档案借阅归还流程管理办法

档案借阅归还流程管理办法第一章总则第一条为规范档案借阅、归还行为，保障档案实体安全和信息安全，提高档案利用效率，确保档案管理全过程可追溯、可控制，依据有关法律法规及本单位档案管理相关规定，制定本办法。第二条本办法适用于本单位各部门及工作人员因工作需要借阅、复制、归还各类档案的管理活动。外单位人员因工作需要查阅、借阅档案的，参照本办法执行。第三条档案借阅归还管理坚持“集中管理、分级审批、权责清晰、过程留痕、安全可控”的原则，做到既满足工作需要，又防止档案散失、损毁和泄密。第四条本办法所称档案，包括本单位在各项活动中形成的具有保存价值的纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案及其他载体形式的档案。档案按重要程度和敏感程度分为普通档案、重要档案和特殊控制档案。第五条档案管理部门是档案借阅归还工作的归口管理部门，负责档案借阅归还的受理、审核、登记、催还、验收、入库及监督检查等工作。各业务部门负责本部门档案借阅需求的提出和借阅期间档案的安全保管。第二章职责分工第六条档案管理部门应当履行以下职责：（一）建立健全档案借阅归还管理制度和台账；（二）受理档案借阅申请，核对借阅人身份和权限；（三）办理借阅登记、续借、催还和归还验收手续；（四）对借出档案的完整性和安全性进行动态监控；（五）定期汇总分析档案借阅情况，向分管负责人报告异常情况；（六）对违反本办法的行为提出处理建议并督促整改。第七条档案形成部门应当配合档案管理部门做好档案借阅归还工作，如实提供档案形成背景、归档范围及密级界定依据，协助审核本部门人员提出的借阅申请，并对本部门人员借阅档案期间的使用行为负责。第八条借阅人应当履行以下义务：（一）如实填写借阅申请，说明借阅目的、使用范围和预计归还时间；（二）在批准范围内使用档案，不得转借、复制、摘抄或扩散批准范围以外的内容；（三）妥善保管借出的档案，不得污损、涂改、折叠、拆散或遗失；（四）按期归还档案，确需继续使用的，应当提前办理续借手续；（五）发现档案异常或可能泄密时，立即报告档案管理部门。第九条审批人应当对借阅申请的真实性、必要性和合规性进行审核，按照审批权限作出批准或者不予批准的决定。审批人不得超越权限审批，不得审批本人不符合规定的借阅事项。第十条信息技术部门负责电子档案借阅系统的权限配置、日志记录、安全防护和技术支持，确保电子档案在借阅、下载、打印、归还等环节的操作行为可审计、可追溯。第三章借阅权限与范围第十一条档案借阅实行分级权限管理。借阅人只能申请与其工作职责、岗位权限相匹配的档案范围。超出权限范围的，应当说明特殊理由并按照更高权限审批。第十二条普通档案是指不涉及敏感信息、不包含个人隐私或者商业秘密的一般性业务档案。本单位工作人员因工作需要，经本部门负责人批准后可以借阅普通档案。第十三条重要档案是指涉及重要业务数据、重大决策过程、财务凭证、合同协议、人事考核等内容的档案。借阅重要档案应当经借阅人所在部门负责人审核同意，并报档案管理部门负责人批准。第十四条特殊控制档案是指涉及保密事项、核心技术、重大权益或者法律法规限制开放的档案。借阅特殊控制档案应当经档案管理部门审核，报分管档案工作的单位负责人批准，并严格控制借阅范围、借阅方式和借阅期限。第十五条外单位人员查阅、借阅档案，应当持单位介绍信或者有效证明文件，说明利用目的和范围，经档案管理部门审核后，按照档案等级对应的审批权限报批。外单位人员原则上只能在指定场所查阅，不得将档案原件带离。第四章借阅申请与审批第十六条档案借阅实行先申请、后使用的制度。借阅人可以通过档案管理系统在线申请，也可以填写纸质《档案借阅审批单》提出申请。申请内容包括借阅人姓名、部门、工号、联系方式、档案名称、档号、借阅目的、借阅方式、预计归还时间等。第十七条借阅申请应当要素齐全、内容真实。档案名称或者档号不明确的，档案管理部门应当协助借阅人检索确认。借阅目的描述模糊、使用范围不明确的，审批人可以要求补充说明。第十八条借阅审批按照“谁审批、谁负责”的原则进行。审批人应当重点审核借阅用途是否真实、借阅范围是否必要、借阅期限是否合理、借阅人是否具备相应权限。对不符合要求的申请，应当退回并说明理由。第十九条不同等级档案的审批权限按照下列表格执行：档案等级借阅方式审批权限是否允许外借普通档案现场查阅、短期外借借阅人所在部门负责人允许外借，一般不超过15个工作日重要档案现场查阅、经批准外借档案管理部门负责人经批准可外借，一般不超过10个工作日特殊控制档案仅限指定场所查阅分管档案工作负责人原则上不得外借第二十条审批人应当在收到完整申请材料后两个工作日内完成审批。情况紧急确需立即借阅的，可以在征得审批人口头同意后先行办理，并在一个工作日内补办书面审批手续。特殊控制档案不得适用先行办理程序。第二十一条因审计、纪检、法律诉讼等特殊工作需要批量借阅档案的，借阅部门应当提前与档案管理部门沟通，制定借阅清单，明确专人负责，经分管负责人批准后办理。批量借阅档案应当逐卷登记、逐卷清点。第五章借阅实施与过程管理第二十二条档案管理部门在办理借阅时，应当核对借阅人身份、审批意见和档案实物。借阅人应当当场清点档案卷数、页数及载体状况，确认无误后在借阅登记簿或者系统中签字确认。第二十三条档案借阅分为现场查阅、外借和复制三种方式：（一）现场查阅应当在档案管理部门指定场所进行，借阅人不得将档案带离指定区域；（二）外借仅限于因工作需要无法现场查阅的情形，外借档案应当密封或者使用专用档案袋，由借阅人签收；（三）复制档案应当经审批同意，由档案管理人员统一操作或者监督操作，复制件应当加盖“档案复制件”印章并登记份数。第二十四条外借档案的期限根据档案等级和实际需要确定。普通档案外借期限一般不超过十五个工作日，重要档案外借期限一般不超过十个工作日。确需延长使用时间的，应当办理续借手续。第二十五条借阅人在档案外借期间应当承担保管责任，保持档案完整、清洁、有序，不得将档案放置在公共区域、私家车辆或者不具备安全条件的场所。档案不得转借他人，不得擅自扫描、拍照、复印或者通过互联网传输。第二十六条借阅人需要摘抄、复制档案内容的，应当在借阅申请中注明。摘抄、复制的内容应当与借阅目的相关，不得超范围摘录。涉密或者敏感档案的复制应当严格控制，复制件应当编号管理，使用完毕后及时退回或者销毁。第二十七条借阅人因工作调动、离职或者长期离岗的，应当在离岗前归还全部借阅档案。档案管理部门应当将档案归还情况作为离岗手续的前置条件。第六章归还验收与入库第二十八条借阅人应当在借阅期限届满前归还档案。归还档案应当由借阅人本人或者经授权的专人到档案管理部门办理，不得通过内部传递、邮寄等方式随意归还。第二十九条档案管理人员在接收归还档案时，应当对照借阅登记信息逐项验收，重点检查以下内容：（一）档案卷数、件数是否与借出记录一致；（二）档案页码是否完整，有无缺页、少件；（三）档案载体有无涂改、污损、折叠、撕裂、水渍、火烧等痕迹；（四）档案装订是否完好，有无拆散、更换封面或者增减材料；（五）电子档案存储介质是否完好，文件能否正常打开，有无病毒感染。第三十条档案归还验收应当按照“逐卷清点、逐页检查、当场确认”的要求进行。验收合格的，档案管理人员在借阅登记簿或者系统中办理归还确认，并将档案及时归入原库位。验收不合格的，应当当场记录异常情况，暂停办理归还确认。第三十一条档案归还时发现异常的，按照下列方式处理：异常情形处理方式轻微污损、折痕登记异常情况，对借阅人进行提醒教育，档案修复后入库缺页、少件、拆散暂停归还确认，责成借阅人限期找回或者说明原因，必要时报告部门负责人涂改、替换、损毁保护现场，报告档案管理部门负责人，调查原因并追究责任电子档案无法打开或者感染病毒停止使用原介质，由信息技术部门进行技术处理和数据恢复第三十二条档案验收合格后，档案管理人员应当及时将档案归入原库位，更新档案存放位置信息，确保账物相符。对借阅频次较高的档案，归还后应当检查档案盒、卷内目录和备考表是否完整。第三十三条档案归还情况应当完整记录，记录内容包括归还人、归还时间、验收人、验收结果、异常情况及处理结果等。归还记录保存期限不得少于档案借阅记录保存期限。第七章续借、催还与逾期处理第三十四条借阅人确因工作需要不能按期归还档案的，应当在借阅期限届满前三个工作日提出续借申请。续借申请应当说明续借理由和续借期限。每卷档案原则上只能续借一次，续借期限不超过原借阅期限的一半。第三十五条续借审批权限与原借阅审批权限相同。审批人应当根据档案利用需求和档案安全要求决定是否同意续借。特殊控制档案原则上不予续借，确需延长的，应当重新办理审批手续。第三十六条档案管理部门应当建立借阅到期提醒和催还机制。在借阅期限届满前三个工作日，通过档案管理系统、邮件或者电话等方式提醒借阅人按期归还。借阅期限届满未归还的，档案管理部门应当在逾期后两个工作日内发出催还通知。第三十七条借阅人收到催还通知后，应当在三个工作日内归还档案或者说明情况。无正当理由逾期不归还的，档案管理部门可以暂停该借阅人的档案借阅权限，并将逾期情况通报其所在部门。第三十八条逾期归还档案的，档案管理部门应当记录逾期信息。一个自然年度内累计逾期两次以上的，档案管理部门可以限制该借阅人六个月内申请外借档案。因逾期导致档案遗失、损毁或者造成其他后果的，按照本办法第九章、第十章处理。第三十九条借阅期间档案遗失或者严重损毁的，借阅人应当立即报告档案管理部门，并书面说明情况。档案管理部门应当及时组织调查，评估损失，按照档案价值、修复成本及影响程度提出处理意见，报单位负责人批准后执行。第八章电子档案借阅归还特别规定第四十条电子档案借阅应当通过档案管理系统在线申请、在线审批、在线授权。电子档案原则上以在线查阅为主，严格控制下载、打印和导出。第四十一条档案管理部门应当根据借阅人的岗位权限和借阅审批结果，在系统中配置相应的电子档案访问权限。权限应当明确档案范围、操作类型、有效期限和访问次数。第四十二条电子档案在线查阅时，系统应当自动加载借阅人姓名、工号、时间等信息作为水印，并对查阅、翻页、截图、下载、打印等操作进行日志记录。日志记录保存期限不得少于两年。第四十三条电子档案借阅期限届满或者借阅事项完成后，档案管理部门应当及时回收系统权限。借阅人需要继续使用的，应当重新办理续借手续。逾期未归还电子档案访问权限的，系统应当自动锁定账号权限。第四十四条电子档案的下载、复制和打印应当严格控制。确因工作需要下载、打印的，应当经审批同意，并限制打印份数、下载次数和文件有效期。下载的电子档案应当加密存储，不得通过私人邮箱、即时通讯工具等方式传输。第四十五条档案管理部门应当会同信息技术部门定期对电子档案借阅日志进行审计，重点核查异常下载、批量导出、非工作时间访问、越权访问等行为。发现异常情况应当及时核查处理。第九章档案保护与保密要求第四十六条借阅档案应当在安全、整洁、无强光直射的环境中使用。借阅人不得在档案附近饮食、吸烟，不得使用可能污染档案的物品。翻阅纸质档案时应当轻拿轻放，避免造成折损。第四十七条借阅人不得对档案进行下列行为：（一）涂改、圈点、批注、剪裁、撕页或者更换档案内容；（二）擅自拆散档案装订或者抽取、添加文件材料；（三）使用胶带、胶水、订书钉等对档案进行不当修补；（四）将档案置于潮湿、高温、阳光直射或者存在安全隐患的环境中；（五）擅自扫描、拍摄、复印、传播档案内容。第四十八条涉及保密事项、商业秘密、个人隐私的档案，借阅人应当严格遵守保密要求，不得向无关人员透露档案内容，不得在非保密场所谈论、展示或者处理涉密档案。涉密档案的复制、传递、销毁按照有关保密规定执行。第四十九条借阅包含个人信息、人事信息、医疗信息等内容的档案，应当遵守个人信息保护要求，不得超范围收集、使用、披露个人信息。确因工作需要使用的，应当采取必要措施防止信息泄露。第五十条借阅期间发生档案损毁、遗失或者泄密事件的，借阅人应当立即采取补救措施，并第一时间报告档案管理部门和所在部门负责人。档案管理部门应当启动应急处置程序，防止损失扩大。第十章监督检查与责任追究第五十一条档案管理部门应当对档案借阅归还情况进行日常监督检查，重点检查借阅审批是否规范、登记记录是否完整、归还验收是否严格、逾期档案是否及时催还等。第五十二条档案管理部门应当定期对库存档案进行清点核对，将借出档案与库存档案进行账物比对，发现账物不符的，应当查明原因，及时处理。第五十三条任何单位和个人发现档案借阅归还过程中存在违规行为或者安全隐患的，有权向档案管理部门或者单位监督部门反映。受理部门应当及时核查处理，并为反映人保密。第五十四条有下列行为之一的，由档案管理部门责令改正，并视情节轻重给予通报批评、暂停借阅权限等处理：（一）未按规定履行审批手续擅自借阅档案的；（二）借阅登记信息不实或者故意隐瞒借阅目的的；（三）转借、私自复制或者超范围扩散档案内容的；（四）逾期不归还档案且无正当理由的；（五）归还档案时故意隐瞒污损、缺页等异常情况的。第五十五条有下列行为之一的，按照人事管理权限给予纪律处分；造成档案损毁、遗失或者泄密的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法的，移送有关机关处理：（一）故意涂改、伪造、损毁、盗窃档案的；（二）擅自销毁档案或者将档案出售、赠送给无关人员的；（三）泄露保密档案内容或者利用档案从事不正当活动的；（四）因重大过失导致重要档案、特殊控制档案损毁、遗失或者泄密的。第五十六条档案遗失、损毁的赔偿标准由档案管理部门会同财务、法务