行政管理手册

1、第一章公司印章管理方法为了加强公司印章使用的合法性、认真性和规范性，排除违法行为，保护公司的利益，根据国家法律、法规的有关规定，结合公司的实际情况制定本方法。本方法适用于重庆立盛房地产证券公司所有员工。一、印章的种类和用途公司印鉴主要包括企业印鉴、法人印鉴、财务专用印鉴、行政人事部专用印鉴。(1)企业公章：主要是对外签订的公司权利、义务需要确定的相关文件、授权委托书(需要同时盖法人私人印章)、重要商务信函等使用的公司内部公布的重要经营管理方法、人事除了免除文件以外，用公司名称证明其权利的文件等。(二)法人私章：主要用于授权委托书(需要同时盖企业公章)、财务确认书等盖公司法人私章的文件资料。(三

2、)行政人事部专用印章：主要用于行政人事部及公司的一般收发文件，如通知、通报、决议等。(四)财务专用印鉴：主要用于结算业务票据、证明书、财务、税务报告书的填写、财务结算等。二、印章的保管(1)公司印章的保管实施专家管制。 企业公印、企业法人私印由公司指定负责人保管，行政人事部专用印章由行政人事部经理保管，财务专用印章由会计部的负责人保管。(二)公司印章保管要安全可靠，必须上锁保管，公司印章不得擅自委托他人托管。(3)公司印章保管人因工作或休假离开3天以上的，必须经社长同意后，将印章交给公司负责人保管。(四)公司印章的交付应办理手续，填写印章交接单 (附件一)，明确记载交付人、交付人、监察人、交付

3、时间、印章的种类等信息。四、印章的使用(一)使用“企业公章”和“法人私印”必须严格遵守印花税手续1、印章申请人在行政人事部领取用章申请审批表 (附件2 )，自己填写，由相关负责人提交审查、签字，用章申请审批表的填写应遵循“一件一次”“专章专用”的原则，相同事项不重复审查、印章，不同事项独立审查、印章2、有关负责人可对章申请人提出的用章申请审批表进行严格的审核、验证，确保签字3、用印章申请人向印章管理者填写印章使用登记表 (附件3 )4、印鉴管理员对印鉴申请人用章申请审批表、印章使用登记表进行认真验证，准确地打印和打印5、印章的使用应在印章管理者的监督下进行，使用印章后，印章管理者要检查印章的完

4、整性，及时完善印章使用登记表。“财务专用打印错误”的使用仅限于会计部，使用前必须登记在打印错误管理者的印章使用登记表中，打印错误管理者可以确认其内容后进行打印。(二)“行政人事部专用印鉴”的使用可以由行政人事部处理公司内部事务，由行政人事部的经理根据印刷内容审查后，在印章使用登记表登记并印刷。 行政人事部专用印章不得从公司借用带出。(3)印章的外出使用和授权印章管理者严禁将公司的印章带出公司使用。 因为特殊工作，需要拿着公司的印章使用时，在用章申请审批表说明理由、授权时间，经过公司社长或副社长的审查后，由印章管理者和使用者一起拿着使用。五、印章的雕刻、有效化和废除(一)公司印章的雕刻和有效化；

5、1、公司或者部门追加其他印章，填写印章制发申请审批表 (附件4 )提交，公司实际建立印章模型，经社长批准，指定注册管理部门出具的营业执照、等级证明书或者所在地公安派出所出具的证明书，向所在地县级以上的公安机关申请许可手续等待申请批准后，按照有关法律的规定向国家公安管理部门指定的印鉴公司提交必要的文件。2、新印章刻完后，公司指定的负责人所刻的印章在公安机关申报后，使用部门填写印章交接单，向有关负责人办理印章的领取手续，负责人保留印章的样品，登记备案。3、公司印章的有效化经社长批准，发出有效化通知，注明有效化日期、发行单位和适用范围。印章的废除1、公司的印章可能需要无效。 机关的撤销、更名或业务变

6、更公司的印章破损、丢失或被盗。2、公司印章丢失或被盗的，应当在规定的媒体上宣告无效，并根据需要与有关机构或个人通信，惩罚有关负责人。3、公司印章的废除应填写印章废止申请审批表 (附件五)。 审查通过后，根据国家有关法律规定，需要负责人负责注册、销毁印章注册机构的特别保留的，应当向有关部门申请公告，经批准后注册归档。 需要制作新的印章时，按照本方法规定的印章的制作顺序和要求进行处理。六、印章的日常管理(1)印章的日常维护和清扫由印章的保管人进行(二)未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填写内容的介绍信、证明书及合同上盖章。(三)使用手续签署不完备的驳回用章。(四)印刷合同、协议书及意向书时，印刷

7、必须保留原件备案的税务报告书、公司行政文件等印刷中为需要留复印件的员工个人发行的有关婚姻、收入、家庭状况、文件等信息的证明书，可以不备案而留下。(5)印章保管人必须严格遵守有关本方法的规定，必须维护印章知道的任何有关公司的经营、财务、技术、顾客文件等信息，违反本方法的规定，不遵守印章管理方法，禁止擅自使用职务等行为(六)盖章的文件不能使用的，应当返还给印鉴管理者销毁。第二章收发文管理方法为了规范公司文件处理工作，提高事务速度和发行质量，充分发挥各工作中文件的指导作用，结合公司实际情况，制定本方法。所谓收文，是接受从外部送到本企业的公务文件和资料，包括文件、电报、信、刊物、其他文字资料等。 发行

8、文是以本公司名义对外发行的、需要盖公司印章的文件和资料，包括通知、请示、公告、信、说明等。文本处理工作必须严格遵守本方法的规定，确保文本处理的正确规范。此法自发行之日起必须严格执行。一、收文处理(一)文件的领取和登记1、公司所有外来文件都由行政秘书负责签名、登记。 在收到和开封时，要检查封口的完整性，并对开封和邮票的破信查明原因。2、收到外来文件后，行政秘书应在收文登记簿 (附件6 )登记，在文件前附上收文处理笺 (附件7 )，详细填写其中的“来文单位”、“来文编号”、“文件主题”等内容。3、部门直接领取的文件必须立即在行政秘书处登记收据，行政秘书必须按照收据程序处理。(2)文件的提交和处理1

9、、收据登记后，行政秘书应当立即将原件号码存档，并立即将复印件交给行政人事部经理，以此提出意见，并向公司领导提交批准。 领导出差的时候，必须用电话传达文件的精神，按照领导的指示把文件提交给该指定的负责人处理。2、有关领导指示后，行政秘书必须处理指示的文件。 本着指示的精神，及时送达有关承包人，促进执行跟踪。 如果需要内部传阅的话，在有关部门和人员之间迅速移动文件，签字回收。3、文件负责部门或个人在收到文件后，必须根据上司对收据的批评，尽快处理和执行文件内容。 处理完成后，填写处理结果反馈表，马上向批处理指导者报告处理结果，批处理指导者确认签名后，提交行政秘书处存档。4、在共同承担的文件中，主办者

10、必须自主地进行协调工作。 赞助者要积极合作，极力劝戒彼此拒绝。5、一般性质的信、信、发票等，可以由行政秘书直接分开处理。六、活动。 行政秘书和行政人事部经理每周催促、监督、检查登记的、领导指示的、未回收的文件，防止拖欠和泄露，保证领导在指定的期限内执行文件。二、发文处理(一)发行文草案和发行：1、一般来说，公司的发文由负责人起草，填写发文稿笺 (附表8 )，直接经上级审查通过，向有关领导审查发行，由行政秘书处进行格式的适用。 行政秘书正确选择文种，填写发文标题，打印发文大小、机密等级、主发送地址等。2、以公司名称发行的公文由社长发行其他公司的文件，根据需要由副社长发行印刷的报告书、发票等。 公

11、文发行的原始根据由行政秘书妥善归档。3、代表委托方起草、发送给委托方的文件，要尽量在委托方备份的文件上签字确认，然后将该文件提交行政秘书处归档。4、公司发行的文件实行以下文件规范形式：文件的标题和标题是黑体字的文件内容是宋体或仿宋_GB2312四号，行距是固定值的行距(25英镑)。页码显示在页脚的中央。(2)发行文的研究和印刷1 .应用格式后，通过打印流程进行研究。 审查的内容如下：(1)文章方式是否妥当，文章关系、格式是否正确。(二)必要时由法律顾问进行法律审查。(三)印刷审查流程是否完善。2、讨论时发现不良情况时，必须修正，是重要的原则问题，退回原草案部门负责修正，修正太大时，必须重新修正

12、。3、公司文件的印刷应按照印章管理办法进行，行政秘书应负责公文格式的规律性、正确性和发行份数。(3)发行文的登记和备份公司文件分发前，行政秘书应该进行登记和备份。 登录时在发文登记薄 (附表9 )中明确记载了提交文件的时间、文件名、份数、应送达的单位等。 文件的纸、电子版必须备份并分类归档。发送订单1、文件的送达必须按照“印文立即交货”的原则，当天印刷的文件必须当天送达，不延迟，特殊情况除外。2、公司发行的文件的投递形式一般包括自己投递、挂号信、快递、报纸公告、电子邮件等。(1)亲自投递：发行文件的负责人或上级指定的投递人，在将文件送到领取单位、个人场所时，应在相同的备份文件上签名确认收到情况

13、。 拒绝或者拒绝的话，请签署第三方确认文件的送达。(2)挂号信：发货文件以挂号信发送时，必须将邮局返还的收据与备份的文件一起存档。(3)快递：以快递的形式发送时，必须在递交文件的“文件名”栏中注明文件的名称、尺寸、送货地址、主题、机密等级等，并将递交文件和备份文件一起存档。(4)报纸公告：刊登了公司公告的报纸发行后，必须将印刷有公告的整个报纸存档。(5)电子邮件：用电子邮件发送文件时，发送前发送邮件后必须自动保存或以自动收据的形式，并将行政秘书的事务专用QQ邮箱放入cc中。三、公司文件的归档和借用(1)档案1、存档文件资料必须是原件，本企业制作的文件必须附上文件原稿。 无法保存原件时，必须保存

14、原件的完整副本，需要再次使存档文件的副本有效的情况下，必须按下新的打印才能有效。2 .存档内容：(1)收文的原件或复印件、收文处理笺、批准人签名确认的承包结果反馈报告、反馈表。(2)发行文件的原件、主发送方收到的原件、证明书及附件。3、存档方式：按收到的文件、发行文的尺寸存档，年度装订成册子。4、公司文件在日常归档中，必须按领取文件发行的时间顺序填写文件。5、年末确定答案时，分类立卷存档。6、年末决定答案时，以各答案为单位，按顺序用阿拉伯数字写页码，填写答案目录。 页码的位置必须统一，但一般标在文件材料的右上角或左上角。 各文件的封面目录中，必须包含文件的性质、类别、成文的开始日期(文件内最早

15、、最晚两个文件的成文日)、保管期限、文件件数、立卷部门等。7、公司文件由行政秘书负责按照上述规范整理归档，各部门文件由部门主管助理负责按照上述方法整理。(2)借用文件的借用是根据公司的档案管理办法。四、附则(1)全体员工对机密文件、文件、资料严格执行企业保密规定，不失去机密。 否则追究法律责任。(二)本公司外出人员在会议上带回来的文件和资料应立即提交行政秘书处保管登记号码，不得由个人保存。 如果需要工作的话，需要可以借用的复印件或借用。(3)调动、辞呈、离职时，必须交付并明确个人负责的文件。 对没有保存价值的文件、资料，迅速进行有效处理或销毁。第四章会议管理方法为了规范公司会议管理，提高会议质

16、量和效率，实现会议管理规范化，制定本方法。本管理方法适用于公司召开的各种会议。一、会议的组织(1)公司会议分为高层决策会议、每周、月干部会议、全体员工会议、特辑会议、部门工作会议、学习会议和半年、年度总结会等。(二)高层决策会议由公司的核心管理者、专家顾问小组等参加，会议的主要任务是公司的组织结构、发展战略、重要人事免除、重要协议的签订和其他重要事项的决定等，会议由公司高层领导召集，根据工作的需要选择时间。(3)主管例会每周、每月召开，参加者是部门主管助理和以上管理者，会议的主要内容是总结各部门的周、月工作，制定下周、月工作计划，提交并解决各部门日常工作中遇到的问题，会议时间是每周六、月末，由

17、副社长组织、行政人事部主办。(4)公司全体员工会议由副社长组织、行政人事部主办，公司全体参加，一般每月召开一次(特别情况由社长决定)，会议的主要任务是总结工作，安排任务等。(五)特别会议分公司和部门组织。 公司特辑会议的主要任务是解决业务项目、财务、经营等相关业务问题，由社长或副社长组织召开，有关部门人员参加的部门特别会议的主要任务是研究和讨论实际工作中重大或急需解决的业务问题，由特别所属部门的负责人组织召开研讨会根据实际工作的需要不定期召开。(6)部门会议由各部门负责人组织，每周六、月末召开，主要任务是总结本部门一周、月的工作情况，制定下周、月的工作计划，协调解决部门员工日常工作中面临的问题。(7)公司业务会议分为上级现场的事务会、报告会、业务商谈会、客户座谈会等。 一律由公司行政人事部安排，有关部门协助。二、会议的安排(1)公司必须把日常会议纳入例会制，按照原则上定期规定的时间、场所和内容组织召开，以免会议过多或重复。(二)公司内需要多个部门负责人参加的非例行会议的情况下，需要使用投影仪等设备的情况下，不使用参照第二十九条第二项规定的投影仪等设备