物资贸易公司的管理制度

物资贸易企业管理规章制度

组织机构图

财务部

第一章总部管理制度

为深入适应企业质量、环境体系双认证的实行，规范企业行政事务管理行为，理顺内部

关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了企业内部的行政事务类文献，以加强行

政管理欧I有效性，并在企业内部形成办事有程序，工作有原则，事事有人管，人人有专责H勺

工作局面。

第一节工作职责

第一条协助领导处理政务和平常事务工作，负责草拟企业中长期规划、年度工作计划并组

织实行，及时进行总结。

第二条负责企业人员日勺招聘录取、培训教育、绩效考核、薪资福利、劳动协议、员工名册

的归档务案等有关事项。

第三条负责各项规章制度H勺制定、贯彻、执行，并开展监督工作。根据工作需要，听取领

导意见，建立和完善管理体制，对部门设置和人员安排提出方案。

第四条做好企业印章管理、文献收发、文秘档案、会务工作和会议记录等多项工作。

第五条加强与各部门的沟通，有计划、有针对性地做好宣传和推介工作，及时向领导呈报

有关信息；做好来访接待及企业重大活动的组织安排工作。

第六条审核各类协议的I条款，提出合适提议；协助各部门协调公共关系，加强后勤和安全

保障工作。

第七条完毕领导交办日勺其他任务和多种应急事务的处理。

第二节办公室卫生管理细则

第一条为发明一种整洁有序的办公环境、增强员工对企业的I责任感和归属感、推进企业平

常工作规范化、秩序化、树立企业形象，特制定此卫生管理细则。

第二条办公室所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整洁、统一，严禁随地吐

痰，杜绝脏、乱、差现象。

第三条董事长、总经理办公室卫生由助理负责，财务部及业务部由本部门自行负责，由部

门经理负责安排及监督执行（违者罚10元/次）。

第二章业务部管理制度

第一节客户档案制度

第一条凡初次接触客户，在任何状况下都需做尽量详细H勺登记，而后填入客户登记表。

第二条每周例会、部门根据登记表，根据详细状况进行讨论，并将部分登记立为客户档案,

包括项目名称，详细应用计划等，余下登记表由助理立档。

第三条项目完毕后，助理需将成功与未成功档案分别归档。未成功项目，业务人员需写明

项目失败原因分析汇报，助理并同客户档案归档，交于总经理。

第四条每月第一周，由助理将上月归档日勺客户登记表及客户档案整顿存档，以备查证。

第五条：接洽记录

1、新客户第一次接触后，业务员应立即在「客户档案」填写该客户的基本资料另将接洽日勺

一切细节填入「接洽记录」。

2、后来每一次与该新客户接洽都必须将内容填入「接洽记录」。

3、协议签订后，必须将复印件并入「客户档案」。

4、新客户签订协议、每一次与老客户日勺接洽、交易，业务员必须将有关细节逐一在I■接洽记

录」详细填写，不得遗漏。

5、总企业将不定期抽查每一家客户H勺「客户档案」与「接洽记录」。

第二节协议制度

第一条业务人员在业务过程中与任何客户发生的交易都必须按企业原则签订购销协议（协

议根据项目详细状况拟订），并双方签字盖章；如有些随机业务而无需或无法签定

双方协议，根据协议范本（范本样式根据详细状况而定），项目负责人需自身补齐

协议交于部门经理，再交企业助理立档，助理需根据档案保管程序妥善保管，并连

同其他文献做为销售审核文献。

第二条协议管理；凡签定H勺止式协议，一律须及时交于企业且理立档、存档；并及时将签

定日勺正式协议复印件交于财务，财务立档以便督促收款。

第三节报价制度

向客户报价口勺原则：向客户报价前，必须理解清晰客户特性，与否属于系统集成商、一

般客户、重点发展客户并且其与否有特殊服务需求；与否己和企业其他业务人员联络过、与

否属于自己的负责业务范围等，然后根据企业或各部门状况制定时市场统一原则报价。

第三节印章管理

第一条企业印章（含行政公章、财务专用章、协议专用章、业务专用章等）必须严格管理,

严禁违章使用。

第二条印章实行专人保管，严禁任何员工随身携带多种公章外出办事。

第三条印章实行领用审批，凡需用企业印章者，经有关领导同意后方可使用。

第四条对任何印章必须保管，严防丢失、被盗。一旦丢失、被盗，应及时汇报有关领导并

采用补救措施。

第五条财务专用章和银行帐户印鉴的保管使用，按《财务管理制度》规定执行。

第六条违反印章保管、使月规定，视情节和后果追究当事人的责任；触犯法律者，追究法

律责任。

第五节销售业务费用支出制度

销售人员在项目过程中，如需大额资金周转或需客户服务费用支出，需填写用款申请书,

并注明所做项目及协议号。交部门经理签字f总经理签字f财务部负责人签字方可领用。

第六节回款管理制度

第一条自己找上门的客户必须采用现金交易。

第二条采现金交易的客户不得演变成出货几天彳麦才付款或押一批货。

第三条欲变化现行交易方式必须呈总经理核准。

第四条业务员每天出门前向出纳领取「收款账单」，当日下午下班前必须将收回

日勺货款（现金或票据）交给出纳。若客户需办理欠款手续，则应获得客户签收单，连同仍未

收款日勺账单同样於当日下午下班前交给出纳。若业务员因工作需要而延迟至下班彳爰才返回企

业，则应交给业务经理，第二天上班彳麦再由业务经理交给出纳。

第七节奖罚制度

为了提高企业的凝聚力，倡导企业员工互相协助的精神。企业每月评出一名金牌业务员。

企业除在月会上表扬金牌业务员、请金牌、业务员给其他业务员讲业务心得外，金牌业务员可

获得奖金100元；当年合计三个月被评为金牌业务员日勺业务员，年终企业还将此外发以奖金

做鼓励。

金牌业务员必须具有如下三条规定：

1、爱岗敬业，对本职工作有强烈的责任心。

2、自身业务能力强，并能热心协助其他业务员提高业务能力。

3、完毕本月销售目H勺，且开发有新场所一种以上。

4、认真遵守企业制定的各项制度，维护企业形象。

第八节报表回传制度

第一条所有报表必须在规定期间内、按规定的规定、及时回传至总经助理处。

第二条报表填写字迹工整、认真，不工整、不仔细日勺视为未交报表，罚款20元/次。

第三条报表有不报者，除惩罚负责人外，业务经理附带50%的连带责任。

第四条业务员上班后应及时填写每日销售计划表一报业务经理一报总经助理一报出纳一报

记录。

第五条业务经理须在每周日前将《'业务周报表》上交至助理处，《业务周报表》必须体现

精确性数字，不报或汇报不清晰日勺一张罚款20元。

第六条《月度销售计划表》必须按规定期间回传，正负精确率在75%,通过核准后不报或

者低于原则口勺，罚款100元。

第四章物流配送部管理制度

第一节库房管理

第一条库房物资日勺寄存必须按分类、品种、规格分别建立账卡并录入电脑。

第二条库房物资一般不可外借，特殊状况须由总经理同意，办理外借手续。

第三条严格管理账单资料，所有账册、账单要填写整洁、清晰、计算精确，不得随意涂改。

第四条库房内严禁吸烟，严禁无关工作人员入内，库内必须配置消防设备，做到防火、防

盗、防潮。

第二节入、出库制度

第一条外购产品购入后，需立即办理入库手续，原则不超过第二个工作日。仓库管理员填

写入库单，经办人员签字。入库一联交仓管；二联交出纳；三联交会计。

第二条严格执行出库手续，物资出库需由仓管填写出库单，经办人签字后办理出库；一朕

交仓库二联交出纳；三联交会计；四联交客户；五联交仓管。

第三条发生退货状况，经办人应立即办理有关退库手续，因未及时办理，出现

差错或损失，由经办人负责。

第四条财务将其对应日勺入、出库单同放，做为对应协设的销售执行完结单日勺审核凭证。

第五条记录人员务必要做好出入库存日勺数量，以备领导查看有关数据。

第三节配送制度

第一条配送人员要遵照微笑服务、顾客第一、送货及时、诚信原则。

第二条配送人员实行团体合理分工，人人平等；不容许挑选场所配送，导致他人不满；违

者罚100元。

第三条配送人员务必要及时将货品送抵规定场所，若配送人员因送货不及时导致企业及客

户损失的，责任由配送人员承担。

第五章考勤管理制度

第一节工作时间

企业财务部：上午10：00——12：00下午14：30——18：00

业务发展部：下午13：00——18：00

物流配送部：下午13：00送货完毕

第二节考勤细则

1、企业全体人员必须严格遵守企业考勤制度，上下班亲自签到，不得替代他人签到。

2、迟到、早退、旷工

①工作时间开始十分钟后到岗者视为迟到，下班时间前提前10分钟以上离动工作岗位者视

为早退（但十分钟以内到岗或离岗次数不得超过5次/月，5次以上按迟到或早退1次处理）

②迟到或早退30分钟以内者，每次扣发薪金10元；30分钟以上1小时以内者，每次扣

发薪金20元。超过1小时以上者必须提前办理请假手续，否则按旷工处理。

③月迟到、早退合计达五次者，扣除对应薪金后，计旷工一次。旷工一次扣发一天双倍薪

金。年度内旷工三天及以上者予以解雇。

3、请假

（1）病假

①员工病假须于上班开始的前30分钟内，致电部门经理；

②请假一天的，需经办公室主任签字同意后方可请假；

③请假两天以上（含两天）需经总经理签字同意后方可请假。

（2）事假：紧急突发事故可由自己或委托他人告知部门经理同意，其他请假均应填写《请假

单》，经权责领导核准，报人事部门立案，方可离动工作岗位，否则按旷工论处。事假期间

不计发工资。

4、出差

(1)员工出差前填好《出差申请单》呈权责领导同意后，报人事部门立案，否则按事假进行

考勤。

(2)出差人员原则上须在规定期间内返回，如需延期应告知部门负责人，返回后在《出差申

请单》上注明事由，经权责领导签字按出差考勤。

5、出差同意权限：三天以内由直接上级审批，三天以上十天以内由隔级上级审批，十天以

上由总经理审批。

6、①考勤负责人需对企业员工出勤状况于每月五日前(遇节假日顺延)将上月考勤予以上报,

经部门领导审核后，报人事部门汇总，并对考勤精确性负责。

②人事部门对企业考勤行使检查权，各部门领导对本部门行使检查权。检查分例行检查(每

月至少两次)和随机检查。

③对于在考勤中弄虚作假者一经发现，处以100元以上罚款，情节严重者作解雇处理。

第三节辞职管理

1、企业员工因故辞职时，当事人应提前十五天向直接上级提交《辞职申请表》，经同意后

转送人事部门审核，管理人员辞职必须经总经理同意。

2、收到员工辞职申请汇报后，人事部门负责理解员工辞职的真实原因，并将信息反馈给有

关部门，以保证及时进行有针对性的工作改善。

3、员工填写《离职手续办理清单》，办理工作移交和财产清还手续。

4、人事部门记录辞职工工考勤，计算应领取的薪金。

5、员工到财务部办理有关手续，领取薪金。

6、人事部将《离职手续清单》等有关资料存档备查，并进行员工信息资料置换。

7、员工因故离职时，应将所负责日勺公物及经办事务逐件列具清册，在监交人监督下点交接任

H勺人员，并会同接任人员提出移交汇报书。

第四节解雇管理

1、部门解雇员工时，由直接上级向人事部提交《辞职申请表》，经审查后报总经理同意。

2、人事部应提前一种月告知员工本人，并向员工下发《离职告知书》。

3、员工应在离开企业前办理好工作日勺交接手续和财产的清还手续；员工在约定日期到财务

部办理有关手续，领取薪金和离职赔偿金。

4、员工无理取闹，纠缠领导，影响我司正常生产、工作秩序的，我司将提请公安部门按照《治

安管理惩罚条例》的有关规定处理。

5、人事部门在解雇员工后，应及时将有关资料存档备查，并进行员工资料信息置换。

第六章员工薪酬福利制度

第一节薪酬

1、原则：以奉献、能力、态度和责任为分派根据，遵照按劳分派、效率优先、兼顾公平及可

持续发展的原则。

2、薪酬构成:

行政部：基本工资（含工龄工资）+岗位工资+绩效工资+奖金。

财务部:基本工资（含工龄工资）+岗位工资+绩效工资+奖金。

业务部：基本工资（含工龄工资）+绩效工资+提成工资+奖金。

配送部：基本工资（含工龄工资）+伙食补助+岗位工资+奖金。

团体提成工资方案:

①若当月团体完毕销售总额50万元（按保底XX件量卖价约XX元/件计算，先保证企业不会

亏损），个人可领足基本工资。局限性50万元日勺每人罚款50元。

②若当月团体完毕销售总额超过50万元以上70万元如下，按超过部分的4%计算提成，即：

如当月完毕销售总额60万元，则提成工资为（60-50）万元X4%=4000元，再根据业务员人

数进行分摊。

③若当月团体完毕销售总额超过70万元以上100万元如下，按超过部分的6%计算提成，即：

如当月完毕销售总额80万元，则提成工资为（80-70）万元义6%=6000元，再根据业务员人

数进行分摊。

④若当月团体完毕销售总额超过100万元以上，按超过部分日勺既计算提成，即：如当月完毕

销售总额H0万元，则提成工资为（110T00）万元X8%=8000元，再根据业务员人数进行

分摊。

配送部：①2万件以内的I配送量按照1000元一一1200元基本工资+200元伙食补助+100元

岗位补助为限。实行团体合理分工，人人平等原则；

②2万件以上的配送量领取最低生活保障基本工资（含工龄工资）+100元岗位工

资+200元伙食补助+提成工资；提成工资按0.1-0.15元/件计算；局限性前款

工资金额则以奖金形式予以发放。

注：①岗位工资根据工作岗位和岗位技能确定，不一样岗位对应不一样的岗位工资。

②工龄工资根据员工实际参与工作时间及其在我司工作的时间来确定。

③绩效工资根据企业对员工考核成果确定。

3、企业按实际工作天数支付薪酬，当月15号支付上月薪酬。若遇节假日，顺延至近来工作

日发放。试用期员工以现金形式领取，正式员工以个人银行帐户形式领取。

4、调整机制

1）薪酬管理是根据企业实际发展状况，联络市场薪资水平与人力资源供求状况实行“市场

化动态薪酬管理”。总部于每年终进行〃议薪〃，人事部门根据企业效益及社会同行业

工资变化状况，提出薪资水平合理化调整提议后报总部审议。

2）员工工资级别调整的根据：

①企业范围的工资调整；根据经营业绩状况、社会综合物价水平的较大幅度变动对应调整全

企业范围的员工工资水平。

②奖励性薪金晋级；其对象为在本职岗位工作中体现突出，在增进企业经营管理，提高企业

经济效益。

③职级变更；员工职级发生变动，对应调整其在该职级内的基本工资。

④员工在年终考核中，工作绩效低下者，将被下调岗位薪金。

⑤根据员工即期体现上浮或下调其岗位薪金，以及时鼓励优秀、督促后进。

第二节福利

1、假期

1）休息日：企业全体员工在法定工时以外，享有每月4天的休息日。

2）法定假日：按国家当年法定假日休息

3）有薪病假：病假三天以上需凭县、区级以上医院出具H勺病情证明请假。其中十天以内病

假按基本工资80%计发病假工资，合计十天以上者按基本工资50%计发病假工资，医疗

期限确实定按国家有关规定执行。

2、过节费：企业视经营状况在法定节日或企业纪念日发放贺金或贺礼。

3、员工活动：企业不定期举行多种员工活动。

第六章员工行为规范

第一节基本原则

1、企业倡导正大光明、诚实敬业的职业道德，规定全体员工自觉遵守国家政策法规和企业

规章制度；

2、建立高度的责任心和事业心，到处以企业利益为重，为企业日勺发展而奋斗。

3、员工日勺一切职务行为，必须以企业利益为重，对社会负责。不做有损企业形象或声誉的事。

4、树立服务意识，一直面向市场，面向顾客，提供具有“国际品质、名牌服务、物超所值”

的I产品。

5、牢记“质量第一、顾客第一”的原则，努力消除也许给顾客带来不便日勺任何瑕疵。

6、具有创新能力，通过培养学习新知识、新技能，使个人素质与企业发展保持同步。

7、讲究工作措施和效率，明确效率是企业日勺生命，培养敬业和奉献精神，满负荷、快节奏、

高效率地投入平常工作。

8、保持坚韧不拔的毅力，要有信心、有勇气战胜困难和挫折。

9、善于协调、融入集体，有团体合作精神和强烈的集体荣誉感，分工不分家。

10、明确企业日勺奋斗目的和个人工作目的。

第二节企业严禁下列情形兼职

1、运用企业的工作时间或资源从事兼职工作

2、兼职于企业欧J业务关联单位或商业竞争对手

3、所兼职工作对本单位构成商业竞争

4、因兼职影响本职工作或有损企业形象

第三节保密义务

1、员工有义务保守企业口勺经营机密，务必妥善保管所持有的涉密文献。

2、员工未经授权或同意，不准对外提供企业密级文献、事项以及其他未经公开的经营状况、

业务数据等。

第七章员工行为准则

1、忠于职守，服从领导，不得有