系统采购业务管理操作手册

采购业务管理操作手册

万科核心'业务操作系统

万科公司股份有限公司

版本1.0

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目录

1.介绍.................................................................

1.1.目的...............................................................

1.2.文档范围...........................................................

2.采购管理............................................................

2.1.采购管理概览.......................................................

2.2.采购计划...........................................................

2.2.1.操作途径及说明................................................

2.2.2.操作-创建计划..................................................

2.2.3.操作-查询计划..................................................

2.2.4.操作-删除计划..................................................

2.2.5.操作•修改计划..................................................

2.2.6.操作•计划导出..................................................

2.3.采购方案...........................................................

2.3.1.操作-创建采购方案.............................................

2.3.2.操作-查询采购方案.............................................

2.4.采购寻源...........................................................

2.4.1.操作•创建采购寻源.............................................

2.4.2.操作-查询采购寻源.............................................

2.4.3.操作-采购寻源审批.............................................

2.4.4.操作-发布采购寻源.............................................

2.4.5.操作•开标及决标................................................

2.4.6.操作-完毕决标..................................................

2.5.拟定供应商依据.....................................................

2.5.1.操作-发起拟定供应商依据.......................................

2.5.2.操作-更新/删除拟定供应商依据....................................

2.6.采购协议...........................................................

2.6.1.操作-创建采购协议..............................................

2.6.2.操作-查询采购协议..............................................

2.7.采购协议............................................................

2.7.1.操作-创建采购协议..............................................

2.7.2.操作•直询采购协议..............................................

2.8.采购订单............................................................

2.8.1.操作-创建采购订单..............................................

2.8.2.操作-查询采购订单..............................................

2.9.要货计划...........................................................

2.9.1.操作途径及说明.................................................

2.10.订单接受...........................................................

2.10.1.操作途径及说明.................................................

2.11.采购规划...........................................................

2.11.1.操作•手工创建采购规划..........................................

2.11.2.操作-模板导入..................................................

2.11.3.操作-审批采购规划..............................................

3.报表查询.............................................................

3.1.1.操作途径及说明.................................................

1.介绍

1.1.目的

本手册用于介绍万科核心业务系统采购管理相关操作。

12文档范围

本文重要使用对象是采购部用户。

2.采购管理

2.1.采购管理概览

采购管理操作流程示意图:

采购订单接受流程示意图:

22采购计划

项目采购工作具体实行前，由采购负责部门组织成本部、项目部、设计部等相关部门进行项目

采购策划，拟定施工进度计划、重要施工项目采购节点计划、项目协议架构体系、总包及关键

工程采购方案等信息。然后根据公司拟定的项目开发计划，由采购负责部门组织项目经理部、

成本管理部、设计管理部等相关部门编制具体的项目采购计划，拟定项目、分期、标段或楼号、

采购内容、采购模式、签约/下订单时间等重要信息。

采购计划与采购方案、采购寻源、采购协议、采购协议及订单等模块相关联，形成采购人员的

综合工作平台。

2.2.1.操作途径及说明

操作途径:VK:XX公司采购业务管理-超级用户,采购计划

OracleApplications

日白心乂侬司耒购业务管拽邃殂d

国采购规划

国采购方案

骨鲤

国采购推亲查泡

.亡।英购讣剧

口婕颠啊

口非项目采购计划

进入采购计划界面如下图示，在“采购计划”功能中，可进行计划的创建、查询、修改。并

通过计划创建后续的采购操作。

io日采箕“总

•表示2。字段

♦U示所目妥用十划前馁生成笈158肉，升0订0，

女日分照[JQ计期£帏tIRlfl2012・亍号|

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|采IW*[:尚.，源：;M3cSHB订*|❷定色女马铁・M]导出伫：▼中比EXC£L]8入EXCEL|

222.操作・创建计划

＞在线创建计划操作环节:

在“采购计划”功能界面，直接点选〈添加计划〉按钮，开始计划的输入。

法择，计划编号1k务宾体.项目分期标段催号.计划名祢.采购类别”来购校下

添如汁用■除计划|更*计创保存计划

采购方案j|l■寻邀一|采购合同采购订航硝定供应商，据|

全送I至郎不这

通H•计财•♦日分・保㈱曾2•记财名拿•索■禽踊•采■■式※■方式-HttlfttlH•修♦人通・方案奔・

□刈aQ▼二B[t®(poc«^Keem

根据栏目的题提醒，选择或输入相应的信息，涉及项目分期（“项目计划”此项为必须，“非

项目计划”则不需要填写）、计划名称等等计划相关信息，其中栏目的题上带标记的表达

必须输入内容，不带标记的可根据实际需要输入。

计划包含的内容一个屏幕宽度不够显示，可点击“展开所有列”输入其他信息。

系统还提供此外•种创建方法，可使用系统提供的模板（模板获取参考导出操作），离线整

理数据，整理汇总后，导入系统即可。

＞导入操作环节：

＞使用导出的EXCEL模板整理数据，整理汇总后，进入计划功能主页;

＞点击按钮V导入EXCEL＞；

采购Ki财♦■方案］采购寻手|眇议［2向与订单］采44收|收购4X鱼创

军顶自呆N计划«5HM^maia

项目采•计JM

•表示必雷字段

，提示项目荒N计划最馁生W系西台同，系段订，

RM吊件

顷目分期—―］Q计知名除按月发得2012▼7▼

径办人普阳（PDC维护）集团息部Q条飘模式▼系勘方式•

计惘媾号计划进度▼系购笑别ZJQ

按约时同从aM■ih务实除二Q

田51遒显住

的我省除1

JR目呆购诗，

诜丹•裙时鲂2北疗买住•啜目分珈UW•计取名你•※口力别•氐粕播&*2方式•外“瑞场“河•经办人ifMiftl5力女唱与An

麦物刿绪聚。

［还加计**济如11

方案」乐■”・奈■台£1一点做应离依■］ff«J导出选择行，|导iftEXCEl.|

点击浏览按钮，找出已整理好的模板;

采购规划采购计划［采的方案|采购寻源|协议合同与订单I采购拾收］采购报表寺询

项目采购土卜划丰项目采购计划值写计划完成时间

采购计划：项目采购计划》

采的计划导入

点击〈拟定〉按钮，系统开始检查数据内容，检查无误后，导入，并提醒导入多少记录

的信息。假如数据有误，会在功能界面的左上角提醒错误因素，请根据提醒，检查并修

改数据文献后.重新导入。

例如：数据文献格式不对的，就会提醒如下，用户只需要重新使用EXCEL打开文献，另存

为2023版本的excel,重新导入即可。

小於叫刈|不|-k"，卡|5、,界|“耿|arr，，干|

顼目采购计划非顼目采购计划填写计划完成时回

来的计划:项目采购计划》

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导人文件的格式无效:正磁的为EXE2003或CVS格式的文件

C采向计划导入

导入缪效

m入模式

。追加模式

文件|^ngg^M）

223.操作•查询计划

＞拟定需要查找的内容，进入项bl采购计划或非项弓采购计划界面;

＞输入查询条件;

点击＜查找〉，则满足查询条件的计划，就会被罗列显示在界面下方。

三购投刻［型呷M［采购方案J采■寻邀［磁7合同与订单［采购拗ft［丽丽西萌

■目痂丽后庙目采购计就|填写计划完耐间

嗔目采购讨划

,去示必需字段

，g示项目采购计划f掇生成克睇合目，枭或订单'

项目分期□Q计娘韩技月笠询2012▼7▼

经办人普阳（PDC维护）,英团总部采购模式▼采购方式▼

计划增号计划进度,柔购类别JQ

荃约时间从□到3北务实体I_____________』Q

「查假］否除

法泽环刻编号处务实体•项目分期标段看号”计划名称“京购类别“窿购模式采购方式"计划遇场时间“经办人”划送度

未优到结果。

找到需要的计划记录，选中计划，根据完毕进度，创建方案、招标、拟定供应商、协议订单

或协议的计划相关后续操作。

224.操作•删除计划

对于未创建后续关联操作（未寻源、未创建采购订单等）的“已创建”状态下的计划是可

以删除。

＞操作环节：

＞经办人查询出需要删除的计划；

打勾后，选择删除t-划。

项目采麴计划

全选I全部不选

送择*计划墉号*嗔目分期标段/楼号*计划名称*采购类别*采购模式采购

020395上海白马花国+二期测试则试计划材料设备供应商.采暖设施.锅炉.默认集中采购

添f计划I划］|更演计划|保存计划

采购方案］乐恩寻速j采购合同I采购订单确定供应商依据I

225.操作•修改计划

＞操作环节：

＞经办人查询出需要修改的计划;

»打勾后，选择更新计划，此时计划字段内容变成可编辑:

＞修改后〈保存计划》

仝诜I仝部不诙

迭择“计划编号"顼目分期标段媵号”计划名称•采献别*采

回20395上海白马花园十二期|R丽—'丽+划材料设备贝应商采暖设施锅炉三N\i

)［［保存计划

涿加计划删除计划［更近计划］

一采购合同1

1采病方案采购寻运采购订单

2・2.6.假如已经通过计划执行了其他采购业务的创建，和后续业务有关的

内容，即不能再修改。只能修改计划的时间，经办人等内容。

227.操作■计划导出

查询到的计划可以导出到EXCEL工作簿，方便大家做其他记录用。也可以导出模板，分发

给其他同事，分别填写各自的采购计划，汇总后再倒入系统，方便离线操作。

＞导出操作环节:

＞经办人查询出需要修改的计划;

＞选择导出选项，是所有行，还是导出模板；

选择后，点击〈导出EXCEL〉，根据提醒打开或保存在本机上。

根据需要，使用excel工具，对数据进行后期整理。

咬目采购计公

全送।至郃不迭

标段/

送择•计公毋号北务实体・目分・㈱号•计划自林•采购臭剂•采购模式采购方式，计0遇场“河•经办人

□20395上通万科居把产有掘公司上海白马在国+二婚则试刻试计划材料设肾供应有柒旗设突燃炉默认201242-28西汨（TOC维#

□115523?圳市万科居把产有掘公S）条圳大甲岛为明到试标设期试计划专业承包丽电气工程讨w音乐广is工程默认分勖柒购m接费托20I2XH-30百阳（TOC维芥

王1■计划］］1舱计划］更备讦划］防讦町

乐购方案|〕采购寻篷|:采购合同!来购订单项京供应商依樨程醒I导出所有行▼［导出EXCEL

2.3.采购方案

采购方案是指在具体产品/服务采购实行前，通过调研拟定的关于本次采购的标准及采购方式。

采购（涉及但不限于）在实行前，采购负责部门应编制具体采购方案，明确采购方式、供应商入围

条件、入围供应商名单并说明选择依据，拟定合作单位的原则/标准的建议等。

231.操作•创建采购方案

＜通过采购计划中创建采购方案

在采购计划界面中，查询出采购方案需要依据的采购计划后，勾选计划，选择〈采购方案》

仝选I全部不选

选择.计划编号让务实体.项目分期标段卷号.计划名林’采购类别

020395上海万科房地产有限公司上海白马花园十二期厕试剂试计划郴li殳备供应商东暖设施锅炉嬖认

添加计划*计划|更强计划|保存计划

采购方案采购台问|采购订单瑜定供应商依掂

系统提醒是否创建方案，选择＜是＞

采购提划购计苗I采购方案［采购寻源J协议I合同与订单I采胞接收［采胞报表查询

项目采购染H1质目采购计划填写计划完成时间

A警告

确认要创建采麴方案？

回巴1

在随后的方案输入界面，根据界面提醒输入采购需求、入围规定、招标重要规定、截标时

间、入围供应商等信息后，点〈继续,

•褰示S0字履保存第1步，其期,堵写过如信2•

IBM

复查采购方案审批表，检查无误后，点提交

招钵文n上・内

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2ME■J&TOC稽眄JIED9季

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42912-12-a•jarocurAini©®检查无误

I如需修改点〈上一步〉返I提交审批■

入网斜修昌名修分支一%1-*««•一与保收0£»BB*A电］

BU■中CD.部幺闻4agMTB凹探存

•*］］上FS］第&同其琰，援交审批

提交审批后，转入K2审批流工作系统，请添加审批附件后发送审批。具体操作请参阅K2

工作流操作手册。

eK2工作流至统••发起流程・WindowsInternetExplorer

ehtt^：workflow/Forms/Other/StartForOthe▼

▲

>

01.招标审批表

所屋公司：万科集团▼部门:▼四目：

优先级：普通▼申清时回：2012-07-141553

主题:则试计划方案

方案名称则试计划方案方案编号1021901C

项目分期上海白马花园十二期所害公司上海万科房地产有限公司

采购模式集市采购采购方式

焉制人曹阳（PDC维护：所国部门AI集团工程管理部

目标价_______________________市种：RMB

工期要求

Done❷Internet|ProtectedMode：Off。▼曾100%▼

K2审批流程未完毕之前，采购方案状态为“审批中”，审批中的方案只能杳看，不能做其

他操作。

B・力at

力X・岭XVlftHK*3■■式■定方xS4•月龄m峥*日分・/>»«»［力惠M2卜一人计♦・匕KffMtt

H2WK武计融寅窗中RMB上当白马五出十二・冷1“，」，匕8壬R为X［elt®|■阳TDCQ网UHl的王inn>~•=»窿

审批结束后，状态变成"审批通过”，可杳看。

♦口JK■来■钟源［诲议［合内时+］太■<|收］来胸抠哀语际

采购方案

工程夜日名将女目分期娼，仄曹伯（PD醇护）黑区Q

方刘让审批通江。

・2檐式系方方式

JR2方累缰2方案竟少

■MBUA

firn!

I点击名称可打开查

看已审批的方案

*一采■■采口方

式至再仰市修啖口分片缰制日期方案卖里

1020B乜工£第三军示范区硬磨系送工程用工白1.05-500004e上海哈江乐田路否期M13043顷日系电方

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1019r内分上一设「I、：,内丁<♦>：第一招忖。门万分勤笈曾也谓籽林1.0U400000R5ZB上海勾通永怙砧地块一期M1231顷日柒府方本牝通过钱2一,上用地产年的■理

入加朗应。昌林分支机府上一年虚分蛰•与区医修正系他

在丽件不司链接查看K2

：审批相关文件

2.3.2.操作•查询采购方案

查询操作途径:VK：xx公司采购业务管理.超级用户〉采购方案

OracleApplications主页

oI_JVK•上一公司富消」卜关•宜，里.

.口K—X.司例汨度管理溪级用可

才采购方案1|=|

中可1

一接收

5）采购报去查询

国口采购计划

田亡］柒的寻源

＞进入采购方案查询界面如下图示，在“采购方案”功能中，可进行方案的查询、修改。

＞输入查询条件；

＞点击v查询〉

声索鲂柔曲校妥忠方S力*饮I*

号工盘喷目气作或式本效十价而林安目£•期E符合条件的查询结果，*

02023抬工乐出*示范区i!R型日工攫能工台网弓口分必壬2超商招标10户X08RMB上海幡工乐州带著斯

0190南ii金■登*1、八分楼一内用公狄弗笈奥依避惊箓匆力超清招花101WOOOORMB上召网也东怡路检快一期

Iq显示在此处r

@93事理9地块及地生B二班住屋联自柔美方丈分H采购理市招010IXSOOOORMB上图公句整体2012T4”呼口+M小心”.吁

查询出的拟定方案，可修改，其他状态的方案可查看内容。

2.4.采购寻源

采购寻源是指对于所要采购的产品/服务及其供应商的选择和确认的过程。需要实现的采购模式

涉及：集团集中采购、区域集中采购，公司集中采购.分散采购，采购方式：邀请招标、竞争性

谈判、直接委托（直接委托在系统外操作）；

寻源的过程是在采购方案审批后，通过采购方案审批表编制招标文献，招标文献需要采购部

组织，成本部、工程部、项目部、设计部等参与，通过审批后发布招标，告知供应商投标，组织供应

商答疑，供应商根据招标文献投标；当招标时间结束后，采购部组织相关部门评标，编制标书分析报

告，通过定标会议或者公示拟定合作供应商审批表，通过决标审批后，完毕寻源。

241.操作•创建采购寻源

＜创建采购寻源途径

在采购计划界面中，查询出采购寻源需要依据的采购计划后，勾选计划，选择〈采购寻源〉

仝送।仝部不速

标段/

选舞♦计划编号北务实体目分期核号•计划名作♦采购类别•采购模式另

rn?Q393上海万科房地产有限公司上海白马花园十二期测法测试计划材料设备供应商.采援设施.燃炉.默认第中采购

।添加计划■除计财I।更各讦期।保存计划

|乘a方案「£购守势|系就合同采购订单.定供应商保掂|

系统提醒确认是否创建，选择“是”

|豕的计修|茶府方案|KRWS|悔议|合同与订"|KRK«|KRKX9M

修目计制*原自未购计划第马i+m彳颜1冏

29?,

鼻认费创重采购」黄？

回国

在随后的招标基本信息输入界面，根据界面提醒招标标题，结束时间（截标时间）添加招标

附件后等信息后，点〈卜.一步〉；

力，94痒WXEPuRW

“▲•*tm怖作小一■*Htf奥市也

■■■事饵伟：■本立■_________________________________________________________________________

'"!nwn.1步供版基本信息，t

•tiM深圳大甲岛跄期密成标族.身3M211^3664

咬目父U而五西藤一标圾测试标段

.簸911Ma—・）■为2方式出请招标

1、填写招标标题，核实基本信息；也为买馀j_L由万升后:

依今人

2、添加内部附件和外部附件（注意•««««

幅不要混淆，以免内部文件泄密）

3、继续下一步

＞填写本次招标产品信息;

匾核心业务系统由PDC）

f'箫51=到31M■选坊睁酊

5e«mM］乐J乐•方案J家蜘”爨［**［含内事］藜。出表置H-

等奔帕除um底稳依幅

■二电户晶编怖屋一潭加制应用及Z交率世

■就■■的体，产3值・

I做川I0*II上-＞^~|第芳/共涉，产品信息•I-

选择招标小组成员，分派“审核”（招标发布审批人）,发布前需要提交给具有“审核”权

限人审批，只有一致通过，才干发布招标。

1~^~1■«上**第3力以涉，协作"期,

＞选择参与招标的供应商;

I■1(J楼心业务系绩（WPDC）

aftWK5^in3M■送Ifl

riTmiaTECTH*”m■：］.匕!)尢■=；1"壮

OJQ-------------------------------------------------------------0

―培基加It应画—If-

胡虐"调罄称：基加以应扃

1包在1・不1.型]第4步，其梦，a加侪应R•匡普J

-Mi“一

-―选择正确的分支机构和相

靛益口幺称选择供应商•分文■构关联系人，以保证招标信，*•人**«**«■**

□1.a—息发布到合适的人选。’*

[d[-他也四]

＞复查无误后提交审批

标1，■及■交串・—

•*1曲第5步/共涉：算置K授女审批•[皿比]

行M：X■人甲9网・,试除施

W9UI3：IB*事世植0：ffWft

市日力・源■大甲总畜11111T13464

关分■寐■yi-：.«=—

懒议Man分・*同

开妁斗・立・复查招标信息是否有误，确

IlStm加，8“1九840

色的:世应毫冏见）认无误后，提交审批

产品代他h«s奥创♦位估计tt*•注

*试黄州广2.♦食南北液包得电气工权仪・・乐广・工就itu痰।

＞复查无误后提交审批

采般|采购计划|采购方案|采购引泉|协议|合同与订单|柒我幡收|采购报关节询

寻源招标确定供应商依然

艮瓷：抵交以供审批（招标11783664）

|ia制u|［呼凶

碎，禁黑如需给审批人留言，可在此处输入。

。JTVJ/j八、5/*,JUrj*»*r»*r*JF

提交后，审批人将收到即时告知，所有审批人一致批准后，招标才干发布。在审批期间，招

标记录不能修改。如需修改，请任一审批人拒绝审批退回，即可修改。

2.4.2,操作.查询采购寻源

查询操作途径：VK:XX公司采购业务管理.超级用户〉采购寻源〉寻源招标

OracleApplications主页

Bi_iVK•上号公司•菖俏比芬官性

三

进入采购寻源界面如下图示，在“采购寻源”功能中,设立查询条件后，点V查找〉

0口条件

f

C折皓升0便衣・

1，仙号

设置杳询条件策因方式.工与人■阳（PDCiB护）集团总部

马3状亳▼ii芳关体J

［由”

未审批的拟定招标可以修

二7二7改，一旦批准不能更新,

_3»lfA•余14日浣成听日日应经♦人

"万件的.母公口—只能发布新的修正版本回■阳（TOC绛杵H团◎耳

对查找出的招标，根据状态可进行相应的修改和查看,

2.4.3.操作•采购寻源审批

＞经办人提交招标审批后，审批人会收到告知;

审批人进入PDC平台，在工作列表中就能发现“规定审批”的告知如下:

点开主题，出现审批界面，如批准则点击〈审批〉，如需要经办人重新修改则点击〈拒绝,

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