森林防火宣传活动资料归档手册

森林防火宣传活动资料归档手册一、总则1.1编制目的与适用范围森林防火宣传是预防性投入中成本最低、覆盖面最广的手段，但历年检查发现：宣传“做了什么”往往有照片佐证，“做到什么程度、覆盖了谁、效果如何”却普遍无据可查，导致年度考核举证困难、次年度方案无法迭代。本手册解决的核心问题是：把每次宣传活动从策划到效果评估的全过程材料，在活动结束后10个工作日内形成一套编号统一、要件齐全、可独立举证的档案。适用范围：本区域内所有由林业主管部门、乡镇（街道）政府、国有林场、有林单位组织的森林防火宣传活动，包括进村入户宣传、集市摆点、校园“开学第一课”、警示牌安装、防火码推广、无人机巡护喊话、媒体宣传等8类活动（分类见3.2）。村集体自发组织的宣传记录，参照本手册简化归档。1.2编制与归档依据归档材料的设计对齐以下依据（执行时以当地现行有效版本为准）：•《中华人民共和国森林法》•《森林防火条例》（国务院令第541号）•《中华人民共和国档案法》•当地年度森林防火宣传教育工作方案及上级下达的考核指标文件1.3归档基本原则1.一活动一档：每场活动独立建档，禁止将多场活动材料混装一卷——混装后无法回答“某月某日在某村具体开展了什么”的追溯问询。2.原件优先：签字表、发票、合同必须归原件；原件确需留存他处的（如财务报账联），归复印件并注明“原件存于XX部门XX卷宗号”。3.谁组织谁归档：活动主办方为归档责任主体，协办方配合提供其掌握的材料（如学校提供学生签到表）。4.电子纸质双轨：所有照片、视频、电子表格同步归档至指定电子档案库，纸质卷宗为最终考核依据。二、组织与职责2.1三级责任架构层级责任人具体职责时限要求县级防火办分管副主任（档案总责任人）制定年度归档计划、季度抽查卷宗质量、组织年度考核每季度末月25日前完成抽查，抽查比例不低于当季卷宗数的20%乡镇/林场防火专干（卷宗责任人）收集整理活动材料、组卷编号、填写卷内目录、报送县级每场活动结束后10个工作日内组卷完毕活动经办人现场组织者活动中采集照片/视频/签到数据，活动结束后3个工作日内向防火专干移交全部原始材料移交时双方签《材料移交清单》2.2人员变动交接防火专干岗位调整时，必须办理卷宗移交：清点卷宗册数与电子档案条目数，双方在《档案交接登记表》上签字，交接表报县级防火办备案。未完成交接离岗的，由其所在单位负责人承担缺档责任。三、归档材料清单与分类3.1通用要件（8类活动均需归档）以下6项缺任何1项即视为卷宗不合格：1.活动方案/通知（含时间、地点、对象、负责人）2.活动签到表（参加群众/学生/工作人员签字，禁止代签）3.现场照片（要求见3.3）4.材料发放登记（发放物品种类、数量、发放对象村组）5.活动小结（300字以上，含覆盖人数、发现问题、下步打算）6.经费使用凭证（活动支出的发票、发放物资的出入库单）3.2分类补充要件活动类型补充归档材料关键要点进村入户宣传入户登记表（户主签字）、宣传单留存样张每户登记表须有户主或成年家庭成员签字，拒签的注明原因集市/广场摆点摆点审批或场地协调记录、悬挂横幅照片（横幅文字须可辨认）照片须体现当日日期标识校园宣传课学校盖章的课程通知、学生签到表、课件留存按学校独立建档，不与村内活动混卷警示牌/宣传碑安装安装点位GPS坐标登记表、安装前后对比照、购置合同坐标精确到秒，每块牌子一坐标一行防火码/APP推广推广点位清单、扫码量后台截图（带日期）后台截图每月末导出1次归档无人机巡护喊话飞行记录（起降时间、航线、高度）、适飞资质证明飞行记录保留原始数据文件媒体宣传（电视/公众号/广播）刊播证明（栏目、时长/版面、播出时间截图）、播出视频或链接公众号推文须归档PDF截图，防止删文后无据重点人群针对性宣传造册登记（痴呆呆傻、放牧、吸烟等人员监护人签字）、走访记录监护人签字须逐人逐次，一年不少于4次3.3照片采集规范•每场活动照片不少于5张，必须包含：全景（体现场地与人数规模）、特写（宣传品内容可辨）、互动（发放/讲解瞬间）、带日期水印的签到场景。•严禁摆拍签到造假——现场照片与签到表人数明显不符（如照片仅8人而签到40人）的，整卷按弄虚作假处理，报县防火办核查。•照片以活动日期_地点_序号命名，单卷不超过20张精选，原始底片存电子档案库。四、组卷与编号规则4.1卷宗编号编号格式：单位代码-年份-活动类型代码-流水号•单位代码：乡镇/单位名称汉语拼音首字母（如青溪镇QX）•活动类型代码：入户RH、集市JS、校园XY、警示牌JSP、防火码FHM、无人机WRJ、媒体MT、重点人群ZDR•示例：QX-2025-RH-003表示青溪镇2025年第3场进村入户宣传编号一经赋号不得重号、跳号，赋号台账由防火专干登记并同步电子档案库。4.2组卷顺序与卷内目录卷内材料按“方案→通知审批→签到→影像→发放登记→小结→经费凭证”顺序排列，卷首页为《卷内目录》（样表见附录A），逐页编写页码（铅笔标注于右上角）。4.3保管期限材料类别保管期限依据活动卷宗（通用要件全套）10年对齐防火责任追溯周期警示牌安装坐标登记长期硬件设施需终身维护经费凭证随财务档案规定，不少于10年财务审计要求五、电子档案管理5.1存储结构电子档案库按年度/单位/卷宗号三级目录建立，与纸质卷宗一一对应。目录内文件命名与纸质页码对应，如QX-2025-RH-003_04签到表.pdf。5.2备份要求•本地存储+移动硬盘备份，每季度末各全量备份1次，备份盘异地（不同建筑物）存放。•照片视频原件不得压缩转存——压缩会导致横幅文字、签字笔迹不可辨认，丧失证据效力；确需压缩传阅的，压缩件仅作流转用，原件必须保留。5.3涉密与隐私处理签到表、重点人群监护人信息含个人信息，电子档案库设置访问权限（仅防火专干、县级防火办可查阅），纸质卷宗外借须登记借阅人、事由、归还日期，最长借阅5个工作日。严禁在微信群、朋友圈传播含群众签名的登记表原件照片。六、检查考核与问题处置6.1三级检查机制级别频次方式判定标准自查每月25日前防火专干对照附录B检查表逐卷核对缺项当月补齐抽查每季度县防火办随机抽取不低于20%卷宗，现场核对照片时间水印与签到逻辑抽查合格率低于90%的单位下发整改通知年度考核每年防火期结束后1个月内结合年终防火责任考核，卷宗完整性计入宣传考核分卷宗合格率低于80%的，宣传项考核不得评为优秀6.2常见问题及处置1.签到人数与照片明显不符：判定标准为照片可辨识人数低于签到数50%；处置为经办人5个工作日内书面说明，说明不成立的按弄虚作假上报县级，该场活动不予计入宣传台账，并追究经办人责任。2.活动后超期未归档：超10个工作日未组卷的，防火专干在季度自查报告中说明原因并限期补档；累计2次超期的，纳入乡镇防火工作季度通报。3.材料遗失：能补制的（签到表、照片回溯困难的可向学校、村委调取会议记录等佐证）限期15个工作日补制并附情况说明；无法补制的，由单位负责人签署《缺档情况说明》，按卷宗不合格计。6.3持续改进每年防火期结束后，县级防火办汇总全年抽查发现的缺项类型，形成《归档质量年度分析》，据此修订次年材料清单（例如连续两年发现“发放登记”填报不实的，次年改为发放物资拍照编号登记）。修订结果于次年1月31日前下发各单位执行。七、附录A卷内目录样表序号材料名称页码份数备注1活动方案1-212签到表313照片打印页4-63原件存电子库4发放登记715活动小结816经费凭证9-102八、附录B归档质量检查表（自查/抽查通用）卷宗号：＿＿＿＿＿＿检查日期：＿＿＿＿＿＿检查人：＿＿＿＿＿＿序号检查项是/否缺项整改时限1卷内目录与实际材料一一对应2签到表有本人签字，无整页代签笔迹3照片含全景、特写、互动、日期水印4要素4