消防档案管理制度-消防档案管理制度

消防档案管理制度_消防档案管理制度一、总则为全面贯彻落实《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》及相关法律法规，进一步规范本单位消防安全管理基础工作，确保消防档案的完整性、准确性和连续性，充分发挥消防档案在火灾预防、应急救援及事故调查中的依据作用，特制定本制度。消防档案是消防安全管理工作的真实记录，是检查单位消防安全管理水平、评估火灾风险、落实消防安全责任的重要凭证。本单位实行“预防为主、防消结合”的方针，将消防档案管理纳入日常消防安全管理体系，确保各项消防工作有据可查、有章可循。本制度适用于本单位管辖范围内的所有区域，包括但不限于办公区域、生产车间、仓储物流区、宿舍区、食堂及公共配套设施等。所有部门及全体员工必须严格遵守本制度规定，配合消防档案的建立、维护和管理工作。消防档案管理遵循“统一领导、分级负责、规范归档、动态更新”的原则。由消防安全责任人全面负责，消防安全管理人直接组织实施，各部门（科室）及专职（兼职）消防管理人员具体执行。档案管理应确保资料的真实、准确、规范，严禁弄虚作假、遗漏或随意涂改。二、管理职责（一）消防安全责任人职责消防安全责任人是单位消防档案管理的第一责任人，对消防档案的完整性、真实性负总责。负责审批消防档案管理的年度预算，配备必要的档案管理人员、办公场所及设施设备（如档案柜、电脑、扫描仪等）。定期听取消防安全管理人关于消防档案建设情况的汇报，解决档案管理中存在的重大问题。（二）消防安全管理人职责消防安全管理人是消防档案管理的直接负责人，负责组织制定消防档案管理制度，并监督落实。负责审定消防档案的分类方案、保管期限表及销毁清单。定期组织对各部门消防档案建立和管理情况进行检查考核，确保档案与实际消防设施状况、消防安全管理活动同步更新。在发生火灾或突发事件时，负责组织调阅相关档案资料，为灭火救援和事故调查提供支持。（三）专职（兼职）消防管理人员职责专职（兼职）消防管理人员是消防档案管理的具体执行者。负责消防档案的日常收集、整理、立卷、归档、保管和利用工作。具体包括：及时收集各类消防检查、巡查记录，整理消防设施维护保养资料，录入消防安全培训及演练记录，更新消防设施器材台账等。负责档案的安全保密工作，防止档案遗失、损毁或泄密。（四）各职能部门职责各业务部门应指定本部门的兼职消防档案员，负责本部门职责范围内消防基础信息的提供和初步整理。例如，基建部门提供建筑消防设计审核、验收及备案资料；设备管理部门提供消防设施设备的型号、参数、安装位置及维修保养记录；人力资源部门提供消防控制室操作人员、专职消防队员的资格证书及培训记录。各部门应确保所提供信息的及时性和准确性。三、档案分类与归档范围消防档案应当详实反映本单位消防安全管理的基本情况和消防安全的动态管理情况。为了便于管理和检索，消防档案主要分为四大类：消防安全基本概况档案、消防安全管理动态档案、消防设施与器材档案、消防应急救援与事故档案。（一）消防安全基本概况档案此类档案主要记录单位及建筑物的基本静态信息，是档案的基础部分，通常在单位建立或建筑投入使用时一次性形成，后续仅在发生重大变更时更新。具体包括：1.单位基本概况：单位名称、法定代表人、地址、隶属关系、性质、主要生产储存火灾危险性类别、总建筑面积、消防重点部位数量及分布图。2.建筑工程消防审核验收资料：建设工程消防设计审核意见书、建设工程消防验收意见书、建设工程消防设计备案受理凭证、建设工程竣工验收消防备案受理凭证、消防设计图纸、竣工图纸（包括总平面图、建筑平面图、消防设施系统图等）。3.消防安全重点部位情况：重点部位名称、位置、火灾危险性、防火措施、责任人及灭火预案。4.消防安全组织机构：消防安全委员会（领导小组）成立文件、各级消防安全责任人及管理人任命书、专职消防队及微型消防站建设情况。（二）消防安全管理动态档案此类档案主要记录日常各项消防安全管理活动的开展情况，具有极强的时效性和连续性，需要实时更新。1.消防安全制度汇编：本单位发布的各项消防安全管理制度、操作规程、应急预案等文件的正本及修订记录。2.防火检查、巡查记录：包括每日防火巡查记录、每月防火检查记录、季节性及节假日前专项检查记录。记录中应明确检查的时间、部位、发现的问题、整改措施、整改责任人及复查情况。3.火灾隐患整改记录：对于检查中发现的火灾隐患，应建立专门台账，记录隐患描述、整改期限、整改资金、整改过程及整改结果验证。4.消防安全培训记录：包括年度培训计划、每次培训的通知、签到表、培训课件或影像资料、考核试卷及成绩汇总。5.消防设施维护保养记录：消防设施定期检查记录、故障维修记录、年度检测报告、设备调试记录等。6.动用明火审批记录：进行电焊、气焊等明火作业时的动火审批单，包含动火时间、地点、防火措施、监护人及操作人信息。（三）消防设施与器材档案此类档案详细记录单位内所有消防设施器材的配置、分布及状态变化情况。1.消防设施台账：涵盖火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统、消火栓系统、防排烟系统、应急照明和疏散指示系统、气体灭火系统等。台账应包含系统名称、安装位置、设备型号、生产厂家、出厂日期、投用日期。2.消防器材台账：记录灭火器、消防水带、水枪、消防头盔、灭火服等器材的类型、规格、数量、配置位置、药剂有效期、下次换药日期等。3.消防控制室值班记录：消防控制室24小时值班记录，包含火警信号的处置情况、设备运行情况、故障报警及处理情况。（四）消防应急救援与事故档案此类档案记录应急演练及火灾事故的具体情况。1.灭火和应急疏散演练记录：演练方案、演练过程记录、影像资料、演练总结评估报告及改进措施。2.火灾事故记录：无论大小火灾事故，均应记录事故发生时间、地点、起火原因、受损情况、处置过程、责任认定及处理结果。以下为消防档案文件材料归档范围及保管期限表，各部门应严格按照此表执行：序号归档文件材料名称保管期限备注1建设工程消防设计审核、验收意见书永久含备案凭证2消防设计图纸、竣工图纸永久含电子版3单位消防安全责任人、管理人任命文件长期10年4消防安全管理制度汇编长期修订版需重新归档5消防设施年度检测报告长期10年6每日防火巡查记录5年7每月防火检查记录10年8火灾隐患整改通知书及复查记录长期重大隐患永久保存9消防控制室值班记录5年10动用明火审批单5年11消防设施、器材维护保养及维修记录长期12灭火器充装、更换记录长期13消防安全教育培训记录（含签到、试卷）10年14灭火和应急疏散演练记录10年15火灾事故调查处理报告永久16消防安全奖惩记录长期四、档案建立与移交（一）档案建立流程新单位成立或新建筑投入使用前，必须同步建立消防档案。1.基础信息收集：由消防安全管理人牵头，向基建、后勤、设备等部门收集建筑消防审核验收文件、竣工图纸、设备清单等基础资料。2.台账编制：专职消防管理人员根据收集的资料，编制《消防设施台账》、《消防器材台账》和《消防安全重点部位台账》。3.制度汇编：将本单位制定的所有消防安全管理制度整理成册，并归档。4.初始状态记录：在投用前，对所有的消防设施进行一次全面的测试检查，并将原始数据记录归档，作为后续比对的基础。（二）档案移交当发生以下情况时，必须办理消防档案移交手续：1.消防安全责任人或管理人变更时；2.专职（兼职）消防管理人员岗位调整时；3.建筑物产权或使用权发生转移时；4.部门职能调整，涉及消防管理职责划转时。档案移交双方需当面清点档案卷数、页数，核对档案目录，确认无误后填写《消防档案移交清单》，双方签字确认，并报消防安全管理人备案。电子档案应一并移交，确保数据完整性。五、档案的日常维护与动态更新消防档案管理的关键在于“动态更新”。档案必须真实反映单位消防安全的实时状况，严禁“死档案”现象。（一）实时更新机制1.巡查检查记录：每日防火巡查记录必须在巡查结束后24小时内录入或归档；每月防火检查记录必须在检查当月月底前完成整理归档。2.设施变更：当消防设施进行维修、更换、增减时，应立即在《消防设施台账》和《消防器材台账》上进行修改，注明变更原因、日期及变更后的状态，并将相关维修单据、合格证等附件归档。3.人员变动：消防控制室值班人员、专职消防队员及各部门消防安全责任人发生变更时，应在3个工作日内更新《消防安全组织机构档案》及相关人员资质档案。4.隐患整改：火灾隐患整改完成后，应立即将整改结果报告、复查记录等材料补充至该隐患的整改档案中，实现闭环管理。（二）档案整理规范1.卷内文件排列：按时间顺序或重要程度排列。一般结论性文件在前，依据性材料在后；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后。2.编页码：去除金属钉，对文件材料逐页编写页号，页号位置在每页材料的右上角（背面在左上角）。3.编制目录：每卷档案必须编制卷内文件目录，包括文件题名、文号、责任者、日期、页号、备注等项目。4.装订：档案材料应采用线装或不锈钢订书针装订，装订要牢固，整齐美观，不掉页。（三）特殊情况的记录处理对于消防设施临时故障、停用等情况，除了在维修记录中体现外，还应在专门的《消防设施故障及停用记录》中详细登记，记录故障发生时间、现象、采取的应急防范措施（如落实专人值守、增加灭火器材等）、维修恢复时间等，确保在设施停用期间的安全管理措施有据可查。六、档案保管与存储要求（一）物理档案保管1.档案室（柜）设置：消防档案应存放在专门的档案室或铁皮档案柜中，实行集中统一管理。档案室应远离火源、水源、热源，避免阳光直射。2.“九防”措施：档案室必须做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等工作。应配备必要的温湿度计、空调机、除湿机、灭火器等设备。档案室温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。3.分类存放：不同类别的档案应分类存放，并设置明显的标识牌，便于查找。图纸类档案可单独存放于图纸柜或折叠存放于档案盒中，避免折叠处破损。（二）电子档案管理随着信息化管理的推进，鼓励建立电子消防档案管理系统。1.数据备份：电子档案应实行“双备份”制度，即同时存储在服务器和移动硬盘或光盘中。重要数据应进行异地备份。2.访问权限：设置严格的访问权限，只有授权人员方可查阅或修改电子档案。系统应具备操作日志功能，记录每一次查阅、修改、删除操作的操作人、时间和内容。3.防病毒措施：存储电子档案的计算机必须安装杀毒软件，并定期升级病毒库，严禁在存有档案的计算机上使用来源不明的移动存储设备或浏览非法网站。4.格式要求：电子文档宜采用通用的格式（如PDF、DOC、DWG等），确保长期可读。对于扫描件，分辨率应不低于300DPI，清晰可辨。（三）定期检查与清点专职消防管理人员应每季度对保管的档案进行一次全面检查，检查内容包括：1.档案数量是否与目录相符；2.档案纸张是否破损、字迹是否褪色；3.档案室温湿度是否符合要求；4.防盗、防火设施是否完好有效。检查中发现问题应及时采取措施处理，如对破损档案进行修补，对温湿度异常进行调节等。七、档案查阅、借阅与保密（一）查阅规定1.内部查阅：本单位内部人员因工作需要查阅消防档案，须经专职消防管理人员同意，并在档案室内查阅。查阅时应爱护档案，严禁涂改、勾画、抽取、撤换档案材料。2.外部查阅：公安机关消防机构、上级主管部门因监督执法或检查工作需要查阅档案时，应出示有效证件或介绍信，由消防安全管理人或专职消防管理人员陪同查阅。（二）借阅规定原则上档案原件不得外借。确因特殊工作需要（如火灾事故调查、法律诉讼等）必须借出档案原件时，须经消防安全管理人批准，并严格履行借阅手续。1.借阅期限：借阅期限一般不超过3天。确需续借的，必须办理续借手续。2.责任承担：借阅人对档案的安全、保密、完整负全部责任。严禁将借阅的档案转借、复制、摘抄给无关人员。3.归还验收：档案归还时，档案管理人员应当面清点页数，检查档案状况，确认无误后注销借阅记录。（三）保密要求消防档案中包含单位的建筑布局、消防设施配置、重点部位信息等敏感数据，属于单位内部资料。1.档案管理人员必须严守保密纪律，不得向无关人员泄露档案内容。2.涉及核心技术、安防布局的图纸资料，查阅范围应严格限制。3.电子档案的传输必须通过加密渠道进行，严禁通过微信、QQ等公共社交工具传输涉密档案文件。八、档案的销毁对于已超过保管期限且确无保存价值的消防档案，应按照规定程序进行销毁。严禁私自销毁档案。（一）鉴定与销毁流程1.鉴定：由消防安全管理人组织专职消防管理人员及相关技术人员组成鉴定小组，对拟销毁的档案进行鉴定。确认为无保存价值的，编制《档案销毁清册》。2.审批：《档案销毁清册》须经消防安全责任人审核批准后方可执行。3.销毁：档案销毁应由两人以上（其中一名为监销人）负责。销毁方式可采用碎纸机粉碎或送至指定的造纸厂化浆，严禁当作废纸出售。4.备案：销毁完成后，监销人应在销毁清册上签字盖章，并将销毁情况永久备案。（二）特殊情况处理对于虽超过保管期限，但涉及未结案的法律诉讼、火灾事故调查或有历史研究价值的档案，应延长保管期限，直至案件结束或失去利用价值。九、监督检查与考核为确保本制度的有效执行，单位将消防档案管理工作纳入年度消防安全工作考核目标。（一）检查内容1.档案是否齐全、完整，有无缺失；2.档案记录是否真实、准确，有无弄虚作假；3.档案更新是否及时，是否存在“做假账”、“补记录”现象；4.档案保管条件是否符合要求，有无安全隐患；5.档案查阅、借阅手续是否规范。（二）奖惩措施1.奖励：对于在消防档案管理工作中认真负责、档案建设规范、在火灾事故调查中提供关键证据的部门或个人，给予表彰和物质奖励。2.惩罚：未按规定建立档案或档案缺失严重的，责令限期整改