履约验收管理制度

履约验收管理制度第一章总则第一条为规范本单位采购项目履约验收管理工作，明确验收责任，强化履约约束，保障采购质量、资金使用效益及各方合法权益，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《中华人民共和国合同法》及行业主管部门相关规定，结合本单位实际，制定本制度。第二条本制度适用于本单位所有以财政性资金、自筹资金实施的货物采购、工程建设、服务购买项目的履约验收活动，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等各类采购方式订立合同的项目验收。第三条履约验收应当遵循“依法依规、客观公正、权责清晰、公开透明、闭环管理”原则，严格按照采购文件、投标文件、合同约定及国家、行业强制性标准开展验收工作，不得随意降低验收标准、增减验收内容。第四条任何部门和个人不得干预正常履约验收程序，不得要求验收人员出具不实验收意见。参与验收的工作人员与供应商存在利害关系的，应当主动回避；供应商提出回避申请且理由成立的，相关人员应当回避。第二章履约验收责任划分第五条采购需求部门是履约验收的第一责任主体，对验收结果的真实性、合法性、完整性承担首要责任，主要职责包括：（一）牵头组建验收小组，明确小组成员分工及验收纪律；（二）梳理采购项目的技术标准、服务要求、商务条款等验收依据，制定验收工作方案；（三）组织开展现场验收、资料核查、功能测试等工作，如实记录验收过程，出具验收报告；（四）协调处理验收过程中发现的履约偏差、质量问题，提出整改、索赔、争议解决等意见；（五）负责验收资料的整理、归档及移交，配合审计、纪检监察等部门开展监督检查。第六条财务管理部门承担资金管控责任，主要职责包括：（一）核验采购项目资金预算执行情况，确认资金到位合规；（二）审核验收手续的完整性，对验收合格的项目按合同约定办理资金支付；（三）对验收不合格的项目，暂停支付相关款项，配合采购需求部门开展索赔、资金追讨等工作。第七条采购管理部门承担流程监督责任，主要职责包括：（一）制定、完善，开展验收业务培训；（二）对验收小组组建、验收方案制定、验收流程执行的合规性进行监督；（三）协调验收过程中采购需求部门、供应商、代理机构之间的争议，参与重大项目验收；（四）建立供应商履约信用档案，将验收不合格、拒不整改等失信行为纳入信用评价体系，限制失信供应商参与本单位后续采购活动。第八条技术支撑部门（含信息技术、工程管理、质量检测等内设专业部门）承担技术把关责任，主要职责包括：（一）为验收工作提供专业技术支持，参与验收方案中技术指标、测试方法的制定；（二）协助采购需求部门开展专业设备检测、工程质量核验、服务效果评估等工作，出具专业技术意见；（三）对验收中发现的技术问题提出整改建议及判定标准。第九条纪检监察部门承担执纪监督责任，主要职责包括：（一）对验收工作中各部门履职情况进行监督，查处验收过程中的推诿扯皮、利益输送、弄虚作假等违规违纪行为；（二）受理验收相关的投诉举报，依规依纪追究相关人员责任。第三章验收组织与前期准备第十条验收小组组建要求：（一）验收小组由采购需求部门牵头组建，成员人数不得少于3人，且为单数。其中专业技术人员占比不得低于60%，成员应当熟悉采购项目需求、掌握相关专业技术标准。（二）预算金额100万元以下的项目，验收小组由采购需求部门2名以上工作人员+1名以上相关专业技术人员组成；预算金额100万元（含）以上500万元以下的项目，验收小组应当包含采购需求部门、技术支撑部门、采购管理部门人员，必要时可邀请1名外部行业专家参与；预算金额500万元（含）以上的项目、技术复杂的特种设备采购项目、涉及公共安全或民生保障的重点项目，验收小组中外部专家人数不得少于成员总数的三分之一，且专家应当从省级及以上政府采购专家库中随机抽取，与项目供应商存在关联关系的专家不得入选。（三）采购项目委托代理机构实施采购的，代理机构应当派1名代表参与验收，见证验收流程合规性，不参与最终验收结论表决。第十一条验收前应当完成以下准备工作：（一）供应商自查提报。供应商完成合同约定的全部履约内容后，应当先行开展自查，确认货物质量、工程进度、服务效果符合要求后，向采购需求部门提交《履约验收申请》，同时附以下资料：1.合同履约完成情况说明，包括供货/施工/服务周期、已完成内容、质量达标情况说明；2.货物类项目：出厂合格证明、检测报告、使用说明书、保修卡、送货签收单、安装调试记录、试运行报告（如需）；3.工程类项目：开工报告、施工记录、隐蔽工程验收记录、材料设备进场检验报告、分部分项工程验收记录、竣工图纸、工程结算书、第三方检测报告（如需）；4.服务类项目：服务台账、服务成果报告、服务对象满意度统计数据、阶段性考核记录；5.合同约定的其他需提供的证明资料。（二）采购需求部门资料初审。收到验收申请后3个工作日内，采购需求部门应当对供应商提交的资料进行完整性、合规性初审。资料不全的，一次性告知供应商在5个工作日内补充完善；资料符合要求的，启动验收准备工作；供应商明显未完成合同约定内容的，直接驳回验收申请，明确整改要求及期限。（三）编制验收方案。验收小组应当在资料初审通过后5个工作日内编制验收方案，明确以下内容：1.项目基本情况：项目名称、编号、预算金额、采购方式、供应商名称、合同主要内容；2.验收依据：采购文件、投标文件、合同文本、国家/行业强制性标准、相关政策文件；3.验收内容及标准：分项列明商务条款验收项、技术指标验收项、服务要求验收项，明确每一项的验收方法、判定标准、分值占比（采用打分制验收的项目）；4.验收流程：时间安排、现场核验要求、测试环节操作步骤、异议处理规则；5.人员分工：明确各成员在资料核查、现场核验、测试记录、结果汇总等环节的具体职责；6.验收纪律：明确廉洁要求、保密要求、回避要求。（四）验收方案确认。验收方案编制完成后，应当提交采购管理部门审核，审核通过后方可实施。重点项目验收方案应当经单位分管领导审批确认。验收方案不得随意变更，确需调整的，应当经验收小组全体成员签字确认并报采购管理部门备案。第四章验收实施流程第十二条验收工作应当在验收方案确认后10个工作日内启动，分为书面审查和现场核验两个阶段。第十三条书面审查阶段，验收小组应当对供应商提交的全部资料进行逐一核查，重点核查以下内容：（一）商务条款符合性：1.履约周期是否符合合同约定，是否存在逾期情况，逾期是否已履行告知义务并获得采购方同意；2.供应商所提供的主体资格证明、资质证书、授权文件等是否在有效期内，符合采购文件要求；3.货物/工程/服务的品牌、型号、规格、数量是否与合同约定一致，是否存在替换、减配情况；4.质保期、售后服务承诺等是否符合采购文件及投标文件承诺；5.合同约定的其他商务条款履行情况。（二）技术资料符合性：1.货物检测报告的检测机构资质是否符合要求，检测参数是否覆盖采购文件约定的全部技术指标，检测结果是否合格；2.工程相关记录是否完整、签字齐全，隐蔽工程验收记录是否与实际施工情况一致，第三方检测报告的检测项目、结果是否符合规范要求；3.服务成果是否符合合同约定的格式、内容、深度要求，相关数据来源是否可追溯、统计逻辑是否合理。（三）书面审查发现资料存在疑问的，应当要求供应商在3个工作日内作出书面说明或补充提供佐证材料；资料存在伪造、变造嫌疑的，应当暂停验收，开展调查核实。第十四条现场核验阶段，验收小组应当赴项目现场开展实地核验，所有参与验收的成员必须全程参与，不得委托他人代验。根据项目类型，现场核验重点如下：（一）货物类项目：1.对照合同清单逐一清点货物数量，核对品牌、型号、序列号、生产批号等标识信息，确认与供应商提供的资料一致；2.对外观进行检查，确认无破损、变形、锈蚀、划痕等问题，包装完好；3.按照验收方案确定的测试方法开展功能测试：（1）通用货物（如办公设备、家具等）：现场开机运行，检查基础功能是否正常，操作是否流畅，参数设置是否符合要求；（2）专业设备（如医疗器械、检测仪器、信息化硬件等）：按照采购文件约定的测试用例逐项测试，关键技术指标应当通过专用检测工具实测，测试数据如实记录，无法现场实测的指标应当要求供应商提供近6个月内的第三方权威检测报告，必要时可抽样送第三方机构检测，检测费用由供应商承担；（3）批量货物：按照GB/T2828.1抽样标准进行抽样检验，抽样比例不低于10%，抽样不合格的，扩大抽样比例至30%，仍不合格的，判定整批货物不合格；4.现场核验供应商技术人员的操作培训情况，确认采购方使用人员能够独立操作设备，掌握基础故障排查方法。（二）工程类项目：1.对照竣工图纸核验施工内容，确认是否按图施工，无擅自变更设计、减少施工内容的情况，涉及设计变更的，应当提供采购方、设计单位、监理单位共同签字确认的变更文件；2.检查工程外观质量：墙面、地面、顶面是否平整，有无开裂、空鼓、渗漏等问题，设备安装是否牢固、管线排布是否整齐规范；3.开展功能性测试：给排水工程做通水、闭水试验，电气工程做绝缘、通电测试，消防工程做报警、喷淋联动测试，智能化工程做系统功能全量测试，测试过程应当全程录像，测试数据由验收小组全体成员签字确认；4.核对工程量，对照工程结算书核查实际施工内容与报价清单是否一致，核增核减项是否有合规依据。（三）服务类项目：1.服务人员核验：核对服务团队人员名单、资质证书，确认与投标文件承诺一致，人员到岗率符合合同约定，核心人员变更的是否已获得采购方同意；2.服务过程核查：查看服务台账、工作记录、签到表等，确认服务频次、服务时长符合合同要求，无缺项、漏项；3.服务效果评估：（1）运营维护类服务：抽查维护记录，核对故障响应时间、故障修复率等指标，现场测试设备运行状态；（2）咨询、设计类服务：组织相关业务部门对成果的实用性、合理性进行评审，必要时组织外部专家论证；（3）后勤保障类服务：通过满意度问卷调查、实地走访等方式收集服务对象评价，满意度得分低于80分的，视为不符合要求；4.服务合规性核查：确认服务过程符合国家相关法律法规及单位内部管理规定，无违法违规行为。第十五条验收小组应当安排专人全程记录验收过程，填写《履约验收记录表》，如实记录每一项验收内容的核查情况、测试数据、存在问题，所有验收成员应当对记录内容签字确认。验收过程中应当留存影像资料，重点项目验收应当全程录像，影像资料留存期限不短于项目质保期满后3年。第十六条验收结论分为“验收合格”“验收不合格”“验收待整改”三类：（一）所有验收项全部符合合同约定要求的，判定为“验收合格”；（二）存在以下情形之一的，判定为“验收不合格”：1.供应商提供虚假资料、伪造检测报告等证明材料的；2.货物品牌、型号、核心技术指标不符合合同约定，且无法整改的；3.工程存在重大质量问题、不符合安全标准，存在安全隐患的；4.服务内容缺项率超过20%，或服务效果严重不达标，经评估无法通过整改达到要求的；5.逾期履约超过合同约定期限30天，且未获得采购方同意的。（三）存在非核心指标不符合要求、轻微质量问题，且可在规定期限内整改到位的，判定为“验收待整改”，验收小组应当出具《整改通知书》，明确整改内容、整改期限（一般不超过15天，特殊情况最长不超过30天）、整改要求。第十七条对于“验收待整改”的项目，供应商应当在整改期限内完成整改并提交整改报告，验收小组应当在收到整改报告后5个工作日内组织复检，复检合格的判定为“验收合格”，复检仍不合格的判定为“验收不合格”。供应商逾期未整改的，直接判定为“验收不合格”。第五章验收报告与结果应用第十八条验收结束后5个工作日内，验收小组应当根据验收记录编制《履约验收报告》，报告应当包含以下内容：（一）项目基本情况：项目名称、编号、采购方式、预算金额、合同金额、供应商名称、合同签订日期；（二）验收工作开展情况：验收小组组成、验收时间、验收依据、验收内容、验收方法；（三）验收结果：分项列明各项验收内容的核查情况、存在问题、整改情况，明确最终验收结论；（四）后续要求：明确质保期起止时间、售后服务对接要求、款项支付建议等；（五）验收小组成员签字：所有成员应当签署明确意见，对验收结论有异议的，应当在报告中注明不同意见及理由，少数意见不影响验收结论的作出，但应当记录存档。第十九条验收报告审批流程：（一）预算金额100万元以下的项目，由采购需求部门负责人审批后，报采购管理部门、财务管理部门备案；（二）预算金额100万元（含）以上500万元以下的项目，经采购需求部门、采购管理部门、财务管理部门负责人审核后，报单位分管领导审批；（三）预算金额500万元（含）以上的重点项目，经上述部门审核后，报单位主要领导审批。第二十条验收结果应用：（一）资金支付：验收合格的项目，财务管理部门凭验收报告、发票、合同等资料，按照合同约定支付款项；验收不合格的项目，财务管理部门不予支付剩余款项，已支付预付款的，采购需求部门应当牵头向供应商追回已支付资金，并按照合同约定追究供应商违约责任。（二）信用管理：1.验收合格且履约表现良好的供应商，纳入本单位优质供应商名录，在后续采购项目评审中可给予适当加分；2.验收不合格的供应商，扣除全部履约保证金，按照合同约定追究违约金，同时纳入本单位失信供应商名单，3年内禁止参与本单位任何采购活动；3.供应商存在提供虚假资料、拒不整改、因质量问题造成安全事故等严重失信行为的，上报政府采购监管部门，将其纳入政府采购失信惩戒名单，实施联合惩戒。（三）责任追究：验收过程中发现采购需求设置不合理、采购文件存在漏洞导致采购结果不符合需求的，采购管理部门应当牵头梳理问题，优化采购需求审查机制；发现采购代理机构存在失职行为的，扣减代理服务费，情节严重的终止合作。第六章验收资料管理第二十一条采购需求部门应当在验收完成后15个工作日内，将全部验收资料整理归档，移交单位档案管理部门，档案保管期限按照项目类型执行：（一）货物类、服务类项目档案保管期限不短于合同履行完毕后5年；（二）工程类项目档案保管期限不短于工程设计使用年限。第二十二条验收档案应当包含以下内容：（一）采购文件、投标文件、中标通知书、合同文本；（二）供应商验收申请、提交的全部履约证明资料；（三）验收方案、验收记录表、整改通知书、整改报告、复检记录；（四）验收过程影像资料、第三方检测报告（如有）、专家意见（如有）；（五）履约验收报告、审批文件；（六）其他与验收相关的资料。第二十三条验收档案属于单位内部重要资料，仅限相关业务部门、监督部门查阅