合同管理制度范本

合同管理制度范本第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“公司”）在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除、终止各类合同、协议及其他具有合同性质的文件（以下统称“合同”）。公司劳动合同管理另有规定的，从其规定。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规及公司内部规章制度。（二）平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，遵循自愿协商、公平交易、诚实信用的商业道德。（三）风险控制原则：合同管理全过程应注重风险识别、评估与防范，确保公司利益不受损害。（四）统一管理与分级负责原则：公司对合同实行统一规范管理，各业务部门在职责范围内负责具体合同的洽谈、履行与跟踪。第四条管理部门公司综合管理部（或指定法务部门/岗位，下同）是合同管理的归口部门，负责合同管理制度的制定与修订、合同范本的制定与推广、合同的法律审核、合同纠纷的协调处理以及合同管理的监督检查。各业务部门是合同的发起、履行和日常管理部门，负责合同的前期洽谈、相对方资信调查、合同文本的草拟、合同履行过程中的跟踪与反馈等工作。财务部门负责合同中涉及资金收付、票据开具等财务事项的审核与管理。第二章合同的订立第五条合同发起与立项业务部门在开展经营活动需要订立合同时，应填写《合同立项申请表》，明确合同事项、背景、预计金额、履行期限等基本情况，按公司规定的审批权限报请审批。对于重大或复杂的合同项目，应进行可行性研究论证。第六条合同相对方资格审查在订立合同前，业务部门必须对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行全面审查。审查内容一般包括但不限于：（一）相对方为法人或其他组织的，应审查其营业执照、相关资质证书、法定代表人身份证明或授权委托书等；（二）相对方为自然人的，应审查其身份证件；（三）必要时，可要求相对方提供近期财务报表、业绩证明、信用报告等材料；（四）对重大合同或初次合作的相对方，应进行实地考察或通过第三方机构进行背景调查。审查结果应形成书面记录，作为合同审批的依据之一。第七条合同主要内容合同应包含以下主要内容：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法；（九）合同生效条件、签订日期等。根据合同性质的不同，可增减相应条款。第八条合同形式与格式除即时结清的小额交易外，合同应当采用书面形式。书面形式包括合同书、信件、数据电文（如传真、电子邮件等）等可以有形地表现所载内容的形式。公司推行使用标准合同范本。凡有标准范本的，应优先使用标准范本。对标准范本的修改，需说明理由并经综合管理部审核。无标准范本的，由业务部门根据交易实际情况草拟合同文本。第三章合同的审核与审批第九条合同审核合同文本拟定后，业务部门应将合同草案及相关附件（包括但不限于相对方资质材料、立项审批文件、谈判纪要等）提交综合管理部进行法律审核。涉及财务事项的，应同时提交财务部门审核。综合管理部主要审核合同的合法性、合规性、完整性、严谨性及风险点，并出具书面审核意见。财务部门主要审核合同中的价款、支付方式、税务处理等财务相关条款的合规性与合理性。业务部门应根据审核意见对合同草案进行修改。对审核意见有异议的，应与审核部门协商解决；协商不成的，报请公司分管领导裁定。第十条合同审批合同审核通过后，业务部门应填写《合同审批单》，连同合同草案、审核意见及其他必要材料，按照公司规定的审批权限和流程逐级报请审批。审批权限根据合同类型、金额等因素确定。审批人员应仔细审阅合同内容及相关材料，对合同的可行性、经济性、风险控制等方面进行评估，并在审批单上签署明确意见。第十一条审批权限公司根据合同的性质、金额及重要程度，设定不同层级的审批权限。具体审批权限表作为本制度的附件另行制定。第十二条紧急合同处理因特殊情况需紧急签订合同的，可适当简化审核审批流程，但必须经公司分管领导及主要负责人批准，并在事后按规定补办相关手续。第四章合同的签署与用印第十三条合同签署合同经最终审批通过后，方可签署。法定代表人是公司对外签订合同的法定签署人。法定代表人可根据需要授权其他人员作为授权代表签署特定合同，授权应采取书面形式，并明确授权范围和期限。签署合同应使用不易褪色的笔，字迹清晰，并加盖骑缝章（如有多页）。合同文本有修改的，应在修改处由双方签字或盖章确认。第十四条合同用印合同签署后，业务部门凭审批通过的《合同审批单》及已签署的合同文本，到公司印章管理部门办理用印手续。印章管理部门应对用印文件及审批手续进行核对，符合规定的方可加盖公司印章。严禁在空白合同、空白纸张或未经审批的合同文本上加盖公司印章。第十五条合同份数合同一般应至少签署一式两份，公司与合同相对方各执一份。根据需要可增加份数，报送相关部门备案。第十六条合同分发与登记合同签署用印后，业务部门应及时将合同文本分发至各相关部门，并在公司合同管理台账中进行登记，登记内容包括合同编号、名称、相对方、签订日期、履行期限、金额、主要内容等。第五章合同的履行第十七条履行责任合同生效后，业务部门是合同履行的主要责任部门，负责按照合同约定全面、及时、正确地履行己方义务，并督促相对方履行合同义务。第十八条履行跟踪业务部门应指定专人负责合同的履行跟踪，定期检查合同履行情况，及时掌握相对方的履约动态。对合同履行过程中的重要节点（如付款、交货、验收等），应做好书面记录。第十九条合同履行异常处理在合同履行过程中，如发现相对方可能或已经发生违约行为，或出现不可抗力等影响合同履行的情形，业务部门应立即采取措施防止损失扩大，并及时向公司分管领导及综合管理部报告，共同研究应对方案。第二十条合同变更、解除与终止需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面变更或解除协议，按原合同审批流程履行审批手续。合同终止后，业务部门应及时清理合同遗留问题，办理结算、资料归档等手续。第六章合同的监督与归档第二十一条合同台账管理综合管理部负责建立健全公司合同管理台账，对合同的订立、履行、变更、终止、纠纷处理等情况进行统一登记和动态管理。各业务部门应配合提供相关信息。第二十二条合同档案管理合同签订后，业务部门应将合同文本原件及相关附件（包括但不限于审批单、相对方资质材料、履行过程中的往来函件、验收证明、付款凭证等）整理成册，在合同履行完毕或终止后规定期限内移交综合管理部（或公司档案管理部门）归档保存。档案保存期限应符合国家有关规定及公司档案管理制度要求。第二十三条合同检查与监督综合管理部定期或不定期对公司各部门合同管理及履行情况进行检查与监督，对发现的问题及时提出整改意见，并向公司领导报告。第二十四条合同纠纷处理发生合同纠纷时，业务部门应及时向综合管理部报告，并提供相关证据材料。综合管理部协助业务部门制定处理方案，通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。处理过程中，应注意保全证据，维护公司合法权益。第七章责任第二十五条责任追究对于在合同管理过程中违反本制度规定，导致公司遭受损失的，公司将根据情节轻重及损失大小，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。具体情形包括但不限于：（一）未经审批擅自签订合同的；（二）在相对方资格审查中弄虚作假或严重失职的；（三）泄露合同商业秘密的；（四）擅自变更、解除合同的；（五）在合同履行中监管不力，导致违约或损失的；（六）合同档案管理混乱，造成重要文件丢失的。第八章附则第二十六条术语解释本制度所称“重大合同”，指对公司生产