园区租金收缴管理会议记录

园区租金收缴管理会议记录会议时间：2024年3月15日9:00-12:30会议地点：XX智能制造产业园运营管理中心3楼多功能会议室参会人员：运营管理部经理张建国、租赁主管李涛、租赁专员王浩、赵晓婷，财务管理部经理刘梅、应收会计陈丽，招商部经理周明，法务合规部专员郑凯，物业部专员赵刚，集团分管副总经理孙文斌主持人：孙文斌记录人：李涛本次会议专题通报2023年度园区租金、物业费及公摊能耗费收缴情况，梳理当前收缴管理存在的核心问题，讨论确定2024年度租金收缴管理优化方案及存量欠缴清理计划，具体内容如下：一、2023年度园区租金收缴情况通报XX智能制造产业园总建筑面积18.7万㎡，可出租运营面积15.2万㎡，截至2023年12月31日，在租签约企业共112家，其中生产加工型企业68家，研发办公型企业44家。2023年度园区应收费用合计1987.62万元，其中基础租金1624.85万元，物业费213.78万元，公摊水电费148.99万元。截至2023年12月31日，实际收缴到账合计1829.14万元，整体收缴率92.03%，较2022年度的94.12%下降2.09个百分点，未完成年度95%收缴率考核目标。分季度收缴数据：2023年一季度应收482.15万元，收缴458.63万元，收缴率95.12%；二季度应收493.28万元，收缴461.12万元，收缴率93.47%；三季度应收506.72万元，收缴462.24万元，收缴率91.22%；四季度应收505.47万元，收缴448.15万元，收缴率88.76%，收缴率逐季度下滑，四季度欠缴压力尤为突出。分企业类型收缴数据：园区规模以上工业企业12家，2023年度应收687.52万元，实际收缴687.52万元，收缴率100%，无欠缴；员工规模10-50人的中小微企业72家，应收1024.38万元，实际收缴908.26万元，收缴率88.67%；成立不满2年、员工规模10人以下的初创小微企业28家，应收275.72万元，实际收缴210.16万元，收缴率76.24%，欠缴风险高度集中于中小微及初创企业。截至2023年末累计欠缴情况：全园区累计欠缴费用158.48万元，涉及欠缴企业17家。按欠缴时长划分：欠缴1个月以内8家，欠缴金额19.26万元，占总欠缴比例12.15%；欠缴2-3个月5家，欠缴金额57.82万元，占总欠缴比例36.49%；欠缴3个月以上4家，欠缴金额81.40万元，占总欠缴比例51.36%，大额欠缴占比超过一半，清收难度较大。按欠缴类型划分：欠缴租金122.74万元，欠缴物业费20.18万元，欠缴公摊水电费15.56万元。通报同时梳理了2023年欠缴形成的核心原因：一是实体经济压力传导，中小微企业经营韧性不足，17家欠缴企业中有12家属于成立不满3年的中小微企业，占比70.59%，其中4家长期欠缴企业中，2家外贸加工企业2023年海外订单同比下降45%以上，现金流濒临断裂；1家互联网初创企业A轮融资失败，无后续资金注入；1家机械配套企业被核心甲方拖欠货款680万元，超过6个月未到账，直接导致无力支付租金。二是内部管理流程存在漏洞，催缴责任不清晰、跟进不及时，部分欠缴从逾期1个月拖到3个月以上才进入正式处理流程，且多数催缴为微信、口头沟通，未留下书面合规痕迹，给后续法律追偿带来障碍。三是合同及审批不规范，早期签约的32家企业合同未明确约定逾期缴费的违约责任及滞纳金标准，部分企业申请租金减免未走正式审批流程，存在口头承诺优惠的情况，导致12.8万元费用长期挂账无法收缴。四是费用公示不到位引发争议，有3家欠缴企业因对2023年夏季中央空调公摊能耗计算存在异议，拒绝缴费，而园区未及时公示完整计算明细，导致争议长期无法解决。二、各部门关于收缴管理问题的专项发言财务管理部经理刘梅：当前收缴管理的核心痛点首先是数据对接不及时不准确，运营部每月的应收调整数据通常要到每月8-10号才能提交财务，财务出月报的截止时间是每月12号，对账时间不足，2023年累计出现5次应收数据错漏，其中3次因运营部未及时通知租金调整，导致少算应收累计8.7万元；其次是责任边界不清，部分欠缴存在运营部推给财务、财务推给招商的情况，2023年有1家到期续约企业，因三方衔接失误，拖欠3个月租金共4.2万元才发现；第三是台账不同步，截至2024年2月末，运营部内部登记的欠缴台账和财务部财务系统台账差额12.6万元，上个月才完成调整，给清收带来干扰。招商部经理周明：从招商端看，主要问题是优惠承诺衔接不畅，部分项目为了加快招商落地，对企业提出的延期缴费、阶段性优惠会做口头承诺，但后续未及时形成书面文件交接给运营和财务，导致企业认承诺不认规则，拖着不缴费，2023年共出现3起这类问题，涉及欠缴9.1万元；其次是退园环节流程不规范，部分退园企业因经营不善确实无力支付欠缴，招商端为了加快清退盘活场地，会口头同意以设备、装修抵欠缴，但未走正式评估审批流程，导致8.6万元欠缴长期挂账无法核销。法务合规部专员郑凯：法律层面的核心问题一是证据留存不足，2023年启动诉讼程序的1家欠缴企业，因没有连续3年的书面催缴记录，差点超过诉讼时效，最终好不容易补充了证据才立案；二是合同条款不统一，现有存量合同中，滞纳金标准从日万分之一到日万分之五不等，还有11份早期合同未约定逾期违约金，诉讼中主张违约金无法得到法院支持，增加了追偿难度；三是企业主体信息更新不及时，部分欠缴企业已经变更法人、迁出注册地址，我们直到启动追偿才发现信息不对，延误了处理时机。物业部专员赵刚：物业配合收缴的问题一是公摊能耗公示不规范，之前只有年度公示，没有月度公示，企业看不到明细自然会有异议；二是依规管控难度大，按照现行规定不能随意对欠缴企业停水停电，部分恶意欠缴企业抓住这个漏洞，硬拖着不缴费，物业没有强制手段。运营管理部经理张建国：内部管理的核心问题一是考核激励导向不对，目前租赁专员的绩效考核中，招商任务占比40%，收缴完成率仅占10%，大家的主要精力都放在招商上，对催缴积极性不高，多数是被动应付；二是人手不足，目前112家在租企业仅配置2名租赁专员，其中1名还要兼顾招商拓展，平均每人负责56家企业，日常催缴、走访时间不足，导致部分欠缴跟进不及时；三是企业信息更新不及时，约15%的企业更换联系人、法人后未告知园区，催缴时找不到对接人，去年有1家欠缴企业，我们花了1个多月才找到实际控制人，延误了最佳催缴时机。三、2024年度租金收缴管理优化措施讨论参会人员集体讨论，针对上述问题，形成以下优化措施：（一）夯实基础管理，统一规则明确责任1、完成全园区台账梳理核对：要求运营管理部联合财务管理部于2024年3月31日前，完成所有112家在租企业的一户一档建立工作，梳理内容包括：企业基本信息、签约合同、租金标准、缴费周期、历次调整记录、减免审批记录、缴费记录、欠缴记录全部整理归档，确保运营台账和财务台账数据完全一致，做到账实相符、一户一清，无历史遗留错漏。责任人：张建国、刘梅。2、统一修订租赁合同模板：法务合规部于2024年4月10日前完成新版园区租赁合同模板修订，明确所有费用的缴费规则：实行提前预缴制，按季度缴费的，需在上个季度最后一个月20号前预缴下一季度全部费用；按年度缴费的，需在上个年度最后一个月20号前预缴下一年度全部费用；明确统一的违约责任：逾期缴费的，按日万分之五标准收取滞纳金，逾期超过30天的，园区有权按照合同约定暂停提供非必要公共服务，逾期超过60天的，园区有权解除合同、收回租赁场地，并追究企业的违约责任。所有新签约企业统一使用新版合同，存量企业到期续约的全部更换新版合同，存量合同中条款不完善的，补充签订协议明确规则。责任人：郑凯。3、明确部门责任边界：正式确定运营管理部为租金收缴的第一责任主体，实行分区包片、责任到人，2名租赁专员各分管56家企业，对分管区域的收缴率、欠缴清收负直接责任；运营管理部每月5号前完成当月应收数据核对，提交财务部。财务部负责应收核算、出具加盖公章的月度对账单，每月10号前将核对后的欠缴企业名单、欠缴金额反馈运营管理部，负责资金收缴、财务台账更新。招商部所有针对企业的优惠承诺、延期缴费安排必须形成书面审批文件，签约后3个工作日内同步交接给运营管理部和财务部，严禁任何口头承诺。法务部负责合同审核、法律支持，跟进欠缴的诉讼、清退流程。物业部负责按月公示公摊能耗明细，配合运营部按规定对欠缴企业采取管控措施。责任边界明确后，出现衔接失误由对应责任部门承担责任，纳入绩效考核。（二）建立分级催缴流程，实现全流程留痕合规建立四级分级催缴机制，每一步明确责任、要求、留痕标准：1、一级催缴（逾期1-15天）：由分管租赁专员负责，逾期后3个工作日内完成首次催缴，通过电话、微信沟通，了解企业逾期原因，督促企业缴费，所有催缴沟通记录（电话录音、微信聊天记录截图）全部存入企业档案，做好文字登记，记录催缴时间、对接人、企业答复。10天内完成至少2次跟进。2、二级催缴（逾期16-30天）：由运营管理部租赁主管负责，向企业出具正式的书面催缴函，加盖运营管理部公章，通过EMS邮寄（留存快递底单）或上门送达（要求企业对接人签字签收），送达记录存入企业档案，同时明确告知企业逾期的违约责任，将欠缴信息同步抄送财务部、法务部备案。3、三级催缴（逾期31-60天）：由运营管理部经理负责，约见企业法定代表人或实际控制人，当面了解企业经营情况，对确有暂时经营困难、且有明确还款计划的企业，可签订书面的分期还款协议，明确分期期限、每期还款时间、违约责任，加盖双方公章后归档；对无法达成还款协议、恶意拖欠的企业，正式移交法务部处理。4、四级催缴（逾期60天以上）：由法务部负责，向企业出具正式律师函，送达后启动诉讼/仲裁准备程序，同步申请财产保全，逾期超过90天的，按合同约定启动合同解除、场地清退流程，所有法律流程全部留痕归档。同时推出预缴优惠政策，鼓励企业提前缴费：2024年4月1日起，所有新签约及存量企业，一次性预缴1年全额费用的，给予应缴总额1.5%的租金优惠；一次性预缴半年全额费用的，给予应缴总额0.8%的租金优惠，优惠直接在预缴费用中抵扣，政策长期有效。对申请分期缴费的企业，明确审批流程：企业提交正式分期申请，附经营情况证明，由运营管理部上门核实，财务部审核欠缴金额，分管副总经理审批，分期最长期限不超过3个月，分期期间正常收取滞纳金，严禁免分期滞纳金，超过3个月的分期需报请总经理审批。（三）分类处置存量欠缴，明确清收目标时限针对截至2023年末的158.48万元存量欠缴，按欠缴情况分类制定处置方案，明确目标：2024年6月30日前完成存量欠缴清缴率不低于90%，即清收到账不低于142.63万元。具体处置安排：1、欠缴1个月以内的8家企业，欠缴金额19.26万元：由分管租赁专员负责，2024年3月31日前全部收缴到位，未完成的扣发责任人当月20%绩效。2、欠缴2-3个月的5家企业，欠缴金额57.82万元：由租赁主管牵头推进，2024年4月30日前全部收缴到位。其中3家因公摊能耗异议欠缴的企业，由物业部于2024年3月20日前整理好2023年全年公摊能耗计算明细、原始账单，对接企业做好解释说明，确有计算错误的3个工作日内完成更正，无异议的要求企业4月15日前缴清，仍不认可的移交法务部协调处理。3、欠缴3个月以上的4家企业，欠缴金额81.40万元，分类处置：①XX机械配套有限公司，欠缴32.60万元：企业核心甲方已于2024年2月支付拖欠的680万元货款，企业实际控制人承诺2024年4月10日前缴清全部欠缴，由运营管理部经理张建国跟进，到期未缴的立即移交法务部启动程序。②XX恒通外贸加工有限公司，欠缴28.70万元：企业已于2024年1月向法院申请破产清算，由法务部于2024年3月20日前完成债权申报，全程跟进破产分配进程，尽可能挽回损失，预计可收回比例不低于60%。③XX云创互联网科技有限公司，欠缴13.20万元：企业已经私自搬离园区，无法联系实际控制人，由法务部于2024年4月10日前启动诉讼程序，申请查封公司对公账户及法人名下关联财产，跟进执行程序。④XX汇诚电子商务有限公司，欠缴6.90万元：企业自愿退园，提出以场地内固定装修残值抵扣欠缴，由运营管理部联合财务部、法务部于2024年3月25日前完成装修残值评估，评估价值不低于欠缴金额的，走正式审批流程后办理退园手续，核销欠缴。（四）规范费用公示，从源头减少争议从2024年3月起，物业部每月5号前在园区企业服务公众号、企业服务微信群公示上月公摊水电的总用量、总费用、分摊计算标准，企业可随时到运营管理部查询原始缴费账单，对企业提出的异议，3个工作日内完成核对答复，确有错误的立即更正重新核算，每年12月25日前公示全年公摊能耗总账单，接受全园区企业监督，从根源上避免因费用争议引发的欠缴。（五）优化考核激励，调动收缴积极性从2024年4月1日起，调整租赁专员绩效考核方案，将租金收缴完成率的绩效考核占比从10%提高到35%，与招商任务占比（35%）持平，明确考核规则：月度收缴率达到98%以上的，全额发放对应绩效；月度收缴率达到100%的，给予对应绩效10%的额外奖励；月度收缴率低于90%的，扣发对应绩效20%；连续两个月收缴率低于85%的，调整工作岗位。年度考核方面，全年平均收缴率达到98%以上的，优先评为年度优秀员工，给予5000元一次性现金奖励；完成年度存量欠缴清收目标的，按实际清收到账金额的1%给予收缴团队额外奖励，直接发放到个人。（六）建立前置风险防控机制，避免新增大额欠缴运营管理部建立园区企业经营风险季度摸排机制，每季度最后一周安排租赁专员对分管区域所有企业进行走访，重点摸排企业营收变化、人员变动、涉诉情况，对出现营收同比下降30%以上、核心团队离职超过30%、被列为经营异常、有大额涉诉的企业，提前纳入重点监测名单，提前对接了解租金缴费能力，提前做好应对安排，避免形成大额欠缴。对符合国家及地方租金减免政策的企业，严格按流程办理减免，企业提交申请、运营核实、部门联审、公示后才能落实减免，所有减免手续全部归档，严禁任何口头减免、违规减免，避免出现挂账。对逾期30天以上未缴费、也不对接沟通的恶意欠缴企业，在园区公告栏公示企业名称及欠缴情况（不泄露企业隐私信息），督促企业主动缴费。四、会议总结及要求集团分管副总经理孙文斌做总结讲话，明确要求：第