秘书实务教程

秘书实务21世纪高等院校秘书学专业系列教材

绪论

秘书实务普遍存在于社会各类组织的辅助性管理活动中，其研究对象，即是对秘书各项工作的规律、方法、程序、途径、技巧和技术等的研究。

秘书实务是一门应用性很强的学科，属于应用秘书学的研究范畴。

秘书实务概述秘书实务的特点秘书实务的主要内容秘书实务学习的意义与方法案例链接一、秘书实务概述

秘书实务的涵义“实务”从字面可以理解为“实际从事的事情（或工作）”。秘书实务也称作秘书业务，是指秘书所从事的业务活动，包括秘书工作的实际内容与工作程序和方法等。秘书实务的研究范围一是秘书实务的具体内容；二是秘书实务的操作规范与操作程序和方法。

秘书实务的操作规范

以法规形式确定的规范:如《国家行政机关公文处理办法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》、《信访条例》、《保密法》等；

在长期秘书工作中积累形成的规则或惯例:

如单位制定的《公文签发人制度》、《使用印章规定》等。秘书实务的运作程序是指各专项秘书业务开展过程各阶段的划分、各环节的承接与优化组合。取决于各项秘书业务自身内在逻辑联系，表现为井然有序的行为过程。秘书实务的操作方法是从事各项秘书工作任务的手段、方式、技巧和途径等。二、秘书实务的特点（一）秘书实务的专业性（二）秘书实务的实用性（三）秘书实务的程序性（四）秘书实务的综合性三、秘书实务的主要内容（一）办公室事务与管理。包括办公室通讯、值班工作、接待工作、印章和介绍信的使用和管理、邮件管理、办公室的布置、办公室环境的维护和管理、办公室工作程序管理、办公资源管理等；（二）文书工作。包括文面格式、文书制作和文书运转的流程以及要求、文书立卷和归档等项工作；（三）会务管理。包括对会议构成要素、分类、特点的认识，以及会务工作的流程，会前准备、会中服务、会后落实等项工作；（四）信息工作。包括信息的收集、整理、传递、存储、利用和反馈等项工作，以及互联网信息搜索、信息即时支持等。(五)公关活动。包括开放参观活动、宴请活动、签字仪式和典礼等公关活动；（六）保密工作。包括对国家秘密涵义、类型、秘密等级以及保密法的认识，秘书保密工作的内容、范围和原则，商业秘密和电子秘密的管理等；（七）信访工作。包括信访条例的颁布与实施、秘书信访工作的内容、信访案件办理程序、信访工作制度和原则等；（八）督查和协调工作。包括秘书督促工作的特点、工作程序与工作方法；协调工作特点、工作程序与工作方法；（九）调查研究工作。包括调查研究的意义、作用，秘书调查研究的工作方法与工作程序；（十）公务旅行服务。包括国内出差事务、涉外出差旅行、随从事务和网上预订事务的工作内容与工作程序等。四、秘书实务学习的意义与方法（一）秘书实务学习的意义秘书实务是一门应用性、操作性很强的课程。学习秘书实务的最终目的就是为了掌握并运用秘书工作程序、规范、操作方法，来解决秘书工作中遇到的实际问题，提高秘书自身从事工作的能力。因此，学习秘书实务具有一定现实意义。

（二）秘书实务学习的方法案例学习法实训法模拟法实践法1．案例学习法案例学习是围绕一定的教学目的,把从实际工作中采集到的真实事例加以典型化处理,形成供学习者思考、分析、判断的案例,通过自我研究和相互讨论的方式,使学习者能运用理论解决问题,提高实际应用能力，或通过分析解决实际问题,提高理论水平的学习过程。是一种将理论知识转化为发展智能的有效学习方法。2．实训法实训教学法是以辩证唯物主义认识论和方法论为指导，以教育学、心理学理论为基础，根据教学的基本特点和规律，以及教学内容的实践性特点整合形成的学习方法。其特点是能够与相应的课堂教学密切配合，并能够进行单项或综合项目的模拟训练。

3．模拟法模拟法即指通过模仿或模拟，展现工作场景，演示工作情景，达到学习目的的学习方法。学习者通过模拟学习，达到做中学的目的。如模拟会议组织、模拟接待宾客的礼仪和接待步骤、模拟商务洽谈、模拟协调工作情景等。4．实践法参加社会实践是提高学习者素质和能力的最佳途径。学习者应当利用一切可能的机会参加校内外的实习、实践活动。如专业见习和实习、社团活动、公益活动等。到学校或学院办公室见习和实习，到社会一些组织的秘书机构实习，在真实的秘书工作环境中，锻炼和提高自己的专业素质和专业技能。[案例链接]“我和微软的成功因为有露宝”

微软的总裁比尔·盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝。”露宝是他的秘书。创业时微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手，但内务却一团糟。微软的第一任秘书是个年轻漂亮的女大学生，除了自己分内的事，对任何事情都是一副不闻不问的冷漠样子。没过多久，比尔·盖茨就要求总经理伍德给他换一个秘书。一天，伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后连连摇头：“难道就没有比她们更合适的人选了？”盖茨理想中的女秘书应该干练、稳重、能干，而不是花瓶式的摆设。伍德犹犹豫豫地拿出一份资料递到盖茨面前，“这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕……”盖茨一目十行地看完了这份应聘资料，表示：“只要她能胜任公司的各种事务而不厌其烦就行。”这样42岁的露宝上任了。事实证明比尔·盖茨的选择是正确的。她进入公司后，不仅承担了公司的许多内务工作，而且像母亲一样关怀各位软件高手的衣食起居，使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露宝把微软看成一个大家庭，里里外外打理得妥妥帖帖。她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到为大家做好服务，考虑着自已应该在“娃娃公司”负起的责任与义务。她真心关爱每一位员工，对工作也有一份很深的感情。很自然，她成了微软的内务总管，负责管理办公室、发放工资、记帐、接订单、采购、打印文件等等，远远超出了一位总裁秘书的职能。盖茨和其他员工对露宝都有很强的依赖心理。

当微软决定迁往西雅图，露宝因为自己的丈夫在亚帕克基有自己的事业不能走时，盖茨依依不舍。盖茨和公司高层联名写了一封推荐信，信中对露宝的工作能力给予很高的评价，临别时盖茨仍握住露宝的手动情地说：“微软留着空位子，随时欢迎你。你快点过来吧！”三年后，1980年冬季一个寒夜，在比尔·盖茨西雅图的办公室，一个熟悉的声音响起，“嗨，我回来了！”——正是露宝！她先是一个人从亚帕克基来到西雅图，后又说服丈夫举家迁来。露宝深得比尔·盖茨的信赖，这是为什么？谢谢！谢谢！第一章办公室事务

【内容提示】本章着重介绍办公室事务的基本内容，包括电话传真事务、值班工作、邮件办理、印信及名片管理以及电子邮件安全管理等。通过本章的学习，使学生掌握操办办公室主要事务的方法和必要的技能。第一章办公室事务

第一节电话事务第二节收发传真第三节邮政信件办理第四节印信管理第五节值班工作第六节名片管理第七节电子邮件安全管理思考与练习

电话事务

现代社会，电话已成为人们处理日常事务的重要工具，尤其是秘书部门的工作，上传下达、内外沟通、左右联系等等，都需要通过电话来进行。礼貌、准确、高效地接打电话是秘书的一项重要业务技能。能较好地接听电话，进行电话沟通，对于营造和谐工作环境，树立组织的良好形象，提高组织的美誉度，有着直接的影响。因此，秘书要胜任自己的工作，就得不断提高处理电话业务的能力。

一、电话服务功能

热线服务缩位拨号转移呼叫呼叫等待遇忙回叫三方通话会议电话呼出加锁免打扰服务录音式电话可视式电话群呼叫

二、主叫电话程序（一）通话准备（二）正确拨号（三）自我介绍（四）清楚陈述（五）道别挂机信息链接电话接通后，如果对方未自报家门，首先应用亲切的语调向对方问好并确认对方是否是自己要找的对象：“您好!请问是××公司吗?”在得到对方确认后，便应先作自我介绍,如“您好，我是××××办公室（或公司）的秘书×××。”如果对方已自报家门，便可直接进行自我介绍并“切入主题”：“您好，我是××××办公室（或公司）的秘书×××，麻烦您请×××先生(或小姐)听电话。或“麻烦您转××××。”。如果接电话的正是你要找的人，便应亲切地称呼对方：“您好，×小姐(或×先生)，我是××××的秘书×××。”如果找不到要找的人，千万不要“咔嚓”一声挂断电话，而应向对方表示谢意或给对方留言。如不慎拨错了电话，别忘记表示歉意。

链接

我在电话中，让对方感到真诚可信是因为我用一颗热忱的心来讲话，而不是在电话中滥吹，让人听了不知所云，或者是在电话中有事没事地说上一大堆，影响了朋友们的时间，反而失去了朋友的尊重。

—戴尔•卡耐基

三、被叫电话程序（一）记录准备（二）礼貌应答（三）认真听记（四）结束通话

（三）认真听记四、特殊电话处理技巧

接听直接找上司的电话接听推销电话接听打错的电话接到投诉电话接听匿名电话接听告急电话

收发传真一、传真机

传真机集电话、扫描、记录等功能为一体，既可以当电话机使用，更有着自动收发各种文字文件和图片文件（包括签名、印章等）的功能。传真机的主要功能有：自动接收；定时传送；存储复印；放大缩小；自动转移；通信管理。二、发出传真×××（单位名称）传真文件××传字〔2011〕××号三、接收传真四、网络传真网络传真大体上有三种类型：

利用传真软件。在电脑上安装传真软件，把电话线接到电脑上，这样就可以将电脑当传真机用了。使用传真系统。一般应用于企业，可以实现无纸化传真。ASP模式。传真系统由第三方提供和运营，用户租用服务后，只需能上网就可以发送或接收传真。邮政信件办理

一、邮件的收受（一）分类按邮件的重要程度，将邮件分为重要邮件和普通邮件。按邮件的性质，将邮件分为公务邮件和私人邮件。按邮件的紧急程度，将邮件分为急件、次急件和普通件。按邮件的部门名称分类。（二）登记

对与组织有关的重要邮件要进行登记，这样既方便日后对重要邮件的去向、来函办理情况的掌握和跟踪，也能保证重要信函的安全归档。登记表可根据实际情况自行设计。示例：（三）呈送

对于需呈送上司或转交其他相关部门处理的邮件，秘书还应按照轻重缓急程度对其再做细分，保证重要信函得到优先处理。在将邮件呈送有关部门或有关领导，特别是一份邮件要供多个领导传阅时，秘书也可根据实际情况在呈送的邮件上附上“邮件转送单”和“传阅顺序单”，如下表：

二、邮件的寄发

打印信封核对名址装封登记检查附件签发邮件复印存档印信管理

一、印章管理“印”和“章”都是信物，由于使用者的不同而有不同名称。就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都称为“印”，领导人则用“章”。本节所说“印章管理”是指机关、单位内公章的使用和管理。秘书部门掌管的印章主要有三种：机关、单位印章；机关、单位领导人因工作需要而刻制的个人签名章；秘书部门的印章。（一）印章的作用

权威的象征凭证作用标志作用（二）印章的种类

正式印章套印章专用印章钢印个人名章戳记（三）印章的式样

印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。（四）印章的管理

印章的刻制印章的颁发印章的启用印章的保管印章的使用二、介绍信管理

介绍信是介绍组织成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。从写作格式来看，主要有便函式和固定式两种。固定式示例：NO.×××××××××××公司介绍信（存根）

××介字第××号

：兹介绍我公司

等

位同志前往你处联系

事宜。

××××年×月×日（有效期×天）

NO.×××××××××××公介绍信××介字第××号

：兹介绍我公司

等

位同志前往你处联系

事宜，敬请接洽。此致敬礼！（印章）××××年×月×日（有效期×天）表1-12值班工作

一、值班工作的形式主要有三种形式：常设性值班间歇性值班临时性值班二、秘书值班工作的主要任务

值班管理传递信息接待工作承办临时事项处理突发事件

安全工作编写值班材料信息链接1983年6月的一天深夜，武汉市人民政府的值班秘书突然接到市属交通部门打来的紧急电话，告知：市装卸公司搬运站在装卸农药过程中，将一包甲基E605农药掉进了汉江。E605是一种剧毒农药，人畜饮用含有这种药物的水就会中毒，严重的有生命危险。值班秘书立即采取了这样一些对策：电话通知市属交通部门有关单位，马上组织力量进行打捞，并迅速上报打捞结果；电话通知市防疫站马上派人火速赶往出事地点，采样化验；电话通知汉阳区政府，请他们密切注意事态发展情况，要求他们赶紧告知汉江岸的国棉厂停止供水，同时与市、区防疫站迅速取得联系，随时准备通知居民停止饮用可能带毒的自来水；将上述突发事件及处理措施报告市政府领导人及中共武汉市委值班室。采取以上措施后，终于化险为夷，避免了饮用自来水中毒的严重后果。（信息来源：胡鸿杰主编《办公室事务管理》中国人民大学出版社2004）[信息链接]三、值班工作制度值班工作制度主要有：

岗位责任制度领导干部值班制度请示报告制度交接班制度保密制度安全防范制度名片管理

一、名片的印刷（一）版式和大小国内通用名片的版式主要有普通（单张）式和折卡式；也可以是横式或竖式。如下图示例。（二）内容和格式（三）颜色和字体二、名片的收集

正确索取名片的方法：交换法激将法谦恭法联络法三、名片的保存（一）存放名片的工具

1.名片簿（册）

2.名片盒（箱）（二）名片分类方法（三）电子名片管理系统

1.录入简便，安全保存

2.存储海量，快速检索

3.修改添加，灵活自如四、名片的利用沟通人际关系帮助快速记忆电子邮件安全管理一、电子邮件（E-mail）的特点(一)发送速度快(二)信息多样化(三)收发方便(四)成本低廉(五)广泛的交流对象二、电子邮件的工作过程和原理

（一）防火墙技术（二）数据加密技术（三）通过立法形式，推动电子邮件网络实名制

三、电子邮件的安全管理[思考与练习]1.秘书应如何正确接打电话？2.秘书管理的印章有哪些类，怎样才能管理好印章？3.值班工作有哪些任务和要求，怎样制定值班制度？4.秘书应如何办理好邮件？5.怎样才能最大限度地发挥名片的作用？6．电子邮件具有发送速度快、收发方便、成本低廉的特点，为现代办公使用最方便的信息传递工具，关于电子邮件的管理你认为有哪些方面，有什么好的建议？7．针对组织中存在的“公（家电）话私（人）用”的现象，你觉得可以采取什么有效措施加以遏制，请制定出具体的方案。谢谢！谢谢！

第二章办公室管理

【内容提示】办公室管理是秘书工作的一项重要内容，是秘书辅助职能的主要体现。本章主要介绍办公环镜、办公用品、办公器材和设备、房产、小额现金以及办公效率等项办公室管理工作的内容、方法与管理技能。第二章办公室管理第一节办公环境管理第二节办公用品的管理第三节办公室现金管理第四节房产管理第五节办公室时间管理【思考与练习】【案例分析】第一节办公环境管理一、办公环境的涵义二、优化办公环境的原则三、办公室布局四、办公室的布置五、办公室的美化六、办公室的健康安全管理

一、办公环境的涵义

办公环境从广义上说，是指—定组织的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境即是指秘书机构所处的内部环境，它包括秘书机构所处的人文环境和自然环境。秘书机构内部人文环境主要指秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系和秘书部门负责人的影响力、秘书部门内部的精神、凝聚力等。

自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内光线、颜色、办公设备、以至空气，还包括办公室的布局、布置等因素。二、优化办公环境的原则（一）舒适（二）和谐（三）合理

三、办公室布局（一）开放式布局

开放式布局，被形象地称作鸡窝型（ｄｅｎ）布局。是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有人员按照工作程序安排在各工作单元中就位。如图2-1所示。

图2-1开放式办公室布局示例（二）封闭式布局

封闭式布局是一种传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门安排在各自独立的房间，组成一个个独立办公室。如图2-2。图2-2封闭式办公室布局示例（三）混合式布局

混合式布局是指在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。如图2-3。四、办公室的布置（一）办公室物理条件管理1．空气2．光线3．色彩4．声音【信息链接】【信息链接】

有意思的办公室

美国一间家具工厂，利用先进的灯光技术制造了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人员可以穿著海滩短裤、T恤上班，享受100％的新鲜空气和自然光。

有趣的是，根据美国《商业周刊》报导，这家公司的生产率因此增加了15％，其中，有8位跳槽的员工，在离职两星期后又返回这家工厂，原因竟是他们“无法忍受其他单位晦暗的工作环境”。

（信息来源/forum/essay.php?forum=11&serial=969&listpage=）

（二）工作空间的安排

1.办公桌的排列与摆放2.办公椅3.文件柜等办公家具图2-4图2-5办公桌的排列与摆放五、办公室的美化办公室的绿化办公室的装饰

[知识链接][知识链接]净化办公室环境的植物有哪些办公室可以养一些大些的绿叶植物，这些植物大都都绿叶繁茂，通过光合作用，吸收二氧化碳，放出氧气，使封闭式办公室内的空气变得清爽。长时间坐在电脑前工作，看看绿色可以缓解眼睛疲劳，对着这些清新怡人的植物做几个深呼吸，清香的气味还能清醒头脑，让人不再昏昏欲睡。代表品种有菊花、吊兰、常春藤。菊花有吸收氧化氢的能力，吊兰能有效吸收甲醇，常春藤能有效吸收苯类污染。能杀灭病菌的植物，代表品种有丁香、玫瑰。对二氧化碳有强烈吸收作用的植物，代表品种有美人蕉、金银花。此外，植物的摆放也应精心安排，水养植物与高茎植物相互搭配，红花与绿叶组合，吊饰和干花搭配，这会令你的办公室更加典雅、美丽。（资料来源：楼淑君主编《新编秘书理论与实务》北京.机械工业出版社.2010.年2月）

六、办公室的健康安全管理（一）办公室的健康安全隐患

办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如墙体开裂、墙皮脱落、地板缺乏必要的防滑措施、门锁损坏、窗口失灵等。办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。办公家具方面的隐患：如办公家具和设备摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角，可能伤及人体；橱柜顶上堆放东西太多有倾覆可能等。办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，有触电危险；电话线或电线拖拽过长，影响过往行人；复印机离工作台太近，辐射有害健康；违规操作引出的安全隐患等。消防隐患：如随意焚烧纸张或虽按规定焚烧但未等确认灰烬熄灭就离开现场，乱扔烟头，灭火设备已损坏或过期失效，灭火器被堆放物品覆盖，火灾警报失灵等。

（二）办公室的健康安全维护与管理

“以人为本”以及生命意识的日益增强，使得人们越来越关注办公环境的健康和安全，因此，办公室的健康和安全管理，成为优化办公环境的一项重要内容。现代秘书应当树立健康安全意识，对国家推行的职业健康安全卫生管理体系（OccupationalHealthandSafetyManagementSystem,简称OHSMS）有所认识，并能够严格实行国家有关规定。其次，要能通过有意识的管理，消解健康安全隐患。定期进行安全检查，改善工作环境。如对办公环境和办公设备定期进行安全检查，及时发现隐患，采取有效措施，做好防范和风险的排除。此外，还要注意危害人体健康，污染办公环境的“无形杀手”，如非环保装饰材料散发的有毒气体、香烟的烟雾等。一、办公用品的购买

（一）办公设备及办公用品接收的程序（二）办公设备及办公用品接收报账手续二、办公用品的保管与发放（一）库房保管措施（二）办公用品的发放三、办公用品的库存（一）库存记录（二）库存记录卡（三）库存的管理要求第二节办公用品的管理第三节办公室现金管理一、办公室现金管理办法（一）建立现金账簿（二）填写凭单（三）核对现金领用凭单（四）审核报销凭据（五）及时报账，保证周转二、商务费用（含差旅费）的办理（一）商务费用报销（二）出差费用办理

第四节房产管理一、房产管理的特点二、房产管理的内容（一）房产的分配（二）房产的维修（三）水、电、暖、冷设施管理（四）物业费用管理第五节办公室时间管理一、时间管理的概念二、秘书管理时间的技巧（一）用精力最佳的时间干最重要的工作（二）计划消费时间（三）弹性安排工作（四）保持时间的连续性（五）经常检阅时间（六）“例外”工作“案例化”，固定工作“程序化”[信息链接]时间“四象限”法

著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程序进行了划分，分为四个“象限”：既紧急又重要（如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等），重要但不紧急（如建立人际关系、新的机会、人员培训、制定防范措施等），紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等），既不紧急也不重要（如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）。三、订制时间表四、工作日志

（一）工作日志的内容与形式

领导日志、秘书日志领导日志内容通常包括:1．领导在单位内外参加的会议、活动、约见、出行等，要记录清楚时间、地点、内容和联络办式；2．领导在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、约会时间；3．领导个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书不在这段时间安排其他事情；4．领导私人的信息，如亲属的生日，以提醒领导作相应准备。四、工作日志

（一）工作日志的内容与形式秘书日志的内容除了包含领导的日志内容外，还应有：1．领导的各项活动需要秘书协助准备的事情，例如为领导某会议准备发言稿、会议议程、订机票；为领导的某会谈草拟合同和订餐等；2．领导交办自己的工作，例如为签字仪式预订场地和联系媒体等准备工作；3．秘书职责中应做的工作，例如撰写文字材料，参加例行活动等。

（二）手写日志（三）电子日志

计算机程序现已可以提供日历、日志和计划的功能，并应用于互联网中。可以使用计算机电子日志来管理时间，通过电脑程序中的MicrosoftOutlook打开个人文件夹，上面有今日的时间、本月和下月日历，只输入工作任务即可。输入的方法和内容与手工填写日志基本相同。电子工作日志比手工填写日志用起来更加方便，可以迅速修改和更新日志内容，且不留痕迹。（四）使用日志应注意的问题1．应确保领导日志的保密，只允许领导授权的人查阅；2．要保持两本工作日志信息一致和准确，并注意每天检查和及时更新；3．应熟悉领导工作习惯、用餐和休息的习惯，避免安排的不适宜。4．如有特殊情况需要变更，应尽量将变更限制在最小范围，以免造成一连串影响。一般变更情况主要有：原定结束时间延长超时；追加了紧急的或新添项目；项目时间调整、变更；项目终止或取消。【思考与练习】试述办公室布置的主要内容。开放式、封闭式办公室布局分别具有什么特点？办公室健康安全存在哪些隐患，怎样消除这些隐患，创造安全、舒适、优美的办公环境？房产管理包括哪些内容？什么是时间管理？秘书怎样科学、合理地管理工作时间？

【案例分析】

因为要赶科长下午开会要的一份材料，一上班，秘书王兰就坐到放在办公室一角的电脑前，专心致志地准备起材料。一会，电话响了，王兰三步并作两步走到放在靠近门口的办公桌上的电话旁接电话：“喂，找谁?”“找李科长啊，他还没来上班呢。”“什么原因？我不知道啊，你呆会再打来吧。”话音刚落，李科长就进来了，问是谁的电话，王兰回答不出，挨了领导的批评。她闷焖不乐地回到电脑前。刚坐下，张科长拿了一份材料要王兰复印。王兰又去打开复印机，帮张经理复印文件，然后回到电脑前。在键盘上敲了没几下，杨科长进来，请王兰帮他找一份文件，王兰起身到文件柜找资料。文件柜前光线太暗，看不清楚，她又去门口开灯，再回来找资料。这时电话又响了，电话是找王主任的，那时王主任正好不在现场，对方要求留言，王兰又跑回自己的办公桌旁，在抽屉里找出纸笔。记录完毕，王兰将记录纸放到了临窗的王主任的办公桌上，又去找资料。这时，窗外沙沙一阵响声，王兰抬头一看，起风了，要下雨的样子，眼看自己刚刚放在王主任桌上的电话留言被风吹到窗台上了，王兰赶紧过来“抢救”，一不留神，被什么绊了一脚，“砰”的一声，她和风扇一起摔了个大跟斗。原来，前两天办公室空调坏了，还没修，因为天气热，有人用电插板连接，在电脑旁边放了台风扇，王兰就是被拖在地上的电线绊倒的。真是既倒霉又无奈，一上班就像陀螺一样在办公室里转个不停。其实，王兰完全不用这么“转”，当然更不会“转”倒。问题：1.日常办公事务有那些特点？秘书应当怎样管理办公室？2.王兰“转”倒了反映了什么问题？对办公室的事务管理工作及办公室的布置应当作哪些检讨？谢谢！谢谢！第三章文书处理【内容提要】文书处理是秘书专项工作中最为重要的内容。本章主要阐述了文书处理的基本知识和要求，介绍了文书制作的基本环节，对文书的撰写、传递和处理的基本程序和操作要点做了专门介绍。学习本章内容，可以帮助学生正确认识文书在管理中的作用，掌握文书处理的方法与技能。第一节文书处理的基本知识一、文书处理的涵义二、文书的分类三、文书处理的基本原则四、文书处理的内容五、文书处理的工作要求一、文书处理的涵义

文书、文件、公文三者的称呼和用法文书处理又称文件处理、文书工作、文件管理。是国家机关或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。二、文书的分类

按行文关系分类按制文机关的不同分类按性质作用分类三、文书处理的基本原则精简高效实事求是四、文书处理的内容（一）发文处理。（二）收文处理。（三）文书管理。（四）文书保密。五、文书处理的工作要求

及时准确安全统一【信息链接】

【信息链接】

秘书拟写文书自我测试：1．开始写公文之前，我能明白这份文件的目的。（）2．开始写之前，我能明确考虑读者的特点。（）3．每写一篇之前，我自信我可以写好它。（）4．看到什么，感觉到什么，我都会用笔记下来，积累起来。（）5．我会把最重要的内容放在公文开头或结尾部分。（）6．定稿的时候会检查标题、时间、名称是否有误。（）7．用最简洁的语言表达最为清晰的意思。（）8．我总是用以前写过的文件格式来做样本，仅做内容上的改动。（）9．我每次都会抽时间对我的文章进行修改和润色。（）10．我不明白的东西不会写在文章里。（）以上问题每打一个“√”得1分，得分低于5分，说明对文书工作缺乏认识，必须认真学习本章内容；得分6-8分，说明有一定文书知识，需要通过本章内容加以总结和提高；得分9-10分，说明有一定文书写作功底，应该重点学习本章理论性强的内容。第二节文书的撰写与编辑一、文书的撰写二、文书的字体与字号三、文书的排印一、文书的撰写（一）文书的用语（二）文书中数字的用法二、文书的字体与字号（一）文书字体文书的字体分为汉字字体、外文字体和数码字体三种。（二）文书字号

文书的字号可以分号数制、点数制、级数制三种。三、文书的排印（一）公文用纸及版面尺寸（二）排版规格与印制装订要求（三）公文的排版规范

【信息链接】

【信息链接】文书的稿本一、文书的文稿草稿：草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。定稿：指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件。二、文书的文本正本：是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。正本又可分为：定型本、试行本、暂行本、修订本。副本：是指公文形成之后，由于实际工作的需要，往往使正本文件发生许多增值或变态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。副本又称抄本。存本：是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。第三节收文处理

收文，是指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与管理。收文处理一、收受与分流阶段

（一）签收（二）外收文登记（三）启封（四）内收文登记（五）分办（六）摘编二、办理收文阶段

（一）拟办（二）批办（三）承办（四）注办三、组织传阅与催办查办阶段

（一）组织传阅（二）催办（三）查办四、处置办结公文阶段

包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等规定程序。第四节发文处理一、文稿的形成阶段二、文稿的制作阶段三、文稿的对外传递阶段四、处置办结公文阶段

一、文稿的形成阶段

拟稿会商核稿签发二、文稿的制作阶段

注发缮印用印或签署三、文稿的对外传递阶段

分装发出四、处置办结公文阶段

立卷归档暂存销毁第五节文稿的校对与装订

一、校对二、公文的装订一、校对

文稿的校对是保证文稿形式规范、内容正确的重要环节。校对的方法有：对校法；折校法；读校法。二、公文的装订

公文应左侧装订，不掉页。公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。【思考与练习】1、秘书文书处理的内容包括哪些？2、规范的公文由哪些部分组成，各有什么要求？3、文书中数字的使用有哪些规定？4、拟办的特点和程序是怎样的，如何写好拟办意见？5．运用正确的校对符号对一份文章的草稿进行修改练习。6．对一篇撰拟的公文定稿按照公文格式要求进行排版。谢谢！谢谢！第四章会务工作【内容提示】本章主要阐述了会议的内涵、特点、构成要素、分类等知识，重点介绍了会务工作的流程和会前准备、会中服务、会后落实各环节的工作要求、工作技巧，同时介绍了几种特殊而又常见的会议的会务工作。一般与个别、普遍与特殊相结合，拓宽学习者的知识面，加深对会务工作相关知识和技能的认识和掌握。第一节会议与会务工作概述一、会议与会务二、会议的构成要素三、会议的种类一、会议与会务会议，从字义上解释，“会”是聚合、汇集；“议”是商量、讨论，也就是集合起来研究问题。会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。“会议”通常有两种含义:

一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党政联席会、总经理办公会等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的“会议”是指前一种。一、会议与会务会务是会议事务的简称，会务工作即是会议的组织、筹备与服务性工作。是在限定的时间内人员集中、矛盾集中、政务集中、事务集中的独特的系统工程。秘书会务工作的任务是：会前要认真负责地做好准备工作；会中要严密正确地组织好各项活动，热情周到地搞好服务；会后要妥善地处理一切有关事宜。二、会议的构成要素

会议名称会议时间会议地点会议主持人会议参与者会议议题会议方式会议议程会议结果三、会议的种类

（一）按会议规模分

小型会议。人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。

中型会议。人数在一百至一千人之间。

大型会议。人数在一千人至数千人以上。

特大型会议。人数数千人至万人以上，例如节日集会、庆祝大会等。（二）按照会议性质和内容分

规定性会议。即法定的必须按期召开的各种代表大会。

日常性会议。即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议。

专业性会议。即为研究某项工作，讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。

纪念性会议。即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。

座谈性会议。包括各种各样的座谈会、茶话会、恳谈会等。

（三）按照时间划分

定期性会议。也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须召开；

不定期会议。是指视情况灵活掌握，根据需要随时召开的会议。（四）按照会议阶段划分

预备会议预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。正式会议（五）按照开会手段划分

普通型会议。即按传统的形式举办的会议。

电子会议。指借助电视、卫星、电话、互联网召开的会议。

第二节会前准备会前准备的工作流程：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→明确会议组织机构→明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→确定与会者名单→选择会议地点→安排会议议程和日程→制发会议通知→安排食住行→准备会议文件材料→制作会议证件→制定会议经费预算方案→布置会场→会场检查。会前准备的要素：

安排议题确定名称会议的议程会议的日程会议预算选择会场与会人员提名制发会议通知与会者的编组布置会场安排座次会议文件准备会议筹备方案一、安排议题

开会要有明确的目的和清晰的主题，也即是有了议题才开会。只有个别情况下是确定开会之后，才提炼或确定议题的。二、确定名称

会议名称应当根据会议的议题或主题来确定。会议名称要体现和强调会议的内容、性质、范围和任务等，同时还要便于会议通知、会场布置、会议记录和会议的宣传报导等。

会议的名称一般包含以下几个内容：会议的主办机构的名称、会议的主题、会议的内容、会议的类型、会议的时间或范围。

“中国共产党第十五次全国代表大会”“2002年浙江省公路春运票价听证会”“天地公司1998年全体员工总结大会”“××集团经贸洽谈会”“××学校××年教师节表彰大会”三、会议的议程（一）标题会议名称加“议程”二字组成。例如：

“××集团表彰大会议程”（二）题注法定性会议议程应当在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称。题注的内容要用括号括起来。例如：“（××××年××月××日第一届教职工代表大会第三次预备会议通过）”（三）正文正文需要简明扼要地说明会议的每项议题和活动的顺序，为使内容清晰地表达，可使用条项式，逐项排列。

例文××公司××新产品鉴定会议程一、鉴定组织单位主持会议（一）会议主持人宣布鉴定开始（二）介绍与会专家、领导、来宾。（三）宣布并通过鉴定委员会成员名单，确定鉴定委员会主任、副主任。二、鉴定委员会主任主持鉴定会（一）宣布技术鉴定开始，宣读鉴定大纲。（二）鲜明承担单位作试制工作总结、技术工作总结、成本及经济社会效益分析报告、质量检测报告、用户使用意见报告。（三）专家质疑及审查资料，主持人员回答质疑。（四）鉴定委员会讨论并形成鉴定意见（原则上项目承担单位应回避，需要时可留一人答疑）（五）专家组通过鉴定意见。鉴定委员会主任、副主任和成员分别在《鉴定意见原稿》和《鉴定委员会成员名单》上签字。三、鉴定组织单位主持会议（一）鉴定委员会主任宣读《鉴定意见》。（二）被鉴定单位领导表态。（三）请到会有关领导讲话。（四）主持单位总结并宣布会议结束。

××公司××××

年月日四、会议的日程会议的日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议的日程不仅把每项议程安排在一定的时间内，还安排会议中的其他辅助活动，如聚餐、娱乐、参观、考察、合影等等。为方便阅读，会议日程一般使用表格式。日程安排包括日期、上下午或具体时间、会议内容、会议地点、参加人、主持人或负责人几项内容。例文五、会议预算会议预算是指对会议显性成本的预算。会议预算根据会议的议程和日程安排以及会议规模编制。一般包括：场地租用费、文具与资料费、培训费、聘请专家劳务费、茶水费、交通费、设备租金、食宿费等。编制会议预算一要本着勤俭节约的原则，尽可能压缩会议的开支；二要有适当弹性，经费上留有一定余地，以应付会议中突发的而又必须的开支。六、选择会场选择会场应当根据会议的规模、内容、规格和类型等因素来确定。从以下几方面考虑:

会场大小要适中。会场的交通要方便。会场环境要适宜。会场设施要齐备。会场规格要适当。

七、与会人员提名选择恰当的与会者是决定会议能否达到预期目的重要因素之一。必须注意以下问题：（一）参加会议的单位。（二）参会对象的职务或级别。（三）参会对象的身份。（四）参会对象的代表性。

八、制发会议通知会议通知一般有两种形式：书面通知、口头通知会议通知的内容包括：召开会议的单位或部门会议时间、地点主要议题参会人员范围须作的开会准备报到地点与时间联系人与联系方式交通状况等事宜。

大中型会议通知（公告型）

关于举办“并购重组国际高峰论坛”的通知经国务院批准，国务院国有资产监督管理委员会（以下简称国资委）与联合国发展组织（UNIDO，以下简称联合国工发组织）将于2003年11月19—20日在京共同举办“并购重组国际高峰论坛”。本次论坛以并购重组——融合全球经济的桥梁为主题，以高水准专业知识、高层次参会代表、高质量会议成果为组织原则，紧扣世界及中国并购重组领域的重大问题，为中外双方就并购重组的战略、趋势、方法、途径、立法、监管、制度改革等问题提供广泛交流的平台。论坛将由国资委主任李荣融和联合国工发组织总干事卡洛斯.马加里尼奥斯担任主席，并邀请部分近年来在并购重组领域较活跃的国内外知名公司和中介机构的董事长或总裁、联合国工发组织等国际组织的高级官员、我国政府部门和有关机构的高层人士、并购重组领域的专家学者等约500名代表参会。届时拟邀请国务院领导同志出席论坛的有关活动。现就有关事项通知如下：

一、日程安排

11月19日上午：举行开幕式和主论坛（人民大会堂剧场）

11月19日下午：同时举行三个分论坛（人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅）

11月19日晚：欢迎晚宴（钓鱼台国宾馆）

11月20日上午：同时举行三个分论坛（人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅11月20日下午：举行电视论坛（中央电视台演播厅）二、报名办法报名办法一：将填妥的参会登记表（见附件）于11月10日前传真至国资委外事局。联系人：xx、xxx

电话：010—63193533、010—63192304

传真：010—63193625

报名办法二：登陆论坛网站WWW.，在网上在线填写参会登记表。三、费用每位参会代表需交纳会议注册费xxxx元人民币（含会议资料，x次人民大会堂午餐、一次钓鱼台国宾馆晚宴）。

国资委办公厅xxxx年x月x日

九、与会者的编组常用的编组方法：

按与会者所在的单位编组按与会者所在的行业或系统编组按与会者所在的地区编组按议题编组十、布置会场（一）会场的整体布局1．礼堂式2．全围式3．半围式(二)主席台的布置主席台是会场的中心，会议与会者瞩目的焦点，因此是整个会场布置工作的重点。主席台的布置应与整个会场的布置协调一致，并主要考虑两方面：1．主席台座位2．讲台(三)会场气氛的营造

会标会徽标语旗帜、花卉等点缀十一、安排座次（一）主席台座次的安排（二）代表席座次

横排法竖排法左右排列法十二、会议文件准备会议文件是指适应会议活动需要、体现会议主要精神的文字材料。用于传达会议主旨、目的和任务，反映和记录会议情况。会议文件的突出特点是：种类多、时间急、要求高、规范严、处理繁。会议文件的分类

会议主旨文件其他会议文件十三、会议筹备方案会议筹备方案的一般格式：（一）标题的写法由会议召开单位、会议名称和文种组成。会议召开的单位一般可以省略，如：“╳╳市管理学会技术训练研讨会筹备方案”。（二）正文的内容（三）落款会议主旨与会议名称会议召开的时间与会期会议召开的地点出席范围和会议规模会议筹备组的组成与分工。会议筹备组一般可直接分成会务组或秘书处，还可根据会议的规模，将会务组或秘书处细分成接待组、宣传组、组织组、财务组、保卫组等。会议的议程安排会议的日程安排会议材料准备。会场布置方案会议住宿和餐饮安排会议经费预算。会议经费主要包括：文件资料费、邮电通讯费、场地租用费、设备和用品费、公关宣传费、食宿补贴费、交通费、专家劳务费等。其他活动的组织安排

（二）正文的内容第三节会中服务会议能否取得圆满成功，会前准备是基础，会间服务是关键。会中服务的工作流程：报到及接待工作→

组织签到→

做好会议记录→做好会议值班保卫工作→

会议信息工作→

编写会议简报或快报→

做好会议保密工作→做好后勤保障工作。会中服务的内容一、组织签到和登记二、会议记录三、选举与表决四、会议期间的后勤服务五、会议集体摄影六、会议交通保障七、会议的保密工作选举与表决

拟写选举对象的材料制作选票和表决票选举和表决的程序1、会议执行人宣布选举或表决会议开始，并向大会报告本次会议应到人数和实到人数；2、报告候选人产生的过程并介绍候选人的情况，必要时可安排候选人与代表见面或发表演说；3、通过选举或表决办法，通过总监票、计票、唱票人名单。一般采用举手或鼓掌通过方式的产生；4、监票人核查会议秘书处提交的选票或表决票；5、监票人当众检查投票箱，然后当众密封；6、工作人员分发选票并检查实发选票或表决权票与实到人数是否相同；7、总监票人宣读填写或表决票的注意事项以及投票的顺序、路线；8、正式填写选票或表决票；9、投票，先由主席团成员投票，再由监票人和计票工作人员中的正式代表投票，最后由其他正式代表投票；10、当场统计选票或表决票；11、总监票人宣读选票或表决票的统计结果；12、会议执行人宣布选举或表决结果。会议期间的后勤服务

会议设备的操作与维护生活服务车辆服务娱乐服务医疗卫生服务会议的保密工作（一）会前的保密工作会议地点选择；器材检查；信息管理。（二）会中的保密工作

严格出入场检查制度；会议文件的管理。（三）会后的保密工作

清场；文件清退；器材检查。第四节会后工作一、清理会场和文件二、安排与会人员返程三、会议经费决算四、会议纪要的草拟五、会议文件的归档会议经费决算会议经费决算是对会议经费预算执行情况的总结。根据财务工作的规定，要求会议经费决算资料真实、数字准确、内容完整和编制的及时。

天地公司新产品发布会经费预算

公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。一、场地租用费金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。

二、摄像设备租用费拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。

三、聘请专家咨询费拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计1万元。四、宴请费用

10人一桌，每桌标准2000元，共计4万元。五、交通费用租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。六、会议用品费资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计1万元。七、纪念品到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计2.5万元。此次会议经费总计10万元。此预算提交总经理办公会审查批准。

会议筹备小组

2003年1月5日

例文第五节几种特殊会议的组织

记者招待会庆典听证会听证会（一）前期准备公布听证事项，产生听证代表；根据听证事项的性质、牵涉范围，在一定范围内通过公告栏、报纸、电视等媒体公布听证事项，公布举行公开听证会的时间、地点、议题和规则，公布听证代表的条件和报名方法；根据相关法律，接受个人或组织的报名。要求达到法定人数才能召开；准备听证材料。

（二）举办阶段根据相关法律或制度，确认与会者的身份；主持人介绍听证会的目的、主题、意义，宣布听证会开始；介绍听证人员；听证人阐述观点，根据主题发言，规定发言时间一般不超过10分钟；听证人接受听证委员会提问；主持人总结会议。（三）意见处理阶段

根据听证会发言和听证人向委员会提交论证的文字材料，形成听证报告。课堂练习1、以下是秘书为上司主办的会议所做的准备工作。请从中选出不适当的选项。（）A、事前需要发布资料的情况下，应该做好准备工作，以免有客人被忘记；B、提供饮料和食品，以防影响会议的进行；C、负责会议的议程进行和主持会议。2、明天在公司将由秘书A的上司主持召开部长例会，A忙着向上司确认会议准备内容。请从中选出不适当的选项。（）A、准备参会者的座签；B、向上司确认会议资料是否有增减或变更；C、让当天送茶的新秘书检查用具是否备齐。CA课堂练习3、预定下周由上司主持召开公司内部会议，临时决定邀请几位观察员参加，这时候秘书A应该如何行动？请从中选出不适当的选项。（）A、在参会者座席后面另外安排观察员座位；B、为向其他参会者解释，询问上司邀请观察员参会原因；C、订餐数量发生变化，及时与餐厅练习。4、下面是秘书A在会议即将召开时向上司请示的内容，请从中选出不恰当的一项。（）A、会议中如何向上司转达电话内容；B、是否有缺席者及迟到者；C、是否需要准备好会议资料。BC5、会前检查的重点是会议文件准备情况和（）两个方面。A、与会人员的确定情况待B、经费的落实情况C、场馆准备情况D、组织机构的设立情况6、确定会议对象必须注意（）等问题。A、合法性B、明确性C、群众性D、必要性E、代表性7、下列属于会议经费预算原则的是（）。A、科学合理B、按需确定C、确保重点D、精打细算E、留有余地课堂练习CABDEACDE【思考与练习】1．会议的构成要素有哪些，2．会前准备工作包括哪些内容，按怎样的流程准备会议？3．会议筹备方案的作用是什么？请为本学校秘书节庆祝会拟写一份筹备方案。4．怎样写好会议纪要？技能训练一、观察并制作观察你所能见到的办公会、研讨会、论证会、茶话会、洽谈会等，注意会场布置的特点，画出三种不同类型的会议的布置图，并注明会议所有参与者的座位安排。二、参考会议组织筹备的预案要求，为某企业的一次年终总结暨表彰大会拟出会议筹备方案。【案例分析】

阅读下面议程，帮助秘书王芳找出议程安排上的问题，并作重新安排。

╳╳公司销售工作会议议程本公司销售工作会议将于2005年5月6日（星期一）上午10：00在公司总部3号会议室举行。具体议程安排如下：

1．销售二部经理的人选

2．东部地区销售活动的总结

3．上次会议记录

4．销售一部关于内部沟通问题的发言

5．下季度销售目标

6．公司销售人员的招聘和重组（资料来源：《秘书国家职业资格培训教程》.中央广播电视大学出版社.2006年8月）谢谢！谢谢！【内容提示】信息工作是秘书做好辅助工作的关键。本章在阐述信息工作的概念、特点与分类基础上，介绍了秘书信息工作的内容、范围、工作程序，以及收集、整理、加工、存储和利用各环节信息工作的特点。第五章信息工作

信息是领导者正确决策的重要依据。信息具有重要的价值。

信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。

信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。1、信息的含义

信息是运动状态的客观反映和正确表述，是用各种载体对客观事物的描述、传输，也即记载、传递各种各样变动着的事物的知识。一、信息工作概述

（一）信息的含义、分类和特点信息是客观世界中各种事物运动状态的反映信息是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。春江水暖鸭先知

信息是经过传递再现客观事物的状态的2、信息的分类按信息源的性质：自然信息；社会信息。按信息的表现形式：语言信息；文字信息；数据信息；图像信息。按信息来源的方向：横向信息；纵向信息；外部信息；内部信息。按信息的稳定状态可分：静态信息；动态信息。按信息存在或作用时间：长时信息；短时信息。一、信息工作概述

（一）信息的含义、分类和特点秘书的主要任务是接受社会信息，为领导决策和管理提供依据和参考

政治信息经济信息文化信息教育信息军事信息科技信息体育信息按信息源的性质

自然信息

社会信息

人工摄取、制作和传播

按信息的表现形式语言信息文字信息

数据信息图像信息

按信息来源的方向横向信息纵向信息外部信息内部信息按信息的稳定状态静态信息动态信息按信息存在或作用时长时信息短时信息秘书信息工作通常如此划分类别：

综合信息：指若干个或全体结合在一起的信息；专题信息：特指某人、某事、某物的信息；固定信息：指相对稳定和变化不大的信息；流动信息：指经常性地处于变动状态的信息；基本信息：指日常工作中基本情况的信息；派生信息：指经过人的主观因素引发的信息；客观信息：指由外部引进而滋生的信息；特殊信息：指超出客观规律而由突发事件所反映出来的信息。3、信息的特点（一）可识别性（二）可存储性（三）可扩充性（四）可压缩性（五）可传递性（六）可转换性

（七）特定范围有效性

（一）信息的含义、分类和特点一、信息工作概述

名称发现原理年份形成产品年份用时年电机1821188665真空管1882191533无线电1887192235X光1895191318雷达193519405原子堆193919423半导体184819513激光195819612

美籍华人科学家杨振宁博士在2000年中国科协学术会议上提供了一份资料表格，以说明人类重大科技成果由原理到成品在历史上所用的时间。

世界上每过1小时即产生20项新发明；全世界每过一年会增加790亿条信息；美国《纽约时报》一天的信息量等于17世纪一个人一生所得到的信息量总和；利用信息高速公路，1秒钟可以把2年的《人民日报》信息输完；到21世纪末，直径50mm的一束光纤可传输全世界一天全部的电话通信量。计算机每隔3～6个月即可更新换代一次。人类社会目前处于知识爆炸的时代

信息载体多样化

一、信息工作概述

（二）现代社会信息工作的基本特征

信息传递迅速化

一、信息工作概述

（二）现代社会信息工作的基本特征

信息社会化、全球化

一、信息工作概述

（二）现代社会信息工作的基本特征

（三）秘书的信息工作一、信息工作概述

1、秘书的信息工作秘书部门的信息工作，主要是指根据上级与主管部门的要求，了解情况，掌握动态，发现问题，然后进行筛选处理，综合分析，提供信息资料给领导参考。收集-整理-存储反馈-开发利用我们的任务就是满足管理决策活动的信息要求，为其提供高效、优质的信息支持

一、信息工作概述

2、秘书信息工作的作用必须为领导决策提供信息服务。领导作出决策以后，要付诸实施，这就需要把决策信息及时准确地传递下去。在领导进行指挥、控制、协调以达到决策目标的过程中，要提供反馈信息。

（三）秘书的信息工作3、秘书信息工作的原则追踪原则、超前原则、选优原则一、信息工作概述

（三）秘书的信息工作一、信息工作概述

（三）秘书的信息工作4、秘书信息工作的基本要求

准确、及时、全面、适用二、信息的收集（一）信息收集的内容

具体来说，信息主要包括以下内容：企业信息国际市场信息客户信息贸易信息国际金融信息法律政策信息交际活动信息

(二)信息收集的渠道

二、信息的收集1、根据获取信息的方式信息网络渠道行政组织渠道科研渠道社会团体渠道调查渠道媒体渠道2、根据获取信息的来源外部渠道

外部渠道包括国内信息渠道和国外信息渠道。主要有政府信息网络、大众传播媒介、社会专业信息机构、各种形式的会议等。内部渠道

内部渠道是指组织内部的各个部门。从内部渠道获取的信息主要有：决策资料、计划总结、经济活动分析、财务活动分析、各种统计记录、组织内部宣传材料等。

二、信息的收集(二)信息收集的渠道

秘书接受总经理指示，搜集去年股东大会上提交的材料。秘书应该与哪个部门联系？请从下列选项中选出正确的一项。（1）会计部（2）财务部（3）企划部（4）总办部（5）营业部课堂练习（三）信息收集的方法

观察法问卷法阅读法收听法询访法索取法网络法量表法交换法二、信息的收集三、信息的处理

信息的处理就是对获取的各种信息进行加工、分析、综合、归类、过滤，从中获取有用的情况、数据，进而提炼出新的思想、理论，用以指导工作实践的全过程。信息的处理包括：信息的整理加工、信息的贮存、信息的传递三部分。

三、信息的处理

（一）信息的整理加工

信息

筛选、校核、加工、编制

信息资料筛选

即对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的，选出内容新颖、有价值的。

校核

即对经过初步甄别的信息做深一步的校验核实。任何信息都内含着自身的价值，其价值的大小，在于是否真实反映了客观事物发展变化的状况，即是否具有真实性。校核方法分析法即对原始信息中所表述的事实和叙述方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而辨别其真伪。核对法即依据权威性的信息材料(包括权威性的书面材料或权威人士提供的口头材料)进行对照分析，发现和纠正原始信息中的某些差错。调查法即对原始信息中所表达的事物的运动变化情况，通过现场的调查来验证它的真实性和准确性。

加工

加工是更具创造性的信息整理阶段。加工的范围广泛，涉及信息的内容和形式的各个方面。

加工中应注意的几个问题：

充实内容

对零碎、肤浅、杂乱而又有价值的信息，要弄清它的性质、范围、意义和发展趋向，充实、丰富它的内容。综合分析

即对一段时间内获得的信息，从整体上进行系统的归纳、分类，做出定性、定量的分析和判断。

提出意见

即对经过整理的一些重要信息资料提出相应的处理意见，供领导参考。修饰润色

即对信息材料的语言文字、篇章结构等方面进行整饬，使之臻于完善。编制

编制是对信息进行有序化处理，是信息整理的最后步骤。编制的质量如何，直接影响信息作用的发挥。几种编制方法转换法

原始信息资料中若有数据出现，则应把不易理解的数字转换成容易理解的数字。对比法

即用比较的方法强烈地反映出事物变化的特征。图表法

如果原始信息资料中的数据有一定的规律性，就可以将数据制成图表，使人一目了然，既便于传递，也便于利用。柱状图：不同项目数量的比较饼状图：在百分比中所占比例折线图：反映连续的变化趋势要多样化。编制信息要根据不同需要者的不同要求而有所变化。把好文印关。所谓文印，是指文字和印刷。编制中注意以下两点：（二）信息的贮存

三、信息的处理

分类

分类是对各种信息资料按一定的标准进行类别划分。目前使用的分类方法，种类纷繁，极不统一。著录

对具体的信息资料进行如实的记载。建立贮存检索系统

可使源源而来的信息资料根据这个系统归类存放，需要时按类查找。

保管

指信息资料入库的存放和维护。

分类方法字母分类法主题分类法来源分类法地区分类法数字分类法时间分类法

某公司办公室主任让小张将一堆没有整理的资料根据信息分类的要求进行整理，这些资料有书信、单据、合同、广告稿、新闻稿、建议书、信函、文件、调查记录、报刊文章等，小张进行分类时，按主题分成两大类。小张的做法有什么问题?课堂练习

存储信息要方便利用，而方便利用的关键是要(

)。

A．科学编码

B．利于检索

C．登录准确

D．存放有序课堂练习B（三）信息的传递三、信息的处理

信息资料传递的基本要求：“多、快、好、省”信息资料传递的基本方式

单向传递

即由信息资料的发出者把信息直接传递给需要者。相向传递

即双方在信息资料的传递过程中都向对方发出信息，共同参与传递过程。反馈传递

即信息资料的发出者根据接收者提出的要求，有针对性地选择信息内容进行传递。一般信息传递途径邮路传递电信传递新闻传递面授或直接送达钟秘书为什么能得到领导者的赏识

豪生公司张总经理，要求到任不久的钟秘书，将全国同行业中十大公司最近五年内每年的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据在半小时内送到总经理办公室，作为研究市场动态、制定本公司经营策略的参考依据。二十多分钟后，一份按要求打印的清晰表格摆到了总经理面前，表后还附有简要的对比分析。看完表格后，总经理的脸上露出了笑容，看来他对这位新秘书的工作效率十分满意。钟秘书为什么能得到领导者的赏识呢？课堂练习谢谢！谢谢！第六章办公设备