会议运营 课件 任务1 会场清理与送离安排

LOSTSOUL会展策划与管理教学资源库标准化课程《会议运营》Eventmanagement学习目标

1.掌握会议清理与送离安排的具体内容和流程2.了解会议经费结算的基本原则和方法3.熟悉寄发感谢信的规范与技巧知识目标能力目标1.能够独立完成会议清理与送离安排，包括协调清理人员、安排送离交通及处理突发情况。2.具备会议经费结算的实际操作能力，能够准确核对费用、完成报销流程并生成财务报告。3.能够撰写并寄发专业的感谢信，根据参会者身份和需求，定制个性化的感谢内容。项目九会议收尾安排——善始亦善终素养目标1.培养细致入微的工作态度，在会议收尾工作中注重细节，确保每个环节的准确性和完整性。2.增强责任感和服务意识，以参会者为中心，提供周到、专业的服务，提升参会者满意度。3.树立团队协作与沟通意识，在会议收尾工作中与团队成员高效配合，确保任务顺利完成。任务1会议清理与送离任务2结算会议费用2-送离安排1-会议清理的具体安排导读项目九会议收尾安排——善始亦善终任务3寄发感谢信

阅兵结束，观礼台5万余名观众有序撤离，现场没留一片纸屑案例导入案例导入案例导入

你能想象吗？一场汇聚了5万余人的大型活动结束后，场地竟然干净得如同未曾有人来过！9月3日，北京天安门广场就上演了这样一场令人惊叹的“文明奇迹”。当最后一支受阅方队迈着整齐有力的步伐消失在长安街尽头，五万余名观礼群众在志愿者的有序引导下开始退场。可当人们以为现场会一片狼藉时，呈现在眼前的却是偌大的观礼台没有一片纸屑，临时搭建的3.7万个座椅间找不到半个空瓶。这“史上最干净散场”的场景，瞬间在网络上炸开了锅，网友们纷纷点赞，这不仅是刷新了大型活动环保纪录，更是在民族复兴的宏大征程中，刻下了国民素养提升的生动印记。知识链接1.会议清理的具体安排1.1会场清理——设备器材的整理与归位导读1-会议清理的具体安排2-送离安排会议结束后，首先需要对使用的设备进行清点，确保所有设备数量齐全，无损坏或遗失。清点过程中，应对照会议前的设备清单，逐一核实。设备清点1清点完成后，对设备进行整理，包括关闭电源、拔掉插头、整理线缆等。对于易损坏的设备，如投影仪、音响等，应特别小心，避免在整理过程中造成损坏。设备整理2整理好的设备应按照原定位置进行归位，确保下次使用时能够快速找到。归位时，应注意设备的摆放顺序和方式，避免造成空间浪费或设备损坏。设备归位31.会议清理的具体安排1.1会场清理——会场卫生的清洁导读1-会议清理的具体安排2-送离安排桌面清洁：会议桌、主席台等桌面通常会有污渍、水渍等，清洁人员应使用相应的清洁剂和工具进行清洁，确保桌面干净、无异味。卫生间清洁：卫生间是会场的重要设施之一，清洁人员应定期对卫生间进行清洁和消毒，确保卫生间的卫生状况良好。地面清洁：地面是会场清洁的重点区域，清洁人员应使用吸尘器、拖把等工具对地面进行彻底清洁，确保地面无垃圾、无污渍。垃圾清理：会议结束后，会场内通常会留下大量的垃圾，如纸张、饮料瓶、食品包装等。清洁人员应首先对这些垃圾进行清理，确保会场内的环境整洁。1.会议清理的具体安排1.1会场清理——废弃物品的分类与处理导读1-会议清理的具体安排2-送离安排垃圾分类会议结束后，会产生大量的垃圾，如纸张、塑料、金属等。这些垃圾应按照分类标准进行分类，便于后续处理。可回收物品处理对于可回收的物品，如纸张、塑料等，应进行回收处理，减少资源浪费和环境污染。有害垃圾处理对于有害垃圾，如电池、荧光灯管等，应进行特殊处理，避免对环境和人体造成危害。1.会议清理的具体安排1.1会场清理——场地恢复原状导读1-会议清理的具体安排2-送离安排01会议结束后，桌椅可能被移动或调整，应按照原定位置进行归位，确保场地的整洁和有序。桌椅归位02会议期间使用的装饰物，如横幅、海报等，应在会议结束后进行拆除，并妥善保管或处理。装饰拆除03会议期间使用的灯光和音响设备，应在会议结束后恢复到初始状态，便于下次使用。灯光音响复位1.会议清理的具体安排1.2资料清理——会议文件的收集与归档导读1-会议清理的具体安排2-送离安排文件收集：会议结束之后，应立即对会议过程中产生的各种文件进行收集，包括会议议程、会议记录、发言稿、决议等。01文件分类：收集到的文件应当按照类别进行分类，如按照会议主题、文件类型等进行分类，便于后续查找和使用。02文件归档：分类后的文件应进行归档处理，包括编制档案目录、装订成册、存入档案室等。归档时，应注意文件的保存期限和保密要求。031.会议清理的具体安排1.2资料清理——重要资料的备份与保存导读1-会议清理的具体安排2-送离安排资料识别：首先应对会议资料进行识别，确定了哪些资料属于重要资料，需要备份和保存。重要资料通常包括会议决议、合同协议、重要发言等。01资料备份：对于重要资料，应进行备份处理，包括电子备份和纸质备份。电子备份可以存储在硬盘、云盘等之类的介质中；纸质备份可以复印或扫描后存档。02资料保存：备份后的资料应进行妥善保存，避免丢失或损坏。保存之时，应注意资料的保密性和安全性，设置访问权限和密码保护。031.会议清理的具体安排1.2资料清理——废弃文件的销毁导读1-会议清理的具体安排2-送离安排文件鉴定：首先应对废弃文件进行鉴定，确定了哪些文件属于无用文件，确保确保废弃文件不包含敏感信息。01文件销毁：纸质文件采用碎纸机或专业销毁服务进行彻底销毁。电子文件使用数据擦除软件或物理破坏存储介质，确保无法恢复。02销毁记录：编制销毁文件清单，记录销毁的文件名称、数量等。设立监督人员，确保销毁过程的合规性。将销毁记录存档，以备后续的核查。031.会议清理的具体安排1.3物资归还安排导读1-会议清理的具体安排2-送离安排1.归还计划的制定，避免逾期产生额外费用。2.明确物资归还的负责人，确保每项物资都有专人负责。物资归还的准备1.在会议结束后，立即对物资进行整理，确保物资完整、无损坏。2.对照物资清单，逐一检查每项物资的数量和质量。物资归还的执行1.及时与物资供应商沟通，确认归还时间、方式和注意事项。2.保持与内部团队的沟通，确保物资归还工作的顺利进行。归还过程的沟通1.根据租赁合同或借用协议，核对物资使用费用，确保无误。2.确认费用后，及时支付相关费用，避免产生滞纳金。费用结算1.采用合适的包装和运输方式，确保物资在运输过程中不受损坏。2.在与供应商交接物资时，双方共同确认物资的数量和质量，签署交接凭证。物资的运输与交接知识拓展导读1-会议清理的具体安排2-送离安排

清廉小故事：

小气的爸爸

周末，在家陪五岁的女儿写作业的曹国权，突然接到通知，委室下午要召开紧急会议，需要他马上布置好会场，可是妻子出差在外还没有回来，于是他带着女儿来到单位，快速在自己办公室安置好女儿写作业后，他就立刻去筹备会务了。

会议结束后，曹国权把会场的座位牌、纸张、笔等都清理好带回办公室，这时还在写作业的女儿，目光被曹国权手里的一些圆珠笔给吸引了，尤其是其中的一只红色的圆珠笔，女儿问曹国权“爸爸，红色的笔，在班上只有老师才可以用的，你们怎么也用红色的笔呀！”曹国权微笑地对女儿说，“你说的对！在班上是老师用的，但是红色的笔，不只是老师可以用，我们工作需要时，也可以用的！”女儿若有所思地点了点头，于是又开始对曹国权说，“爸爸，你们用完了吗？”曹国权说，“是的！今天会议结束了！”女儿又问，“那你可以送给我吗？”曹国权愣了一下，于是语重心长的说，“这支笔爸爸不能给你，因为这不是爸爸的，是爸爸工作单位的资产，下次开会的话，还有可能会用到！”当女儿听到一向有求必应的爸爸说不时，不高兴地说，“爸爸真小气，一支笔都不给我！我要告诉妈妈去！”

曹国权耐心地说道，“孩子，你要记住，公家的东西，再小咱们也不能拿！这是做人做事的原则！你喜欢红色的笔，来！咱们走，爸爸带你买去！”当从办公室的走廊路过，看到了墙上挂着的“誓不取一钱以肥家”的清廉格言时，曹国权似乎想起了什么，于是转身对女儿说，“等你长大了，可能会读一所学校，叫“箴言中学＇，这学校最早创始人叫胡林翼，他呀，是大官，可是很清廉，并“誓不取一钱以肥家”，就是说不拿公家了一分钱到自己家，并告诫后人“吾辈做官如仆之看家”，要德才为先，堂堂正正做人，这是政风、也是家风，爸爸希望你长大后.....”回家的路上，父女俩手牵着手，父亲慢条斯理地讲述着，女儿时不时地认真点个头，胡林翼的清风故事就这样一路上陪伴着他们。2.1送离时间安排2.送离安排1-会议清理的具体安排导读2-送离安排分批送离按区域或单位分批：根据参会者的座位区域或单位，分批次安排送离，避免集中离开导致拥堵。对于需要统一接送的参会者，根据交通工具的到达时间，合理安排送离批次特殊需求优先对于老年人、残疾人或有特殊需求的参会者，优先安排送离，确保他们的安全和便利。灵活调整如果会议结束时间延迟或提前，应及时调整送离时间，并通过现场通知或短信等方式告知参会者提前通知会议结束前提醒：在会议结束前15-30分钟，通过广播、公告或主持人提醒的方式，告知参会者会议即将结束，并提示送离时间安排送离时间安排需要考虑参会者的数量、交通状况以及会议结束后的其他活动安排。2.2送离方式安排2.送离安排1-会议清理的具体安排导读2-送离安排交通安排1.对于大型会议或外地参会者，安排统一接送车辆，确保参会者能够顺利到达机场、车站或酒店。2.对于本地参会者，提供详细的公共交通指引，包括地铁、公交线路和出租车搭乘点。为自驾参会的嘉宾提供停车场位置和离场路线指引，避免拥堵。特殊需求服务为行动不便的参会者提供专门的送离服务，如轮椅接送或专人陪同。对于国际会议，安排多语言服务人员，帮助外宾解决语言障碍指引服务制定应急预案在会场出口、停车场、接送点等关键位置安排工作人员，提供清晰的指引服务。同时，设置明确的标识牌，标明接送车辆停靠点、公共交通站点和离场路线。制定送离应急预案，如交通堵塞、车辆故障等等，确保参会者能够及时离开。另外，准备备用车辆，以应对突发情况。2.3送离礼仪2.送离安排1-会议清理的具体安排导读2-送离安排无论参会者身份如何，都应一视同仁，给予充分的尊重和关注。送离工作人员需使用规范、礼貌的语言，如“感谢您的参与”“祝您一路顺风”等。尊重与礼貌从参会者的需求出发，提供细致入微的服务，如帮助搬运行李、提供交通指引等。还能根据参会者的特殊需求，提供个性化的送离服务。细致与周到通过语言、行为或小礼物，真诚表达对参会者的感谢。在送离过程中保持热情，让参会者感受到会议组织方的诚意。真诚与热情送离工作人员应统一着装，体现会议专业性。同时，制定并遵循规范的送离流程，确保送离工作有序进行。专业与规范送离礼仪基本原则2.3送离礼仪2.送离安排1-会议清理的具体安排导读2-送离安排送离礼仪具体实施❏语言礼仪礼貌用语：在送离时使用礼貌用语，如“期待下次再见”等。个性化问候：对于重要嘉宾或VIP参会者，使用个性化的问候语，如“张教授，感谢您的精彩演讲”。多语言服务：对于国际会议，安排多语言服务人员，确保外宾能够理解并感受到尊重。❏行为礼仪微笑送别：工作人员在送离时应保持微笑，主动与参会者道别。主动帮助：对于携带行李或行动不便的参会者，主动提供帮助，如搬运行李、引导路线等。握手致意：对于重要嘉宾或VIP参会者，可握手致意，表达感谢和尊重。2.3送离礼仪2.送离安排1-会议清理的具体安排导读2-送离安排送离礼仪具体实施❏礼品与纪念品感谢信：在送离时，向参会者发放感谢信，表达对参会者支持的感谢。纪念品：准备小礼品或纪念品，如会议定制笔记本、徽章等，增强参会者的归属感。即时打印照片：对于重要嘉宾，可提供即时打印照片服务，作为会议的美好回忆。❏拍照留念合影机会：为参会者提供与会议组织者或嘉宾合影的机会，增加互动性和趣味性。专业摄影：安排专业摄影师拍摄送离场景，作为会议记录和宣传素材。2.3送离礼仪2.送离安排1-会议清理的具体安排导读2-送离安排送离礼仪具体实施❏特殊需求服务老年人及残疾人服务：为行动不便的参会者提供专门的送离服务，如轮椅接送或专人陪同。语言服务：对于国际会议，安排多语言服务的人员，帮助外宾解决语言障碍。2.3送离礼仪2.送离安排1-会议清理的具体安排导读2-送离安排送离礼仪的优化与提升01定期对送离工作人员进行礼仪培训，提升他们的礼仪素养和服务水平。另外，在会议前进行送离礼仪的模拟演练，确保工作人员熟悉流程和细节。培训与演练02在送离后，通过问卷调查或访谈收集参会者对送离礼仪的反馈意见。根据反馈意见，不断优化送离礼仪的流程和细节，提升参会者的满意度。反馈与改进03根据会议主题和参会者特点，创新送离礼仪的形式，如定制化礼品、互动式送别等。根据参会者的需求，提供个性化的送离服务，如安排专车送至指定地点。创新与个性化2.4送离后的跟进2.送离安排1-会议清理的具体安排导读2-送离安排反馈收集问卷调查、电话回访、社交媒体互动数据分析反馈整理、数据统计、报告撰写后续联系感谢信、资料分享、活动邀请关系维护建立联系、合作机会会议送离后跟进的具体内容2.4送离后的跟进2.送离安排1-会议清理的具体安排导读2-送离安排明确目标：确定跟进的具体目标，如收集反馈、评估效果、巩固关系等。时间安排：制定详细的跟进时间表，确保跟进工作有序进行。责任分工：明确跟进工作的责任人和分工，确保每个环节都有人负责。制定跟进计划实施跟进工作01020304设计反馈工具问卷设计：设计简洁明了的问卷，涵盖会议内容、组织、服务、送离安排等方面。回访提纲：制定电话回访的提纲，确保回访内容全面有条理。社交媒体互动：设计互动话题，吸引参会者分享参会体验。发送问卷：在会议结束后1-2天内，通过邮件或在线平台发送问卷，确保参会者的记忆新鲜。电话回访：在会议结束后3-5天内，安排电话回访，深入了解重要嘉宾的意见和建议。社交媒体互动：会议结束后及时发布总结和照片，吸引参会者互动。数据分析与总结数据整理：对收集到的反馈意见和数据进行分类整理，找出共性问题和建议。报告撰写：根据分析结果，撰写会议总结报告，为未来会议提供参考。分享成果：将分析结果和总结报告分享给团队成员，推动持续改进。知识拓展1-会议清理的具体安排导读2-送离安排会议满意度调查问卷模版

您好！为提高会议质量，更好地开展会务服务，特开展本次满意度调查，希望能够得到您积极配合和大力支持！我们将及时受理您的意见，使会议服务工作做得更好。本调查问卷不需填写个人姓名，答案没有正误之分，您只需根据自己的实际情况选中合适的答案，在空白栏填上适当内容即可。谢谢您的配合。1.请问您对会议整体效果评价：○满意/好

○良好

○一般，存在问题

○不满意，没有达到效果2.您对会议议程环节的满意度评价

很好好一般差有效建议企业文化植入○○○○○部门汇报环节○○○○○工作沟通协调环节○○○○○议题讨论环节○○○○○点评环节○○○○○总结与工作部署环节○○○○○3.您认为目前的会议议程安排是否合理○合理、时间利用合理○还行，需要提高○议程太慢、影响整体会议效果知识拓展1-会议清理的具体安排导读2-送离安排4.您对会议组织环节的满意度调查5.您认为我们会议应该解决什么问题（按照重要程序排序）【排序题】○心态调整与激励

○行动和业务指