《村级议事记录台账规范化管理细则》

《村级议事记录台账规范化管理细则》第一章总则第一条为深入贯彻落实乡村振兴战略，推进农村基层治理体系和治理能力现代化，切实规范村级议事协商程序，确保村级事务决策的科学化、民主化和规范化，特制定本细则。村级议事记录台账是反映村级组织履职情况、记录村务决策全过程、保障村民知情权与参与权的重要载体，其规范化管理是加强农村基层党风廉政建设、维护农村和谐稳定的基础性工作。第二条本细则适用于行政村党组织、村民委员会、村务监督委员会、村集体经济组织等所有村级组织在履行职责过程中开展的各类议事协商活动及相关的记录台账管理工作。村级议事记录包括但不限于村“两委”联席会议、党员大会、村民代表会议、村民会议、村务监督委员会会议以及各类专题议事协商会议的记录。第三条村级议事记录台账管理遵循“客观真实、完整准确、规范及时、安全保密”的原则。所有议事活动必须做到“一事一记、一会一档”，确保记录内容与会议实际情况相符，台账管理全过程可追溯、可查询、可问责。严禁事后补记、虚假记录、随意涂改或遗失损毁议事记录台账。第四条建立健全乡镇（街道）统一指导、村级组织实施、村务监督委员会全程监督的议事记录台账管理工作机制。乡镇（街道）党政办、党建办、农经站等职能部门应加强对村级台账管理的业务指导和监督检查，确保本细则在辖区内得到有效执行。第二章组织机构与人员职责第五条村党组织书记是村级议事记录台账规范化管理的第一责任人，对台账的真实性、完整性和规范性负总责。村主任、村务监督委员会主任及相关分管负责人对职责范围内的议事记录台账负直接领导责任。第六条村级组织应明确专人担任议事记录员。记录员应当具备良好的政治素质、一定的文化水平和文字综合能力，熟悉村级事务运作流程。原则上，村“两委”联席会议、党员大会由村党组织委员或党建联络员记录；村民代表会议、村民会议由村委会文书或主任指定人员记录；村务监督委员会会议由监委会委员记录。第七条记录员职责包括：（一）负责会议召开前的准备工作，核对参会人员资格，分发会议材料；（二）负责会议期间的实时记录，准确捕捉会议议题、讨论发言要点、表决情况及最终决议；（三）负责会议记录的整理、校对和初步审核，确保文字通顺、要素齐全；（四）负责台账的归档、保管、移交及查阅登记工作；（五）负责对会议记录中涉及的敏感信息或不宜公开内容的初步甄别。第八条实行议事记录台账“双重审核”制度。记录员整理完成的会议记录，首先由主持会议的负责人（通常是村党组织书记或村主任）审核签字，确认内容无误后，再由村务监督委员会主任对程序的合规性进行审核签字。未经双重审核签字的议事记录视为无效，不得作为入账依据或公开公示的凭证。第三章议事范围与分类管理第九条根据村级议事协商内容的不同性质，将议事记录台账分为以下四大类进行管理：（一）党务工作类：主要记录党组织换届选举、党员发展、党费收缴、党组织生活计划、党员民主评议、党内评优评先等事项。（二）村务决策类：主要记录村庄发展规划、公益性项目建设、村规民约修订、村庄整治方案、集体土地征收补偿分配、以及涉及村民切身利益的其他重大事项。（三）财务管理类：主要记录年度财务预决算、大额资金使用、集体资产资源处置、村干部报酬补贴、救灾救济款物发放等“三资”管理事项。（四）综合治理类：主要记录矛盾纠纷调解、社会治安维护、安全生产检查、重点人群管控服务、文明乡风建设等事项。第十条建立村级议事协商事项清单制度。村级组织应根据本村实际情况，制定《村级议事协商事项清单》，明确哪些事项必须经过“四议两公开”程序，哪些事项可以通过简易程序处理。清单应在村务公开栏长期公示，并报乡镇（街道）备案。第十一条对于纳入清单管理的重大事项，必须记录完整的“四议两公开”过程。即分别记录党支部委员会提议、“两委”联席会议商议、党员大会审议、村民代表会议或村民会议决议等四个环节的详细情况，以及决议公开和实施结果公开的情况。各环节的记录必须相互印证，形成完整的决策链条。第四章记录标准与内容规范第十二条村级议事记录应采用统一的格式。记录文本应包含以下基本要素：（一）会议名称：准确反映会议的性质和主题，如“关于XX村道路硬化工程的‘两委’联席会议记录”。（二）会议时间：精确到年、月、日、上/下午、具体时刻（如：2023年10月15日上午9:00-11:30）。（三）会议地点：具体会议室或场所名称。（四）会议类别：注明是党组织会议、村委会会议还是联席会议等。（五）召集人与主持人：记录姓名及职务。（六）记录人：记录姓名及职务。（七）应到人数、实到人数、缺席人数及名单：详细列明缺席原因（如病假、事假、无故缺席等）。（八）列席人员：记录上级指导人员、驻村工作队成员或村民旁听人员名单。（九）会议议题：清晰列出本次会议讨论的所有议题。第十三条会议正文内容的记录规范：（一）汇报环节：简要记录议题提出人或汇报人关于议题背景、政策依据、具体方案及预期效果的汇报要点。（二）讨论环节：这是记录的核心部分。应客观、准确地记录参会人员的发言情况。对于支持意见、反对意见、弃权理由以及修改建议均要如实记录。特别是对重大分歧意见，必须详细记录各方观点和争论焦点，不得只记录“一致同意”或“经讨论通过”等概括性词语。记录时应尽量记录原话，或保持发言人的原意，避免记录员的主观臆断和修饰。（三）表决环节：详细记录表决方式（如举手、无记名投票、口头表态等）、表决结果（同意、反对、弃权的具体票数）以及是否通过。（四）决议环节：清晰、准确地记录会议最终形成的决议事项，明确责任分工、完成时限和具体要求。决议内容必须具有可操作性，避免模棱两可。第十四条会议记录的书写要求：（一）使用专用会议记录本或统一的打印用纸，使用黑色或蓝黑色墨水钢笔、签字笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水，确保字迹持久、清晰。（二）书写工整，页面整洁，不得随意涂改。确需修改时，应在修改处划两条横线，在上方书写正确内容，并由修改人（通常是记录人或主持人）在修改处签字或盖章确认。（三）记录必须连续，不得跳页、缺页。如出现空白页，应注明“此页空白”或划斜线注销。（四）对于会议形成的决议、决定等重要内容，如有必要，可另纸打印作为附件，并由相关人员签字后附在记录本后，同时在记录正文中注明“详见附件”。第十五条签名盖章规范：（一）会议记录完成后，应由主持人、记录人在记录末尾处亲笔签名，并填写审核日期。（二）对于涉及资金使用、资产处置、工程建设等重要事项的会议记录，必须加盖村党组织公章或村民委员会公章，以示严肃性。（三）参会人员签到表应作为会议记录的必备附件，由参会人员本人亲笔签到，不得代签。第五章台账建立与归档管理第十六条实行“一会一档、分类归档”的台账管理制度。村级应设立专用档案柜，对议事记录台账进行集中存放。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。第十七条台账归档范围包括：（一）各类会议记录本及原始记录稿；（二）会议通知、会议议程、参会人员签到表；（三）会议议题相关的政策文件、可行性研究报告、预算方案等背景材料；（四）会议表决用的原始选票、表决结果统计表；（五）会议决议公告公示的照片或影像资料；（六）项目实施过程中的合同、协议、验收报告等后续资料。第十八条档案整理与分类编号：（一）按照党务、村务、财务、综治四大类别进行分类整理。（二）每一类别内，按时间顺序（年度-月份）进行排列。（三）编制案卷目录，包括案卷号、题名、会议时间、页数、保管期限、备注等信息，以便快速检索。第十九条档案保管期限划定：（一）涉及村级长远发展规划、重大项目建设、产权制度改革等具有重要凭证价值的议事记录，应列为永久保管。（二）涉及一般性村务管理、阶段性工作部署的议事记录，保管期限为30年或10年。（三）对于临时性、事务性较强的会议记录，保管期限为5年。保管期限从会议次年的1月1日起计算。保管期满后，应按规定程序进行鉴定和销毁，严禁擅自销毁未到期的档案。第二十条建立台账移交制度。村级组织换届选举时，必须将上一届的所有议事记录台账造册登记，移交给新一届村级组织。移交工作应在乡镇（街道）包村干部和村务监督委员会的监督下进行，填写《村级档案移交清单》，由交接双方及监交人签字确认，办理正式交接手续。任何个人不得私自留存、带走或销毁档案。第六章信息化管理与数据安全第二十一条积极推进村级议事记录台账信息化建设。鼓励有条件的地区使用电子政务系统、村级事务管理APP等数字化工具进行会议记录和管理。电子记录应具备不可篡改、全程留痕的技术特性。第二十二条电子记录管理规范：（一）电子记录应当及时备份，实行“本地存储+云端存储”双重备份机制，防止数据丢失。（二）电子记录的修改应当保留修改痕迹，记录修改人、修改时间和修改前后的内容。（三）重要的电子记录应定期打印输出纸质版本，并由相关人员签字后归档保存，实行“双套制”管理。第二十三条严格数据安全管理。村级议事记录台账中包含大量村民个人信息（如身份证号、家庭住址、财产状况等）和敏感数据，必须严格遵守保密法律法规。（一）严禁将未公开的议事记录内容在互联网（如微信群、朋友圈、抖音等）上发布、传播。（二）严禁将涉密台账资料上传至未通过安全认证的第三方云平台或社交软件。（三）管理台账的计算机应安装杀毒软件和防火墙，并定期进行安全检查，严防病毒感染和黑客攻击。第七章公开公示与查阅利用第二十四条严格执行村务公开制度。除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私及法律法规规定不得公开的外，村级议事决策结果应当及时向村民公开。（一）公开时限：一般事项决议应在会议结束后7日内公开；涉及财务收支的事项应在每月或每季度结束后10日内公开；涉及村民切身利益的重大事项应及时公开。（二）公开形式：在村务公开栏设立“议事决策公开”专栏，同时可通过“村村响”广播、村民微信群、明白纸等形式进行辅助公开。（三）公开内容：应包括会议决议事项、实施主体、完成进度、资金使用情况等。公开内容应简明扼要，通俗易懂。第二十五条建立议事记录台账查阅利用制度。（一）本村村民因生产生活需要，查阅本人相关的议事记录台账，需凭本人身份证件，经村党组织书记批准后，在档案管理人员陪同下查阅。查阅时不得涂改、勾画、抽取、撤换档案材料。（二）上级机关、审计、纪检监察等部门因公务需要查阅台账的，应持单位介绍信和有效证件，经村级组织主要负责人批准后方可查阅。（三）查阅台账原则上应在档案室内进行，确需复印、摘抄的，须经村务监督委员会审核同意，并由档案管理人员复印、摘抄，注明“与原件核对无异”并加盖公章。第二十六条查阅登记管理。所有查阅活动都必须在《档案查阅登记簿》上进行详细记录，包括查阅人姓名、单位、查阅事由、查阅时间、查阅内容、批准人、查阅结果等。查阅记录应作为台账管理的一部分长期保存。第八章监督检查与考核评价第二十七条将议事记录台账规范化管理纳入村级组织年度目标考核和村干部述职述廉的重要内容。乡镇（街道）应每半年组织一次专项检查，重点检查台账的完整性、真实性、规范性及公开情况。第二十八条检查方式与内容：（一）实地查看：检查档案柜、防潮措施、台账存放环境。（二）翻阅台账：随机抽取不同类别的会议记录，核对要素是否齐全，签名是否完备，修改是否规范，附件是否完整。（三）比对核实：将台账记录与财务凭证、工程合同、公示照片等实物资料进行比对，验证记录的真实性。（四）座谈询问：询问村干部和村民代表对议事程序的知晓情况，核实会议记录是否反映了真实的讨论过程。第二十九条建立问题整改机制。对检查中发现的问题，如记录潦草、要素缺失、归档混乱、虚假记录等，应下发《整改通知书》，明确整改内容和时限。村级组织应在规定时限内完成整改，并书面报告整改情况。对整改不力或屡查屡犯的，将进行通报批评。第九章责任追究第三十条对违反本细则规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、诫勉谈话；情节严重的，给予党纪政务处分；涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理：（一）不按规定记录会议，造成会议记录缺失、断档的；（二）伪造、变造会议记录，搞虚假议事、虚假决策的；（三）擅自涂改、抽取、销毁、藏匿会议记录台账的；（四）泄露议事记录中秘密信息，造成不良后果或损失的；（五）拒绝、阻碍监督检查或者拒不整改问题的；（六）因管理不善，导致台账遗失、损毁或霉烂虫蛀，造成历史资料不可恢复的。第三十一条实行责任倒查制度。在村级事务审计、信访案件调查或巡察工作中，发现因议事记录不规范、不真实导致决策失误、集体资产流失或侵害群众利益的，除追究决策者的责任外，还要倒查记录员、审核人的相关责任。第十章附则第三十二条各省、自治区、直辖市可根据本细则精神，结合当地实际情况，制定具体的实施方案或补充规定。各村可根据本细则制定《村级议事记录台账管理操作指南》，细化工作流程。第三十三条本细则中涉及的具体表格样式（如会议记录首页、签到表、查阅登记表、移交清单等），由县级农业农村部门或民政部门统一监制，确保格式统一。第三十四条本细则自发布之日起施行。以往有关村级议事记录台账管理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。第三十五条本细则由县级人民政府农业农村主管部门、民政主管部门负责解释。附件：村级议事记录关键要素核查表序号核查项目标准要求检查方法备注1封面完整性封面需有年度、会议名称、记录单位目测无封面或封面信息不全扣分2目录索引具备按时间或议题排序的目录查阅便于快速检索3会议时间精确到分钟，逻辑合理核对避免时间冲突4地点与人员地点明确，实到/应到人数清楚，名单详实核对签到表缺席人员需注明原因5议题记录议题明确，来源清晰阅读正文避免无议题开会6发言记录记录讨论要点，体现不同意见重点抽查严禁“一致同意”概括7决议内容决议具体可行，责任到人阅读决议栏避免模糊表述8表决情况记录表决方式、票数及结果核对票数应与人数匹配9签名规范主持人、记录人亲笔签名核对笔迹严禁打印签名或代签10附件齐全选票、签到表、方案等附件完整清点确保证据链完整11涂改情况涂改处有签字或盖章确认细节检查严禁使用涂改液/胶带12页码连续页码编写连续，无缺页翻阅防止抽页村级议事记录常见问题及整改指引一、记录内容过于简单问题描述：会议记录仅记录“会议讨论了XX事项，大家一致同意，决定通过”。整改指引：记