办公秩序维护整治方案

办公秩序维护整治方案我是公司行政部负责办公环境管理的工作人员，干这一行快六年了，随着这两年公司规模扩大，人员越来越多，我明显感觉到办公区的秩序越来越松散，最近大半年不管是一线同事的反馈，还是我日常巡楼碰到的问题，都越来越突出：上个月我刚走到三楼开放办公区，就碰到一个发培训广告的陌生人径直往里闯，差点撞翻同事放在桌边的笔记本电脑；还有好几个同事私下找我吐槽，中午想趴在工位上眯十分钟，总能听到旁边有人大声打电话、开外放刷视频，根本休息不好；上个月消防部门来检查，还点名说了我们两处消防通道堆了杂物，不符合安全要求，出了问题就是大事。说句实在话，办公秩序不是给领导看的，是我们每天八九个小时待着的地方，秩序好坏直接关乎每个人的工作心情和安全，所以结合大家的反馈和公司的要求，我牵头做了这次办公秩序维护整治方案，具体内容如下。1整治工作的总体要求和目标1.1总体要求我们这次整治坚持“以人为本、问题导向、实事求是”的原则，绝对不搞形式主义的一刀切，也不做那种只罚人不解决问题的表面文章，所有整治动作都是围绕解决大家反映强烈的痛点问题来，核心是给全体同事打造一个安全、安静、整洁、有序的办公环境。我在这里也明确说清楚，行政部是服务部门，我们做整治是服务大家，不是来刻意管着大家，出发点就是让大家上班更舒服，这一点从一开始就给大家讲透。1.2总体目标我们分短期和长期两个目标推进，短期目标就是用一个月的时间，把目前已经暴露出来的突出问题全部整改到位，扭转办公秩序松散的现状，解决影响大家工作的各类痛点，让大家能直观感受到办公环境的变化；长期目标就是建立一套能持续运行的办公秩序维护机制，让维护办公秩序变成大家的自觉习惯，从根源上提升公司整体的办公效率和团队风气，避免问题反弹。明确了总体要求和目标之后，我们先把本次整治的范围和需要重点解决的问题梳理清楚，避免漏项，也让大家提前心里有数。2整治范围和重点整治内容2.1整治范围本次整治覆盖公司所有办公区域，包括所有开放工位区、独立办公室、公共会议室、接待区、茶水间、休闲区、走廊、消防通道、楼梯间、前台访客区、地下车库和楼内非机动车停放区，只要是公司员工日常办公活动涉及到的区域，全部纳入整治范围，没有例外。2.2重点整治内容结合日常两个多月收集到的一百多条员工反馈，我们重点整治四个方面的突出乱象：2.2.1人员出入秩序乱象这一块主要是三个大家反映最多的问题：一是访客登记制度执行不到位，很多外部人员进来没有对接人接应，也没有登记身份信息，随便就能进办公区，不光容易出现物品丢失的风险，还会经常打断大家正常工作；二是员工带外部人员进入办公区不报备，有时候会有朋友过来找人，直接就带进办公区随意走动，不光影响其他人工作，也容易泄露公司的相关信息；三是非机动车乱停乱放，不少同事把电动车、自行车直接停在楼梯间或者楼道门口，占用疏散通道，还有外卖员有时候直接骑车进楼到办公区门口取餐，不光动线混乱还存在碰撞伤人的安全隐患。2.2.2日常出勤秩序乱象这一块也是很多部门主管反映比较集中的问题：主要是代打卡、无故迟到早退现象屡禁不止，有的同事卡点打完卡，半个多小时才到工位，有的上班中途出去办私事不跟部门负责人打招呼，半天找不到人，部门开会的时候经常性迟到，还有下班提前十几分钟就收拾好东西走人，跨部门对接工作找不到负责人，不光影响自己的工作进度，还拖了整个团队的后腿，慢慢带坏了整个团队的风气。2.2.3办公区域环境秩序乱象这是我日常巡楼碰到最多的问题：很多同事的工位长期堆积大量快递盒、零食袋、闲置杂物，几天不收拾招虫子，味道也不好，影响周边同事的体验；公共会议室用完之后不整理，白板不擦，垃圾不带走，水杯、文件随便丢在那里，下一个用的同事根本没法直接使用，还要花十几分钟收拾；消防通道和楼梯转角长期堆放离职员工的遗留物品、淘汰的旧家具、闲置纸箱，堵得只能过一个人，完全不符合消防安全要求，真出点紧急情况大家跑都跑不出去；还有茶水间的公共冰箱、微波炉，很多人用完不收拾，微波炉溅了油污不擦，冰箱里放了大半年的剩菜、过期食品没人拿，臭得整个茶水间都是味，谁用谁闹心。2.2.4公共办公行为秩序乱象这一块是员工投诉最多的内容：开放办公区有人长时间大声打电话，整个区域都能听到，严重影响其他人工作；午休和晚上加班的时候有人开外放刷视频、打游戏，根本不顾及想休息的同事；还有人躲在消防通道抽烟，烟头乱扔，留下火灾隐患，烟味还飘到办公区，影响不抽烟的同事的身体健康；开会的时候手机不调静音，不停响，还当众接电话大声聊天，打断会议进程，耽误所有人的时间；还有公共区域的物资，比如会议室的投影遥控器、写字笔、移动硬盘，拿了不还，下次用的时候到处找不着，耽误整个项目的进度。上面说的这些问题，都是我们一点一点收集上来的实打实的痛点，接下来我们分三个阶段稳步推进整治工作，不搞突然袭击，也不搞一蹴而就，给大家留足调整适应的时间。3整治工作实施步骤3.1宣传动员与自查自纠阶段（第一周）这个阶段我们不会做任何检查和处罚，核心就是把信息传达到每一个人，让大家自己先动手整改。具体来说，我们行政部会把整治通知发到公司内网，每个楼层电梯口也会贴醒目的告示，各个部门的对接人会把要求传达给每个同事，我也会组织一次全员动员说明会，把我们做这次整治的初衷、要解决的问题都跟大家说清楚，避免大家误会我们是为了罚款找事。通知发完之后，给大家一周时间自查，自己的工位、自己部门负责的区域，有不符合要求的自己先收拾整改，有困难随时找行政部，比如大家有很多闲置杂物不知道怎么处理，我们会统一安排车辆免费帮大家清运，绝对不让大家自己花钱费心。3.2集中排查与问题整改阶段（第二到第三周）自查结束之后，我们行政部会联合各个部门的对接人组成联合检查组，逐楼层、逐区域排查问题，把查到的问题一一登记，明确整改责任人和整改期限。对于查到的问题，我们坚持先提醒再整改，不直接处罚：能当场整改的问题，我们会当场跟责任人说，还会帮忙一起整改；不能当场整改的，给最多三天的整改期限，我们只会跟责任人和部门对接人私下沟通，不会公开通报，给大家留足面子。比如碰到消防通道堆了私人东西，我们会帮着一起搬到指定的存放区域，不会随便给人扔掉，绝对不碰大家的私人财物，这点请大家放心。3.3验收总结与结果公示阶段（第四周）整改期限到了之后，我们会组织第二次全面验收，整改到位的问题直接销号，对于确实有实际困难没法按时整改的，我们会一起商量解决方案，帮着协调资源解决，只有对于多次提醒、拒不整改，也不说明原因的，我们才会按照公司制度进行处理，并把结果公开公示。验收结束之后，我们会把本次整治的整体情况，解决了哪些问题，还有哪些需要持续改进的地方，都公示在公司公告栏和内网，接受大家的监督。为了保障整治工作能够顺利推进，不半途而废，我们也准备了对应的保障措施，兼顾规则和人情，确保整治效果符合大家的预期。4整治工作保障措施4.1组织保障我们专门成立了办公秩序整治工作小组，由我担任组长，每个部门出一名对接人，负责本部门的宣传、对接和问题整改跟进，整治小组每周开一次碰头会，汇总整改进度，解决推进过程中碰到的问题，随时调整整治方案，不会死板的按原方案走，碰到特殊情况特殊处理，绝对不搞生硬执行。4.2制度保障我们把原来零散的办公秩序相关制度重新梳理整合，细化了每一项违规行为的界定和处理方式，比如访客登记流程、违规停车的处理、代打卡的处罚标准，都写得明明白白，整理成新的《办公秩序管理规范》，提前公示给所有人，所有处理都按规范来，绝对不搞因人而异，也不会乱处罚，一切都摆在明面上。4.3人文保障我们从一开始就说，整治是为了服务大家，所以我们也配套了很多便民措施，解决大家的实际困难：比如针对大家东西多没地方放的问题，我们专门整理出了地下仓库的一块区域，添置了免费的公共储物架，大家有闲置的私人用品可以免费存放在那里，随时取用；针对抽烟的同事，我们跟物业沟通好了，在大楼门外指定区域设置了专门的吸烟点，放了烟灰缸和休息座椅，比躲在消防通道舒服多了；针对确实家里有事，需要灵活调整上下班时间的同事，只要跟部门请假，到行政部备案，我们不会按迟到早退处理，充分照顾大家的实际情况，不会拿规则卡死所有人。4.4监督保障除了我们内部的检查，我们还设置了匿名意见箱和举报邮箱，大家不管是发现了违规问题，还是对我们的整治工作有意见建议，都可以匿名提，我们绝对不会泄露任何人的信息，也不会打击报复，对于提了有效建议的同事，我们还会准备奶茶券、小绿植作为感谢，充分调动大家一起参与维护办公秩序的积极性，毕竟这是我们共同的办公环境。本次整治不是“一阵风”，不能整治完没过两个月又回到原来的样子，所以我们还要建立长效机制，让办公秩序维护常态化，一直保持好的状态。5建立办公秩序维护长效机制5.1日常巡查机制整治结束之后，我们行政部会保持每天两次的日常巡楼，上午下午各一次，发现问题当场处理，每个月做一次全面的办公秩序检查，把检查结果汇总发给各个部门，及时提醒整改，把问题消灭在萌芽状态，不会等到问题攒多了再搞一次大整治。5.2奖惩激励机制我们每个月会评一次“最美整洁工位”和“秩序维护优秀部门”，获评的个人会发一百元购物卡，获评的部门会额外增加五百元团建经费，鼓励大家保持好的习惯；对于多次检查都不合格，提醒也不整改的，才会按规定扣少量绩效，核心是鼓励为主，处罚为辅，不会本末倒置。5.3动态反馈机制我们每季度会做一次办公秩序满意度问卷调查，大家有什么新的问题，有什么好的建议，都可以提，我们会在半个月内给大家回复，有问题马上调整，保证办公秩序维护工作一直符合大家的需求，不会脱离实际。总的来说，我们