4-档案上架排列与盒号件号的编制：2017年课件

1、大新县档案局赵锋敏 2017年3月24日,档案上架排列与盒号件号编制方法,大新县2017年档案业务培训班,档案盒号编制与档案在档案室上架排列有密切关系。,编制档案盒号首先要确定各种档案放在档案室存放的位置（存放安排）。,在确定每一类档案存放的位置后,按照同一类材料按年份先后顺序排列，给予每一盒档案标注的先后顺序号就是盒号。不同单位有不同类别材料，每一个类别材料又分不同的保管期限，所以各个单位档案排列根据各自档案情况进行盒号排列编制。如乡镇财政所有永久保管的土地承包保管，30年保管的一事一议、农业补贴、农机补贴等各类材料单独排列盒号。乡镇综治办的人民调解、社区矫正等各类材料也另行排列。,一、档案

2、上架排列原则,（一）档案室方位先后原则：1.从里面到外面；2.从左到右；3.从上到下； （二)档案内容先后原则：1、按档案分类，先文书后业务，先综合后专项；2、保管期限从保管时间长到短，即永久30年10年；3.年份先后，即最早的年份排先； （三）档案形成单位先后原则，先综合办公室再到各股室。,一、档案上架排列原则,（四）档案分类原则，不同类别的档案独自排列编制盒号。按本单位、本股室档案数量多少和工作习惯形成进行分类。如县国税局档案主要按股室形成材料分类：文书，业务档案（稽查、征管、税收会计），照片，实物，会计档案（帐簿、凭证）等。县法院的档案分为文书、照片、实物、会计、诉讼案卷等类别；县卫计局

3、、财政局、工商质监、住建局、水利局和林业局等股室较多的单位，先以股室分，再以股室所形成的材料多少分类上架排列。如果材料数量少就一个股室的所有档案作为一个机构类别单独排列盒号。如果一个股室的材料数量较多，一类材料同一年4公分厚档案盒数量超过10盒的，如卫计局和财政局的一些股室有四五种材料，则每种材料与往年一起连续上架排列，单独编制盒号。会计股的凭证、账簿、报表三类另行上架排列编制盒号。 不同类的档案分别上架排列。,县国税局档案第一层第二层分类图,一、档案上架排列原则,（五）同一个保管期限档案独立排列编制盒号原则 同一个保管期限按年份先后从远到近，从历史到现代从第1盒编制个流水号。如乡镇永久保管期

4、限的党委政府人大工青妇排一个盒号流水号，30年保管期限另排一个流水盒号，10年保管期限另排一个流水盒号。,示例：下图为2011年新成立单位文书档案盒号与年度先后排列,永久文书：1234 5678910111213141516（盒号） 2011 2012 2013201420152016（年度） 30年文书：123 456789 101112 131415 1617 181920（盒号） 2011 2012 20132014 20152016（年度） 10年文书：12345 6789 10111213 141516 171819（盒号） 20112012 2013 2014 2015 2016（

5、年度）,单位各类业务档案各种保管期限档案分别排列,永久业务：1234 567 8910 1112 1314（盒号） 2012 2013 2014 20152016（年度） 100年业务：12345678910111213 141516 17181920（盒号） 2012 2013 2014 20152016（年度） 70年基建：2012年度（1-21盒） 2013年度（22-56盒） 2014年度（57-69盒） 2015年度（70-105盒）2016年度（106-138盒） 30年业务1：1234 5678 91011 121314 151617 （盒号） 2012 2013 2014 20

6、15 2016（年度） 30年业务2 ：1234 5678910111213 141516 17181920（盒号） 2012 2013 2014 20152016（年度） 10年业务1：12345678910111213 141516 171819202122232425（盒号） 2012 2013 2014 20152016（年度）,各类档案分别上架排列编写单独编盒号,永久照片：1 2 3 4 56 （盒号） 2012 2013 2014 20152016（年度） 30年会计凭证：2012年度（案卷号：1-12） 2013年度（案卷号：13-26） 2014年度（案卷号：27-42） 20

7、15年度（案卷号：43-58）2016年度（案卷号：59-74）（会计凭证的“盒号”名称在会计凭证盒标注为“案卷号”。案卷号，会计凭证少的单位可以多年连续编，会计凭证量多的单位应一年一编。件号一年一编。装钉成一本就是一件，一个案卷可以装几件） 永久实物：123 4567 89 10111213 14 （件号） 2012 2013 2014 2015 2016（年度）,同一保管期限但上不同架的档案的不能连续排列盒号。,如卫计局各股室同是30年保存期限的社会抚养费征收案件、流动人口管理、奖抚等各股室材料分别上架排列（因为各股室档案材料较多，平时主要由各股室查阅利用，由各股室整理）。,二、档案盒号编

8、制,就是当确定档案怎么样上架排列后，按照同类档案（材料）同个保管期限从最早年份从1开始编到N的流水号，便于上架、调档及统计。如国土局的地籍档案盒号独自编制一个大流水号。民族局的项目档案单独排一个盒号。,县国土局将地籍类、土地利用规划、建设用地类各个类档案分别摆放在不同列，分别排盒号,大新县国税局明确档案分类，各类档案分别在密集架各列上排列,县国税局各股室档案由各股室整理。整理后移交局档案室。,县国税局各股室档案分列存放,各股室各类档案另行存放在不同密集架列上。,三、盒号与件号编制的区别,档案的件号和盒号都是档案存放位置安排而编制的排列顺序号。 件号编制是年内编号：是同一个档案年度同一个保管期限

9、同一类材料（“三同”）编制一个从1到N流水号。 盒号编制是跨年编号：按照工作形成材料顺序、便于保管查阅利用和档案库房布局分类要求，第一原则是同一类材料先后存放位置原则，第二原则是分保管期限原则，将同一保管期限的材料从最早的年份第一盒开始从1至N排列编制一个大的流水号。,档案上架排列的原则：一年接着一年连续排列,盒号编制是跨年编号：照片档案排列2011-2014年连续排列盒号1-9盒。,件号编制是年内编号。下图是同一年内会议类（1-39）、其他类（1-134）和政务工作类（1-363）单独编号（件号）。,件号编制是年内编号。下图是县政府办发文类2014年同年内件号连续编号（1-390）。盒号接上

10、年永久保管。,四、近年来我县一些单位档案未编制盒号，不便排列和查找迅速定位。下图某单位有6个不同类别的同年度档案件号都是从1开始排列，由于没编制盒号，如果找第8份文件，只能一盒一盒去看各盒标注的股室或材料类别了。,已整理历年档案未编写标注和录入档案盒号，新整理档案如何编制盒号？,1.补编印历年档案盒号。在历年档案盒盒脊补印盒号，并在已录入档案管理GD2000软件档案目录信息上补录盒号。 2.新整理的盒号接着上年排列。,示例：如果单位1995年开始存有档案，2015年度之前未编写盒号，那么对于1995-2015年度的档案，将同一类材料同一个保管期限档案排在一起，先用铅笔在盒号处标志从1至N填写一个流水号，2016年及以后的档案盒号接着2015年的盒号。,档案盒号录入档案管理GD2000软件位置,1.文书档案盒号录入位置。在“盒（室）号”栏内录入盒号，字样：1。,档案盒号录入档案管理GD2000软件位置,2.照片档案盒号录入位置：在“备注”栏内录入盒号，字样：第盒。,档案盒号录入档案管理GD2000软件位置,