行政管理制度 (四)

ZHXX-XZ-2016

行政管理制度

2016-11修订

哈尔滨中和信息技术有限公司

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目录

一、行政接待流程及标准管理规定....................3

二、卫生管理规定...................................6

二、员工行为规范...................................7

四、员工建议投诉与申诉规定........................9

五、办公用品采购管理规定..........................12

六、资产清查与维修规定............................13

七、电脑使用管理规定..............................13

八、名片管理规定..................................15

九、文资管理规定..................................16

十、印鉴管理规定..................................21

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一、行政接待流程及标准管理规定

第一条目的

为树立集团良好形象，扩大集团对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周

到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。

第二条范围

本标准适用于集团各部门及各直属企业各种接待工作。

第三条管理

集团行政部为接待工作的管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要

来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；集团各部门及直

属企业在接到重要来访预约后，先行上报集团行政部，并协助拟定接待计划并填

写《接待日程表》，有特殊需要的要在《接待日程表》中详细注明，需集团领导

出面、行政部协调的重要接待，应提前二天告知集团行政部。

第四条计划与准备

1、集团行政部在接到集团领导通知或相关部门来访预约时，应了解来宾基

本情况，来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在此

基础上拟定接待计划，排出日程安排表，编制《接待日程表》。

2、集团行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实

会晤时间及场所。

3、集团行政部根据来宾情况及接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排

酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准

备相关资料水果、香烟等。

4、行政部根据情况计划安排来宾游览路线、娱乐项目等。

5、因特殊会议需要集团行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设

备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄

影摄像等。

6、集团行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好,

司机车辆听从集团行政部经理和主接待人员协调安排，统一调度。

7、集团行政部根据情况提前购买车票及机票。

第五条接待标准

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特级标准：政府处级以上领导，合作单位董事长、总经理。

1、迎接：董事长、总经理、副总经理在高速路口、机场、车站迎接，注意

把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾。

2、参观：董事长、总经理、副总经理陪同，由董事长沿途介绍基本情况以

及到达公司后详细介绍相关信息。

3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公

司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室/会议室。根据需

要制作宾客席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄

像设备。

4、用餐标准：100.00元/人标准。

5、下榻宾馆标准：800.00元/晚标准。

6、行政部根据情况或来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。

7、行政部根据情况购买礼节性礼品，每人200.00元标准。

一级标准：政府处级以下领导，合作单位副总级别领导。

1、迎接：总经理到驻地门口迎接，引导来宾。

2、参观：总经理、副总经理、相关部门经理陪同，介绍公司基本情况。

3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公

司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室/会议室。根据需

要制作宾客席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄

像设备。

4、用餐标准：70.00元/人标准。

5、下榻宾馆标准:450.00元/晚标准。

6、行政部根据情况购买礼节性礼品，每人160.00元标准。

二级标准：政府科员、合作单位部门经理级别人员。

1、迎接：对口的部门经理到公司驻地门口迎接，引导来宾。

2、参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由相关人员介绍公司基本情况

3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸

笔、茶水杯摆放于接待室。

4、用餐标准：50.00元/人标准。

5、下榻宾馆标准:300.00元/晚标准。

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6、行政部根据情况购买礼节性礼品，每人100.00元标准。

第六条接待礼仪

1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，

接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转

弯处伸右手示意，并说“这边请二

8、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同

事。

9、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远

去，方可离开。

第七条注意事项

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要

熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守木公司商业机密，对不宜摄影摄像的场

合，应向参观人员说明。

第八条信息反馈

接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整

理，提取其中对集团有价值的信息，上交部门领导。

第九条接待中的座次安排

1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互

相谦让。

2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导

左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，

2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。

3、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实，领

导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。

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如主席台人数很多，还应准备座位图。如有•临时变化，应及时调整座次、名签,

防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出

现。

附表：ZH-XZ001《接待日程表》

二、卫生管理规定

目的：为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，特

制定本制度。

第一条卫生管理范围为公司各部门办公室、施工现场办公室、资料室等办

公场所及其设施的卫生。

第二条卫生清理的标准是：

1、门窗（玻璃、窗台、窗根）上无浮尘；

2、地面无污物、污水、浮土；

3、四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；

4、照明灯、电风扇、空调上无浮尘；

5、书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，

无灰尘，柜顶无乱堆乱放现象；

6、办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正；

7、微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；

8、各办公室及分里区应当无四害。

第三条卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。各部门办公室的

卫生，由各部门负责匕常保洁，行政人事部不定期不定时进行抽查。

第四条各部门要认真对待卫生清理和卫生检查评比工作，积极主动地搞好

卫生清理，对卫生清理不达标的部门在集团例会上予以点名批评，并予以一定处

罚。

第五条卫生检查评比结果累计存档汇总，列入年终评先树优工作的内容。

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三、员工行为规范

第一条为营造严谨、规范、有序的办公环境，提高员工职业素质与个人修

养，提升企业形象，特制定《员工行为规范》，公司全体员工适用本制度规定。

第二条公司实行“6S”现场管理制度，即：

1S整理

定义：区分“要”与“不要”的东西，对“不要”的东西进行处理。

目的：腾出空间，提高效率。

2S整顿

定义：要的东西依规定定位、定量摆放整齐，明确标识。

目的：排除寻找的浪费。

3S清扫

定义：将工作场所内能看得见及看不见清扫干净，保持工作场所干净、明亮

的环境。

目的：使不足、缺点明显化，是品质的基础。

4S清洁

定义：将上面3s的实施制度化、规范化，并维持效果。

目的：通过制度化来维持成果，维持以上3s成果。

5s素养（又称修养、心灵美）

定义：人人依规定行事，培养积极主动精神，养成好习惯。

目的：提升“人的品质”，养成对任何工作都持认真态度的人。

6s安全（SAFE）

定义：重视成员安全教育，每时每刻保持安全第一的观念，防范于未然。

目的：杜绝安全事故、规范操作、确保安全。

第三条办公环境

1、时刻保持办公区域所有物品整洁、整齐；严禁随地吐痰、丢弃杂物；

2、禁止携带与工作无关的工具或物品进入办公区域；（员工必备的随身私

人物品置于办公室隐蔽处，禁止堆放在明处）；

3、吸烟必须在公司指定区域内，公司内其它区域严禁吸烟；

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4、办公区域内桌椅、文件柜、电子设备、线缆等各类设备设施摆放整齐；

5、爱惜各种办公用品、设施、设备，按照规定使用和操作；

6、下班前关闭各类电源和门窗；

7、各种文件要存放有序，便于查找，包括电脑文件要及时分类归档，及时

清理。

第四条仪容仪表

1、办公区工作时间内全体员工仪容仪表整洁规范。公司或岗位有特殊要求

的，按要求执行；

2、发型整洁大方，不蓬乱、不梳怪异发型。头发颜色自然，不染夸张色彩。

男员工不准留长发，不准留胡须，鬓角要修理整洁，不许戴怪异饰品；

3、指甲耍剪短并保持清洁，禁止涂有色指甲油和留过长指甲；

4、女员工妆容及装饰应得体，禁止浓妆和佩带夸张饰品（只允许戴耳打，

不允许戴耳环、耳坠等）有特殊要求岗位按要求执行；

5、禁止穿着超短裙、吊带衫、低领衫、透视装、短裤、凉拖、拖鞋等工作

场所不宜服饰进入办公区域、男员工需穿着长裤。

第五条行为礼仪

1、公司全员实行首问负责制，即：对在我司区域内，首先遇到来访、咨询

或办事人员的我司工作人员，要负责给予办事或咨询一方必要的指引、介绍或答

疑等服务，使之最为迅速、简便地得到满意的答复；

2、员工遇到上级，应首先问候，遇到公司来访客人时，应礼貌微笑致意；

3、公共区域内相遇应互相致意，礼貌让步；

4、工作时间交谈应轻声，严禁高声辩论与争吵；

5、禁止在各类通道以及出入口处长时间停留交谈，堵塞通道；

6、员工上下班打卡、乘坐电梯时，自觉排队，禁止争抢；

7、工作场所内手机铃声不许过大，接打要低声，会议时间应把电话调成震

动或关闭；

8、办公区域内禁止唱歌、高声说笑、嬉戏打逗；

9、办公区域内禁止奔跑、躺卧、倚靠、搂抱搭肩等行为。

第六条工作纪律

1、工作时间内因工作需要，需暂时离开办公室时，应与同事交代；

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2、工作时间内因公外出，需填写外出申请单呈上级核准后方可外出；

3、工作时间内会见家属和朋友需经上级领导同意，在指定区域内进行，会

客时间不得超过20分钟。禁止私自会客；

4、禁止在任何时间使用公司电脑听歌曲、看电影、打游戏、浏览无关网页

等任何与办公无关的事情；

5、禁止在工作时间内闲聊、吃食品、阅读与工作无关的书报杂志等；

6、禁止在工作时间内躺卧睡觉、赌博、酗酒；

7、禁止未经许可私自带人对公司进行参观或者拍照；

8、禁止未经许可携带公司物品或文件资料外出；

9、所有部门经理以上人员保证24小时手机开通，避免因电话不通影响工作。

第七条电话使用

1、使用电话语言简洁，禁止长时间电话聊天；

2、使用电话声音应尽量调低，以不影响其他人工作为准；

3、接电话应语言亲切，接电话让对方等候超过一分钟要主动致歉；

4、接听电话要自报家门,如“您好，中和集团XX部门！”,并用“您、请、

对不起”等敬语；

5、电话铃响三声必须接听，同办公室人员须做好相互间的电话代接工作；

6、禁止使用公司电话接打私人电话。

四、员工建议投诉与申诉规定

第一条公司鼓励员工从工作角度出发，认真、负责地向公司提出合理化建

议，帮助公司改进工作，同时，接受员工因对某些方面T作的不满而导致的投诉.

公司提供正当、畅通的渠道与公开、公正的方式来受理投诉，共同创造和谐的工

作氛围。

第二条凡是员工因有不满意见或受利益侵害，按照规定的渠道，向特定的

管理人员陈述、表达，希望得到立即改正之行为和过程，称为投诉。员工发现现

行办事手续、工作方法、工具、设备等，有改善的地方而提出建设性的改善意见

或构思，称之为建议八

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第三条集团及各子公司均要设立专用信箱及专用电子邮箱，以收集员工建

议、提案及投诉信件，董事长办负责信箱和电子邮箱的管理。

第四条受理建议的内容与范围。

1、有关集团及各子公司发展的新思路、新设计的方案；

2、对长期困扰集团及各子公司发展的一些难题的解决方案；

3、降低成本、管理费用及提高材料利用率的改进建议；

4、关于技术研发、操作方法、作业流程、质量管理、设备维护等问题的投

诉及改进建议；

5、有利于公司财产和员工人身安全的改进建议；

6、有助于增强公司市场竞争力的营销方案；

7、有助于完善公司经营管理的方案；

8、有助于建设企业文化的方案；

9、其它对公司有益的建设性方案。

第五条允许员工在自认为遭遇下列各项的情形下，进行投诉。

1、不合理的工作布置、要求，不合适的工作条件、环境；

2、公司任何个人或部门的违规或非法行为，该行为使公司、部门或员工个

人的正当利益受到损害；

3、部门间难于协调解决的，对本部门工作造成重大影响和损失的问题的投

诉；

4、上级或同事有贪污、受贿、盗窃、以权谋私、泄密等危害企业行为的投

诉；

5、上级违章指挥会造成严重事故隐患时的投诉；

6、企业行政处分侵犯职工合法权益或有不合理处分现象时的投诉；

7、员工作业条件会危害职工身体健康时的投诉；

第六条不受理的内容和范围

1、不属于工作范畴的个人私事；

2、诉苦、埋怨或个人薪酬问题；

3、对他人进行人身攻击或故意打击报复他人的恶意投诉；

4、日常管理范畴中本部门领导可以自行协调解决的投诉问题；

5、之前已接受投诉现正处于整改之中的问题。

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第七条建议处理程序

1、收集到的员工建议、提案由各公司行政人事部统一负责处理，涉及集团

发展方面的建议、提案交行政办进行登记、分类。

2、涉及各子公司发展的建议、提案，行政办将提案原稿附提案处理单转交

有关公司。

3、各子公司应对员工的建议或提案，进行详细分析和研究，拿出处理意见。

4、各子公司征求提案人意见，并由提案人而处理意见进行确认签字。

5、组织提案相关人员对提案进行审议。

6、将重大提案的处理意见报请总经理或董事长批准。

7、交有关部门，落实批准执行的提案处理意见。

8、检查执行情况，并将检查结果及时上报。

第八条奖励办法

原则上每年年末集中奖励，各子公司由总经理带头，各子公司行政人事部具

体协调，组成员工建议评估小组，对各种建议、提案评估、分类、划分等级。

集团对获奖提案分等级进行奖励，对于热爱公司、积极为公司发展献计献策

的员工，其建议经采纳，确有效果的，在年末总结表彰大会上将给予表扬和物质

奖励。

建议类分为一、二、三等奖励；提案类分为一、二、三等奖励。

第九条投诉的表述方式有两种：口头方式和书面方式（包括EMAIL）o在

一般情况下，两种方式为同等合适、有效的投诉方式。

第十条所有投诉，无论是口头还是书面，必须具有事实依据和真实内容，

不得以臆测及虚假的内容作为投诉的依据，更不得以此对他人作恶意攻击及诽

谤、诬告。一旦发现，将受到公司工作纪律的严惩直至解除劳动合同及追究法律

责任。所有书面投诉材料必须由投诉人亲笔签署真实姓名，以保证其严肃性。

第十一条口头投诉的，受理人在面谈之后，将整理的文字资料交集团行政

人事部，涉及到集团行政人事部成员的，直接报主管副总裁或总裁处理。

对于书面投诉的，则根据信中投诉人要求，交指定人员处理。对于无指定人

的情况，由集团行政人事部处理。

第十二条集团行政人事部应深入基层，对投诉的具体内容的真实性进行调

查，得到翔实的、可作为证据的第一手材料，根据调查结果，提出调查报告。

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第十三条被调查人属于经理级以上管理干部时，调查报告汇总到集团行政

人事部，在必要时，行政人事部可在特定的条件下向被投诉人询问有关问题，要

求给予合理说明，并根据调查报告及当事人说明提出处理意见，报总裁审批。

被调查人属于主管级以下员工时，集团行政人事部将调查报告及处理意见主

管副总裁审批。

第十四条对于调查报告和处理意见不满或不服，或者对于调查过程中的程

序或项目不满或不服，投诉涉及各方有权提出申诉。

第十五条申诉受理人为集团行政人事部。申诉人必须以巾面材料进行申

诉。申诉期为自宣布结论与处理意见起七个工作日内。

第十六条集团行政人事部在三个工作日内做出受理或不受理的决定，并将

依据申诉内容，决定是否组成独立调查组进行处理。在接受申诉的七个工作日内，

申诉受理人做出最终处理意见，进行宣布处理。此结论、处理为最终结果。

五、办公用品采购管理规定

第一条采购

各种部门采购需求由行政部负责汇总、审核，并填写《办公用品采购申请表》,

经行政部负责人签批后，移交采购部统一购买。

第二条物口交接及验收

行政部门负责交接，采购部门和行政部门同时负责验收。行政部门及采购部

门应各有壹人在场，经核对物品数量无误，规格相符后，在供货商的送货单据或

发票上签名确认，视为交接验收完毕，并更新《办公用品出入库登记明细表》C

第三条物品帐务及使用管理

1、行政部设置.《办公用品出入库登记明细表》，使用部门应到行政部填写《办

公用品出入库登记明细表》后（表中注明具体使用人），经领用部门负责人签字

确认后，方可领取使用。

2、行政部负责对物品使用情况进行管理，每批物品入库前，应对以前购置

物品的使用及库存情况进行清点，核实库存量，并进行登记，做到表实相符C

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3、物品在使用过程中，如有质量问题，由行政部门通知采购部门，采购部

及时与供货单位协商解决，并把解决情况及时反馈给行政部。

第四条物品采购报销

按《财务报销制度》执行。

附表：l.ZH-XZ008《办公用品采购申请表》

2.ZH-XZ010《办公用品出入库登记明细表》

六、资产清查与维修规定

第一条每年六月末至七月初，行政部对资产状况进行半年检查并填制《固

定资产盘点表》。

第二条每年2、6、11月行政部会同财务部门对上半年度的资产状况进行

清查。

第三条各部门的清查结果须在七月十五日前结束，并报行政部存档备案。

行政部于七月二十口前向集团报告和半年度资产状况。行政部将清查工作的结果

和处理意见上报行政副总。

第四条为确保各项资产的正常使用，使用部门要经常对资产进行检查维

护，发现损坏，需要维修资产的由行政部安排，不得擅自请人维修。

第五条资产的维修应控制在预算范围内。超出预算范围的维修费用。由资

产使用部门负担。

第六条认真进行清查，必须做到《固定资产盘点表》与《固定资产台账》

数据相符。

七、电脑使用管理规定

第一条公司计算机的管理遵循“业务谁主管、谁负责”、“谁使用、谁

负责”的原则，明确制度、分清职责、分级管理、逐级落实。员工领用电脑时需

经部门领导同意，并在《物品领用登记明细表》上签字。

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第二条每台电脑应配备档案，记录配置情况、使用人变更情况、维修记录

等。

第三条严禁在电脑上装载游戏软件或与工作无关的软件，严禁私自修改软

件内容或配置，特别是系统配置软件和批处理软件。如确因工作需要须增添、修

改软件，可提出申请，经部门负责人签字认可后，由综合部门负责统一落实。

第四条任何人员上班时间，均不得利用公司电脑做与本职工作无关的事

情，不能进入与工作无关的网址，更不能查看不健康的内容。

第五条各部门员工未经综合部门同意，严禁私自拆装电脑硬件及设备。如

果发现电脑经拆除后的配置跟原配置不相同，将由当事人承担一切经济责任。

第六条各单位使用的电脑及配件如有故隙须维修，应由使用部门填写《公

司计算机维修登记单》，经部门负责人签名同意后，由综合部门查实并由电脑管

理员落实维修，维修后由使用人填写维修结果验收单。维修过程中如须支出维修

费用的，经办人应同口寸附上维修申请表及维修结果验收单和有关收费凭证方可报

销支出费用。电脑及配件需要报废的需要填写《公司设备销毁申请表》，经审核

通过后方可报废。

第七条各部门或各单位建立文件时，应对重要文件进行备份，以免造成文

件的丢失或无法查询，秘密文件或公司内部资料需加密码管理。

第八条任何人员未经他人同意，不得查看、修改、删除他人的文件内容。

第九条单位电脑网络建立后，电脑程序和基本的配置参数不能随意改动，

避免造成软件故障或网络不通。如出现非人为原因造成网络不通时，应立即通知

综合部门电脑管理员进行检查和处理，不得自行对电脑设置进行更改。

第十条员工不能随便移动电脑，网络线连接电脑的接口不能随意拔开，以

免网络接口与电脑接口松开，造成网络不通。如因非人为原因出现此类情况时，

应通知行政部进行检查和处理。

第十一条部门和个人邮箱由行政部负责分配和开通，人员离职时及时撤销

邮箱。

第十二条计算机及移动存储介质携带外出时应该履行公司审批手续，填写

《公司计算机及移动存储介质携带外出审批单》，经部门负责人检查后签字司意

后方可携带外出。

第十三条计算机需要变更时候应该履行公司审批手续，填写《公司计算机

变更审批表》，经审核通过方可变更。

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八、名片管理规定

第一条目的

为了规范公司名片管理，塑造公司对外公关形象，特制定本规定。

第二条名片印制对象

员工入职两周内不予印制名片，可在本集团的空白名片中填写使用，入职两

周后可申请印制正式名片。

第二条名片格式

由行政部对名片格式和名片印制内容进行规划设计，集团名片格式统一彳匕。

第四条名片申请流程及规定

1、需印制名片的员工，应填写《名片印制申请单》，申请人应明确标示个人

信息，包括姓名、职务、联系电话等，后由本部门主管签字、行政总监签字、最

后由董事长签字。

2、确认无误后，行政部根据《名片印制申请表》内容组织印制，并对印制

名片留底存档。

3、公司行政部统一负责对外印制名片的印刷业务。

4、名片印制到位后，领取人对名片信息进行核对，确认无误后填写《物品

领用登记明细表》；如发现名片与本人提供的信息或格式不符，相关人员承担相

应费用。

5、员工因职位或手机号码等联系方式发生变更时，应寸即通知行政部印制

更换新名片，旧版名片交由行政部回收处理。

第四条名片使用规定

1、公司名片只能用于与业务相关的场合，严禁滥用；

2、员工离职后须将名片交回行政部，由行政部进行粉碎销毁。

附表：1：ZH-XZ009物品领用登记明细表

2：ZH-XZO1名片制作申请表

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九、文资管理规定

第一章公文管理

第一条公文定义

指与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及内部各单

位相互传送的各类文件（包括会议纪要）、制度规范（不含合同类

文件）。

第二条公文种类

1、命令（编号ML20150601-001号）

适用于依照有关制度和规定，宣布施行重大强制性执行行政

措施；嘉奖有关单位及人员。

2、决定（编号JD20150601-001号）

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销下

级单位不适当的决定事项、人事任免。

3、公告（编号GG20150601-001号）

适用于向集团内外宣布重要事项或者决定事项。

4、通告（编号TG20150601-001号）

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5、通知（编号TZ20150601-001号）

适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位

的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的

事项、人事任免。

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6、通报（编号TB20150601-001号）

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情

况。

7、报告（编号BG20150601-001号）

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询

问。

8、请示（编号QS20150601-001号）

适用于向上级单位请求指示、批准。

9、批复（编号PF20150601-001号）

适用于答复下级单位的请示事项。

10、会议纪要（编号HY20150601-001号）

适用于记载、传达会议情况和议定事项，会议纪要在会议结束

后一个工作日内整理完毕，并分发相关领导及部门。

第三条公文处理的原则

快速、准确、安全、保密。

第四条公文处理的主要工作

发文、收文、传递、批示、承办、跟踪催办、归档等工作。

第五条公文协调处理部门

各部门。

第六条集团行政部以外其他部门不得对外正式行文。

第七条发文

1、拟稿：按照专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，

由主办部门牵头拟办，有关部门会签。按规定要求拟稿。

2、编号：公文字号格式和文种代号统一规定。

3、格式：公司内部所有公文需遵从相关公文格式规定。

4、会签：公文的会签由发文单位负责人决定会签次序；不同

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部门联合发文由该等部门的共同主管领导决定会签次序；制度的

颁发由发文部门及制度所涉及部门的共同主管领导决定会签次

序。会签文件及其附件由行政部盖骑缝章后使用《会签表》进行

会签。

5、签发权限：各部门间知会性公文，以及各部门对内发文，

由该部门负责人签发；人事任免通知，按人事管理权限签发；重

要对外文件（如对政府函件），由集团董事长或其授权人员签发；

以战略部名义发文，需经过董事长或其授权人员签发；以项目名

义发文，由项目总经理或其授权人员签发。公文签发授权应将授

权证明文件送行政部备案。

6、打印：各部门能打印由各部门自行打印，不能打印的，由

行政部统一打印装订。

7、盖章：手续完备，由行政部盖章。

8、发文：行政部应对每份发文建立台帐，做好发文登记工作；

由承办部门自行送达的文件，应在档案室办理登记、签收。

9、制度颁发必须经过会签程序，经董事长签发后，由行政部

门颁发。

10、凡上报公文需经协调处理批转的，不得直接送交上级部

门，由行政部统一登记批转。上报集团公司文件统一由行政部门

登记、传递。

第八条收文

1、登记：综合部收到文件后，对来文进行编号、备份（外单

位来文）。

2、批转：综合部根据来文内容、性质在《文件阅办表》上提

出拟办意见并确定公文紧急程度，送上级领导批示或批转其他单

位承办。对需送多位领导批示的公文，一般应按领导排序由后向

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前传批。

3、收文工作应在4个工作小时内完成。

第九条传递

有关公文需经相关单位传阅，各单位应在四个工作小时内签

阅完毕并送回综合部；对需送多位领导传阅的公文，一般应按领

导排序由前向后递送。

第十条批示

1、公文批示时，对有具体办理事项的，批示人应当明确签署

意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意；没有具体办

理事项的，签阅表示阅知。

2、批示人不能亲自批示（如开会、外出等），由综合部负责

电话联系，并根据电话记录代为签署意见，事后，由批示人补签。

3、普通公文应在8个工作小时内批示完毕；紧急类公文应在

4个工作小时内批示完毕；加急类公文应随到随批，必要时可以集

体商榷。如承办事项复杂，时限可适当延长，但不得超过规定时

限的两倍。

第十一条承办

有关公文事项承办单位按上级公文规定或按领导批示确定；

如有多个领导批示按级别最高的领导指示确定。

第十二条跟踪催办

行部应对由其发出或接收的每份公文建立台帐，登记公文处

理情况，并做好公文催办工作。

第十三条立卷及归档

各部门应对公文按编号进行分类登记，并将公文的编号、时

间、内容、处理情况等输入电脑以便查证。

公文办理完毕后，应按照公文在形成过程中的相互联系、特

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征和保存价值等立卷，并保证归档公文的齐全、完整、能正确反

映工作情况，便于保管和利用。立卷后的公文应按《档案管理制

度》要求移交行政部，复印件送各会签部门。公文处理情况应每

季度汇总送行政部备案。

第二章资质管理

第一条目的

管理中心掌握属下各单位的实际情况，了解其工商注册等信

息。

第二条责任部门

行政部和各分部及分公司。对接部门为行政部。

第三条责任

收集下属单位以下信息，并在规定时间内上报至行政部。

1、公司注册和变更：本单位或属下单位完成工商设立或变更

登记手续后五个工作日内，将该公司的菅业执照、法人代码证以

及设立或变更的全部申报资料（登记申请书、股东会和董事会决

议、章程及其修正案、仟职书、验资报告等资料）报送至行政部

备案，并附文说明成立事由。凡属参股的公司，原则上需要报送

申报资料的原件备案。

2、公司注销：公司完成注销程序后，应在五个工作日内将注

销信息（企业核准注销登记通知书）上报至集团行政部，并附文

说明注销事由。

3、国税、地税的税务登记：首次申领后，应在五个工作日内

将税务登记证送至行政部备案；发生变更时，应在变更完成后五

个工作日内将新的税务登记证送至行政部备案。

4、公司办公地址、主要人员的通讯录发生改变，应在一个工

作日内将新的办公地址及通讯录送至行政部备案。

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5、获得各项社会荣誉、社会捐赠信息等，应在当月将详细信

息报至行政部。

第四条报验

1、设立《资质台帐》，由行政部指定专人负责关注各种资质

的报检时间。

2、每周五对所有资质进行查阅，确定所有资质有限期最少达

到一个月以上。

3、资质有限期少于一个月的，立即上报行政部负责人。

4、行政部负责人在处理各种项工作中，资质延期及报检工作

在条件允许的情况下优先于其它工作。

十、印鉴管理规定

目的：为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，

维护公司利益。

责任部门：

行政人事部：公司档案的专管机构，对各职能部门文件资料归档管理

的指导监督，负责档案最终归档及日常管理。

各分公司：档案的收集整理。

适用：本制度适用于集团公司及其子公司。

管理制度：

一、印鉴的刻制和启用

1、印鉴的刻制

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1.1公司印鉴的刻制均须报集团主要负责人批准，由集团行政人

事部开具介绍信，办理刻制手续。

1.2印鉴的形体和规格，按国家有关规定执行。

2、印鉴的启用

2.1新印鉴启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。

2.2印鉴启用应报集团主要负责人批准，并下发启用通知，注明

启用日期、发放单位和使用范围。

二、印鉴的保管、交接和停用

1、集团及分公司各类印鉴必须有专人保管

1.1集团及分公司公章、合同专用公章由集团主要负责人指定专

人保管，财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由财务部门指定

两人分别保管。

1.2印鉴保管牙有《印鉴记录》，注明印鉴名称、颁发部门、枚数、

收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样、报废日期等

信息。

1.3严禁员工私自将公司印鉴带出公司使用。若因工作需要，确

需将印鉴带出使用的，由用印人填写《印章外出携带审批单》和《公

章使借用登记表》，征得其部门主管同意，并经集团主要负责人批准,

由印鉴保管人陪同前往办理。如确因印鉴保管人不便陪同的，由借用

人填写借据，经集团主要负责人批准，方可带离公司。印鉴外出期间,

借用人只可将印鉴用于申请事由，并对印鉴的使用后果承担一切责

任。

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1.4印鉴保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，

以免贻误工作。

2、印鉴保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。

2.1、印鉴保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配

合查处。

2.2、印鉴移交须办理手续，签署《印鉴移交清单》，注明移交人、

接交人、监交人、移交时间、图样等信息、使用状态。