巡察资料立卷归档管理细则

巡察资料立卷归档管理细则第一章总则第一条为进一步规范巡察工作资料立卷归档管理，提升巡察档案工作的科学化、制度化、规范化水平，确保巡察档案的完整、准确、系统与安全，根据《中国共产党巡视工作条例》《机关档案管理规定》以及上级党委关于巡察工作的有关制度要求，结合本单位巡察工作实际，制定本细则。第二条本细则所称巡察资料，是指在巡察工作全过程中形成的，对国家、社会和本单位具有查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。巡察档案是巡察工作的重要组成部分，是检验巡察工作质量、复盘巡察过程、提供决策依据、支撑后续整改以及历史查证的重要凭证。第三条巡察资料立卷归档工作坚持“谁巡察、谁立卷、谁负责”的原则，实行分级负责制。巡察工作领导小组负责统一领导，巡察工作领导小组办公室（以下简称“巡察办”）负责统筹协调与业务指导，各巡察组负责具体资料的收集、整理、立卷与移交，档案管理部门负责最终接收、保管与利用服务。第四条本细则适用于本单位党委（党组）开展的常规巡察、专项巡察、巡察“回头看”以及机动巡察等各类巡察方式的档案管理。凡是在巡察过程中形成的具有保存价值的文件材料，均必须按照本细则规定进行立卷归档，任何部门和个人不得据为己有、拒绝归档或擅自销毁。第五条巡察档案管理必须严格遵守保密纪律和国家有关法律法规，确保档案实体安全和信息安全。涉密载体应当符合保密管理要求，严禁在非涉密计算机、网络或设备上处理、存储和传输涉密巡察信息。第二章管理职责第六条巡察工作领导小组在档案管理方面的主要职责：（一）审定巡察档案工作规章制度；（二）研究解决巡察档案工作中的重大问题，如档案库房建设、重要设施配备等；（三）对巡察档案的移交、利用和销毁等环节进行监督。第七条巡察办在档案管理方面的主要职责：（一）制定和完善巡察资料立卷归档的具体操作规范，并对各巡察组进行业务培训和指导；（二）负责对巡察组立卷归档工作的进度进行督促检查，协助解决档案整理过程中的技术难题；（三）负责接收巡察组移交的档案，并按照规定向本单位档案管理部门进行集中统一移交；（四）组织开展巡察档案的编研、统计和利用工作，为巡察成果运用提供服务。第八条各巡察组是巡察资料立卷归档的责任主体，组长是第一责任人，分管副组长具体负责，并应指定一名熟悉档案业务的专职或兼职人员担任档案联络员，具体承担以下职责：（一）负责巡察工作全过程资料的收集、鉴别、分类、整理、组卷和编目工作；（二）负责巡察档案电子文件的采集、整理和挂接，确保电子文件与纸质文件的一致性；（三）负责撰写巡察情况档案说明，包括巡察组人员构成、巡察对象、巡察时间、巡察重点及特殊情况说明等；（四）负责在巡察撤离前完成档案的初步整理，并在规定时限内向巡察办办理正式移交手续。第九条单位档案管理部门的职责：（一）负责对巡察办移交的巡察档案进行质量检验，符合要求的办理接收手续；（二）负责巡察档案的日常保管、维护、统计和数字化加工；（三）负责提供档案查阅利用服务，并监督利用过程中的保密情况。第三章归档范围与分类第十条巡察资料归档范围应当覆盖巡察工作的准备、了解、报告、反馈、移交、整改等各个阶段。具体包括但不限于以下内容：（一）准备阶段材料：1.巡察工作方案、巡察任务通知书；2.巡察组组建文件，包括组长、副组长任命及组员名单；3.巡察组工作规则、内部管理制度、保密承诺书；4.巡察进驻前的沟通协调记录、情况通报材料；5.收集的被巡察单位基本情况汇报材料、纪检监察机关和组织人事部门提供的情况通报；6.巡察动员会讲话稿、主持人词、会议通知、签到表、会议记录或纪要。（二）了解阶段材料：1.听取被巡察党组织工作汇报的记录、汇报材料原件；2.与被巡察单位领导班子成员、中层干部、离退休人员等个别谈话的谈话提纲、谈话记录、谈话情况汇总表；3.受理来信来访的登记台账、原始信访件（含信封）、信访办理情况记录；4.调阅的个人有关事项报告、财务账目、会议记录、文件资料等复制件或摘录件，并注明来源和调阅人；5.民主测评表、问卷调查表及汇总分析材料；6.列席有关会议的记录、纪要；7.开展专项检查、下沉调研、走访座谈的记录、工作底稿及获取的证据材料；8.巡察组组长的有关批示和组务会议记录。（三）报告阶段材料：1.巡察报告（底稿、定稿）；2.专题报告、领导干部谈话参考材料；3.问题线索报告、问题线索台账；4.巡察组对巡察报告的讨论记录、修改过程中的重要文稿；5.向巡察工作领导小组汇报的会议记录、录音整理稿、领导批示件。（四）反馈与移交阶段材料：1.向被巡察党组织反馈巡察情况的会议记录、反馈稿、表态发言；2.向主要负责人反馈情况的记录；3.巡察反馈意见（正式文件）；4.移交纪检监察机关、组织人事部门的问题线索清单及移交手续；5.移交相关职能部门的事项清单及移交手续；6.“立行立改”事项移交及办理情况材料。（五）整改阶段材料：1.被巡察党组织报送的整改方案、整改报告；2.整改台账、整改进展情况通报；3.关于巡察整改的社会评价材料、群众满意度测评结果；4.对整改情况的督查评估报告、后续处理意见。第十一条归档材料分类。为了便于管理和利用，巡察档案一般按照以下逻辑进行分类立卷：（一）综合类：主要指巡察组内部管理、制度建设、综合性事务等材料；（二）业务类：指巡察过程中产生的业务性材料，可细分为“信访材料”、“谈话材料”、“底稿材料”、“会议材料”等；（三）成果类：指巡察报告、反馈意见、问题线索、专题报告等核心成果材料；（四）整改类：指与整改工作直接相关的材料。第十二条不归档范围。在巡察工作过程中形成的下列材料，一般不纳入归档范围：（一）重份文件，即已归档且具有完全相同内容的文件；（二）无查考利用价值的事务性、临时性便函；（三）未定稿、一般性草稿（除重要法规制度、报告的历次修改稿外）；（四）与巡察工作无关的参考资料；（五）上级机关普发的、不需本单位办理的文件；（六）征求意见的未定稿（最终定稿已归档的）。第四章立卷整理标准与方法第十三条巡察资料立卷应遵循“问题导向、成果为本、保持联系、便于利用”的原则。以“卷”或“件”为单位进行整理。常规巡察通常以“轮次-组别-被巡察单位”为单位组卷；专项巡察可根据专项主题集中组卷。第十四条质量要求。归档文件材料应当符合以下质量标准：（一）文件材料应当齐全完整，能够真实反映巡察工作全貌，特别是能够支撑巡察结论的关键证据材料必须收集到位；（二）文件材料应当手续完备，凡是需要审批、签字、盖章的环节，必须履行完毕；（三）文件材料应当字迹清楚、数字准确、图面清晰，签署、印鉴齐全，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料书写（除原始记录外）；（四）文件材料应当为原件，确无原件的，须注明原因并加盖复印件提供单位公章。第十五条整理方法。（一）组件与分类。将属于同一问题、同一会议、同一案件或同一处理阶段的文件材料排列在一起。文件材料排列时，正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；结论在前，依据在后；汇总表在前，原始表在后；重要文件在前，次要文件在后。（二）修整。对破损、变质的文件材料应进行修补或复制。对过大的文件材料应按照A4纸张标准进行折叠，折叠时应尽量减少折叠次数，并注意留出装订线位置，严禁遮挡字迹。去除文件上的金属物（订书钉、回形针等），以防止锈蚀。（三）页码编写。以“卷”为单位，在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角，使用阿拉伯数字依次编写页号。页号应当清晰、牢固，不得漏编、重编或错编。（四）卷内目录编制。每一卷档案必须编制卷内目录。卷内目录应当详细著录文件题名、文号、责任者、日期、页号、备注等信息。文件题名应当准确概括文件内容，不得随意简化或修改原文件标题。（五）备考表填写。备考表置于卷内文件材料之后，用于说明卷内文件材料的状况（如缺损、修改、移出等情况），并填写立卷人、检查人和立卷时间。第十六条装订要求。（一）巡察档案一般采用“三孔一线”法进行左装订，装订线距离左边缘1.5厘米左右。（二）装订应当牢固、整齐，不掉页、不压字、不倒页，便于翻阅。（三）对于过厚或不宜装订的成册书籍、刊物等，可作为一卷或一件存放，并在备考表中注明。（四）声像材料（照片、录音、录像）应当单独整理，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、事由、拍摄者，并配以相应的文字说明，存储在专门的载体中，并建立相应的索引目录。第十七条案卷封面与脊背。（一）案卷封面应当使用统一规范的封面，全宗名称、案卷题名、卷号、编制单位、编制日期、保管期限、密级等项目应当填写齐全、准确。（二）案卷题名应当简明、准确，结构一般为：[被巡察单位名称]+[巡察轮次/时间]+[巡察类别]+[档案内容类别]+[材料名称]。例如：“XX局2023年常规巡察综合类工作卷”。（三）脊背应当填写全宗号、目录号、案卷号，便于检索。第十八条电子文件整理。（一）电子文件应与纸质文件同步归档。在整理纸质文件的同时，应将对应的电子文件收集齐全。（二）电子文件应当按照规定的存储格式进行转换。文本文件推荐使用PDF、OFD或XML格式；照片文件推荐使用JPEG、TIFF格式；录音录像文件推荐使用MP3、MP4、AVI等通用格式。（三）电子文件应当建立清晰的文件夹结构，命名规则应与纸质档案分类和编号保持一致，确保电子档案与纸质档案的关联性。（四）对于只有电子文件没有纸质文件的（如数码照片、电子录音），应打印出目录和必要的说明材料，并单独建立索引。第五章归档移交流程第十九条归档时间。巡察组应当在巡察反馈工作结束后，集中整改期限开始前（即进驻撤离后1个月内），完成巡察档案的整理立卷工作，并向巡察办办理移交。特殊情况经巡察办批准可适当延长，但最长不得超过2个月。第二十条归档验收。巡察办收到巡察组移交的档案后，应当组织专人进行验收。验收内容包括：（一）档案材料是否齐全完整，是否符合归档范围要求；（二）整理质量是否符合规范，分类是否科学，排列是否有序，装订是否整齐；（三）电子文件是否齐全、可用，是否与纸质文件一致；（四）备考表、卷内目录、案卷封面等著录项目是否填写规范、准确。第二十一条移交手续。验收合格后，交接双方应当逐卷清点，并填写《巡察档案移交清册》。《巡察档案移交清册》一式两份，交接双方签字盖章后，各执一份存查。移交清册主要项目填写说明及要求案卷题名必须与案卷封面题名完全一致卷号/件号按照分类编号规则填写的唯一标识符载体类型纸质、光盘、磁盘、磁带等页数/件数实际页数或文件数量保管期限永久、30年、10年密级绝密、机密、秘密、内部备注说明缺损、修改或其他特殊情况移交部门加盖巡察组印章或组长签字接收部门加盖巡察办印章或负责人签字移交日期年、月、日第二十二条集中进馆。巡察办在接收巡察组档案后的次年6月底前，应按照档案管理规定，将符合进馆标准的巡察档案统一向本单位档案管理部门移交。移交时需办理正式的档案进馆交接手续，并附上档案说明、检索工具等。第六章档案保管与维护第二十三条保管库房要求。档案管理部门应当设置专门的档案库房用于存放巡察档案。库房应当具备防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠、防有害气体等“九防”措施。（一）库房温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间；（二）库房应当配备消防器材、温湿度记录仪、空调机、去湿机、防盗门窗、监控报警系统等设施设备；（三）涉密巡察档案应当存放在密码保险柜或符合保密要求的专用铁皮柜中。第二十四条档案排架。巡察档案应当按照全宗-分类-案卷号的顺序进行排列。档案柜应当粘贴统一的标签，标明存放档案的类别和卷号范围。档案入库实行“以卷为单位”的管理，案卷存放位置应固定，不得随意乱放。第二十五条档案维护。档案管理人员应当定期对档案进行安全检查。（一）定期检查：每季度对库房温湿度进行一次记录和分析，发现异常及时调节；（二）安全检查：每半年对档案实体进行一次抽查，查看是否有虫蛀、霉变、褪色、破损等情况，发现问题及时采取修补、复制等技术处理措施；（三）清点核对：每年年底对库存档案进行一次全面清点，确保账物相符。第二十六条电子档案备份。电子档案应当实施“三套制”备份管理：一套封存保管（离线），一套异地保存，一套提供利用。备份介质应当实行定期检测和转换，一般磁性载体每2年复制一次，光盘每4年复制一次。重要电子档案应当采用硬拷贝（如缩微胶片）或纸质打印件进行备份。第二十七条档案统计。档案管理部门应当建立健全巡察档案统计台账，准确统计档案的收进、移出、利用、销毁等情况，并按规定向上级档案主管部门报送档案工作基本情况统计报表。第七章档案利用与保密第二十八条利用原则。巡察档案利用应当遵循“依法依规、严格审批、服务大局、安全保密”的原则。利用档案主要目的是为了工作查考、案件查办、经验总结、政策研究等，严禁用于商业目的或个人私利。第二十九条利用范围。（一）本单位领导班子成员、巡察工作领导小组负责人，因工作需要可以查阅巡察档案；（二）巡察办工作人员，因履行巡察工作职责需要，可以查阅巡察档案；（三）纪检监察机关、组织人事部门在核查线索、干部选拔任用等工作中，需要查阅相关巡察档案的，应当履行审批手续；（四）被巡察党组织在整改落实、后续工作中，需要查阅本单位的巡察反馈意见、整改报告等材料的，经批准可以查阅；（五）其他确因工作需要查阅的，须经巡察工作领导小组主要领导批准。第三十条利用审批程序。（一）查阅涉密或核心巡察档案，须填写《档案查阅审批表》，经巡察办主任审核后，报巡察工作领导小组领导审批；（二）查阅非涉密、非核心的一般性巡察档案，由巡察办主任审批；（三）外单位查阅巡察档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管档案工作的领导批准。第三十一条利用方式与要求。（一）档案查阅原则上在档案阅览室进行，一般不予外借。确需借出的，须经严格审批，借阅时间不得超过3个工作日，且必须严格履行借阅登记手续。（二）查阅档案时，应当爱护档案材料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得在档案材料上做任何标记。（三）查阅档案时，不得擅自复制、拍摄、扫描。如需复制、摘抄，须经审批同意，复制的件应由档案管理人员加盖档案证明章。（四）查阅涉密档案，必须在指定的涉密计算机或涉密阅读设备上进行，严禁将涉密档案内容带入互联网环境。第三十二条保密管理。（一）严禁通过非涉密邮箱、即时通讯工具（如微信、QQ等）传输涉密巡察档案信息；（二）严禁在非涉密办公自动化系统、非涉密网站中处理、发布巡察档案信息；（三）档案工作人员在提供利用服务时，应当严格核对利用者身份和审批手续，对利用过程进行监督；（四）利用者对所获知的档案信息负有保密义务，不得擅自向无关人员泄露或扩散。第八章鉴定与销毁第三十三条保管期限划定。巡察档案保管期限分为永久、30年、10年三种。（一）永久：反映巡察工作主要职能、基本情况，具有长远利用价值的档案。主要包括：巡察报告、反馈意见、问题线索台账、重要的领导批示、综合情况汇报、涉及重大违纪违法问题的证据材料等。（二）30年：反映巡察工作一般活动，在较长时间内具有查考利用价值的档案。主要包括：一般性的工作方案、会议纪要、谈话记录汇总、民主测评汇总表、整改报告等。（三）10年：在一定时期内具有查考利用价值的档案。主要包括：一般性事务性通知、简报、往来函件、内部参考材料等。第三十四条鉴定工作。对于保管期限已满的巡察档案，由档案管理部门会同巡察办组成鉴定小组进行鉴定。（一）鉴定小组应当逐卷审查档案内容，对于