采购到货、入库、发票、付款闭环管理强制规定

采购到货、入库、发票、付款闭环管理强制规定第一条核心命令

采购、仓库、财务必须在一个系统里说话。货到、入库、发票、付款，四个节点环环相扣，信息实时同步，任何人不得截留、拖延。

仓库收到货，当天必须入库并录入系统。采购员收到发票，当天必须上传并推送财务。财务收到合规单据，必须在合同约定付款期限内付款。

供应商打电话催款，先查系统节点，卡在谁那里，谁负责解释，并承担超期后果。第二条适用范围

公司所有采购到货、入库、发票、付款环节，包括生产物料、辅材、设备、外协服务、工程维修等。金额不分大小，全部适用。第三条职责划死

采购员：负责跟踪到货、催收发票、核对三单、发起付款申请。对信息录入和单据传递负第一责任。

采购经理：监督采购员节点执行，协调仓库和财务，对超期未处理事项负管理责任。

仓储部：负责到货验收、当天入库、当天录入系统。对入库信息及时性和准确性负全责。

财务部：负责审核三单、按期付款。对付款合规性和及时性负全责。

内控部：监督闭环流程，每周导出节点数据，发现超期直接追责。第四条系统同步强制要求采购订单生成后，系统自动向采购员、仓储部、财务部推送待办信息。仓储部完成入库，系统必须在2小时内向采购员和财务部推送入库单信息。采购员录入发票，系统必须在2小时内向财务部推送发票信息。财务部完成付款，系统必须在2小时内向采购员和供应商管理系统推送付款状态。任何节点发生超时，系统自动标记并通知内控部。任何人不得关闭、跳过节点。第五条到货验收与入库时限供应商到货，仓储部必须在4小时内完成验收并录入系统。验收合格的，仓储部必须当场开具《入库单》，数量以实际验收为准。验收不合格的，仓储部必须当场出具《拒收单》或《异常处理单》，通知采购员和供应商。未处理，货物不得入库。入库单必须在验收完成后1小时内录入系统，并同步推送采购员和财务部。仓储部未按时入库、未录入系统，仓储经办人每次记一般违规一次，扣当月绩效10%；导致付款延误，仓储主管连带追责。第六条发票接收与录入采购员必须在订单生成时向供应商书面明确：发票必须在到货后5个工作日内开具并送达公司，逾期公司有权顺延付款，不承担违约责任。采购员收到发票后，必须当天核对发票与订单、合同、入库单的一致性，并录入系统。核对不一致，采购员必须在24小时内退回供应商，要求更正。退回记录必须上传系统。采购员收到合规发票后，必须在1个工作日内发起付款申请，推送财务部。采购员未及时核对、录入、发起付款，每次记一般违规一次，扣当月绩效10%；导致公司逾期付款被索赔，采购员全额赔偿。第七条付款时限与条件财务部收到付款申请后，必须在2个工作日内完成三单审核：订单、入库单、发票。三单一致，财务部必须在合同约定付款期限内付款。合同未约定付款期限，依据《民法典》第五百一十条，在收到发票后30日内付款。三单不一致，财务部必须在1个工作日内退回付款申请，写明差异点，通知采购员和仓储部。财务部无正当理由拖延付款，财务经办人每次记一般违规一次，扣当月绩效10%；造成公司承担逾期利息、违约金或供应商停供的，财务经办人和财务经理连带赔偿。供应商发票未到，财务不得付款，但必须在系统中向采购员发送催票通知，采购员接到通知后24小时内向供应商催收。第八条供应商对账与催款采购员必须每月5日前，与供应商核对上月到货、入库、发票、付款情况，形成《供应商往来对账单》（附件2），双方签字或盖章确认。供应商催款，采购员必须先查系统节点，2小时内答复供应商：当前卡在哪个环节、预计何时解决、责任部门。采购员答复后，立即协调责任部门处理，并在系统内记录处理结果。供应商对账发现差异，采购员必须在3个工作日内查明原因，提交内控部。第九条异常处理与争议解决到货后超过5个工作日供应商仍未开票，采购员必须书面催告供应商，并抄送内控部。入库后超过10个工作日财务仍未付款，采购员必须书面说明原因，报采购经理和财务经理，同时抄送内控部。供应商因公司延迟付款而停供、起诉、索赔，内控部在24小时内启动专项调查，认定责任节点。公司对外承担违约责任后，依据《民法典》第五百七十七条，向内部责任人追偿。第十条监督检查内控部每周一上午10点，导出上一周闭环流程节点数据，对超时节点逐一核实。内控部每月对采购、仓库、财务三方的节点执行情况进行专项检查，形成报告。内控部有权调取系统日志、入库单、发票、付款凭证、供应商对账记录。任何部门不得拒绝、拖延。连续两周同一节点超时超过3次，内控部直接约谈部门负责人，并通报全公司。第十一条违规行为定性与处罚一般违规：入库、发票录入超时，但未造成付款延误；付款审核超时，未造成公司损失；对账迟报，5个工作日内补正。

处罚：每次扣当月绩效10%，记警告一次；一个月累计3次，升级为严重违规。严重违规：仓储部收到货不入库、不录入系统，导致付款延误或供应商停供；采购员收到发票不录入、不发起付款，导致公司逾期付款被索赔；财务部三单齐全仍故意拖延付款，导致公司承担违约责任；三张皮互相推诿，拒不处理节点超时；伪造、篡改入库单、发票记录、付款记录。

处罚：公司依据《劳动合同法》第三十九条解除劳动合同，不支付经济补偿；造成损失的，全额赔偿。重大违规：内外勾结，虚构入库、虚开发票、套取付款；收受供应商回扣，故意拖延付款或提前付款；一年内两次严重违规。

处罚：立即解除劳动合同，移送公安机关。涉嫌虚开发票的按《刑法》第二百零五条处理；涉嫌职务侵占的按《刑法》第二百七十一条处理；涉嫌非国家工作人员受贿的按《刑法》第一百六十三条处理。第十二条高层管理人员的约束任何高管不得以“关系”“急用”“特殊”为由，要求财务无单付款、仓库无单入库、采购员跳过节点。相关人员必须当场拒绝，并在24小时内向内控部报告。不报告，与指令者同责。高管强令提前付款或无单付款，导致公司损失，由指令者个人承担全部损失，公司可解除劳动合同并追偿。高管包庇节点超时、责任扯皮，直接按严重违规处理。第十三条证据留存系统节点日志、入库单、发票、付款凭证、对账记录，保存不少于5年。内控部检查记录、超时节点认定书、追责决定书保存5年。任何人不得删除、修改系统节点记录、单据信息，一经发现按毁灭证据加重处罚。第十四条附则

本制度由内控部制定、解释并监督执行。自签发之日起生效。此前制度与本制度冲突的，以本制度为准。附件1：采购到货-入库-发票-付款闭环节点登记表订单号供应商到货日期入库日期入库单号发票收到日期发票录入日期付款申请日期付款日期当前状态超时节点责任人附件2：供应商往来对账单对账期间供应商名称到货金额入库金额已开票金额已付款金额差异说明采购员签字供应商签字/盖章附件3：闭环流程超时节点认定书订单号节点责任人规定时限实际用时超时时长原因内控部认定处罚建议附件4：违规追责对照表违规行为定性处罚法律依据入库、发票录入超时一般违规扣绩效10%，警告《劳动合同法》第三十九条收到货不入库、收到发票不