电子邮件礼仪-职场邮件

1、电子邮件礼仪,（Rev. 20130108),2020/7/3,2,大纲,2,4,电子邮件礼仪的目的,电子邮件的收件人和主题,电子邮件的内容、结尾、附件,电子邮件的回复、转发,2020/7/3,3,你会很惊讶地发现在当今这个时代，一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要，许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复，或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题。非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者，会使你的公司很有竞争力。 Phillip Hunsaker 管理技能与方法附录C,2020/7/3,4,为什么需要电子邮件礼仪？,电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： 专业特

2、性： 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象，“我很专业！” 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。 效率: 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间 严肃性 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性,本讲义整理了最常见的24项电子邮件基本礼仪，学会应用，必使您获益良多,2020/7/3,5,1. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC),收件人(To List) 需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人” 抄送( CC List) 需要了解此邮件事项相关的人 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事

3、 密送（BCC List) 发件人想把此邮件发送给他她但又不想被TO), question mark (?), exclamation mark (!): no space before, one space after (Exception: no space after if followed by the ending parenthesis.) Parentheses No space on either side of the text within the parentheses, one space on either side before and after. (Except

4、ion: no space after the ending parenthesis if followed by a punctuation.),2020/7/3,19,11. 特别注意不要使用感叹号,除了“您好！”、“谢谢！”之外，都不要使用感叹号。 在书面沟通和电子邮件沟通中，使用感叹号就表示拍桌子、大声吼叫、挥舞拳头、用中指指人 有的人甚至用一个感叹号还觉得不够，还用三个！，这是非常强烈的咆哮。,感叹号：主要用在感叹句的句末，表示强烈的感情。感叹句是以抒发感情为主的句子，它所抒发的感情有赞颂、喜悦、愤怒、叹息、惊讶、伤悼等，句末都要用感叹号。 百度百科,2020/7/3,20,12.

5、结尾,Best Regards. 祝 工作顺利，身体健康！ 注意： 尽量不要用花花绿绿的各种图案做结尾，这显得不严肃。如：,2020/7/3,21,13. 落款签名,让别人知道您是谁或如何找到您 包括: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室电话、传真、手机(紧急时别人可以联系你)、电子邮件地址。对外联系的人员，也可以加上公司地址。例如：,2020/7/3,22,13. 落款签名,发到国外的邮件 用英语写: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室电话、传真、手机、电子邮件地址、公司地址。 注意：电话、手机前加86，且书写要正确。,Alice Liu Sales Engineer Marke

6、ting and Sales Department Shenzhen Deren Electronic Co., Ltd. Address: Deren Ind. Park, No.9, Road 33, Guangming Street, Guangming District, Shenzhen, GuangDong, China, 518107 Tel: +86-755-3326 0000 ext 8016, Fax: +86-755-3326 0333, Mobile:Email: Alice.liu,2020/7/3,23,13. 落款签名,思考： 你

7、发给对方一个邮件，但没有署名。对方收到时，不知道是谁发的邮件，还要去猜“这是谁啊” 对方收到你的邮件，你却没有留联系电话，对方想打电话给你，还要去翻通讯录，多麻烦啊。甚至还没有你的通讯录 落款位置 电子化邮件，落款签名直接居左对齐，不必靠右 特别注意，当你使用别人的邮箱时，要写上发件人(你自己)的姓名，避免收件人误会。,2020/7/3,24,14. 日期和时间格式,避免：09/05/11, 09-05-11 (究竟是哪年哪月哪日呢) 美国、台湾：2011年9月5日 英国、香港：2011年5月9日 避免：5/611, 5/611, 5/62011 虽然表明是2011年，却不清楚是5月6日还是6

8、月5日 避免：5/6, 6/5 您谁能说清这是哪一天？ 正确的写法：2011年4月7日，2011-03-25 或用英文：April 21st, 2011,2011、3、25,2020/7/3,25,日期和时间格式,时间格式 12小时格式: 上午9:00，下午 2:00；9:00am，2:00pm 24小时格式: 9:00，14:00; 注意：12:00am指午夜；12:00pm指中午， 所以不要写： “会议时间：2/6, 11:00-12:00am” 2月6日 还是 6月2日？ 是半夜还是上午？(有时候与美国客户开会，中国是晚上，对方正好是白天),2020/7/3,26,15. 语气,使用“请

9、求”的语气以示尊重，不要用“命令”的语气。,2020/7/3,27,16. 字体、颜色、缩进,商务邮件具有其严肃性 不要采用不同的字体，除非很必要 不要使用不同的颜色，除非你想用不同的颜色强调某些东西 电子邮件软件可能互不兼容，例如Notes 和 Outlook 例如“删除线”，在另一邮件系统中可能不显示 在邮件中不要使用“缩进式”和“制表符(Tab)”，因为用另一软件打开它们可能导致文本不对齐 发给公司外部的邮件，避免使用上述不兼容的格式,2020/7/3,28,17. 附件-1,在邮件的正文中要提及所加附件的名称 杀毒软件可能删除带病毒的附件 在邮件的正文中要强调附件中的重点 节省收件人时

10、间 压缩文档，文档通常不要大于5MB 加快传输速度 附件大于5MB时要压缩 附件太大(大于10M)时，要分成多个邮件 发送邮件前应打开附件进行检查 确保所加附件是正确的文件和版本,2020/7/3,29,17. 附件-2,文件名称 (Filename) 文件名要易于理解，并且有唯一性，例如 “2006WW14 艾博思周例会.doc” 不要把相同的文件名用在不同的版本中 遵循文件命名规则 文件内容 文件标题(Title)要清楚 总是显示作者姓名及日期(注:不要使用自动更新日期). 如果超过1页，要设置“页码/总页数” 预览文档，尤其是Excel文档(有时所见非所得),2020/7/3,30,17

11、. 附件-3,如果附件是图形文件： 不要使用bmp格式，要转换成jpg或pdf格式，以减小空间 长或宽的分辨率调整到1200像素以下，除非要印成照片 图形文件要正向，不要让阅读者把脑袋横过来看或倒过来看。如果原图是横向或倒向，请先进行图像旋转后再加上附件。 如果Office文档中包含图形： 贴上图形之前先把图形另存为jpg文件后再插入。 不要直接贴上bmp文件 你知道吗？ 现在常见的数码相机的像素为800万，1000万，1200万。用这样的相机拍的照片，每张照片文件的大小是多大？这样的照片，一个邮件能发几个？,2020/7/3,31,18. 回复(Re)或转发(Fw),“收件人” 和 “抄送”

12、 回复或转发时，检查 “收件人”、“抄送”内的名单，加上那些必须包括的，删除那些不需要抄送的 礼节性回复 如果你是主要的信息接收者(即表明你的名字在“收件人”中)，收到邮件时总是答复“谢谢”、“我明白”以确认你收到邮件 对于礼节性回复，你可仅仅回复给发送者 (不要回复给所有人) 删除不必要的先前的邮件和/或附件,2020/7/3,32,18. 回复(Re)或转发(Fw),删除不必要的先前的邮件和/或附件 部门助理或联络窗口转发邮件 及时转发给相关人员。如不清楚，请示主管 一定抄送给原发件人和自己的主管，以便跟进 回复错发的邮件 由于邮箱地址类似等原因，发件人可能会错发邮件。如果收到别人错发的邮

13、件，请回复发件人“我是XXX，你是否错发邮件？”当然，附上原邮件。,2020/7/3,33,19. 如何更新邮件(update),邮件发出后，发现内容有错，或情况有变化，则需更新邮件。 用原邮件转发， 原主题后加update 或更新, 表明这是更新的邮件 转发的内容中说明原邮件中哪里有错，更新为新的内容,2020/7/3,34,20. 邮件沟通原则,跟进 对于紧急或重要的事情，应打电话给相关人员，以确定其已收到邮件并明白要做的事 避免做邮递员 “我发邮件了，他没看”(把责任推给别人) “我收到他的邮件回执，说明他收到邮件了” 要确认收件人收到邮件并了解要做什么事情，什么时候要完成，不要只做邮递

14、员,2020/7/3,35,21. 缩略语,当邮件是发给客户时，请使用规范的缩略语 可以使用: ASAP, FYI, FYR, 等. 不要使用: pls please ref refer Attn attention qty quantity or qty per as per BR, BstRdgs, Best Regards Thks thanks or thank you,2020/7/3,36,22. Confidentiality Note,Confidentiality note: The information in this email and any attachment m

15、ay contain confidential and proprietary information of ABC Company and/or its affiliates may be privileged or otherwise protected from disclosure. If you are not the intended recipient, you are hereby notified that any review, reliance or distribution by others or forwarding without express permissi

16、on is strictly prohibited and may cause liability. In case you have received this message due to an error in transmission, we kindly ask you to notify the sender immediately and to delete this email and any attachment from your system.,对于部分法务性邮件或商务性邮件，可能涉及保密资料或所有权资料，这类邮件通常在最后加这样一段文字：,2020/7/3,37,23.

17、 发送之前先检查一遍,收件人/抄送: 收件人和抄送名单是否正确区分? 主题: 是否反映了邮件内容? 正文纠错 有没有打字错误、标点符号错误？ 签名标签: 是否包括所有信息，尤其是您手机号码? (事先在模板中设置好) 格式: 排版是否整洁、清晰 附件: 您是否删除了先前的不必要的邮件和附件? 您是否压缩附件？(大于10MB). 图形附件是否正向？ 附件文档是否正确？,2020/7/3,38,24. 邮箱设置,你有什么感想？ 这是由于发件人在邮箱设置中进行了设置，“只顾自己喜欢，不顾别人感受”，这是违背基本社交礼仪的。 为了避免收件人遇到这种情况，作为发件人，我们要注意哪些？,如果你打开邮箱时发现收到这样的邮件：,2020/7/3,39,邮箱设置注意事项