2026年履约保证金责任告知书

2026年履约保证金责任告知书文书编号：〔2026〕保告字第____号出具单位：____________________（以下简称“我方”）送达对象：____________________（以下简称“你方”）关联合同：《__________________》（合同编号：__________，以下简称“主合同”）送达日期：______年月__日你方与我方已就主合同签订事宜达成一致。根据主合同约定及有关法律法规的规定，你方须在合同签订后向我方缴纳履约保证金。为确保你方全面了解保证金的缴纳、管理、返还及扣减规则，现向你方出具本告知书，请逐条阅读并遵照执行。一、总则履约保证金的本质是你方履行主合同义务的担保，而非我方收取的任何费用——理解这一点，就不会在缴纳环节产生抵触，也不会在返还环节放弃你方本应主张的权利。保证金不是预付款，不是押金，更不是罚款；它是我方在出现你方违约情形时能够获得救济的财产保障，同时是你方守约后在约定条件下依规取回的自有资金。第一条本告知书所称“履约保证金”，是指你方按主合同约定，为担保主合同义务的全面履行而向我方提供的金钱担保或以银行保函、保证保险等非现金形式提供的同等担保。第二条本告知书的依据包括：•《中华人民共和国民法典》合同编有关担保、违约责任的规定；•《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例；•《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例；•《保障中小企业款项支付条例》等现行有效的行政法规；•现行有效的建设工程质量保证金管理规定；•主合同及其附件、招标文件（或采购文件）的有关约定。第三条本告知书适用于2026年1月1日至2026年12月31日期间签订、变更或续签的主合同；2025年及以前签订但2026年仍处于履行期的主合同，其保证金事项参照本告知书执行，但主合同另有约定的除外。第四条本告知书自送达你方之日起生效。告知书所列扣减、补足、违约责任条款，以你方签收本告知书为生效前提；未经告知的保证金扣款条件，不得对你方发生效力。你方收到本告知书后，应在送达回执上签字或盖章确认，或在收到之日起5个工作日内提出书面异议，逾期未提出的视为已阅读并知悉全部内容。二、缴纳标准与金额核定缴纳数额的合理边界由法律规定与合同金额共同锁定，超出法定上限的约定即使写入合同也对你不产生约束力。你方在签署主合同前，有权按本章标准自行核算应缴金额，对超出部分有权拒绝缴纳且不构成违约。第五条履约保证金的计算基数为主合同约定总金额（含税）。合同履行期间发生金额调整的，保证金金额不作相应调整，除非双方另有书面约定。第六条各类型合同履约保证金的缴纳标准如下表：合同类型法定上限本次核定比例核定金额备注政府采购合同不得超过合同金额的10%____%￥________按法定上限执行建设工程施工合同不得超过中标合同金额的10%____%￥________参照现行招标投标法律法规货物/服务采购合同不得超过合同金额的10%____%￥________按双方约定执行其他类型合同依主合同约定____%￥________不得超出法定上限第七条属于中小企业的，我方不得以现金形式强制你方缴纳履约保证金。你方依据《保障中小企业款项支付条例》主张以保函、保证保险等非现金形式替代的，我方应当配合办理。我方要求你方以现金形式缴纳的，你方有权书面说明中小企业身份并要求变更缴纳方式。第八条依据现行政策已取消或免收的各类保证金（如部分领域已取消的投标保证金、违规设立的信用保证金），我方不再收取；本告知书项下保证金仅限履约保证金一项，不包含农民工工资保证金、质量保证金等专项保证金，三项保证金性质不同、账户分列、分别返还，严禁互相抵顶或合并计算。履约保证金担保的是主合同的全面履行，包括按时交付、质量合格、不得转包等义务；质量保证金专项担保缺陷责任期内的修复义务。两项保证金的返还条件分别计算，互不替代。第九条你方对核定金额有异议的，可在收到本告知书之日起5个工作日内，以书面方式向我方提出复核申请，并附计算依据。我方应在收到复核申请之日起5个工作日内书面答复。复核期间，缴纳期限暂停计算；复核确认金额后，缴纳期限自答复送达之日起重新起算。若复核后我方仍坚持原核定金额，且你方拒绝缴纳超出法定上限的部分，该部分金额的争议按主合同争议解决条款处理，不视为你方逾期缴纳。三、缴纳方式与时限现金、银行保函、保证保险三者的风险等级和资金占用成本差异明显，选择权在你方，但审核标准掌握在我方。本章把每种方式的判别条件、办理时限和验收要求写明，你方按条件准备即可一次通过；避免因格式不合格反复退改而错过缴纳期限。第十条你方可在下列三种方式中选择其一：•现金（银行转账/电汇）：优先方式。保证金以你方对公账户电汇至我方指定监管账户，到账时间以我方开户银行入账记录为准。•银行保函：由依法设立的商业银行出具，必须为见索即付保函。•保证保险：由依法设立的保险机构出具履约保证保险保单。3.1现金缴纳第十一条现金缴纳的账户信息如下：项目内容收款户名____________________收款账号____________________开户银行____________________汇入用途必须注明“____项目履约保证金＋合同编号”第十二条你方须在主合同签订之日起10个工作日内完成缴纳，以款项实际到达上述账户为准。严禁以现金、个人账户代付、第三方代付方式缴款；确因特殊情况需由第三方代付的，必须提前取得我方书面同意，并由代付方出具代付说明及委托付款关系证明，否则我方不予确认缴纳事实，且不承担返还责任。现金交付无法留痕，一旦发生争议，你方将因缺乏凭证而难以主张权利，故必须通过银行转账办理。第十三条缴纳到账后，你方应保存好银行回单。银行回单为初步凭证，最终以我方出具的《履约保证金收据》为准。3.2银行保函第十四条银行保函的出具银行应当具备以下条件：•依法设立并持有金融许可证的商业银行；•经营状况正常，未被列入经营异常名录或严重失信名单；•开立保函的经办行具有保函业务资质。第十五条银行保函必须同时满足下列要素，任一要素缺失或不符合要求的，我方不予接收：必备要素具体要求要素缺失的后果担保类型见索即付我方无法在违约发生时直接索赔，保函不予接收受益人必须填写我方全称受益人错误无法索赔被保证人必须填写你方全称与主合同主体不一致，保函无效担保金额不得低于核定保证金金额担保不足额，按逾期缴纳处理差额部分担保期限覆盖主合同履行期届满之日后至少2个月；主合同有缺陷责任期的，应覆盖至缺陷责任期届满后至少1个月期限不足，视为未按约定提供担保索赔条件我方凭书面索赔通知即可索赔，无需另行提交违约事实证明附条件保函增加索赔障碍，不予接收第十六条保函的办理时限：•你方应在主合同签订之日起10个工作日内将保函原件送达我方；•我方收到保函后3个工作日内完成核验；•核验方式包括：致电出具行确认、查询出具行官网公示信息、要求出具行出具书面确认函；•核验不合格的，我方书面退回并说明理由，你方须在收到退回通知之日起5个工作日内补正或改换现金方式缴纳；•核验合格的，以我方出具核验确认函之日视为缴纳完成。第十七条保函履行期内，你方必须确保保函持续有效。保函到期前30日，你方应主动续期或替换；逾期未续期且未替换为其他合格担保形式的，我方有权按主合同约定的保证金额向你方主张违约金，并要求你方在10个工作日内转为现金缴纳。保函存续期间担保金额因你方违约被部分索赔的，你方应在收到我方书面通知之日起5个工作日内补足保函金额。3.3保证保险第十八条履约保证保险保单应当满足：•承保机构为依法设立并经营保证保险业务的保险机构；•保险金额不得低于核定保证金金额；•保险期间覆盖主合同履行期届满之日后至少2个月；•保险条款约定保险人在收到受益人书面索赔申请后10个工作日内先行赔付，不设免赔额或超高免赔率。第十九条保证保险的办理时限和核验程序，参照本告知书第十六条关于银行保函的规定执行。保险期间临近届满的，你方应按第十七条第二款的规定办理续保或替换，否则视为未持续提供担保。3.4方式变更与期限起算第二十条现金缴纳与银行保函、保证保险三种方式之间可以互相转换，但必须经我方书面同意。保函或保单到期前未完成续期且未经同意转为现金的，自保函或保单到期次日起按逾期缴纳处理，违约金按第三十二条计算。第二十一条无论选择何种缴纳方式，缴纳完成时间均以我方书面确认之日为准。你方应合理安排办理时间，预留银行审核、物流寄送等环节余量；因你方自身安排原因导致超过缴纳期限的，责任由你方承担。四、凭证管理与对账备案证明已缴纳的凭证是你方日后主张返还的唯一书面依据，凭证丢失将直接导致返还程序中止——这不是我方人为设卡，而是财务制度对款项安全的基本要求。本章要求你方建立自己的凭证档案，并善用对账权。第二十二条我方在确认收到保证金（或核验保函、保单合格）之日起5个工作日内，向你方开具《履约保证金收据》（现金缴纳）或《履约担保凭证接收确认单》（保函、保险），作为你方已履行缴纳义务的凭证。收据应载明：合同编号、合同名称、缴纳方式、金额（保函、保险为担保金额）、缴纳日期、退还条件摘要。第二十三条你方必须妥善保管上述凭证原件。返还保证金时，凭凭证原件办理；凭证丢失的，你方须提交书面遗失说明并出具承诺书（承诺因凭证遗失引发的纠纷由你方承担相应责任），我方核实缴纳记录无误后，可在留存承诺书原件、你方出具收据遗失声明的条件下继续办理返还。第二十四条我方为每一笔保证金建立独立台账，台账内容包括：合同编号、你方全称、缴纳方式、金额、到账/核验日期、收据编号、扣减记录、返还日期、返还金额。你方有权随时书面请求查询本合同的保证金台账记录，我方应在收到请求之日起5个工作日内提供加盖财务专用章的对账单。第二十五条我方在每年6月30日、12月31日两个时点，主动向你方发出保证金对账单。你方应在收到对账单之日起5个工作日内核对确认；对账单显示余额与实际不符的，应在10个工作日内书面提出异议并附证明材料，我方应在收到异议之日起10个工作日内核查并书面答复。五、返还条件与流程返还不是我方的恩惠，而是你方在满足约定条件下对自有资金的收回权利——本章把「什么情况能退、多久办完、卡在哪一环」写到可操作的程度。你方只需对照条件自查，符合即提交申请，不必等候我方提示。第二十六条履约保证金返还应当同时满足下列全部条件：•主合同项下义务已全部履行完毕并通过验收（含分项验收、竣工验收或到货验收，以合同约定的验收方式为准）；•按主合同约定提交了完整的交付资料、结算资料；•无尚未了结的违约赔偿、费用垫付或其他债务；•涉及保函、保险的，担保期间已届满且未发生索赔事项；•你方已提交书面返还申请书、凭证原件及收款账户信息。第二十七条缺陷责任期内的质量保修义务由质量保证金单独担保，不构成本条返还条件的限制；但主合同另有约定的除外。履约保证金不得因质量保证金未到期而整体不予返还。第二十八条返还办理程序及时限如下表：环节责任岗位办理时限输出文件受理合同管理岗收到申请当日受理回执实质审核项目负责人3个工作日内审核意见单，核对履约情况、违约记录财务复核财务岗3个工作日内核对缴纳记录、扣减记录、余额审批分管负责人3个工作日内审批单支付出纳岗3个工作日内银行支付回单到账确认财务岗支付后2个工作日内电话或书面通知你方支付完成通知第二十九条全部环节合计办理时限不超过15个工作日，自收到你方完整申请材料之日起计算。材料不完整的，我方应在3个工作日内一次性书面告知补齐事项；补齐期间不计入办理时限。我方无正当理由逾期未返还的，自第16个工作日起按日万分之三向你方支付逾期利息。第三十条返还路径：•优先按原缴费路径退回，即原路退回你方原付款账户；•你方账户信息变更的，应当提前10个工作日书面通知我方，并提供新账户的开户证明及账户变更说明；•保证金以保函或保险形式缴纳的，不存在资金退回问题；保函原件、保单正本应在担保责任消灭后5个工作日内退还你方。第三十一条返还金额为保证金余额及其法定孳息（仅限现金缴纳部分，按返还时银行同期活期存款利率计算，计息期间自到账之日起至实际返还前一日止）。保函、保险形式不产生孳息。我方应随返还资金一并出具《保证金结算单》，列明本金、利息、扣减项目及金额。六、保证金扣减与补足机制扣减必须同时满足「约定事由、书面通知、合理时限、异议通道」四项前置条件，任何一项缺失，你方都有权拒绝承认扣减效力。本章给出触发扣减的完整场景，你方据此可以判断：什么行为会招致扣款，以及在收到扣款通知后如何自救。第三十二条出现下列情形之一，我方有权从保证金中扣减相应金额：序号触发情形扣减范围备注1你方交付的货物/工程存在质量缺陷且经书面催告后未在约定期限内修复或更换第三方修复费用、返工费用及由此增加的我方管理费以实际发生并经双方确认的费用为准2你方未按主合同约定期限完成交付，构成工期延误按主合同约定标准计算的逾期违约金违约金上限按主合同约定执行3你方发生安全责任事故且被认定负有直接责任我方因此承担的赔偿、罚款及应急处置费用以有权部门的认定结论为依据4你方未经我方书面同意转让主合同权利义务或进行转包、违法分包按主合同约定标准计算的违约金同时保留解除合同的权利5你方违反保密、廉洁等合同义务且给我方造成损失经确认的实际损失以生效判决、裁决或双方确认文件为依据6主合同约定的其他可扣减情形按主合同约定限于主合同明确列明的情形第三十三条保证金扣减必须按下列程序执行：1.我方以书面形式向你方发出《保证金扣减通知》，载明扣减事由、事实与证据摘要、扣减金额、计算依据；2.你方自收到通知之日起10个工作日内有权提出书面异议并附证据；3.你方无异议或异议不成立且经双方书面确认的，我方在确认之日起5个工作日内完成扣减操作，并出具《扣减确认书》；4.扣减后保证金余额不足以覆盖应缴全额时，按第三十四条补足。第三十四条保证金余额低于应缴金额的50%时，你方必须在收到我方书面补足通知之日起5个工作日内将保证金补足至全额。逾期未补足的，按逾期缴纳处理，依第三十五条计算违约金。保证金补足后，原收据继续有效，我方在收据备注栏记载补足金额及日期。第三十五条风险演化路径提示：以工程质量缺陷为例，完整的风险链条为——货物/工程质量不合格→我方书面催告整改→你方逾期未整改→我方委托第三方修复→修复费用及管理费经结算确认→触发扣减程序→书面通知→异议期届满→实际扣划→余额不足触发补足义务→未补足则进入违约责任处理。你可以阻断的环节包括：在整改期内主动修复（阻断扣减）、在异议期内提出证据（阻断扣划）、在补足期内及时补款（阻断违约金）。建议你在履约过程中设置专人跟踪质量与进度节点，避免触发上述链条。第三十六条下列款项严禁从履约保证金中扣除：•主合同价款结算争议所涉金额（应通过结算程序或争议解决程序处理）；•我方自身原因造成的损失或应由我方承担的费用；•未经第三十二条所列程序确认的违约金或赔偿金；•主合同未约定由你方承担的其他费用。违反上述禁令的，你方有权书面拒绝确认，并可依第九章主张权利。七、合同终止与解除时的处理合同终止不等于保证金担保责任自然灭失，未了结义务仍需保证金覆盖——这是实务中最容易被忽视的风险敞口。本章区分不同解除事由给出处理规则，避免合同终止后保证金悬而不决。第三十七条主合同因履行完毕而终止的，按第五章规定的条件与流程返还保证金。第三十八条主合同因你方原因被解除的，我方有权在保证金范围内优先扣划违约金及已发生的实际损失，扣划后余额在合同解除手续办结之日起15个工作日内返还；保证金不足以覆盖违约金及损失的，我方保留继续追偿的权利。第三十九条主合同因我方原因被解除的，我方应在合同解除手续办结之日起15个工作日内全额返还保证金，并支付存储期间利息。你方损失赔偿请求依主合同及法律规定另行处理，不影响保证金返还。第四十条主合同因不可抗力解除的，双方按已履行部分结算后，保证金余额在结算完成之日起15个工作日内返还；因不可抗力导致你方已发生的合理支出需要以保证金弥补的，经双方确认后从保证金中列支。第四十一条主合同到期但验收未完成或存在未了结争议的，保证金担保期间自动延续至验收完成或争议解决之日。延续期间我方不计收保管费用，但保证金余额产生的利息照常计算。你方不得以主合同到期为由要求先行返还保证金；我方也不得以争议未决为由拒绝在争议解决后及时办理返还。八、违约责任逾期缴纳的直接后果不是道德谴责，而是按日计算的违约金、合同解除权和信用记录——数字比态度更有效。本章分梯度列明后果，你方对照即可估算逾期成本，从而在源头上避免违约。第四十二条你方未按第三条规定的期限完成缴纳（含保函、保险未按期核验通过）的，按下列梯度处理：阶段时间节点处理措施第一阶段逾期之日起至第3日我方书面催告，提醒你方限期缴纳；催告函同时载明后续违约金及解除风险第二阶段逾期第4日起至催告函载明履行期限届满之日按日万分之三计算违约金，基数为未缴纳金额第三阶段催告函载明履行期限届满之日起超过15日仍未缴纳的我方有权书面通知解除主合同，并在保证金之外另行追偿因此造成的损失第四十三条逾期违约金计算公式：逾期违约金=未缴纳金额×0.3‰×逾期天数举例：核定保证金金额100万元，你方逾期20日完成缴纳，违约金=100万×0.3‰×20=6,000元（业主方应根据合同计算实际金额）。违约金累计不超过应缴金额的20%。违约金从我方应返还你的保证金余额中优先扣除；保证金余额不足的，你方应在收到书面通知之日起10个工作日内另行支付。第四十四条你方持保函或保险形式缴纳但核验不合格，且在我方书面退回后5个工作日内未补正也未转为现金缴纳的，视为未按期缴纳，自缴纳期限届满次日起按第四十二条处理。第四十五条合同履行期间你方明确表示或以行为表明不履行主合同主要义务的，我方除按第三十八条解除合同外，有权直接启动扣减程序，无需等待催告期届满。此情形下扣减金额以实际损失为限，超出部分仍按程序返还。第四十六条我方未及时主张违约金或未发出催告的，不视为放弃权利；你方不得以我方未催告为由主张免除缴纳义务或违约金责任。第四十七条你方逾期缴纳或拒不补足的情形，我方保留将相关事实记入行业信用信息平台并向有关主管部门报告的权利。因你方原因造成我方被第三方索赔或行政处罚的，全部损失由你方承担。九、权利保障与异议救济保证金的每一笔收支都受制于「信息公开、利息归属、异议救济」三项平衡机制，你有权核对账目、提出异议并要求书面说明。本章是你方在发生争议时的操作手册，按步骤执行即可避免被动。第四十八条你方享有下列权利：•查询权：随时查阅保证金台账、原始凭证及收支记录，我方应在5个工作日内提供；•对账权：每半年（6月30日、12月31日）收到对账单，对有异议部分可在10个工作日内提出书面核对申请；•知情权：保证金发生任何扣减前，你方有权收到书面通知及完整的计算依据；•异议权：对扣减、补足、违约金计算有异议的，可在收到相关通知之日起10个工作日内以书面形式提出，我方应在收到异议之日起10个工作日内书面答复；异议成立的，应立即纠正；•利息权：现金保证金存储期间产生的法定孳息归你方所有，返还时一并支付。第四十九条争议期间，有争议部分的金额暂不划转。具体处理规则：•扣减争议：有争议部分暂缓扣减，无争议部分可先行扣减；•返还争议：有争议部分暂缓返还，无争议部分应先行返还至你方；•双方的争议解决完毕后，按生效文书或协议执行争议部分。第五十条因保证金发生争议的，按下列顺序解决：1.双方协商解决，协商期15日；2.协商不成的，提交主合同约定的调解机构或行业主管部门调解；3.调解不成的，按主合同的争议解决条款申请仲裁或提起诉讼。第五十一条无论争议处于何种阶段，你方均应继续履行主合同项下的交付、维修、配合等义务，不得以保证金争议为由中止履行。因中止履行造成损失扩大的，由你方自行承担。十、咨询、监督与附则任何条款争议，谈得比拖得划算——本章提供的联系渠道和解决路径即为最低成本的方案。我方已指定专人和专门渠道处理保证金事务，你方遇到问题按本章渠道提出，超过时限未获答复的，可直接向我方上级管理部门投诉。第五十二条保证金事务咨询与办理渠道如下：事项责任部门联系方式响应时限缴纳与返还办理财务管理部（____岗）电话：138******2个工作日内答复合同履约与扣减争议合约法务部（____岗）电话：138******3个工作日内答复投诉与监督监察审计部（____岗）电话：138******5个工作日内答复书面函件送达地址____________________邮编：______—第五十三条你方对本告知书内容有疑问的，可在签收前向我方书面提出，我方应在3个工作日内解释说明。对解释仍不满意的，可暂缓签收，但不得因此拖延主合同签订及履行的其他义务。第五十四条本告知书未尽事宜，适用主合同及法律法规的规定；本告知书与主合同约定不一致的，以有利于你方的条款为准，但法律法规强制性规定优先。第五十五条我方按主合同载明的你方地址以挂号信或EMS方式寄送相关函件的，自寄出之日起第3日视为送达；以电子邮件方式寄送的，自发送成功之日起24小时视为送达。你方地址变更的，应当提前书面通知我方；未通知导致函件无法送达的，按原地址寄出即视为送达。第五十六条本告知书一式两份，我方一份，你方一份，具有同等效力。出具单位（盖章）：____________________经办人（签字）：____________日期：______年月__日送达回执本人/本单位已收到《2026年履约保证金责任告知书》（编号：〔2026〕保告字第____号），并已阅读、理解全部内容，确认已知悉保证金缴纳、返还、扣减及违约责任各项规则。签收人（签字/盖章）：____________签收日期：______年月__日签收方式：□现场签收□EMS（单号：__________）□电子邮件（地址：__________）附件一：履约保证金缴纳通知单（模板）项目内容出具日期______年月__日通知单编号〔2026〕保通字第____号你方全称____________________合同名称及编号____________________合同金额（含税）￥________保证金核定比例____%应缴保证金金额￥______（大写：__________________）缴纳方式□银行电汇□银行保函□保证保险缴纳完成时限主合同签订之日起10个工作日内（即______年月__日前）收款账户信息户名：__________账号：________开户行：__________汇入用途必须注明“____项目履约保证金＋合同编号”逾期后果提示逾期按每日万分之三计算违约金；催告后超过15日仍未缴纳的，我方有权解除主合同并另行追偿损失咨询电话____________出具人（签字）：__________复核人（签字）：________盖章：__________附件二：履约保证金返还申请书（模板）项目内容申请日期______年月__日申请单位（你方）____________________合同名称及编号____________________保证金缴纳方式□银行电汇□银行保函□保证保险原缴纳金额￥______（大写：__________________）历次扣减金额及事由1.______；2.______当前保证金余额（不含利息）￥________申请返还金额￥______（大写：__________________）收款账户信息户名：__