技术档案管理制度

施工过程中产生的技术资料，项目经理部应设专职人员，按照

is09001：20_的要求进行专门管理，井形成制度贯彻落实。

(3)文件及技术档案管理的方法

①文件管理方法

a、收集：主要是注意搞好日常文件的管理工作。

b、整理及编目：是在文件全面收集基础上，对来文或发文进

行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区

分。同时按文件的收发时间编制目录，该受控的要建立受控文件

清单并加盖受控章。

②技术档案管理办法

a、收集：由项目经理部工程管理部统一管理。

b、整理及编目：是在技术档案材料全面收集基础上，定技术

档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身

的自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划

分，使同一项工程的技术档案都集中在一起，以便能够反映该项目

工程的全貌。而每一类别下，又可按专业分为若干类。编目方针

为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系，便于检查。

(4)交工验收及资料整理

①建立技术资料复核制，来源于施工过程中的资料，必须现场

填写且有人复核，决不允许一人一填到底，更不容许事后补填，且

资料能够反映工程实际。

②交工验收资料的整理，要从工程施工一开始就着手抓，先化

整为零，再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统

O

③加强交工验收及资料整理的管理工作，彻底根治此方面滞

后的弊病。

(5)竣工资料整理、竣工图绘制

①在交工资料的基础上，进一步完善成竣工资料，摒弃持久

战。

②每一分项工程完成后，要随即把施工中变更的部分用铅笔

描绘在原施工图纸上，并注明变更的依据及日期等。

③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩，

作为奖罚的依据之一。项目档案的管理制度2

为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程

文件归档整理规范》等文件的有关要求结合本公司实际情况和公

司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。

一、归档范围

主要为工程和设备档案资料

1、工程档案是指各类报批文件（对政府各行政部门的各类报

批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件）、各类

合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的陆件、

补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及

报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照

片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文

件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报

告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他

需要存档的文件等。

2、设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保

障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收

归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设

备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶

段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检

3、验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验

标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记

录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及

处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件

和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备

仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维

修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改

造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、

技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴

定及成果申报奖励等各类文件。

二、档案保密制度

1、档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项

保密制度。

2、凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格

控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批

准。

3、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，

严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司

秘密。

4、对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清

册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。

三、档案工作人员岗位职责

1、热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案

专业知识。

2、负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、

整理、立卷、归档工作，积极提供利用，为各项工作服务。

3、按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。

4、积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监

督、检查和指导。

5、办理领导交办的其他档案业务工作。

四、档案管理制度

1、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案春，确因工作

需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。

2、档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无

关的东西,做到完整安全，存放有序，查找方便

3、做好档案柜内‘六防'（防盗、防火、防尘、防阳光、防

潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整

洁、安全。

4、对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有

效措施。

5、凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设

备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材

料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件

随机使用。

6、档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和

统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用

铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面

写在左上角，然后填写好卷内目录。

五、档案安全制度

1、严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人

负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理

人员不得随意翻阅档案柜里的档案。

2、每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切

实消除安全隐患。

六、档案资料查阅利用制度

1、本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的，

档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得

超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常

用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。

2、档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况

需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出

的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归

还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜

里资料时须经主管领导同意后方可进行。

3、档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方

可交付。

4、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、

作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，

依法追究当事人行政、法律责任。

5、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利

探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。

七、档案的收集

1、档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的

资料应及时登记。

2、工程档案资料按项目收集档案应按系统分类统一存放档

案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。

3、设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联

系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的

自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。

4、应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交

总工程师审阅确定用途。

5、勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应

编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

6、项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资

料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施

工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。

7、本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收

集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。项目档案的管理

制度3

第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有

效保存和应用档案信息，制定本制度。

第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种

技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪

要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报

表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整

理、报送、存档、应用及管理工作。

第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单

位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的

来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、

审核与报送工作。

第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防

盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参

照公司综合档案管理办法。

第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行

相关部门及时提供。

第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及

时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统

数据更新的，应同步更新。

第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归

档C

第十条保存三年以上的.工程类档案资料应移交综合管理部

档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

第十二条本制度从一月一日起执行。项目档案的管理制度4

1为规范档案管理，充分发挥档案作用，更好地为公司各项

工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档

案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关

规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

L2本制度适用于公司系统各单位，公司下属单位可结合实

际，制定本单位的档案管理制度。

1.3公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。公司档

案室负责集中管理全公司各种类和载体的档案，各部门负责本部

门资料的归档和管理工作，人事部负责人事档案的管理工作。

L4公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗

位责任制。各部门及有关人员按照其岗位职责，负责本岗位在工

作中产生的各类载体材料的归档工作。

L5部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整

理，填写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。

1.6公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整

安全的职责，任何人不得拒绝归档，对私自损毁档案和不按要求

归档的，应当追究有关部门和责任人的责任。

2文件材料的归档

2.1归档范围

凡公司在各项工作活动（包括筹备、成立、经营、管理及产

权变动等）中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载

体材料应列入归档范围，包括但不限于以下内容：

2.1.1发文、收文（上下级单位和外单位的来文）。

2.L2会议材料：由公司及各部门负责组织召开的各种重要

的综合、专业、专题会议材料，包括会议指南、会议讲话、报

告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等，以

及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料。

2.L3各类统计报表、统计资料，生产经营简报、月（周）

报。

2.L4公司规划、经营分析、财务分析等专题材料。

2.L5合同协议文本包括合同协议（正本）、合同审批（会

签）表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议

的处理情况记载及有关材料。

2.1.6调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料。

2.L7科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、

鉴定报奖、推广应用等材料C

2.L8基建项目材料包括公司基本建设项目前期材料、设

计、施工、监理、竣工和验收文件图纸等材料，以及使用、维

修、改建、扩建等材料。

2.L9会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务

移交清单等。

2.L10上级视察、对外交流、工作组调研、党政工团等各

项业务管理与活动中产生的文件（交流）材料、报告、录音录像及

照片等。

2.L11上级或其它单位颁发、赠与的奖状、奖杯、奖牌、

证书、锦旗，以及上级领导或名人的题词、书画、签名留念册

等。

2.1.12公司及各部门负责印制的对外宣传材料、印刷品、

音像制品等。

2.1.13依靠传播媒体展现的、有保存价值的，以特殊载体

或电子形式存在的有保存价值的网站文件、电子邮件、多媒体文

件、程序文件、结构性文件等。

2.1.14电力营销过程中形成的具有保存价值的各种资料和

记录。

2.2归档文件材料来源

2.2.1公司内部形成的文件材料。

2.2.2公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应投公司

的文件材料。

2.2.3公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。

2.2.4公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文

件材料。

2.2.5公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交

的文件材料

2.2.6公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材

料。

2.2.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。

2.3归档文件材料载体

归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底

片、胶片、实物等各种载体形式。

2.4归档时间

2.4.1管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年二半年

归档。

2.4.2科研课题、基建项目、信息化项目文件材料在其项目

鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、

单项归档。

2.4.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接

收后即时登记，安装调试后归档。

2.4.4公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动

结束后及时归档。

2.4.5会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归

档，保管一年后向档案室移交。

2.4.6审计（纪检）档案由审计和纪检部门负责收集整理，在

工作结束后的次年6月前向档案室移交归档。

2.4.7合同（招投标）文件在合同办理完毕后三个月内向档案

室移交归档。

2.4.8磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应

在工作结束后及时归档。

2.4.9电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归

档时间一致。

2.4.10下列文件材料应随时归档

2.4.10.1变更、修改、补充的文件材料。

2.4.10.2公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门

或个人手中的文件材料。

2.4.10.3公司产权变动过程中形成的文件材料。

2.4.10.4其他临时活动中形成的文件材料。

2.5归档要求

2.5.1整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持

其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

2.5.2归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭

证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。

2.5.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或

少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文

的要译出标题后归档。

2.5.4具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份

纸质文件归档。

2.5.5归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

2.5.6归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的

和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文

件材料应保持其一致性。

2.5.7公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位

的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相关

的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。

2.5.8各部门文书人员应检查本部门归档文件材料的齐全、

完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责

人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写

归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。

2.5.9交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移

交清册各留一份以备查考。

3归档文件的分类和定义

公司档案分为：A文书档案、B生产运行档案、C会计档

案、D工程建设项目档案、F审计档案、G照片档案、H合司档

案、K科研档案、R荣誉、实物档案、S传媒电子档案、_信息化

项目档案、Y营销客户档案、Z招投标档案。

3.1文书档案

文书档案是指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成

的有保存价值的各种形式的历史记录。

3.2生产运行档案

生产运行档案是指企业在电力生产、调度运行中形成的有保

存价值的历史记录。

3.3会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专

业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

3.4工程建设项目档案

工程建设项目档案是指从建设准备阶段到项目竣工验收以及

运行维护技术改造过程中形成的、具有保存价值的历史记录。

3.5审计档案

审计档案是指在各类审计活动中直接形成的，具有保存价值

的以纸质、磁质、光盘和其它形式存在的历史记录。

3.6照片档案

照片档案是指企业在社会活动中直接形成的以静态图像为主

的有保存价值的历史记录。

3.7合同档案

合同档案是指企业在各类活动中与自然人、法人或其它组织

就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意

向书及其过程纪录。

3.8科研档案

科研档案是指在科学技术研究与管理、知识产权管理活动中

直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像等各种形式的历

史记录。

3.9荣誉、实物档案

荣誉、实物档案是指企业在工作活动中形成的具有保存价值

的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。

3.10传媒电子档案

传媒电子档案是指企业或者个人在社会活动中形成的、依靠

传播媒体展现的、具有保存价值的，以特殊载体或电子形式存在

的历史记录。

3.11信息化项目档案

信息化项目档案是指电力企业信息化项目建设过程中形成的

具有保存价值的资料和文件。

3.12营销客户档案

营销客户档案是指在电力营销过程中形成的具有保存价值的

历史记录。

3.13招投标档案

招投标档案是指在企业招投标活动中直接形成的具有保存价

值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的历史

记录。

4归档文件整理

公司各种类档案根据公司分类表进行分类，按照公司档案基

础业务作业指导书进行整理。

4.1文书档案的整理

文书档案由公司总文书和部门文书在每年的第一季度将次年

的文件材料向档案室移交。档案室汇总后按照公司文书档案分类

规定进行分类，再按照《归档文件整理规则》DAT/22-20_的相

关规定，以件为单位进行规范整理。

4.2生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案的整理生

产运行、工程建设、科研、信息化项目档案由各职能部门负责收

集，保证齐全完整准确后向档案室移交。生产运行、工程建设、

科研、信息化项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要

求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的有

关规定进行整理。

4.3合同、招投标档案的整理

合同、招投标档案由合同、招投标主管部门负责收集汇总后

移交档案室。合同、招投标档案可归入工程的，按照科技档案进

行整理。单独归档的按照《归档文件整理规则》DAT/22-20—相

关规定，以件为单位进行整理。

4.4会计档案的整理

会计档案由财务部门按照财政部《会计档案管理办法》(财

会字(1998)32号)的规定整理，保管一年后，连同会计档案

移交清册一并向档案室移交。

4.5照片档案的整理

照片档案由各形成的职能部门（包括新闻中心）汇总后向档

案室移交，照片档案参照《照片档案管理规范》的相关规定进行

整理。

4.6荣誉、实物档案的整理

荣誉、实物档案由有关部门或个人在接收到荣誉、实物档案

后向档案室移交。荣誉、实物档案按件为单位整理保管。

4.7审计（纪检）档案由审计和纪检部门负责收集汇总，在工

作结束后的次年6月前向档案室移交，审计（纪检）档案按《归档

文件整理规则》和《纪检监察机关案件管理办法》的相关规定整

理。

4.8传媒电子档案由形成部门或个人汇总后统一向档案室移

交，按照分类不同分别编号进行整理。

4.9营销客户档案由形成的单位收集、整理、保管。

5档案的保管及利用

5.1公司设立专门的档案库房作为档案的保管场所，档案库

房应符合有关规定，达到“八防”要求和温湿度标准，并有专门

人员管理，定期检查。

5.2档案库房建立统一的台账，做到账物相符。档案人员应

熟悉库藏档案情况，根据利用者需要，通过各种手段积极开发档

案信息资源，开展如文件汇编、大事记、组织沿革、深层次编研

等各种信息服务工作。

5.3凡本公司的职工，均可在档案室或公司网络上查阅与本

部门业务有关的档案信息资料。

5.4查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必须经部门领

导批准，专人负责查阅。会计档案需经财务部门领导批准由财务

人员查阅。

5.5公司各种类档案原则上只能在档案室查阅使用，不得外

借，如确因工作需要，需经部门领导批准。借出的档案不准擅自

复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆

卷、私自摘抄，不得带出公司外，更不得划道、填字，涂改、损

坏档案。

5.6外单位人员查阅档案，一律凭单位介绍信，经部门领导

批准方可查阅。

5.7利用档案的人员要填写《档案利用效果登记表》，主动

提供档案利用效果，及时反馈档案利用信息。

5.8档案管理纳入办公自动化系统，利用信息化系统和各种

现代化手段，做好档案信息资源的开发利用工作，努力实现档案

信息资源的共享，为公司各项工作提供高效与便捷的服务。

6档案的鉴定和销毁

6.1根据国家有关部门的规定，公司的各类档案可分为永

久、长期、短期三种。会计档案分为3年、5年、10年、15

年、20年、25年等。

6.2文件材料一经立卷归档后，未经批准和办理正式手续，

任何人不得擅自销毁。

6.3对到期档案的鉴定工作，应在公司分管档案负责人的领

导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，对

档案进行鉴定，提出鉴定意见。

6.4经鉴定需要销毁的档案必须填写《销毁档案清册》，由

公司领导审查批准后到指定场所由两人以上进行监销签字。销毁

会计档案，公司负责人要在《会计档案销毁清册》上签署意见。

7监督指导

7.1制定公司档案管理标准、制度和规定等。

7.2对公司各部门文件材料的归档整理移交工作，进行业务

指导。

7.3对公司所属各单位的档案管理工作进行业务指导和监督

检查，组织开展业务协作、交流活动。

7.4组织公司所属各单位的评估工作，促进公司系统档案工

作管理水平的提高。

8附则

8.1本制度由公司行政部（办公厅）负责解释。

8.2本制度自颁布之日起施行。项目档案的管理制度5

1项目部配置档案信息员，由工程管理部技术员兼任，负责

工程档案、信息的收集和整理工作。

2档案信息员必须收集各部门需要归档的资料，按照档案管

理相关文件要求审查收集的资料是否符合文件要求，对不符合者

退回整改处理C

3档案信息员对收集来的资料按照档案管理相关文件要求进

行整理，收集整理工程竣工资料，在项目总工领导下完成绫工资

料移交工作。

4档案信息员负责做好对内信息传达工作，并将内部反馈意

见及时上达。

5档案信息员负责做好对外信息发布工作，对本单位及时报

送《工程简报》、《工程周报》、《质量月报》、《安全月报》等报

表，对业主项目部、监理项目部及时报送《工程月报》、《日报》

等报表。

6及时联系各物资供货单位，按规定要求审查各单位提供物

资质量保证文件，对不合格文件及时退回，并要求提供合格文

件。项目档案的管理制度6

1、项目设兼职资料员，负责文件的接收、发放、登记、回

收等工作。由资料员负责建立项目的收文、发文登记。

2、部门使用的资料由各部门专人发放并负责保管；长期保

存的文件应需交由资料员统一保管。

3、所有文件必须按照档案管理及项目有关规定进行收集、

发放、整理、编目和保存。

4、档案、资料要保持整洁，不允许在档案和文件上乱涂乱

写。

5、存档资料必须为原件。

6、涉及到经济方面的设计变更其它形式的文件，必须向经

营部门提供一份原件进行保存。

7、合同文件由经营部门控制、保存和发放。

8、不得私自借阅或让他人随意查看，不得随意携带外出。

对档案文件内容不得随意向外泄露。

9、对已归档的文件借阅时，必须办借阅手续，限期归还。

如超过借阅时间，须重新办理手续。

10、作废文件不统一收回，但应在替换文件里指明，或以通

知形式告知文件持有者。

11、管理人员因工作调动或其他原因不在项目工作时，应有

职能部门资料员收回其持有的所有文件。

12、工程竣工验收后，项目应及时将工程交工资料整理、汇

总，交由武汉项目工程部归档。项目档案的管理制度7

第一条、项目文件的整理

1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有

关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。

2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文

件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的

性质内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理

3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按

项目或专业整理。

4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理；检查验

收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位

整理；现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设

计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工

单位整理。

第二条、项目文件的组卷

1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷

内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐

备，符合档案管理要求。

2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结

构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、

消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性

文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；

监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文

件。该卷保管期限从长。

第三条、案卷与券内文件的排列

1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、

评定、验收排列。

3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和

运行维修等顺序排列。

4、竣工图按专业、图号排列。

5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在

后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

第四条、卷内编目，装订必须符合规定要求，详见综合科档

案管理制度

第五条、声像材料整理

声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人

物、作者等内容进行著录。

第六条、项目文件的归档

1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设

项目完成后，将经整理，编目后所形成的项目文件按合同协议规

定的要求，向建设单位档案管理机构归档。

2、根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进

行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验

收文件一并归档。

3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反应建设项目

的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反应

项目建设过程和竣工的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签

字手续完备；文件质量应符合项目文件质量要求的规定。

4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件，应

按国家有关档案管理的规定和附表1的要求单独立卷归档。

5、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译

人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

第七条、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收

集，编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监

理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会

审，经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设

单位档案管理机构。

第八条、项目文件的归档时间

1、除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应

在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工

的应在尾工完成后及时归档。即：在其项目鉴定、竣工后或财务

决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或

接收后即时登记，安装调试后归档（任务结束后一周内向上级档

案室移交）。

3、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件

归档时间一致。

4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材衿应在

工作结束后及时归档（一周内）。

5、下列文件材料应随时归档：

5.1、变更、修改、补充的文件材料；

5.2.矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人

手中的文件材料；

5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料；

5.4.其他临时活动形成的文件材料。项目档案的管理制度

8

一、目的

为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有

效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围

本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目

的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图

纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合

同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程

预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传

真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要

设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。

三、资料员及其职责

部门经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员

负责档案接收、收集、整理、立卷、俣管、调阅、交接等工作。

其主要职责包括：

1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；

2、档案材料的保管；

3、档案材料的查借阅、催还；

4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。

四、档案的立卷、收集、整理

1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。

2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资

料归档管理。

3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进

行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在

档案移交清单上进行登记。

4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制

单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。

5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要"，主

要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备

忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员

配合。

五、档案的管理

1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档

案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每月对档案进行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。

六、档案要求

1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。

2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。

3、传真件应复印一份归档。

七、档案的保管

1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案

的安全。

2、所有档案应专柜存放，加锁。

3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场麻。

八、档案的查借阅

1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅。

2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经项目经理

签字同意，方可带出，用毕即归还。

3、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调

换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。

4、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报

告项目经理及时处理。

九、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯

罪依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或擅自销毁档案。

2、擅自向外界提供、抄摘档案。

3、涂改、伪造档案。

4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损

失。

5、未按手续借阅、外带及越级借阅。项目档案的管理制度

9

第一条、项目档案的整理

全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织，其

内容包括：

1、根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项

目的实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型

项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分

类，下设属类。

2、依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的

分类和编号；生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号

的，建设单位（并责成设计、施工及是立单位）可用铅笔临时填

写档案号。

3、对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷

目录及档案整理情况说明。

4、负责贯彻实行国家及本行业的技术规范及各种技术文件

表格

第二条、项目档案的移交

1、项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规定的要

求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其

它有关单位办理档案移交。凡是分期或分机组的项目，应在每期

或每机组正是通过竣工验收后办理档案移交。

2、建设单位与业主单位、生产使用单位及其它有关单位应

办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张

数等，并有完备的清点、签字等交按手续：建设单位转为生产单

位的，按企业档案管理要求办理°

3、竣工验收以后，在大中型城市规划区范围内的重要建设

项目。建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城

市规划、建设及其管理有关的项目档案。项目档案的管理制度

10

一、目的

为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有

效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围

本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目

的开发、设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文

件、图方案、软件、图录像等。其主要包括：工程项目建议批

文，中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专

业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工

程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，

请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报

告，竣工报告等。

三、档案机构及其职责

公司指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责

档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅等工作。其主要职责

包括：

1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；

2、档案材料的保管和销毁；

3、档案材料的查借阅、催还。

四、档案的立卷、收集、整理

1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。

2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资

料归档管理。

3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进

行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在

档案移交清单上进行登记（见附表一）。

4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制

单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。

5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要"，主

要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备

忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员

配合。

五、档案的管理

1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档

案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每年对档案进行一次清理°

3、清除不必要保存的材料。

4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。

六、档案要求

1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。

2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。

3、传真件应复印一份归档。

七、档案的保管

1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案

的安全。

2、所有档案应专柜存放，加锁。

3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场户。

4、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种

保管期限的，保管期限从长。

八、档案的销毁

1、档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴

定，登记已失效的档案，编制档案销毁清册（见附表三）。

2、档案销毁清册经核准人批准，方能销毁失效档案。

3、销毁一般以焚烧、粉碎的方式处理，特殊销毁方式另作

说明。

4、销毁时要有二人以上监销，并在档案销毁清册上签字°

5、销毁人员应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

九、档案的查借阅

1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅申请单，由核准人

签字同意，方可查阅（见附表四）。

2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经核准人签

字同意，方可带出，用毕即归还。

3、资料员对文件的查（借）阅情况要进行登记（见附表

五）。

4、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调

换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。

5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报

告主管及时处理。

6、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经核准人批准后

方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须核准人同意且审

核后才能带出。

7、公司对调阅制度实行分级制度，公司可根据借阅人工作

的需要及等级的评定，分别给予“原件借阅''"复印件借

阅''"局部复印件借阅”。

十、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯

罪依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或擅自销毁档案。

2、擅自向外界提供、抄摘档案。

3、涂改、伪造档案。

4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损

失。

5、未按手续借阅、外带及越级借阅。

二00九年九月十日项目档案的管理制度H

一、目的

为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人

事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定

本制度。

二、范围

本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

三、职责

3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保

存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责

本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司

的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监

督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落

实执行工作。

3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签

核，总裁负责本制度的批准执行。

四、人事档案管理的内容

4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘

申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）

复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建

立员工人事档案（内容包括；该员工的应聘、录用、劳动合同、

考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档

的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工

的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置

并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后

将新员工的人事档案材料归档。

4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入

司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、

培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况

及员工基本情况复印件备查材料等。

4.L2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部

门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档

案的材料归入公司离职员工人事档案类。

4.L3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责

人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档

案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档

案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入

单位并归档。

4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期

（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事

档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是

下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、

或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材

料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀

等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档

案管理员取出要转走的员工人事档案封在档案帐册上注销该员工

的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、

密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上

签字盖章。

4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管

理°不得将人事档案材料带到公共场合°公司人事管理课对接受

员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或

销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数

量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情

况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考

核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员

流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写

《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。

五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。

查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并

办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄

露档案材料内容。

六、相关支持文件及记录

员工应聘申请表

转递人事档案通知单

员工离职通知单

员工人事档案统计表

公司员工人事档案管理制度

第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人

事决策提供信息和依据，特制定本制度。

第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。

第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料

都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋

升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密

性及可查性。

第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建

档，目录如下：

1、招聘登记表

2、聘用通知书

3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

4、身份证复印件

5、照片

6、员工转正申请表

7、聘用合同

8、奖惩材料

9、任免、升降、调薪等材料

10、其它材料

第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档

案的接收、存入、提供、使用和变动情况。

第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核

对。

第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随

意泄密。

第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查

阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经

理外任何人不得查阅员工的工资档案。

第十条、任何人不得借阅自己本人档案。

第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的

完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，

否则追究当事人的责任。

第十三条、离职人员档案保存期为一年。项目档案的管理制

度12

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高

档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制

定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动

直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形

式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整

（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变

动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得

擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经

理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件

材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政

部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总

结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会

议记录、统计报表及简报C

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材衿。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、

录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保

持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐

全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印

件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得

分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结

放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文

件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，

附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或

特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清

晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档

等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案

的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写

《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的

借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批

准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人

员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告,

报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必

须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；

不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才

能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划

线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理

人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。项目档案的管理制度13

一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立：收集一整理一分类一编号

一登记一输入电脑一入柜一利用一检查

L2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

L2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图

纸、工程竣工验收资料等；

L2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用

说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合

同及维修保养记录等；

1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表”、

”业主公约“、"入住契约"、"前期服务协议"、”接房登记表”等。

L2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、

物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项

规章制度等；

L2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印

件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖

惩记录等；

1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报

表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的

文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理

2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而

又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进

行严密管理，并保存复印件。

2.2档案管理要求：

2.2.1进行标准化的档案管理。

2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、

照片、图表等，并采用适当的保存方法。

2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、

不丢失、不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，

开发多媒体信息查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，

登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。

2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的

形成