单位文书档案年度整 理归档操作指南

单位文书档案年度整理归档操作指南为规范单位文书档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，实现档案管理的标准化、规范化和信息化，特制定本年度整理归档操作指南。本指南适用于单位内部各职能部门在年度工作中形成的具有保存价值的各种形式、各种载体的文书档案整理与归档工作，旨在为档案管理人员及兼职档案员提供一套可落地、全流程的操作规范。第一章总则与归档原则文书档案年度整理归档工作是单位基础管理的重要组成部分，不仅是对历史工作的记录，更是单位持续发展、合规经营的重要依据。在进行年度整理时，必须严格遵循“统一领导、分级负责；集中管理、维护安全；规范整理、便于利用”的基本原则。在实际操作中，应坚持“全宗原则”，即一个单位所形成的全部档案是一个有机整体，不得随意分散。同时，要遵循“文件自然形成规律”，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档工作不仅仅是简单的文件收集，更是一个对业务活动进行梳理、甄别和价值再认定的过程。各业务部门应配合档案部门，做到“应归尽归”，确保每一份有价值的文件都能纳入档案管理体系，杜绝“账外档”和“文件积压”现象。第二章归档范围与文件收集归档范围的确定是档案整理的第一步，也是最为关键的一步。只有明确了“什么该留”，才能避免无效劳动或资源流失。一、归档文件的具体界定凡是反映单位主要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，均属归档范围。具体包括但不限于：1.行政管理类：单位年度工作计划、总结、请示、批复、会议纪要、机构设置、人员编制、人事任免、奖惩材料等。2.业务经营类：单位在开展核心业务过程中产生的合同、协议、项目书、可行性研究报告、招投标文件、客户资料、业务往来函件等。3.财务审计类：年度财务预算、决算报告、审计报告、资金使用审批单、税务报表等（注：会计凭证通常单独归档，此处指相关财务管理文件）。4.基本建设类：基建项目立项、审批、建设、验收过程中形成的全套文件。5.外事活动类：出访邀请、接待安排、谈判纪要、签署的备忘录等。二、不归档文件的甄别在收集过程中，对于以下文件，应予以剔除，避免档案库房臃肿：1.重份文件：单位内同时发送给多个部门的普发性文件，只保留一份正本，其余可作为资料保存或销毁。2.未成文草稿：一般性文件的草稿、修改稿，除非有领导重要批示或具有历史研究价值，否则不归档。3.越级抄送：无直接业务联系的越级抄送件。4.临时性事务：无查考价值的临时性通知、便函、询问性回复等。三、收集工作的实施要点收集工作应采取“平时收集”与“年度集中收集”相结合的方式。1.平时收集：各部门兼职档案员应在重要事项办理完毕后，即时收集相关材料，特别是承办人员手中的“死角”材料。2.年度集中收集：每年第一季度，对上一年度形成的所有文件进行彻底清查。3.电子文件收集：必须同步收集电子版本，确保电子文件与纸质文件在内容、版式、签章上的一致性。对于只有电子版没有纸质版的文件（如某些电子邮件、系统自动生成的报表），应打印输出纸质版或按电子档案专门管理办法归档。第三章文件预整理与组件在文件收集齐全的基础上，进入预整理阶段，即对零散的文件材料进行初步加工，使其具备归档条件。一、检查文件质量对所有拟归档文件进行逐件检查，重点审核以下要素：1.手续完备性：检查文件是否已经办理完毕，审批流程是否完整，签字手续是否齐全。对于“未结”文件，暂不归档，待办结后再行处理。2.页面完整性：检查文件是否有缺页、漏页，正文与附件是否齐全。3.载体规范性：纸张质量应符合耐久性要求，字迹清晰，无严重褪色。对于不耐久字迹（如纯圆珠笔、铅笔、复写纸书写的文件），应进行复印或数字化处理，复印件作为正本归档，原件附后或剔除。二、组件与排序组件是指将彼此联系密切的文件材料组合成一件档案（即“件”）。1.正文与附件：正文与附件为一件。如果附件数量过多（如超过5页或厚度超过5mm），可单独作为一件，但必须在备考表中注明关联关系。2.正本与定稿：一般情况下，正本与定稿（包括历次修改稿）为一件。定稿在前，正本在后。对于法规性文件，历次修改稿具有重要价值，应一并归档。3.转发文与被转发文：转发文与被转发文为一件。转发文在前，被转发文在后。4.请示与批复：请示与批复为一件。批复在前，请示在后。若无批复，应在备考表中说明情况。5.多种语言文本：中外文文本为一件。中文本在前，外文本在后。三、去除金属物与修整为防止金属物氧化锈蚀损坏纸张，必须拆除文件上的所有金属装订物（订书钉、回形针、大头针等）。对于已装订成册的小册子（如规章制度汇编），若金属物难以拆除且不影响保管，可保留原样，但需在备考表中注明。对于破损的文件，应进行托裱或修补；对于幅面过大的文件，应在不影响信息完整性的前提下进行折叠，折叠后要求平整无死折。第四章分类与保管期限划分分类是档案整理的核心环节，通过科学的分类体系，将杂乱无章的文件纳入有序的管理轨道。通常采用“年度-机构（问题）-保管期限”的分类法。一、年度分类将档案按照其形成年度进行分类。一般以文件落款日期为准。对于跨年度形成的文件（如跨年度的请示与批复、跨年度的总结或计划），通常归入文件办结年度或针对内容主要年度进行归档。例如，2023年的工作计划，通常在2023年初形成，归入2023年度；2023年的工作总结，通常在2024年初形成，但内容反映的是2023年工作，应归入2023年度。二、机构（问题）分类1.机构分类法：适用于内部机构设置稳定且职责明确的单位。按照文件形成或承办的部门进行分类，如办公室、财务部、人力资源部、市场部等。2.问题分类法：适用于内部机构变动频繁或职能交叉的单位。按照文件所反映的问题进行分类，如综合类、人事类、财务类、经营类等。在实际操作中，应根据单位实际情况选择一种分类方法，并保持相对稳定，不可随意变更。三、保管期限划分保管期限是指档案预计保存的年限。根据档案的价值，分为永久、30年、10年三种。划分保管期限是档案鉴定工作的重中之重，必须依据国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及本单位编制的《档案保管期限表》进行。以下是常见文件材料保管期限划分参考表：序号文件材料类型保管期限划分依据说明1本单位制定的规范性文件、长远规划、重要会议纪要永久反映单位主要历史面貌和基本职能，具有长远利用价值2本单位请示与上级机关批复（重要事项）永久涉及单位核心权益、机构设立、人员编制等重要审批事项3本单位请示与上级机关批复（一般事项）30年涉及一般性业务审批，在一定时期内具有查考价值4上级机关颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件永久/30年若为法规性文件或重要方针政策划永久；若为一般性业务要求划30年5本单位年度工作计划、总结、统计报表永久反映单位年度全面工作情况6本单位内部机构职责、管理制度永久/30年核心管理制度划永久，一般操作性规定划30年7人事任免、奖惩、录用、转正、工资核定等材料永久涉及职工个人权益，需长期保存8合同、协议（重要资产购置、合作）永久涉及单位重大经济利益和产权归属9合同、协议（一般性业务、物资采购）10年/30年根据合同金额大小、有效期及后续服务需求确定10下级单位报送的重要报告、总结10年/30年仅供上级参考备案的，通常划10年或30年对于保管期限的划分，应遵循“就高不就低”的原则。当一份文件涉及多个保管期限时，应从高划定。第五章文件排列与编号文件排列是指将分类后的档案材料，按照一定的顺序进行系统排列，以固定文件位置，体现文件之间的有机联系。一、排列原则在同一保管期限、同一机构（问题）内，文件的排列应遵循以下顺序：1.按时间顺序排列：这是文书档案最常用的排列方法。即按照文件形成日期的先后顺序进行排列，早形成的在前，晚形成的在后。2.按重要程度排列：在同一天形成的多份文件，或时间顺序不足以体现逻辑关系时，应按重要程度排列。综合性文件在前，业务性文件在后；批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。二、档号编制档号是档案的身份证，必须具有唯一性。档号结构通常为：全宗号-年度-保管期限代码-机构（问题）代码-件号。1.全宗号：由档案馆给定，未进馆的单位可暂时空置或用代码代替。2.年度：文件形成的年度，用4位阿拉伯数字表示，如2023。3.保管期限代码：永久代码为“Y”，30年代码为“D30”，10年代码为“D10”。4.机构（问题）代码：采用机构名称拼音首字母或特定数字代码，如办公室为“BG”。5.件号：文件在分类方案中的排列顺序号，从“1”开始流水编制。例如：001-2023-Y-BG-0018，表示001全宗2023年永久保存的办公室第18件档案。第六章编目与著录编目是将档案的内容特征和形式特征进行记录的过程，是档案检索利用的基础。著录信息必须准确、完整。一、归档章的加盖与填写在每一件归档文件首页上方的空白位置加盖归档章。归档章样式及填写规范如下：全宗号年度保管期限机构件号0012023YBG00181.位置：首页右上角或上侧居中位置，不得压盖文件字迹。2.填写：使用符合档案要求的碳素墨水或蓝黑墨水填写，字迹工整清晰。全宗号可暂不填；年度填写文件所属年度；保管期限填写简称（永久、30年、10年）；机构填写部门简称；件号填写该文件的顺序号。二、归档文件目录的编制归档文件目录应采用计算机辅助生成，推荐使用Excel或档案管理软件制作。目录项目包括：件号、责任者、题名、日期、页数、备注、档号。1.件号：填写文件排列顺序号。2.责任者：填写文件的制发机关或组织。若责任者过长，可使用通用简称，但需保持全单位一致。联合发文，责任者填写主办单位。3.题名：填写文件标题。标题应准确反映文件内容。题名修改：若文件标题过于笼统（如“通知”、“报告”），应依据文件内容修改题名，补充事由，如“关于张三同志职务任免的通知”。修改后的题名需加括号注明。附件题名：若附件题名未在正文标题中体现，且附件具有独立检索价值，应在题名后注明附件题名。4.日期：填写文件落款日期。用8位阿拉伯数字表示，如20230315。5.页数：填写该件文件的总页数。空白页不计入页数。大张折叠文件按折叠后实际页数计算。6.备注：填写需要说明的特殊情况，如“缺附件”、“复印件”、“正本缺”等。三、目录打印与装订归档文件目录应一式两份或多份，一份随档案盒存放，一份留作检索工具。目录应按照分类方案分册打印，每册目录需有封面和备考表。封面注明全宗名称、年度、保管期限、机构名称等。第七章装盒与排架文件经过整理、编号、编目后，最后一步是实体装盒和入库排架。一、档案盒的选择与填写1.档案盒规格：采用国家标准无酸档案盒，厚度根据文件厚度选择30mm、40mm或50mm等规格。2.封面填写：填写全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）名称。3.脊背填写：填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、起止件号、盒号。脊背填写是排架检索的关键，必须清晰无误。二、装盒要求1.按顺序装盒：将文件严格按照归档文件目录的顺序装入档案盒。2.不跨盒原则：不同年度、不同保管期限、不同机构（问题）的文件严禁混装在同一档案盒内。3.起止件号：盒内第一份文件的件号为“起件号”，最后一份文件的件号为“止件号”。4.备考表填写：每个档案盒内必须放置备考表。盒内文件情况说明：填写该盒内文件的缺损、修改、移出、补充等情况。整理人：填写负责整理该盒档案的人员姓名。检查人：填写负责检查该盒档案质量的人员姓名。日期：填写归档完成的日期。三、排架方法档案入库上架应遵循分类排列的原则。1.推荐排架法：“保管期限-年度-机构”排架法。即先按保管期限（永久、30年、10年）分开，在相同保管期限内按年度顺序排列，在同一年度内按机构（问题）顺序排列。2.实体管理：档案盒应竖直排放，脊背向外。避免档案受潮、挤压。对于特殊载体档案（如照片、光盘），应放入专用的防磁、防潮柜中保存。第八章电子档案整理与挂接随着信息化建设的推进，电子档案与纸质档案“双套制”管理已成为常态。电子档案的整理必须与纸质档案同步进行。一、电子文件的收集要求1.格式要求：通用型电子文件应采用PDF、OFD、XML等版式文件格式，确保文件内容不被篡改。电子公文应以符合《党政机关电子公文格式规范》的格式归档。2.元数据捕获：在收集电子文件时，必须同步捕获其元数据，包括题名、责任者、日期、文号、页数、电子签名信息、软硬件环境等。二、电子文件整理与命名1.文件夹建立：在计算机存储介质中，按照“年度-保管期限-机构”建立文件夹树。2.文件命名：电子文件的命名应与纸质档案的档号建立唯一对应关系。推荐命名规则：档号.扩展名。例如：001-2023-Y-BG-0018.pdf。3.组件存储：若一件档案包含正文、附件、定稿等多个电子文件，建议建立一个文件夹（以档号命名），将所有相关电子文件存入其中，并建立索引文件说明各文件的角色。三、数字化扫描与挂接对于只有纸质版没有电子版的档案，应进行数字化扫描。1.扫描参数：分辨率：采用300dpi及以上。对于字迹较小、清晰度差的文件，应提高到600dpi。色彩模式：彩色照片采用彩色模式；黑白文件采用黑白二值模式或灰度模式。存储格式：单页采用JPG/TIFF，多页合成PDF/A格式。2.图像处理：扫描后的图像需进行纠偏、去噪、裁边等处理，确保图像端正、整洁。3.OCR识别：建议对PDF文件进行OCR（光学字符识别）处理，实现全文检索功能。4.挂接：将数字化成果（电子文件）通过档案管理系统，利用档号作为关键字，与对应的档案条目进行关联挂接，实现“电子-纸质”的一体化管理。第九章移交与验收归档整理工作完成后，业务部门需向单位档案室办理正式移交手续。一、移交程序1.自查：业务部门在移交前，应对照《归档范围和保管期限表》进行自查，确保文件齐全、整理规范、编目准确。2.填表：填写《档案移交清单》。清单内容包括：移交部门、年度、保管期限、档案盒数量、文件总件数、文字说明等。3.移交：档案室人员对移交档案进行逐盒、逐件清点核对。二、验收标准档案室验收重点检查以下内容：1.齐全性：是否有应归未归的文件，特别是重要会议材料、合同、底稿等。2.规范性：装订是否整齐，金属物是否拆除，页码是否连续，签字盖章是否完备。3.一致性：档案实体与归档目录、电子文件是否一一对应，档号是否唯一且正确。4.安全性：电子文件是否可读、无毒、无加密锁定。验收合格后，交接双方在《档案移交清单》上签字盖章，清单一式两份，双方各执一份。此时，档案管理权正式由业务部门移交至档案室。第十章档案保管与安全维护档案入库后的保管工作同样重要，应落实“八防”要求（防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗）。一、库房管理1.温湿度控制：档案库房温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。每日监测温湿度，并做好记录。2.清洁卫生：定期对库房进行清扫，保持档案架、档案盒及地面的清洁，防止灰尘积聚。3.定期检查：每半年对库房档案进行一次全面检查，重点检查档案是否有霉变、虫蛀、破损、字迹褪色等情况。发现问题及时采取补救措施。二、信息安全对于电子档案，应实行异地备份制度。重要的电子档案应制作至少两套备份，一套封存保管，一套提供利用。有条件的单位应建立数字档案备份中心，实行在线备份与离线备份相结合。同时，加强对档案管理系统的权限管理，定期更新密码，防止数据泄露或丢失。第十一章常见问题与处置