档案借阅管理工作指南

档案借阅管理工作指南一、档案借阅管理基础规范（一）档案借阅范围界定根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）相关要求，结合不同单位档案分类标准，档案借阅范围划分为三个层级：1.开放档案：年满25年已完成解密审核、不涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密和个人隐私的档案，单位内部员工可凭工作证申请借阅，外部单位人员持单位介绍信及本人有效身份证件可申请查阅复制；2.控制使用档案：涉及单位内部业务未公开事项、到期未解密档案、涉及个人隐私的人事档案、医疗档案，仅限档案归口管理部门、业务主办部门及经授权的单位管理人员按权限借阅；3.不对外借阅档案：尚在短期保管期限内的未整理归档文件、档案原件已破损无法外借的档案、绝密级国家秘密档案，仅限在档案阅览室现场查阅，不得带出馆（室），不得复制摘抄。其中，人事档案借阅需严格执行《干部人事档案工作条例》，除组织人事部门考察任用、纪检监察机关执纪审查等法定情形外，不得擅自借阅，本人及直系亲属不得借阅本人及其亲属的人事档案。（二）借阅权限分级设定为平衡档案利用与安全管理需求，建立四级权限分级体系：权限等级对应人员范围可借阅档案密级可借阅档案类型外借权限一级权限单位主要负责人、分管档案工作领导绝密级及以下所有密级所有类型档案可外借非绝密档案二级权限部门正职负责人、纪检监察/审计/组织人事专职工作人员机密级及以下密级分管业务范围内所有档案可外借秘密级、内部档案三级权限部门业务工作人员秘密级及以下密级本部门业务主办档案、公开档案可外借内部公开档案四级权限单位临时工作人员、外部单位人员开放档案已公开的政策性、公开性档案仅限现场查阅，不得外借二、档案借阅申请与审批流程（一）内部借阅流程1.申请环节：借阅人需提前通过单位OA档案管理系统提交《档案借阅申请单》，申请单需明确填写以下信息：借阅人姓名、工号、所在部门、联系电话、借阅档案的全宗号、目录号、档号、题名、借阅用途、预计归还时间，借阅多人共同经手的项目档案需注明牵头借阅人。线下申请仅针对不支持线上操作的涉密档案，需借阅人现场填写纸质申请单，纸质申请单需留存归档，保管期限为5年。2.审批环节：按权限分级执行逐级审批：①借阅公开、内部级档案，由借阅人部门负责人审批；②借阅秘密级档案，由借阅人部门负责人签字后，报档案管理部门经办人员审核，档案管理部门负责人审批；③借阅机密级档案，需经借阅人部门负责人、档案管理部门负责人依次审核后，报单位分管档案工作领导审批；④借阅绝密级档案，需经前述环节审核后，报单位主要负责人审批，且仅限两名以上经授权的工作人员现场查阅，严禁外借。线上审批流程自动推送，每个审批节点最长停留时间不得超过1个工作日，超时未处理的系统自动提醒审批人，2个工作日仍未处理的自动退回申请，并告知借阅人。3.核验环节：档案管理人员收到审批通过的申请后，1个工作日内完成档案检索调阅：核对申请信息与档案信息一致，检查档案实体无破损、页面完整，对涉密档案核验借阅人权限符合要求后，完成借阅登记。（二）外部单位借阅流程1.资格核验：外部单位人员借阅档案，需携带以下材料：①本单位出具的正式介绍信，介绍信需明确借阅人姓名、身份证号、借阅用途、借阅档案内容范围，加盖借阅单位公章；②借阅人本人有效居民身份证、工作证原件核验，留存复印件归档；③党政机关、纪检监察、司法机关因公务借阅档案的，需出具单位立案文书、协助调查函等正式公务文书，可简化审批环节优先办理。2.申请审批：外部单位申请借阅开放档案，由档案管理部门接待人员初审材料，档案管理部门负责人审批后，安排现场查阅；申请借阅控制使用档案，需经档案管理部门负责人审核后，报单位分管领导审批，必要时征求档案内容涉及业务部门的同意，涉及国家秘密的档案，按照《中华人民共和国保守国家秘密法》相关规定，不得向无对应知悉范围的外部单位提供。3.利用登记：外部人员仅限在档案阅览室现场利用档案，不得将档案带离现场，如需复制档案内容，需在申请中注明复制用途，经审批同意后由档案管理人员负责复制，复制件需加盖档案证明专用章方可生效，未经批准不得私自拍照、扫描档案内容。（三）特殊场景借阅流程1.涉密档案借阅：严格执行“密来密往”管理要求，涉密档案不得通过非涉密系统申请，必须线下办理申请审批，借阅人需持有对应的涉密人员资格证书，严禁无资质人员接触涉密档案，借阅涉密档案不得带出单位涉密场所，借阅过程中不得携带非涉密电子设备、移动存储介质进入涉密阅览室。2.应急借阅：因突发公共事件、应急处置、抢险救灾等紧急情况需要借阅档案的，可先由借阅人口头向档案管理部门负责人及单位分管领导申请，档案管理人员先行调档提供利用，事后3个工作日内补充完善正式申请审批手续，不得逾期不补。3.档案汇编、编研利用：因单位编史修志、文化建设、课题研究需要批量借阅档案的，由项目牵头部门提交整体利用方案，明确利用范围、利用时长、利用人员，经单位分管领导审批同意后，档案管理部门设立专门利用区域，安排专人对接提供服务，批量借阅实行一次性审批、分次登记制度，无需逐份档案重复审批。三、档案借阅现场与外借管理规范（一）阅览室现场管理1.阅览室准入要求：非借阅人员不得随意进入阅览室，进入阅览室需遵守秩序，将随身包袋、电子设备（经批准的拍照设备除外）存放在指定区域，不得携带食品、饮品进入，保持室内整洁安静，严禁吸烟。2.档案查阅要求：借阅人现场查阅档案时，应当轻翻轻阅，不得在档案上涂改、圈划、标注、裁剪、拆卷，不得损坏档案装订，不得调换档案内页，如需摘抄内容，摘抄用纸需经档案管理人员检查，带出档案室时需经审核同意，涉密内容摘抄需符合保密管理要求。3.查阅秩序管理：同一档案同时有多名借阅人申请查阅时，按申请先后顺序安排，优先保障公务用途借阅，档案管理人员每日下班前对阅览室进行清场检查，收回所有查阅档案，核对无误后归库，严禁档案留在阅览室过夜。（二）档案外借管理1.外借期限规定：不同类型档案外借期限执行差异化要求：①一般业务档案外借期限不超过15个工作日，最长续借不得超过10个工作日，总借阅期限不得超过25个工作日；②项目建设档案、诉讼档案因工作需要外借的，期限不超过30个工作日，续借最长不超过15个工作日；③涉密档案严禁外借出单位，因工作需要带出档案阅览室的，需经单位主要负责人批准，且仅限在单位内部指定涉密场所使用，当日使用当日归还。确因工作需要需将档案带出单位的，需经单位主要负责人批准，安排两名专人全程押送，使用完成后立即送回。2.外借登记要求：所有外借档案必须建立纸质+电子双重借阅台账，台账登记内容包括：借阅日期、借阅人姓名、部门、档号、题名、份数、页数、借阅用途、审批人签字、预计归还日期、实际归还日期、档案状态核验记录，借阅台账永久留存。电子档案借阅需在档案管理系统留下操作日志，记录借阅人操作时间、操作内容，日志不可删除修改。3.外借档案保管要求：借阅人应当妥善保管外借档案，不得擅自转借、转送给其他人员使用，不得带至非工作场所，不得在私人社交场合展示，涉密档案外借期间严格遵守保密规定，不得在非涉密场所存放，不得通过非涉密渠道传输。（三）电子档案借阅管理随着数字档案馆（室）建设推进，电子档案借阅占比逐年提升，目前多数单位电子档案借阅占比已超过65%，需遵循以下规范：1.权限管控：电子档案借阅按照“最小授权”原则分配权限，借阅人仅获得申请借阅档案的访问权限，不得获取全库档案访问权限，电子档案水印设置明确标注借阅人姓名、借阅日期、单位信息，防止非法扩散。2.下载管控：开放类电子档案经审批同意后可下载，控制类电子档案仅限在线查阅，确需下载的需经单位分管领导审批，下载后的电子档案仅限用于申请注明的用途，不得擅自传播，使用完成后应当从个人设备删除。3.密级电子档案管理：涉密电子档案借阅严格执行保密管理规定，仅限在单位涉密计算机上查阅，不得拷贝、下载，严禁接入互联网，不得通过互联网传输涉密电子档案。四、档案归还与催还管理（一）归还验收流程1.预约归还：借阅人归还档案时，需提前告知档案管理人员，线下归还需携带档案实体到档案库房办理，线上电子档案归还需在系统确认归还，释放访问权限。2.完整性核验：档案管理人员接收归还档案时，按照“三核对”标准完成核验：第一核对档号、题名、份数、页数与借阅登记信息是否一致；第二检查档案实体是否存在涂改、圈划、破损、缺页、受潮、发霉等损坏情况；第三对涉密档案检查是否有私自摘抄、复制痕迹，电子档案检查是否存在违规拷贝传播痕迹。3.入库与台账更新：核验无误后，档案管理人员在借阅台账、档案管理系统中登记归还日期，签字确认后将档案及时归库，归库时按照档案分类编号放回指定存放位置，避免错放影响后续借阅利用；如核验发现问题，立即登记问题情况，上报档案管理部门负责人，按照档案损坏追责流程处理。（二）续借办理流程借阅人无法在规定期限内归还档案的，需在借阅到期前3个工作日提交续借申请，续借申请流程与原借阅申请审批流程一致，续借仅可办理1次，续借期限不得超过原借阅期限的二分之一，因特殊情况需要多次续借的，需经档案管理部门负责人批准，档案管理人员对续借信息更新台账标注，避免到期误催还。（三）逾期催还流程建立三级催还机制，确保档案按时收回：1.提前提醒：在档案借阅到期前3个工作日，由档案管理系统自动向借阅人发送提醒消息，线上线下同步提醒，告知预计归还时间，提示及时办理归还或续借手续。2.逾期催还：借阅超出期限1-7个工作日的，由档案管理部门经办人员向借阅人发送纸质催还通知单，同时告知借阅人所在部门负责人，督促3个工作日内归还。3.强制清退：借阅超出期限10个工作日以上，经两次催还仍不归还的，由档案管理部门向借阅人所在部门出具正式清退函，暂停该借阅人及所在部门所有新的档案借阅申请，直至档案归还；因特殊情况档案确实无法归还的，借阅人所在部门出具书面说明，经单位分管领导批准后，按照档案遗失处置流程处理。据国家档案局2023年对全国120家中央直属机关、国有企业档案管理工作调研数据显示，严格执行三级催还机制的单位，档案逾期归还率从12.7%下降至1.8%，档案遗失率下降89%，管理效果显著。五、档案安全与保密管理（一）实体档案安全管控1.接触管控：无关人员不得擅自进入档案库房，档案管理人员每日对库房进行巡查，做好温湿度记录，库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，外借档案归还后，如携带出单位过，需进行防虫、防霉检查，确认无异常后方可归库。2.损坏防控：借阅人携带档案外出时，应当做好防护措施，避免档案受潮、挤压、污染，不得将档案放在后备箱、露天场所等易损坏区域，档案管理人员对频繁借阅的高频利用档案制作复制本，提供利用时使用复制本，减少原件磨损，延长原件寿命。3.失窃防控：外借档案一旦发生遗失，借阅人应当立即向档案管理部门和单位保卫部门报告，协助查找，档案管理部门及时上报单位保密委员会，如涉及涉密档案遗失，立即按照保密管理规定上报保密行政管理部门，采取补救措施。（二）涉密档案保密管理严格落实“涉密不上网、上网不涉密”要求，具体执行以下规则：1.知悉范围管控：涉密档案仅限经审批的知悉范围内人员查阅，不得擅自扩大知悉范围，严禁向无关人员泄露涉密档案内容。2.复制摘抄管控：绝密级档案严禁复制摘抄，机密级、秘密级档案确需复制摘抄的，需经原定密单位审批同意，复制件按照原件密级管理，摘抄件用完后应当按照涉密载体销毁规定销毁，不得私自留存。3.出境管控：任何涉密档案不得擅自携带出境，确因工作需要携带出境的，需经国家保密行政管理部门批准，办理相关审批手续。（三）个人隐私保护管理涉及个人信息的人事档案、征信档案、医疗档案、职工福利档案等，借阅过程中严格保护个人隐私，除法定公务用途外，不得向任何第三方泄露档案中的个人信息，不得擅自复制传播包含个人信息的档案内容，利用公开个人信息档案的，应当对敏感个人信息进行脱敏处理。六、问题处置与责任追究（一）常见问题处置流程1.档案涂改、圈划：情节轻微不影响档案内容辨认的，责令借阅人写出书面检查，对涂改位置进行标注说明，存入档案副卷，扣除借阅人年度绩效考核1-3分；情节严重导致档案内容无法辨认、造成档案损坏的，按照档案价值赔偿损失，给予通报批评。2.档案缺页、破损：因借阅人保管不善导致的，借阅人需承担修复费用，修复费用按照档案修复行业标准计算：一般纸质档案每页修复费用为30-80元，老旧档案、特殊载体档案修复费用按照实际修复成本计算，无法修复的，按照档案鉴定价值赔偿，赔偿金额由单位档案鉴定委员会评估确定。3.档案遗失：档案遗失无法找回的，对可控范围内非涉密一般档案，责令借阅人所在部门协助补建档案，补建产生的费用由责任人承担，无法补建的，由责任人承担赔偿责任；涉密档案遗失的，立即启动保密应急预案，配合保密行政管理部门调查，追究责任人责任，触犯法律的移送司法机关处理。（二）违规行为责任界定将档案借阅违规行为划分为三个等级，对应不同处理措施：1.一般违规：未按规定办理借阅手续、逾期归还未超过10个工作日、擅自现场复印未造成信息泄露的，给予口头警告，责令整改，记录违规一次，年度累计3次一般违规的，暂停借阅权限1个月。2.较重违规：擅自转借档案、涂改圈划档案、逾期超过10个工作日、擅自复制非涉密控制档案的，给予通报批评，暂停借阅权限3-6个月，扣除年度绩效考核5分，承担相应修复赔偿责任。3.严重违规：泄露国家秘密、擅自出售转让档案、造成档案原件损毁遗失无法挽回、违反规定泄露个人隐私造成严重后果的，给予党纪政务处分，解除劳动合同，触犯法律的移送司法机关依法追究刑事责任。（三）档案管