《电子邮件规范》PPT课件

1、,一封完整的电子邮件,收件人：Victor Downs, Lorrie Crenshaw, Kyran Deck 主题：6月18日部门员工聚餐 内容： Dear all: 大家好！告诉大家一个好消息：我们6月18日将在Lotties酒店 （绿宝广场1楼不夜城）聚餐，房间号为：203（秋之韵）。 具体聚餐的时间是：6月18日即星期二，13：00。 以下事项，请相关负责人跟进： VD：请查看当天班车是否可用？请发邮件告知我。 KD：请在6月17日跟部门员工进行进一步的电话提醒。 附件为具体的聚餐的安排，请查看! 如有任何疑问，可及时联系我。 BRS Sally 2010-06-14,发送、抄送、密

2、送、转发,收件人 （To),抄送 (Cc）,邮件的直接相关者，问题的处理者和事情的沟通者，一般需要 及时回复邮件,一般起旁听作用，可回可不回邮件，如果有建议，可以回复邮件,密送 (Bcc),收信人是不知道你发邮件给密送的人，密送可能用在非常规场合,转发,要注意相关内容的保密性，不要把内部信息转发给外部人员或者 未经授权的人,发送、抄送、密送、转发,提醒,TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则，比如 按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。 适当的规则有助于提升你的形象!,只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源,确定收件人是否需要收取此邮件； 关于敏感和机密消息需谨慎处理；

3、有的邮件还需要对邮件的内容进行修改和整理，不要把 re了几十层的邮件发给别人，让别人摸不着头脑。,今日的新闻、信息，纷繁杂乱，但大家的注意力和精力都是 有限的，所以邮件的主题必须具体而具有描述性，或者是与内容 相关的主旨大意（切忌有歧义），最好一封邮件只针对一个主 题，便于以后整理。切记：不要空白标题、不要冗长。 能帮我个忙吗？ 重要信息！ 想告诉你一个消息 王先生收 紧急 、,主题,您觉得这样的主题可以吗？,切记收信对象是一个人，而不是一台机器 。发件人经常会不自 觉地忘记与自己真正互动的是远程的人。 一些情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引 起冲突。记住写电子邮件，实际上

4、和你写一封信是完全一样的，只是 差别在传递的方式不同罢了。 Dear +英文名或者姓+职位，如不清楚职位则X先生、X小姐，并礼 貌的问好！,称呼,提醒！,不熟悉的人、比自己级别高 的不适合直接称呼英文名！ 称呼全名也不礼貌！,电子邮件越短，人们就越愿意去读，从而你的请求就越有可能实现。尊重收件人付出的时间，让你的邮件可以在短时间内阅读完毕。 电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益 。 直接说要点，然后点击发送。 所有人都喜欢简单明了 。 尽量掌握一个讯息、一个主题的原则。,正文,简单明了,正文,注意,1、某些私密问题，尽量不要使用邮件，虽然表面看来，邮件是 很保密的，但是其实漏洞很多；如果

5、要把邮件转发其他人，要 考虑对邮件的内容和附件，进行相关的修改； 2、为确保对方能读到自己发出的讯息，撰写邮件时应特别注意 传送对象，考虑其是否有系统的限制。例如：一般的英文信件 写言，一行最好维持不要超过80个字母，并以Enter键结束每一 行文字。 3、尽管信件有一定的收件人，但经过无远把握的网络，也许邮 寄出去的信件将会永久被存于某处私人档案或转印成文件到处 流通。 因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句，以免 他日落人笑柄。,4、在邮件中如果要表达自己的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。避免造成不必要的误解或行

6、动； 5、避免使用过多夸张的标点符号，如果需要表达情感，可在遣词造句上多下功夫。 6、注意幽默的被误解与扭曲。若想展现幽默或特定情绪，发信者必须写明或使用“情绪符号”(smilies，如：)代表笑脸、高兴)。无论所开的玩笑是多么明显，最好加注以提醒收信者真正的意思。 7、在发信之前问问自己，你会在公众场所中公开面对面地对他人讲这些话吗?如果答案是否定的，请再重读重写，或重新思考到底要不要发出这么一份讯息。 千万不可以因为没看到对方的脸，就毫不客气讲一些没有经大脑思考的话语。切勿在不给予响应或申辩机会的情况下批评或污蔑他人。,正文,注意,附件,邮件正文中应该用简单的文字描述附件的是什么的中心思想， 避免邮件查看人不知道附件是什么，这对以后邮件的存档查找很 重要。,邮件一定要有落款的姓名，谁写的邮件，因为如果邮件来回几次摞 了几楼后就不知道哪一楼是谁的意见（靠看发件人就费劲了）。 标明发信人的身分、写上祝福是电子邮件沟通的基本礼节。,落款,BRS Sally *年*月*日,1、不要对他人对你邮件的回复，自己规定时效性；自己收到邮件，要及时回复发件人。 2、避免情绪激动时回复邮件； 3、谨慎处理恶意中伤的邮件，最好的方式是忽视它； 4、阅读邮件要分清建议和意见，发件人只是表达看法？还是