采购询价比价流程SOP-含比价表和比价报告2版

采购询价比价流程SOP——含比价表和比价报告标签：采购管理·询价比价·操作规范·规模适配

日期：2026年9月28日一、适用范围与核心原则本SOP适用于各类组织在采购物资和服务时开展的询价比价管理，覆盖从采购需求确认、询价准备、供应商选择、报价收集、比价评审到比价报告编制和归档的全流程。六条核心原则：三家询价，货比多家。同类、同规格产品的询价应有至少三家独立供应商的价格资料。供应商不足三家的，应在比价报告中充分说明理由。对于单件价值较小、标准化程度高的物资，也可采用简易比价方式，但报价单仍需归档。口径统一，横向可比。询价文件须明确产品技术参数、报价构成、计量单位、结算方式及履约验收标准，要求供应商按统一格式提交报价资料，确保参数、规格、单位口径横向可比。关联回避。询价小组成员与供应商有利害关系或存在其他可能影响采购公平、公正情形的，应当回避。采购人员不得以任何形式向供应商泄露其他供应商的报价信息。一次报价，不得更改。采用询价方式采购的，应要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项应事先作出规定。留痕闭环。询价比价全过程须有书面记录：询价记录、比价表、比价报告、审批签字、合同归档。没有记录的询价等于没有询价。适配规模。大型组织的招标级比价和小微组织的即时询价，管理复杂度不同。本SOP提供标准版、简化版和微型版三套方案。二、询价方式与适用条件采购金额区间（参考）建议方式最少供应商数量适合品类审批要求单件≤0.5万元且批量≤1万元简易比价≥2家低值易耗品、办公用品部门负责人审批1万元-5万元常规询比价≥3家通用物资、标准设备采购部门+分管领导审批5万元-50万元比价评审（设评分表）≥3家通用设备、标准软件设评分表与评审纪要50万元以上竞争性比选或招标≥3-5家IT集采、咨询服务评委制+全流程留痕超过50万元的项目，建议采用竞争性比选或招标方式，不在本SOP的询价比价范围内。为什么询价比价主要适用于标准化货物：询价方式适用于规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的货物采购，价格是主要比较因素。如果采购人对货物的质量与服务有特殊需求，或者采购的是定制化服务，询价方式可能不适用。三、标准版流程（适合有专职采购人员的中大型组织）适用条件：设有专职采购岗位，年度采购金额≥100万元，有供应商库和采购制度。3.1组织架构与职责角色职责采购需求部门提出采购需求，编制技术规格书，参与技术评审采购执行部门组织询价，编制比价表，起草比价报告询价小组由采购、需求、技术、财务人员组成，负责评审和确定供应商审批人按金额分级审批采购结果档案管理员归档询价比价全套资料3.2流程总览阶段关键动作责任人时限要求需求确认填写采购申请表，明确规格、数量、技术要求、验收标准需求部门采购启动前采购方式判定根据金额和品类判定是否采用询价比价采购部门收到需求后1个工作日内询价准备确定供应商名单，编制询价文件，设定报价上限采购执行部门询价发出前发出询价向≥3家供应商发出询价通知，明确报价截止时间采购执行部门按计划报价收集接收供应商密封报价，登记报价信息采购执行部门报价截止后即时比价评审召开评审会议，逐项对比，形成比价结论询价小组报价截止后2个工作日内比价报告编制编制比价报告，附比价表和相关附件采购执行部门评审完成后1个工作日内审批按金额分级提交审批审批人按审批层级合同签订与执行与成交供应商签订合同，执行采购采购执行部门审批通过后归档全套询价比价资料归档档案管理员采购完成后5个工作日内3.3询价准备“五个确定”原则：在询价准备阶段，应成立询价小组，完成“五个确定”——确定主要材料基本信息、确定拟询价的品牌和供应商、确定报价费用组成、确定询价途径、确定评审定价办法，目的是明确“询什么”“向谁询”。询价文件应包括的内容：内容项说明采购项目基本信息项目名称、编号、采购人采购内容物资或服务的名称、型号规格、用途、数量、技术要求价格构成是否含税、是否含运费、付款方式供应商资格要求营业执照、相关资质、业绩要求报价方式报价内容、格式、截止时间评审标准评定成交的标准和方法报价上限采购人应设定报价上限，超过上限的报价视为无效3.4比价评审评审方法选择：方法适用场景评审要点最低价法规格标准统一、质量和服务要求明确的货物符合采购需求、质量和服务相等且报价最低综合评分法技术参数有差异、需综合考量质量与服务按价格、技术、服务、风险等维度加权评分最低价法的核心判断：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。评审时应逐项核对供应商的报价是否满足询价文件中的全部实质性要求，不满足的报价应予排除。综合评分法的维度权重参考：评审维度常用指标权重范围价格含税价、运维费、备件费30%-50%技术/质量参数达标情况、检测报告、兼容性20%-40%交付/服务交付周期、售后响应、履约记录10%-20%风险/合规资质、财务、合规记录10%-20%3.5比价报告编制比价报告是询价比价流程的核心产出文件，应包含以下要素：报告名称、编制人/部门、编制日期、比价目的、供应商基本信息、报价汇总、评审过程、比价结论、附件清单。比价报告须经编制人签字、询价小组成员签字、审批人签字后方可生效。报告中的比价结论应明确推荐成交供应商及推荐理由，并说明是否满足“三家询价”的要求。如供应商不足三家，应在报告中说明原因。四、简化版流程（适合行政兼任的中小组织）适用条件：无专职采购人员，行政人员兼任采购管理，年度采购金额10-100万元，采购品类以通用物资为主。核心差异：组织简化。不设独立的询价小组，由行政人员组织询价，需求部门负责人参与技术确认，负责人审批。流程简化。询价准备简化为“确定规格→选择供应商→发出询价→收集报价→比价→审批”六步。不需要编制正式的询价文件，使用简版询价通知（含规格、数量、报价截止时间、报价格式）即可。评审简化。采用最低价法，不设综合评分。评审时填写比价表，逐项对比供应商的报价、交货期、付款条件，选择报价最低且满足要求的供应商。比价报告简化。使用简版比价报告，核心字段为：采购项目、询价供应商（≥3家）、各家报价、比价结论、审批签字。不需要详细评审过程记录。保留的核心要素：至少三家报价、有比价表、有审批签字、有归档记录。五、微型版流程（适合10人以下、无专职采购人员的组织）适用条件：无专职采购人员，采购频次低、金额小（单次≤1万元），采购品类为低值易耗品或标准商品。核心差异：询价方式。通过电话、即时通讯或电商平台进行询价。截图或聊天记录作为报价依据。比价方式。在简易比价表中记录2-3家的报价，选择价格最低且满足需求的一家。不需要正式的评审会议。记录方式。使用简易台账记录：日期、采购项目、询价供应商及报价、选定供应商、采购金额、经办人。微型版的最低要求：保留至少2家供应商的报价记录（截图或文字记录），保留采购审批记录（负责人确认）。涉及金额超过1000元的采购，建议保留书面审批。六、配套表单模板6.1采购需求与询价申请表字段填写内容申请编号年月日+序号申请部门申请人申请日期年/月/日采购项目规格型号/技术参数数量/单位质量要求预计单价元预计总价元交货/服务时间验收标准预算科目部门负责人审批签字/日期6.2询价通知模板询价通知致：______（供应商名称）我单位拟采购以下物资/服务，现向贵方询价，请按以下要求报价：一、采购内容序号名称规格型号/技术参数数量单位质量要求1二、报价要求报价须为含税价/不含税价（请注明），包含运输费用（如适用）。报价须按统一格式填写，加盖公章后密封提交/发送至指定邮箱。报价截止时间：年月日时___分，逾期视为放弃。三、供应商资格要求（如：营业执照、相关资质等）四、报价有效期自报价截止日起___天。五、联系方式联系人：___联系电话：【电话】询价单位（盖章）：______

日期：年月___日6.3比价表（标准版）字段填写内容项目名称比价编号年月日+序号比价日期年/月/日询价小组成员采购内容名称/规格/数量比价项目供应商A供应商B供应商C评审说明供应商名称填写公司全称报价日期统一报价截止时间报价金额（元）含税/不含税注明交货/服务周期付款条件质保期资质情况□齐全□不全□齐全□不全□齐全□不全技术参数满足情况□满足□不满足□满足□不满足□满足□不满足报价有效性□有效□无效□有效□无效□有效□无效超过上限为无效字段填写内容比价结论□推荐供应商A（报价最低且满足要求）□推荐供应商B□推荐供应商C□其他比价说明（说明推荐理由、是否满足三家询价要求、异常情况说明）询价小组成员签字日期年/月/日6.4比价表（简化版）字段填写内容采购项目日期年/月/日供应商报价（元）交货期付款条件是否满足要求供应商A□是□否供应商B□是□否供应商C□是□否字段填写内容选定供应商选定理由报价最低且满足需求经办人签字审批人签字6.5比价报告模板（标准版）比价报告一、报告基本信息项目内容报告名称关于___采购的比价报告比价编号编制人/部门编制日期年/月/日报告对象（审批人）比价有效期年/月/日至年/月/日二、比价目的简述本次比价的核心目标，如：为项目采购物资/服务，通过三家询价比价，选择性价比最优的供应商。三、采购需求概述项目内容采购内容规格型号/技术参数数量质量要求预计采购金额交货时间要求四、供应商报价汇总序号供应商名称报价（元）交货周期付款条件质保期资质情况123五、评审过程简述评审方法（最低价法/综合评分法）、评审依据（询价文件、报价单）、评审中发现的异常情况（如报价异常低、供应商资质问题等）及处理方式。六、比价结论项目内容推荐成交供应商推荐理由（如：报价最低且满足全部技术要求/综合评分最高）成交金额元是否满足三家询价要求□是□否（不足三家的原因：___）七、附件清单询价通知（___份）供应商报价单（___份）供应商资质证明材料（___份）其他：___编制人签字：__日期：__询价小组成员签字：__日期：__审批人签字：__日期：__6.6比价报告模板（简化版）比价报告（简版）项目内容采购项目采购内容比价日期年/月/日询价供应商数量___家报价汇总：供应商报价（元）是否满足要求A□是□否B□是□否C□是□否比价结论：选定为成交供应商，成交金额元，理由：___。经办人：__审批人：__日期：__6.7询价比价台账（月度汇总）序号比价编号采购项目询价供应商数量各家报价成交供应商成交金额（元）节约金额（元）比价日期经办人12本月合计备注：节约金额=最高报价-成交价，用于评估询价比价的成本控制效果。七、完整案例演示案例一：标准版——办公设备批量采购询价比价背景。示例公司（120人，设有专职采购岗）需采购一批办公电脑，共20台，预算单价不超过5000元，总预算10万元。需求确认（9月20日）。信息部门填写采购申请表：字段内容采购项目办公电脑采购规格型号商用台式机，i5处理器/16G内存/512G固态硬盘/23寸显示器数量20台质量要求品牌整机，三年质保预计单价≤5000元预计总价≤100000元验收标准到货后逐台开机测试，配置与要求一致询价准备（9月21日）。采购部门从供应商库中选取3家供应商（供应商A、供应商B、供应商C），编制询价文件，设定报价上限5000元/台，报价截止时间为9月25日17:00。报价收集（9月25日）。供应商报价（元/台）总价（元）交货周期付款条件质保期A48009600010个工作日到货验收后30天3年B46509300015个工作日到货验收后45天3年C4900980007个工作日到货验收后30天5年比价评审（9月26日）。询价小组召开评审会议。三家报价均未超过5000元上限，资质和技术参数均满足要求。采用综合评分法：评审维度权重供应商A供应商B供应商C价格（45%）报价越低得分越高40分45分38分交货周期（20%）越快得分越高18分14分20分付款条件（15%）账期越长得分越高14分15分14分质保期（20%）越长得分越高14分14分20分合计100%86分88分92分比价结论。供应商C综合评分最高（92分），质保期为5年，虽然报价略高（4900元/台），但综合性价比最优。推荐供应商C为成交供应商，成交金额98000元。比价报告编制与审批（9月26日）。采购部门编制比价报告，附比价表、询价通知、三家报价单和资质材料。询价小组成员签字后，提交分管领导审批。9月27日审批通过。合同签订与归档（9月28日）。与供应商C签订采购合同。比价报告及全套附件按“一事一档”归档。案例二：简化版——社区办公用品采购比价背景。示例社区服务中心（工作人员2人，行政人员小刘兼任采购）。2026年9月，需采购一批办公用品，预算约3000元。需求确认。小刘整理采购清单：A4纸10箱、签字笔2盒、文件夹20个、订书机5个。填写简版采购申请表，负责人签字确认。询价。小刘通过电话和电商平台向3家供应商询价：供应商报价（元）是否满足要求供应商A（本地文具店）2850□是供应商B（电商平台1）2680□是供应商C（电商平台2）2790□是比价与审批。供应商B报价最低且满足要求。小刘在简易比价表中记录比价结果，负责人签字审批。记录。项目内容采购项目办公用品采购比价日期9月25日询价供应商数量3家成交供应商供应商B成交金额2680元节约金额170元案例三：微型版——工作室即时询价背景。示例设计工作室（8人，无专职采购人员）。2026年9月，需采购一台打印机，预算不超过2000元。询价。负责人在电商平台搜索同型号打印机，记录3家店铺的报价：供应商报价（元）店铺A1850店铺B1799店铺C1920比价与记录。店铺B报价最低。负责人在简易台账中记录：日期采购项目询价供应商及报价选定供应商采购金额经办人9/28打印机采购A:1850/B:1799/C:1920店铺B1799元陈先生八、常见问题与处理建议问题一：供应商不足三家怎么办。原则上应至少向三家供应商询价。如因市场资源有限、采购内容特殊等原因确实无法满足三家的，应在比价报告中充分说明理由，并由审批人确认。不得以“找不到三家”为由省略询价环节直接指定供应商。问题二：供应商报价明显低于市场价，如何判断是否合理。报价异常低可能意味着：供应商理解有误、质量存在隐患、或存在不正当竞争。应要求供应商对报价构成进行说明，或触发二次核价。如供应商无法合理解释，应排除该报价。问题三：询价后发现采购需求有变更怎么办。需求变更较小（如数量增减10%以内），可在比价报告中说明，按变更后的需求评审。变更较大（如规格型号改变），应重新询价。问题四：采购完成后发现成交供应商的履约能力不足，如何补救。立即评估影响，与供应商沟通改进措施。如无法改进，按合同约定处理。同时启动备选供应商的沟通。为避免此类问题，询价阶段应核查供应商的履约记录和实际能力，不能只看报价。问题五：微型团队没有供应商库，怎么找询价对象。通过电商平台搜索同款商品，记录不同店铺的报价。对于本地服务类采购，可通过同行推荐或本地商圈了解。将每次询价的供应商信息记录在简易台账中，逐步积累可用的供应商清单。问题六：比价表上的“报价有效期”是什么意思。报价有效期是指供应商的报价在多长时间内保持有效。超过有效期后，供应商的报价不再具有约束力，采购人需重新询价。询价时应要求供应商明确报价有效期，比价时应在有效期内完成评审和审批。为什么询价比价不能“先定供应商再补比价”：先