往来账务清理管控方案

往来账务清理管控方案我在公司财务部门负责往来账务管理快十年了，这几年经手大大小小的对账、审计工作，最深的感受就是往来账不清对公司的影响真的不小：历史遗留挂账一堆、人走了账没交接清楚、该收的钱收不回、该清的账一直挂着，不仅把我们的资产负债表做的“虚胖”，还可能造成实实在在的资金损失，每年审计都要被提出来说问题。为了彻底厘清公司家底，规范往来账务管理，防范财务风险，盘活存量资金，我牵头结合公司实际情况制定了本清理管控方案。1方案编制背景及总体目标1.1编制背景最近一次内部专项审计里，我们梳理了公司所有往来账务，发现问题比我预想的还多：外部应收款项里，有超过五分之一的挂账时间超过一年，其中三笔金额过百万的应收，对应的客户早就注销倒闭了，一直没人整理材料核销；预付款里有七笔挂了三四年，供应商早就完成交货了，就是因为经办人没及时拿发票冲账，一直挂在账上；个人往来里光是离职员工未结清的借款就有十多笔，加起来也有几十万，换了几波经办人都没人跟进；内部往来里，分公司和总部之间的挂账经常对不上，每次合并报表都要花好几天调账，还经常留尾巴。这些问题积累下来，不仅导致财务数据不准确，没法给公司决策提供真实的依据，还占用了大量流动资金，甚至可能产生税务风险和资产流失。基于这些实际存在的问题，我们才决定做一次全面彻底的清理，并且建立长期管控机制，从根子上解决往来账混乱的问题。1.2总体目标本次方案的目标分为两个层面，第一是解决历史遗留问题：通过全面清理，摸清所有往来账务的真实情况，该核对的核对、该收回的收回、该调整的调整、该核销的核销，把往来账做实，做到账实相符、账账相符；第二是建立长效管理机制：梳理清楚现有流程里的漏洞，完善往来账务从挂账到清理全流程的管理制度，明确责任，避免新的问题再次积累，最终实现往来账务的动态清晰管理，降低公司财务风险，提高资金使用效率。2清理范围与责任分工明确了目标之后，首先要把清理范围和责任分清楚，我一直说，往来账从来不是财务一个部门的事，财务只是管账的，每一笔业务都是业务部门做的，只有责任落到人头，才不会出现扯皮推活的情况。2.1清理范围本次清理覆盖公司所有口径的往来账务，具体分为两个大类：第一类是外部往来账务，包括所有核算口径下的应收账款、应收票据、预付账款、其他应收款（外部单位）、应付账款、预收账款、其他应付款（外部单位），只要是挂账未结清的，不管金额大小、挂账时间长短，全部纳入清理范围，我特意强调一下，哪怕只有几百块的小额挂账也要清，我之前就碰到过一笔五百块的挂账挂了六年，最后查出来是当时开票开错了一直没调，导致一直多记应收，对数据准确性影响不小，所以这次不搞“抓大放小”，所有挂账全捋一遍。第二类是内部往来账务，包括公司与下属分、子公司之间的内部往来，各部门之间的内部转账，还有员工个人的备用金、出差借款、办事借款等个人往来，很多人觉得内部往来都是左口袋右口袋，清不清无所谓，其实不然，内部往来对不清，部门核算、绩效考核都不准，个人借款长期不清理，就是占着公司的资金，离职员工的借款不追，就是直接给公司造成损失，所以内部往来也要彻底清理。2.2责任分工我们按“谁经办、谁负责，谁主管、谁落实”的原则划分责任，具体分工如下：2.2.1财务资产部：作为本次方案的牵头部门，我们负责整理所有往来账务的基础明细，按要求分类梳理后发给各责任部门，全程为各部门提供清理指导和财务专业支持，完成最终的账务调整处理，清理完成后牵头修订完善往来账务管理制度，建立长效管控机制。2.2.2各业务部门：作为清理工作的责任主体，销售部门负责所有客户应收款项、预收账款的核对、催收和清理；采购部门负责所有供应商预付款、应付账款的核对清理；各业务部门负责本部门员工个人借款、内部往来的清理，经办人在职的由经办人负责，经办人离职的由原部门负责人指定对接人跟进，部门负责人负最终责任。2.2.3人力与法务部门：人力部门负责提供所有员工异动信息，协助联系离职员工跟进借款清理，落实离职交接时的往来账审核要求；法务部门负责对清理过程中需要通过法律途径追偿的应收款项提供支持，负责审核坏账核销的合规性，提供必要的法律证明材料。3往来账务清理实施步骤及具体方法责任划分清楚之后，我们分三个阶段推进本次集中清理工作，每一个阶段都有明确的要求，确保不走过场，真真切切把问题解决。3.1第一阶段：基础梳理准备阶段本阶段在方案批准后一个月内完成，主要由我们财务部门完成基础工作：我们会把截止到清理时点的所有往来账务，按客户、供应商、个人分类导出，每一笔都标注清楚挂账时间、挂账金额、业务内容、原经办人信息，整理成明细清单发给对应的责任部门，对于原来挂账的时候信息不全、没写清楚业务内容的，我们会标注出来，要求各部门在拿到清单后五个工作日内补全信息，为下一步核对清理做好准备。3.2第二阶段：逐笔核对清理阶段本阶段在基础清单完成后两个月内完成，针对不同类型的往来，我们有不同的清理要求：3.2.1应收款项清理：所有应收款项要求经办人逐笔和对方单位核对，金额超过十万或者挂账超过一年的，必须取得对方盖章确认的纸质对账函，小额挂账可以用加盖对方公章的对账单照片或者加盖公章的电子对账单，微信聊天记录只能作为辅助，不能作为最终核对依据。核对完成后分情况处理：核对无误确认对方欠款的，立刻启动催收，能一次性收回的要求三个月内收回，对方确实存在经营困难的，要求签订加盖对方公章的还款计划，明确还款时间，跟进催收；核对发现金额不一致的，立刻找差异原因，是我方记账错误、还是对方付款未入账、还是开票错误，找到原因后及时反馈给财务调整账务；确认对方已经注销、破产，或者通过法律途径也无法追偿的，整理好工商注销证明、法院判决书等相关材料，走坏账核销审批流程，核销后账销案存，后续如果有机会收回再做处理。3.2.2预付款与应付款项清理：预付款项要求经办人找供应商核对，已经完成交货的，要求三个月内拿发票冲账，没完成交货的，督促对方发货或者退款，对方没法发货也不肯退款的，移交法务跟进追偿，确实没法收回的按坏账核销；应付款项里，挂账超过三年、对方从来没有催收过的，也要逐一核对，确认供应商已经注销或者确认不需要支付的，按规定转营业外收入，及时清理挂账，不能一直挂在账上。3.2.3内部与个人往来清理：内部往来由往来双方的财务和业务经办人一起核对，全部对平，有差异的找原因调整，不能留差异；个人往来里，所有未冲销的借款，要求经办人一个月内完成报销冲账，没用完的款项及时退回公司，离职员工的借款由原部门负责人督促本人还款冲账，联系不上或者确实没法还款的，按公司规定走审批流程核销，该追究责任的追究责任。3.2.4疑难遗留账务处理：针对那些挂了很多年、经办人换了好几波、没人说清楚来龙去脉的疑难账，我们财务会牵头组织业务、法务、审计开专题会，一笔一笔捋，根据现有合同、银行回单等资料尽量还原业务，给出处理方案，没法完全核实的，按公司规定走集体审批程序处理，绝对不允许把疑难账继续往下拖，越拖越难解决。3.3第三阶段：总结上报阶段所有清理完成后，我们财务部门会整理整个清理工作的结果，统计本次清理一共收回多少资金、核销多少坏账、调整多少错账，梳理出清理过程中发现的流程漏洞和共性问题，形成完整的清理报告上报公司管理层，为后续完善管控制度提供依据。4日常往来账务管控长效机制集中清理只是解决了历史问题，如果不改变原来的管理习惯，用不了几年又会变成一堆乱账，所以我们必须建立日常管控的长效机制，从源头上减少问题的发生。4.1建立月度核对提醒机制我们财务每个月都会更新所有往来明细，发给对应的业务部门和经办人，要求经办人每个月抽半天时间核对自己负责的往来，有变动及时更新，有问题及时处理，不要攒着；针对个人借款，我们会在借款到期前一周发提醒通知，督促经办人及时报销冲账，避免忘记。4.2落实交接责任制度以后所有经办人换岗、离职，必须把自己负责的往来账全部交接清楚，列明未结清往来的明细、状态、跟进要求，交接双方和部门负责人都要签字确认，人力部门办理离职手续的时候，必须要求财务部门签字确认往来交接完成，才能办离职，彻底杜绝“人走账留、没人负责”的问题，我之前吃过太多交接不清的亏，这个制度一定要卡死。4.3建立账龄分析与催收考核机制我们财务每季度会做一次全公司往来账的账龄分析，针对超期的应收款项，三个月以上的提醒业务部门催收，半年以上的要求业务部门提交催收方案，一年以上的上报管理层跟进；超期应收的清理情况和业务部门的绩效挂钩，回收及时的给奖励，超期不催收的扣绩效，提高大家的积极性。4.4规范挂账核销审批流程以后新发生的往来挂账，必须附完整的业务资料，写清楚业务内容、经办人、对方单位信息，信息不全的财务不予入账；核销往来的时候，必须有完整的原始凭证，坏账核销必须有完整的证明材料，按层级走完审批才能核销，保证整个流程合规可控。5方案实施保障措施5.1组织保障公司成立专门的往来账务清理管控工作组，由财务负责人担任组长，各部门负责人作为成员，每个部门指定一个专门的对接人，每周开一次进度碰头会，及时解决清理过程中碰到的问题，进度慢的及时督促，确保工作按计划推进。5.2考核保障本次清理工作的完成情况和部门年度绩效挂钩，按时按质完成清理、收回大额逾期资金的部门，我们会建议公司给予一定的奖励，逾期没完成的，在公司月度例会上通报，扣减对应部门的绩效分数，有奖有罚，推动工作落地。5.3培训保障方案启动前，我们会组织所有部门对接人和经办人做一次专项培训，讲清楚清理的要求、方法和日常管控的流程，很多业务同事不懂财务的要求，经常做无用功，培训讲清楚细节，能少走很多弯路，提高清理的效率。结束语总的来说，本次往来账务清理管控，不是一次运动式的临