KS-ERP业务流程规划指导书

KS-ERP业务流程规划指导书

广州市科思电脑系统有限企业编制

KS-ERP业务流程规划指导书...........................7

第一章中小企业业务流程概述.................................................7

一、企业的经营过程........................................................8

二、业务流程规划..........................................................9

1.业务流程的定义...................................................................................................................6

2.业务流程规划..............................................................6

第二章业务流程规划.........................................................10

一、KS-ERP日勺业务总流程..................................................10

二、KS-ERP的资金流总流程................................................11

三、KS-ERP业务流程规划的环节............................................12

第三章采购业务流程.........................................................15

一、采购业务流程综述.....................................................15

二、采购订单流程（一）...................................................15

/.目的........................................................................................................................................10

2.合用范围.............................................................................................................................10

3.部门职能.............................................................................................................................10

4.业务流程.............................................................................................................................〃

工单据流程................................................................................................................................〃

6.流程图..................................................................12

三、订单采购流程（二）...................................................19

1.目的.....................................................................................................................................12

2.合用范围.............................................................................................................................12

3.部门职能......................................................................13

4.业务流程......................................................................13

5.单据流程......................................................................13

6.流程图.................................................................14

四、采购退货流程.........................................................22

1.目的..........................................................................15

2.合用范围......................................................................15

3.部门职能......................................................................15

4业务流程.......................................................................15

5.单据流程......................................................................15

6.流程图.................................................................16

五、供应商管理措施.......................................................25

1.目的..........................................................................16

2.合用范围......................................................................16

3.部门职能......................................................................17

4.要点17

笫四章销售业务流程.........................................................27

一、销售业务流程综述.....................................................27

二、销售订单处理流程（一）..............................................28

L目的...........................................................................18

2.合用范围......................................................................18

3.部门职能......................................................................18

4.环节....................................................................19

5.波及单据................................................................19

6.流程图.................................................................20

三、销售退货流程.........................................................31

1.目的...................................................................20

2.合用范围................................................................20

3.部门职能................................................................20

4.环节....................................................................20

5.波及单据................................................................21

6.流程图................................................................21

四、客户关系管理措施.....................................................34

1.目的...................................................................22

2.使用范围................................................................22

3.要点22

第五章库存业务流程.........................................................36

一、库存业务流程综述.....................................................36

二、货品调拨作业流程.....................................................36

的.....................................................................24

2.合用范围................................................................24

3.部门职能................................................................24

4.环节....................................................................24

5.波及单据..............................................................24

三、其他发货流程.........................................................38

1.目的...................................................................25

2.定义....................................................................25

3.使用范围................................................................25

4.部门职能................................................................25

5.环节....................................................................25

6.波及单据..............................................................25

四、其他收货流程.........................................................40

1.目的....................................................................26

2.定义....................................................................26

3.使用范围................................................................26

4.部门职能................................................................26

5.环节....................................................................26

6.波及单据..............................................................26

五、存量控制措施.........................................................42

/6的.....................................................................27

2.合用范围................................................................27

3.部门职能................................................................27

4.KBC货品分类..........................................................27

5.存量基准设定...........................................................27

6.用料差异反应及处理....................................................28

六、盘点管理措施.........................................................44

L目的.....................................................................28

2.合用范围................................................................28

3.部门职能................................................................28

4.实行时间................................................................28

5.盘点前准备及有关注意事项...............................................28

6.盘点实行................................................................28

7、盘点后的工作...........................................................45

七、过期及报废货品管理措施..............................................46

1.目的....................................................................29

2.合用范围................................................................29

3.定义....................................................................29

4.部门职能................................................................30

5.作业程序30

KS-ERP/K6业务流程规划指导书

第一章企业业务流程概述

ERP就是有关流程与数据的系统，ERP系统就是用计算机程序实现企业的业务流程。KS-

ERP日勺整套系统都是为实现中小企业B勺业务流程而设计,为到达企业R勺经营目的而设计。

管理11勺首要任务就是业务沟通，企业内部的业务沟通不良或不畅通，管理成效势必逊

色。

业务的沟通，在KS・ERP中是通过单证、单据的执行过程来实现的，业务沟通的

方式可有两种：即审核流程的沟通和无审核流程的沟通，与否需要审核，根据该

业务的重要性、对后续业务影响的程度由企业决定。

企业中常常发生例行公事，为了提高效率，一般都会签订原则作业程序，明确管

理、决策的业务过程，人人根据既定的游戏规则做事，不会有所争议。在老式时

工作中，就是通过、联络单、会签单、单据签名等措施实现，的缺陷是不能

留下记录，联络单的缺陷就是速度慢，要通过空间的运动，并且归集、存档、查

阅都是低效率的，不过，它毕竟完毕一种业务流程的规则，使企业能有条不紊的

运作。这些手工的做法，企业中的领导、干部、员工似乎没有一点疑义，运作的

很正常、很习惯，可是当进入ERP管理，进入KS-ERP系统中实现很类似的这

种业务流程管理时，往往企业就很难适应，甚至不知所措，或者认为很难执行，其

原因就是,人工审核流程带有诸多的不规范性,随意性与灵活性,而在ERP中,这

种业务流程比较规范，流程愈加严密，控制愈加科学，因此，和老式做法发生很大

的冲突。

正由于如此,笔者认为详细的描述在ERP环境下,怎样妥善、科学的实现业务流

程是重要的。并着重以KS-ERP为实例来讲述，中小企业怎样设计自己的业务

流程。

一、企业的经营过程

企业R勺经营过程是由一系列有关任务构成,这些任务按照企业的管理规章和业务流程次

序执行或并行执行,最终完毕企业的经营目口勺,如提供一种产品和服务。

根据不一样H勺需求，经营过程可以分为销售过程、采购过程、库存过程、生产过程、结

算过程、产品发运过程等，

一种经营过程是为了实现企业某个经营目的的一种过程，它在部分或者所有组

织机构和人员的参与下，运用企业资源（包括所需的物料、货品、仓库、资

金、客户、供应商、单据、信息、数据、设备、软件等等），按照预先确定的

规则，在参与者和组织机构之间进行文档、信息、任务的传递、处理、审核、

记录,从而实现预定的经营目的。

对企业整个业务流程进行优化管理，减少成本，提高效率，精益生产与效益，进行

事先计划，事中控制，事后追踪。科思KS-ERP在电脑化管理的基础上，用新的管

理模式和业务流程改造企业原有的管理模式与业务流程，是对企业所有的资源与

活动进行优化配置与效率管理。

二、业务流程规划

1.业务流程的定义

业务流程就是按照一定的商业规则、业务关系及其先后次序，根据规定的审批程序，逐一实

现经营过程的每一种业务环节的执行过程，业务流程一般都是跨部门、跨专业、跨时间的

业务执行过程。

2.业务流程规划

,业务流程的规划,就是确定商业规则，确定'业务关系，明确业务的目日勺、流经的部

门、流程要通过哪些单据、单据有哪些执行过程，哪些环节需要审核，谁审核

等。并且要回答:

/这个业务执行过程要做什么？即其目的或想到达H勺目的是什么？

,这个业务执行过程是怎样完毕的,有哪些任务并通过哪些环节完毕?

/这个业务执行过程有谁参与完毕,有哪些部门参与？

这个业务执行过程用了哪些方式或手段来完毕？

业务流程规划图示：

业务流程审核规划

单据类别.•・

核准流程核准流程...核准流程

流程条件流程路径程条件流程路径流程条件流程路径

需审核单据设定签核代理人

审核权限设定审核人员若因公出差或因故请假时，应指

审核流程维护定职务代理人代行其职，以免延误企业正常运作的

未审核单据状态

业务流程。代理人的设定有•定的代理起讫时间，

已审核单据报表

以及依据业务性质的不同而需指定不同的代理人。

•审核代理人设定

•取消审核代理人机制

•代理审核机制设计

第二章业务流程规划

一、KS-ERP的业务总流程

用生

单

料BOM产

订单

计计销售

划

发货

销售

生产

成本单

单

退料

—退—货单

发票

采购分

_

_・

现赊普

_

期_委

款款通

_

退发_托

采采销

_

货出_销

购购

_

电售商_售

采购

发票

退货

分摊单

付款

采购

财务系统

流程

金流总

P的资

S-ER

二、K

生产计划组装计划成本BOM

采购计BOM产任务标准成本

采购订单外协发料生产领料1验收入仓单人工费

应付款卜采购收货

入仓单材料核算产品成本I：

卜订单评审|费用分排单暂估入库退货单月结期末调价

采购发票采购付款现金流排:

生羲证|

财务总帐

销猿票|f应收帐款销售收款

财务分析

销售发货出仓库应收款►财务报表

-销售订单客户档案退货单

资金流控制

三、KS-ERP业务流程规划的环节

1、KS-ERP的业务流程通过设定单据核准机制、单据的操作、单据的审核、单据H勺执

行过程来实现的,具有一整套科学口勺业务流程控制和完善H勺业务流程实现措施：

2、确定各部门的职责；

3、确定企业的业务流程；

4、确定各系统必须录入日勺单据；

5、确定各部们负责的单据,确定每个单据的负责人；

6、确定单据的下级单据，从而确定单据数据来源及流向；

7、确定哪些单据需要打印,打印11勺份数,要分发U勺大员或部门；

8、确定哪些单据必须审核，审核人，审核时间;

9、确定当审核人外出时,怎样进行代理审核的程序；

确定需要定期打印的报表,打印U勺份数，分发的人员；例如哪曲每日打印一份，哪些按周

打印，哪些按月打印等；

10、确定月结日期，月结前各部门怎样核查、怎样检查数据；

业务流程规划环节图示

确定第据

打印份数

监控管理硝定结■业务沟程

第三章采购业务流程

一、采购业务流程综述

仓管部财务部

二、采购订单流程（一）

1、目的

为使企业采购作业有所依循，货品有所控制，到达提供适质、适量货品采购职能，保证企业

采购产品均能符合规定的条件,制定本程序。

2.合用范围

合用于货品周转量大、品种多之生产货品等有形物H勺采购管理

注：非订单采购可直接进入本流程的环节3。

3.部门职能

采购部门：生产货品的采购经办单位

货品部门：货品需求L划、货品请购计划的制定及审核。

仓库：所有有形货品的数量验收。

质量部门：货品品质验收。

1）4.业务流程

2）请购

3）货品部门根据生产计划计算货品毛需求计划，再比对在库库存，确定货品请购计划，通过

部门主管理审核同意后,提交给采购部门。

4）订购

5）采购部门在接到请购计划后，确定采购订单，选择供应商（签订供货协议），下达订单,

同步将货品采购订单输入系统并打印输出。

6）订单一式三联，第一联采购部门留存；第二联，加盖印章后发送给供应商；第三联，传递

给货品部门，以备收货时核查。

7）接货

8）货品达抵达后，货品部门的收货人员必须依订单内容查对供应商送来的货品名称、规

格、数量，确认无误后输入计算机。若非订单之采购，货品部门收货人员必须根据通过

审批后口勺申请办理入库。

9）检查

10)质量部门的检查人员对进入待检区的货品按有关规定进行质量检查,

假如鉴定为所有不合格，拒收来料并作废已输入口勺收货单据。假如鉴定部分合格，修改

或冲红对应拒收货品.经检查合格的货品，检查人员于物品包装上贴合格标签，以示区

别。

11)收货单处理

12)来料通过质量验收后,打印收货联单。

13)收货单一式三联，第一联货品部门留存；第二联，随货品一同到指定

的仓库办理进仓手续；第三联加盖签章交给供应商以备结算时核帐。

14)进仓

15)仓庠管理员查对货品与收货单明细，确认无误后输入进仓单并打印输

出进仓单。进仓单一式三联。第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核帐之用；第

三联,交采购部门，跟踪订单完毕状况。

16)采购发票处理

①采购发票是对采购收货确实认，此单只能由通过审核时采购收货单自动生成，不容

许手工输入，但顾客可以对发票明细进行修改。系统在此同样提供一张采购发票处

理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。

②录入采购发票

③审核采购发票

④采购付款。

1)5.单据流程

2)《采购订单》

3)采购订单是确定采购物资小J数量、单价、送货日期、运送方式，付款方式等要素的单据,

也是后来采购收货环节，按订单验收商品材料的根据和汇总有关采购订货报表的基础资

料。

4）《采购收货单》

5）在实际发生采购业务时，处理收到采购货品的验收单据。顾客可以采用两种措施填制采

购收货单：一是按采购订单填制，假如企业与供应商开具了采购订单，在制作收货单时,

应选择已审核过日勺采购订单由系统自动生成采购收货单；二是按实际收到的票据及货

品资料手工编制采购收货单。系统提供了一张收货迎同步处理多张采购订单，或一张采

购订单分批验收并分别填制采购收货单日勺功能。采购收货单通过审核后，是制作进仓单

和采购发票的根据。

6）《采购进仓单》

7）《采购发票》

采购发票是对采购收货确实认，此单只能由通过审核的兴购收货单自动生成，不容许手工输

入，但顾客可以对发票明细进行修改。系统在此同样的供一张采购发票处理多张采购收货

单,以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。

6.流程图

采购订单流程一

供应商采购部物料部仓库质量部财务

需求计划

采IiftWiTlciJ

阙基i「合同

录入订，也

下达Hm

打卬i「单

接受订单

订订单】“

31单

单*IT3

下

达

ITVI

收盛受理

核时订平

录入收贷依上

收N质量检验

费

作废收货削成部

」.分冲打退回货物

I打卬出货单

加痛签牌收货联录入进仓电

单1-3

丁

进收货或单

进仓

仓

分类存货

收宽联单1

财务核算

送住联

也之二

进仓表单1

三、订单采购流程（二）

1、目的

为使企业采购作业有所依循，货品有所控制，到达提供适质、适量货品的采购职能，保证企

业采购产品均能符合规定的条件,制定本程序。

2.合用范围

合用于货品周转量小、品种少之货品等有形的采购管理

注:非订单采购可直接进入本流程的环节3。

3.部门职能

采购部门：货品口勺采购经办单位。

货品部门：货品需求计划，货品请购计划的制定及审核。

仓库:所有有形货品的数量验收。

I）4.业务流程

2）请购

3）货品部门根据销售计划及销售状况，对照在库库存，价定货品请购计划，通过部门主管审

核同意后，提交给采购部门。

4）订购

5）采购部门在接到请购计划后，确定采购订单，选择供应商（签订供货协议），下达订单,

同步将货品部门，以备收货时核查。

6)订单一式三联，第一联，采购部门留存：第二联，加盖印章后发送给供应商：第三联，传

递给货品部门，以备收货时核查。

7)接货

8)货品到过后，货品部门的收货人员必须依订单内容查对供应商送来H勺货品名称、规格、

数最，确认无误后输入计算机。

9)若非订单之采购,货品部门的J收货人员必须根据通过审批后口勺申请办理入库。

10)收货单处理

11)货品部门主管对收货单据进行审核；假如不能通过，拒收货品并作废已输入的收货

单据。假如部分通过审核,修改或冲红对应拒收货品。

12)进仓

13)货品部门日勺仓库人员查对货品与收货单明细，确认无误后输入进仓单并打印输出进

仓单。

14)进仓单一式四联。第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核算之用：第三联，交

采购部门，跟踪订单完毕状况；第四联,加盖签章交给供应商以备结算时核帐。

15)采购发票处理

①采购发票是对采购收货确实认，此单只能由通过审核的采购收货单自动生成，不

容许手工输入，但顾客可以对发票明细进行修改。系统在此同样提供一张采购

发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理H勺功

能。

②录入采购发票

③审核采购发票

16）采购付款

I）5.单据流程

2）《采购订单》

3）采购订单是确定采购物资的数量、单价、送货日期、运送方式，付款等要素的单据，也

是后来采购收货环节、按订单验收商品材料的根据和汇总有关采购订货报表的基础资

料。

4）《采购收货单》

5）在实际发生采购业务时，处理收到采购货品的验收单据。顾客可以采用两种措施填制采

购收货单：一是按采购订单填制，假如企业与供应商开具了采购订单，在制作收货单时,

应选择已审核过的采购订单由系统自动生成采购收货单；二是按实际收到的票据主货

品资为手工编制采购收货单。系统提供了一张收货曲H勺同步处理多张采购计单，或者一

张采购订单分批验收并分别填制采购收货单日勺功能。采购收货单通过审核后，是制作进

仓单和采购发票的根据。

6）《采购进仓单》

7）《采购发票》

采购发票是对采购收货确实认，此单只能由通过审核的兴购收货单自动生成，不容许手工输

入，但顾客可以对发票明细进行修改。系统在此同样提供一张采购发票处理多张采购收货

单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。

6.流程图

四、采购退货流程

1、目的

为使用在采购的货品出现质量问题等原因时与供货厂商之间办理退货有所依循，保证企业

采购产品均能符合规定的条件,制定本程序。

2.合用范围

合用于采购H勺货品因出现质量等原因时时退货处理。

3.部门职能

货品部门：受理退货申请。

采购部门：督办退货业务，负责内外部门之间的联络与协调。

1）4.业务流程

2）退货申请

3）在发现入仓时采购货品出现应由供