学术会议联合办协议

学术会议联合办协议1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称为“北京国际学术交流中心”，注册地址位于中国北京市海淀区中关村南大街5号，法定代表人为李明，联系电话甲方是一家经中国政府批准成立的非营利性学术交流机构，主要致力于推动国内外学术合作与知识传播。甲方在学术会议组织与承办方面拥有丰富的经验，与全球多所知名大学和研究机构建立了长期合作关系。为进一步提升学术会议的国际化水平，甲方计划举办一场以“人工智能与可持续发展”为主题的国际学术会议，并寻求具备专业服务能力的乙方合作，共同完成会议的筹备与执行工作。

甲方的主要业务范围包括学术会议策划、国际学术交流项目、科研合作推广等，具备较强的资源整合能力和项目管理经验。在本次合作中，甲方将提供会议的主题框架、参会嘉宾名单、以及部分赞助商资源，并委托乙方负责会议的场地布置、设备租赁、宣传推广、参会人员接待等具体执行工作。甲方的目标是借助乙方的专业服务，确保会议的顺利进行，并提升会议的国际影响力。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称为“上海环球会展服务有限公司”，注册地址位于中国上海市浦东新区世纪大道888号，法定代表人为王伟，联系电话乙方是一家专注于大型学术会议、商业展览及活动策划的专业服务机构，拥有多年的会展服务经验，具备完善的服务体系和丰富的行业资源。乙方曾成功承办过多次国际性学术会议，包括“全球气候变化论坛”、“国际生物医学研讨会”等，积累了丰富的项目管理、场地协调、技术支持及客户服务经验。

乙方在会议服务领域具有较强的市场竞争力，拥有一支专业的服务团队，包括会议策划师、技术工程师、市场推广人员、现场执行人员等，能够提供全方位的会议服务解决方案。在本次合作中，乙方将根据甲方的需求，负责会议场地的选择与租赁、会议设备的搭建与调试、宣传材料的制作与发布、参会人员的注册与接待、以及会议期间的现场管理等各项事务。乙方的服务宗旨是确保会议的顺利进行，并提供高效、专业的服务，助力甲方实现会议目标。

**合作背景与前提条件**

本次合作基于甲乙双方在学术会议服务领域的专业优势互补。甲方作为学术会议的主办方，拥有会议主题资源和部分赞助支持，但缺乏专业的会议执行经验；乙方作为专业的会展服务机构，具备全面的会议服务能力，但需要甲方的主题指导和资源支持。双方基于共同的目标——成功举办一场高质量的学术会议，决定建立合作关系，共同推进会议的筹备与执行工作。

合作的前提条件如下：

（1）甲方同意提供会议的主题框架、核心嘉宾名单、以及部分赞助商资源，并确保所提供信息的真实性和完整性；

（2）乙方同意按照甲方的需求，提供专业的会议服务方案，并确保服务质量的达标；

（3）双方在合作前需就会议的具体方案、服务范围、价格条款等进行充分协商，并达成一致意见；

（4）会议的举办地点、时间、规模等关键要素由双方共同确定，并写入正式合同。

本章节的当事人信息和合同简介部分，为后续合同条款的制定奠定了基础，明确了双方的身份、能力及合作背景，确保合同条款的针对性和可操作性。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的是甲方委托乙方共同策划、组织并执行一场以“人工智能与可持续发展”为主题的国际学术会议，旨在促进全球学术界的交流与合作，推动人工智能技术在可持续发展领域的应用与发展。具体范围包括但不限于：

1.会议策划与方案制定：双方共同确定会议的主题、议题、时间、地点、参会人员规模及构成等，并制定详细的会议执行方案。

2.场地布置与设备租赁：乙方负责选择并租赁符合会议需求的场地，进行会议现场的布置设计，并租赁必要的会议设备，如投影仪、音响系统、同声传译设备等。

3.宣传推广与报名注册：乙方负责制作并发布会议的宣传材料，包括海报、邀请函、网站宣传等，并负责参会人员的报名注册工作。

4.嘉宾邀请与接待：甲方负责提供核心嘉宾名单，并负责嘉宾的邀请工作；乙方负责嘉宾的接待安排，包括交通、住宿等。

5.会议现场管理：乙方负责会议期间的现场管理工作，包括签到、引导、设备调试、应急处理等，确保会议的顺利进行。

6.会后总结与资料整理：乙方负责会议结束后的场地清理、设备归还，并协助甲方整理会议资料，包括论文集、照片等。

第二条定义

1.**学术会议**：指由甲方主办，乙方提供专业服务，围绕“人工智能与可持续发展”主题展开的国际性学术交流活动。

2.**服务范围**：指乙方根据本合同约定，为学术会议提供的场地布置、设备租赁、宣传推广、报名注册、嘉宾接待、现场管理及会后整理等全部或部分服务内容。

3.**参会人员**：指通过报名注册并经甲方确认参加学术会议的学者、专家、企业家及其他相关人员。

4.**核心嘉宾**：指由甲方确定并邀请参加学术会议的知名学者、专家或行业领袖。

5.**宣传材料**：指为推广学术会议而制作的各类材料，包括但不限于海报、邀请函、会议网站、社交媒体宣传内容等。

6.**会议执行方案**：指双方共同制定的，关于学术会议策划、组织、执行的具体方案，包括时间安排、任务分工、预算安排等。

7.**违约责任**：指任何一方违反本合同约定所应承担的法律责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务

（1）甲方有权要求乙方按照本合同约定的服务范围和标准提供会议服务，并对乙方的服务过程进行监督和指导。

（2）甲方有权对乙方的服务方案提出修改意见，并要求乙方根据甲方的合理意见进行调整。

（3）甲方有权获得乙方提供的会议相关资料，包括会议执行方案、宣传材料、参会人员名单等。

（4）甲方有权要求乙方按照合同约定的时间节点完成各项服务任务，并对乙方的履约情况进行验收。

（5）甲方应向乙方提供会议的主题框架、核心嘉宾名单、赞助商资源等必要信息，并确保所提供信息的真实性和完整性。

（6）甲方应按照本合同约定，及时向乙方支付会议服务费用，并配合乙方完成会议的报名注册、嘉宾邀请等事项。

（7）甲方应负责会议的总体策划和主题指导，并对会议的内容质量负责。

（8）甲方应配合乙方进行会议的宣传推广工作，并在必要时提供部分赞助商资源支持。

（9）甲方应负责处理会议期间出现的重大突发事件，并协助乙方进行应急处理。

（10）甲方应按照本合同约定，配合乙方完成会议的后续资料整理和总结工作。

2.乙方的权力和义务

（1）乙方有权按照本合同约定的服务范围和标准，为甲方提供专业的会议服务，并要求甲方提供必要的配合和支持。

（2）乙方有权根据甲方的需求和实际情况，制定会议执行方案，并提交甲方审核。

（3）乙方有权要求甲方提供会议的主题框架、核心嘉宾名单、赞助商资源等必要信息，并要求甲方在约定的时间内提供完整资料。

（4）乙方有权获得甲方支付的会议服务费用，并按照合同约定的时间节点收取款项。

（5）乙方应负责会议场地的选择与租赁，并确保场地的设施和条件符合会议需求。

（6）乙方应负责会议设备的搭建与调试，并确保设备的正常运行，提供优质的会议技术支持。

（7）乙方应负责会议的宣传推广工作，制作并发布各类宣传材料，吸引目标参会人员报名注册。

（8）乙方应负责参会人员的报名注册工作，建立参会人员数据库，并进行有效的沟通和管理。

（9）乙方应负责嘉宾的接待安排，包括交通、住宿、餐饮等，确保嘉宾的顺利参会。

（10）乙方应负责会议现场的管理工作，包括签到、引导、设备调试、应急处理等，确保会议的顺利进行。

（11）乙方应负责会议结束后的场地清理、设备归还，并协助甲方整理会议资料，包括论文集、照片等。

（12）乙方应建立完善的服务体系，配备专业的服务团队，确保会议服务的质量和效率。

（13）乙方应遵守相关的法律法规和行业规范，确保会议服务的合法合规。

（14）乙方应保护甲方的商业秘密和知识产权，未经甲方同意，不得泄露或用于其他用途。

（15）乙方应在会议期间配备足够的现场工作人员，确保会议的顺利进行，并及时处理突发事件。

（16）乙方应定期向甲方汇报会议的筹备进展情况，并接受甲方的监督和指导。

（17）乙方应配合甲方进行会议的后续宣传和推广工作，提升会议的国际影响力。

（18）乙方应建立客户服务机制，及时处理甲方和参会人员反馈的问题和建议，提升客户满意度。

第四条价格与支付条件

双方经友好协商，确定本次学术会议联合办协议的服务费用总额为人民币捌拾万元整（¥800,000.00）。该费用包含乙方提供的会议场地布置、设备租赁、宣传推广、报名注册、嘉宾接待、现场管理及会后整理等全部服务内容。

甲方应按照以下方式向乙方支付服务费用：

（1）首付款：本合同签订之日起十日内，甲方应向乙方支付服务费用总额的百分之五十（50%），即人民币肆拾万元整（¥400,000.00）。

（2）尾款：会议成功举办完毕后十日内，甲方应向乙方支付剩余服务费用总额的百分之五十（50%），即人民币肆拾万元整（¥400,000.00）。

甲方支付服务费用应通过银行转账方式，将款项汇入乙方指定的银行账户。乙方应在收到款项后向甲方出具等额发票。

如甲方因故未能按时支付服务费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的千分之一向乙方支付违约金。逾期超过三十日，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方支付全部服务费用及违约金。

第五条履行期限

本合同的有效期限自双方签字盖章之日起生效，至会议成功举办完毕且所有服务事项完成之日终止，预计为期六个月。

关键时间节点安排如下：

（1）合同签订：本协议于____年____月____日由双方签字盖章生效。

（2）方案确认：乙方应于合同签订后十日内向甲方提交会议执行方案，甲方应在收到方案后五日内进行审核并反馈意见。双方应于合同签订后二十日内完成方案的最终确认。

（3）场地租赁：乙方应于方案确认后十日内完成会议场地的预订，并向甲方提供场地租赁合同复印件。

（4）宣传启动：乙方应于合同签订后三十日内启动会议的宣传推广工作，并定期向甲方汇报宣传进展。

（5）报名注册：会议报名通道应于合同签订后六十日内正式开放，乙方应负责全程管理报名注册工作。

（6）会议举办：学术会议定于____年____月____日至____年____月____日举行，乙方应于会议开始前三十日完成所有准备工作。

（7）款项支付：首付款应于合同签订后十日内支付，尾款应于会议成功举办完毕后十日内支付。

（8）资料交付：乙方应在会议结束后十日内向甲方交付所有会议相关资料，包括现场照片、视频、参会人员反馈等。

第六条违约责任

1.甲方违约责任

（1）如甲方未能按时支付服务费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的千分之一向乙方支付违约金。逾期超过三十日，乙方有权解除合同，并要求甲方支付全部服务费用及违约金，且甲方已支付的款项不予退还。

（2）如甲方未能按时提供会议所需的必要信息或资源（如嘉宾名单、赞助商资源等），导致乙方无法按时完成服务，每逾期一日，甲方应按合同总金额的千分之一向乙方支付违约金。逾期超过三十日，乙方有权解除合同，并要求甲方支付已产生服务费用及违约金。

（3）如甲方单方面变更会议主题、时间、地点或取消会议，应向乙方支付合同总金额的百分之三十（30%）作为违约金，且甲方已支付的服务费用不予退还。乙方已产生的合理费用（如场地预订费、设备租赁费等）应由甲方承担。

（4）如甲方未能配合乙方完成会议的宣传推广工作（如提供宣传素材、协助媒体对接等），导致宣传效果不佳，甲方应承担由此产生的额外宣传费用，并按合同总金额的百分之五（5%）向乙方支付违约金。

2.乙方违约责任

（1）如乙方未能按时完成合同约定的服务内容，导致会议无法按计划进行，每逾期一日，应按合同总金额的千分之一向甲方支付违约金。逾期超过三十日，甲方有权解除合同，并要求乙方支付已产生服务费用的百分之五十（50%）作为违约金，且乙方已收取的服务费用不予退还。

（2）如乙方提供的场地、设备或服务不符合合同约定的标准，影响会议的正常进行，乙方应立即采取补救措施，并承担由此产生的额外费用。若问题未能及时解决，甲方有权要求乙方降低服务费用，并按合同总金额的百分之十（10%）向乙方支付违约金。

（3）如乙方泄露甲方的商业秘密或知识产权，应向甲方支付合同总金额的百分之五十（50%）作为违约金，并承担相应的法律责任。若造成甲方重大损失，甲方有权要求乙方赔偿全部损失。

（4）如乙方在会议期间未能提供有效的现场管理服务，导致出现重大安全事故或严重的服务失误，乙方应承担全部责任，并按合同总金额的百分之二十（20%）向甲方支付违约金。若造成甲方重大损失，甲方有权要求乙方赔偿全部损失。

（5）如乙方未能按时交付会议相关资料，每逾期一日，应按合同总金额的千分之一向甲方支付违约金。逾期超过三十日，甲方有权解除合同，并要求乙方支付已产生服务费用的百分之五十（50%）作为违约金。

3.不可抗力导致的违约

如因不可抗力（如自然灾害、战争、政府行为等）导致合同无法履行，双方互不承担违约责任。但双方应尽快通知对方不可抗力事件的发生，并提供相关证明文件。不可抗力事件消除后，双方应继续履行合同。如不可抗力事件持续超过三十日，双方有权协商解除合同，并互不承担违约责任。

4.违约金的限制

本合同约定的违约金不得超过合同总金额的百分之三十（30%）。如违约金不足以弥补守约方的实际损失，守约方有权要求违约方赔偿全部损失。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指双方在签订合同时不能预见、对其发生和后果不能避免并不能克服的事件。不可抗力包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律、法规的变更）、疫情及其防控措施、网络攻击或中断等，以及其他类似事件。

2.通知义务：任何一方因不可抗力事件不能履行或不能完全履行合同义务时，应在不可抗力事件发生后七日内书面通知对方，并提供相关证明文件。通知内容应包括不可抗力事件的发生时间、地点、性质、影响范围以及预计持续时间等。

3.责任免除：因不可抗力事件导致合同无法履行或延迟履行，受影响一方不承担违约责任。双方应根据不可抗力事件的影响程度，协商调整合同条款或解除合同。如因不可抗力事件导致合同解除，双方互不承担违约责任，已产生的费用按实际情况结算。

4.协商处理：双方应积极协商处理不可抗力事件带来的影响，采取合理措施减少损失。如不可抗力事件持续超过三十日，双方有权协商解除合同。协商不成的，可提交争议解决机构进行裁决。

5.不可抗力事件的持续：如不可抗力事件持续存在，双方应定期沟通，及时更新不可抗力事件的影响情况，并协商后续处理方案。如不可抗力事件消除，双方应立即恢复履行合同义务。

第八条争议解决

1.争议解决方式：双方在履行本合同过程中发生的任何争议，应首先通过友好协商解决。协商不成的，应提交上海国际经济贸易仲裁委员会（SHIAC）按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为上海市。双方应遵守仲裁规则的规定，并承担各自的仲裁费用。

2.仲裁协议：双方在签订本合同前或签订后，应共同签署仲裁协议。仲裁协议应明确约定仲裁机构、仲裁规则、仲裁语言、仲裁地点等关键事项。

3.仲裁程序：仲裁庭由三名仲裁员组成，其中一名由申请人指定，一名由被申请人指定，另一名由双方共同指定或由仲裁机构主任指定。如双方在指定仲裁员方面未能达成一致，由仲裁机构主任指定。

4.仲裁裁决：仲裁庭应依据事实和法律规定，对争议事项作出终局裁决。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。任何一方不得向人民法院提起诉讼或申请再审，但仲裁庭的裁决违反了法律强制性规定或严重违反程序公平的除外。

5.争议解决前的合作：在争议解决过程中，双方应继续履行合同中未受争议影响的条款，并采取合理措施减少争议带来的损失。双方应避免采取任何可能损害对方利益的行为，包括但不限于暂停履行合同、采取法律行动等。

6.法律适用：本合同的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在签订本合同时，应确保其行为符合相关法律法规的规定，并承担相应的法律责任。

第九条其他条款

1.通知方式：双方在本合同履行过程中发生的任何通知、请求、要求或其他通信，均应采用书面形式，并通过专人递送、挂号信、电子邮件或传真等方式进行。如通过电子邮件或传真发送，发出时视为送达；如通过专人递送或挂号信发送，签收日或邮寄三日后的下一个工作日视为送达。所有通知应发送至本合同首部列明的地址或双方另行书面通知的地址。

2.合同变更：对本合同的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，作为本合同不可分割的一部分。任何未按此方式作出的变更或补充均无效。

3.合同转让：未经对方事先书面同意，任