档案管理作业指导书

1、公司文件管理操作说明1.目的：建立公司档案的归档、归档、整理、存储、利用和销毁程序，确保公司档案的完整性、完整性和高质量，确保档案资源得到妥善保存、有效利用和持续补充。2.适用范围：适用于公司级档案资料的收集、整理、归档、传递、使用、保存和销毁的管理。3.定义：3.1数据：澄清所获得结果或提供已完成活动证据的文件。3.2档案：指以各种文字、图表、声像、实物等形式出现的历史记录。对国家、社会和公司都有保存价值。4.职责：4.1行政部4.1.1行政部负责检查、整理、分类、编目、信息库录入、及时包装、入库和定位排架，管理档案的日常借阅和销毁。4.2部门4.2.1负责本部门业务记录和档案的日常收集、整

2、理、归档和使用，月底将业务记录和档案移交给行政部。5.管理作业5.1档案管理原则5.1.1公司档案管理分为两个层次：1)行政部文件管理2)各部门的文件管理5.1.2公司档案管理遵循统一归档、分级管理的原则。所有业务记录和档案必须按规定及时移交，统一管理，确保档案的完整性、系统性、准确性和安全性，便于开发利用。5.2档案管理职责5.2.1行政部1)是公司档案的归口管理部门，负责制定和指导档案管理制度的实施。2)负责相应归档业务记录和档案的接收、标识、整理、保存和日常管理。3)根据实际情况，负责处理和销毁失去保存价值的档案。5.2.2行政部设专职档案员1)组织和归档各部门移交的成套业务档案。2)监

3、督、检查和指导各部门档案管理人员的档案管理工作。5.3申请范围5.3.1重要会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、典型发言、会议纪要等。5.3.2与相关单位沟通的公司外部正式文件。5.3.3公司的各项工作计划、总结、报告、请示、答复、会议纪要、统计报告和简报。5.3.4公司与相关单位签订的合同、协议及其他文件。5.3.5公司员工劳动、工资和福利的文件和资料。5.3.6公司大事记和反映公司重要活动的剪报、照片、录音和录像。5.4档案的收集和归档5.4.1各部门或经办人员负责整理文件和资料，并提交总经理审核和归档。5.4.2如果一项工作由几个部门处理，工作过程中形成的文件和资料应由主办部门或人

4、员收集，并报行政部备案。会议文件由行政部收集。5.4.3行政部档案管理人员应对收到的数据进行有效性验证，并及时登记收据，根据数据的来源和重要性对数据进行分类，并编制档案目录表。文件封面盒中存储的数据应与文件目录一一对应。附件1: 档案目录表5.5文件和资料的归档要求5.5.1文件质量的总体要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保存和利用。5.5.2在归档的文件和资料中，每份文件的原件和附件、打印和定稿的文件、请示和答复、转发的文件和原件应放在一起，不得分开，信息应放在一起归档。5.5.3归档的文件和资料必须完整、准确，并能如实反映真实的内容和层次5.5.

5、6不同年份的文件一般不允许放在一起归档；跨年度汇总应在最后一年归档；跨年度会议文件放置在会议的开幕年份。5.5.7档案和文件应根据不同情况进行整理，不可分割的文件和资料应依次排列在一起，即先答复后要求；原始零件在前面，附件在后面；印刷前，定稿后；其他文件和资料应保持密切联系，并根据其形成规律或特点进行系统整理。5.5.8归档资料和图纸的尺寸应按a4规格折叠，装订牢固，编号连续。5.5.9文件和资料移交归档时，应准备好文件交接清单一式两份。经双方签字后，双方各持一份，档案管理员的复印件保存在文件交接清册档案中存档保存。附件2: 文件交接清单5.5.10不符合备案要求的，行政部有权拒绝受理，直至被

6、移交单位整改后符合要求。5.6文件排列5.6.1归档文件应以“件”为装订单位。原始版本和最终版本是一体的；文本和附件是一个整体；转发文本和转发文本是一个整体；原件和复印件是一体的；沟通和回复是一体的；文档处理顺序和文档是一个整体；一份报告、花名册、地图册等。5.6.2装订时，原件在前，最终版本在后；正文在前，附录在后。原件在前，复印件在后；转发的文本在前，转发的文本在后；回答在前，交流在后；对于具有文档处理顺序的文档，文档处理顺序在前，文本在后。对于不同语言的文档，中文文本排在第一位，外文文本排在最后。5.6.3装订文件应整齐、牢固、美观。如果采用左装订，文件的左边缘和下边缘应对齐；如果采用左

7、上角装订，文档的左边缘和上边缘应该对齐。5.6.4包装。归档文件应按零件号顺序装入文件箱，并填写试验准备表、箱内文件目录、文件箱盖和箱脊项目。移交时，箱子里必须有一个完整的档案目录。当文件被打包成盒子时，它们应该被严格分类，并按照零件号的顺序打包成盒子。一个箱子装满后，下一个箱子将按顺序包装。5.6.5文件应按文件顺序从上到下、从左到右排列。所有类型的数据都应该分类和编号存储。视听资料应集中保存。5.7档案保存5.7.1根据相关管理规定确定公司档案的保存期限。5.7.2目录与文件一致。为保证档案资料的完整性，对档案资料的收集、清除、保存和销毁都要有严格的程序，确保有证据增减，数字准确，确保档案

8、不散落或丢失。5.7.3档案柜由专人管理，非档案管理人员未经批准不得阅读档案柜资料和文件。5.7.4文件应包装在文件柜中，排列整齐美观，并保持仓库内的空气流通。5.7.5存放档案的磁盘、光盘等磁介质应妥善保管。备份磁盘包装在保护性信封和包装盒中，并存放在安全、清洁、耐热、防潮和防磁性的地方。5.8档案的日常管理5.8.1借款1)借款程序：(1)各部门经办人员因业务需要借阅文件时，部门负责人应向档案员出示书面借阅单，经办人员必须在公司借阅登记表上签字。附件3: 借阅登记表(2)档案员收到借条后，核实后取出档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以便及时归还。(3)归还文件时，档案员检查文件

9、是否一致后，将文件放入文件夹，填写归还日期，取消借阅记录。2)借款人不得借出、拆卸、交换或污损借出的文件、画圈、画线等1)每年超过保存期限的档案由档案员以纸质和电子档案销毁清册形式制作，并提交公司负责人审批，在销毁前应指定其主管。档案销毁清册需注明：销毁文件目录、公司负责人意见、档案员签名、销售主管签名、销毁时间。附件4: 档案销毁清册2)销售前，根据库存进行检查；售后，在库存上签字盖章，并向单位负责人报告销售监督情况。档案销毁清册应永久保存。3)有四种档案已经到期但不能销毁：未清偿的债权债务；未完成的事项；建设单位在工程建设期间，经核实具有保存参考价值的。在事情结束之前，文件应该单独拿出来。

10、5.8.3移交1)需要移交的文件由档案员整理，提交公司负责人审批，并指定主管人员后方可移交。档案移交登记表需注明：移交文件目录、公司负责人意见、移交方签字、主管签字、接收方签字、移交时间和移交原因。附件5: 档案移交登记表2)移交前，根据库存进行检查；移交后，在档案移交登记表清单上签字，一式两份，一份给转让方，一份给接收方，并永久保存。5.8.4保密性1)档案监管的任务是集中统一管理公司形成的所有文件和资料档案，维护档案的完整性和安全性，积极提供和利用档案。未经允许，无关人员不得阅读。2)档案人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的理念，积极、准确、快速地为用户提供

11、档案。5.9档案的分类安全分类：档案根据安全分类进行分类，包括以下内容：绝密：这是公司最重要的秘密，泄露会严重损害公司的利益。即在公司发展和经营中直接影响公司权益的重要决策文件。机密：这是公司的一个重要秘密，泄露会严重损害公司的利益。即公司的财务报表、统计数据、重要会议纪要、公司的经营状况等。秘密：这是公司的一般秘密，泄露会损害公司的利益。即公司的人事档案、合同、协议、尚未进入市场或尚未公开的各种信息。内部披露：公司内部可以公开的文件，但不能对外传播。5.10文件分类编号：5.10.1文件分类原则：以公司形成的所有文件为对象，根据公司的职能，结合文件内容的特点和文件的载体形式，便于科学管理、开

12、发和利用。全族档案的分类与整理密码种类a行政综合文件档案b财务文件c固定资产类别d办公用品e劳动保险用品f视听档案j商业文件001人事档案5.10.2编号方法：一般文件的序列号是根据文件分类编码编制的，其结构模式为：类别编码二级名称。业务档案应按有关规定编号。人事档案以员工姓名为文件名，序列号为录入时间，第一个数字为001，依此类推。5.11行政综合文件档案分类及保管期限表文件分类类别名称范围名称保存期综合行政文件档案1公司资格长期的2公司发布了一份文件长期的3公司收据长期的4公司规章制度和管理措施永久的5工作标准和工作规范长期的6法律文件长期的7公司出具的证明复印件长期的8各种模板短期9文件移交清单长期的11员工培训长期的10档案销毁清单永久的11其他的财务档案1原始文档档案名称：xxxx档案编号：归档日期：年月日cmc xxxx档案目录序列号文件名单位量总页数提交日期评论附件2:中国检验兴公司文件交接清单序列号名字单位量评论受让方：日期：签字人：日期：序列号每日周期文件号标题利用目的平方公式复制复制份数借和读