llh应收款管理讲座.ppt

1、应收款管理,教 师：刘良惠 院 系：经济与管理实验教学中心 联系电话：84096506 电子邮件：,广东商学院经济与管理实验教学中心,2,第五讲 应收款管理系统,实验目的与要求： 掌握应收款系统初始化的流程与方法；掌握应收款系统日常业务的主要类型、处理流程和具体方法；深刻理解应收款系统与总账系统的内在关系，熟悉应收款系统与总账系统初始化都是财务管理系统初始化的重要内容；熟悉应收款系统期末业务的处理，了解应收款系统与业务系统之间的直接与间接联系。,重点与难点： 应收款系统参数设置的意义；应收款系统与总账系统的内在关系；日常业务类型与账务处理方法。,广东商学院经济与管理实验教学中心,3,内容提要,

2、1. 应收款系统概述,2. 应收款系统初始化,4. 账表查询及期末处理,3. 应收款系统日常处理,广东商学院经济与管理实验教学中心,4,一、应收款管理系统主要功能和应用方案,1.主要功能,应收款管理系统主要实现本企业与客户之间业务往来账款的核算与管理。,应收款管理系统主要以销售发票、费用单、其他应收单等原始单据为依据，记录销售业务及其他业务所形成的往来款项，处理应收款项的收回、坏账、转账等情况；进行票据处理，实现对应收票据的管理。,广东商学院经济与管理实验教学中心,5,一、应收款管理系统主要功能和应用方案,2.应用方案,根据对客户往来款项进行核算和管理的要求不同，系统提供了两种应用方案。,（1

3、）“详细核算”应用方案 如果企业在销售业务中的应收款核算与管理比较复杂，需要追踪每一笔业务的应收款、收款情况，并希望对应收款进行分析；或者需要将应收款核算到产品，需要进行详细核算。,A 记录应收款项的形成 B 处理应收款项的收款与转账情况 C 对应收票据进行记录和管理 D 对应收款项制单并传递至总账系统 E 对外币业务及汇兑损益进行处理 F 提供条件查询和分析,广东商学院经济与管理实验教学中心,6,一、应收款管理系统主要功能和应用方案,2.应用方案,（2）简单核算 企业如果现销业务较多，对应收款进行简单管理，可以选择此方案。 应收款系统只是连接总账与业务系统的桥梁，只对销售系统生成的发票进行审

4、核并生成应收款凭证传递到总账，不能对发票进行其他处理。往来明细只能在总账中进行简单查询。,A 接受销售系统的发票并审核 B 对销售发票进行制单并传递至总账系统,具体方案选择 通过“设置”|“选项”|“常规”进行设置,广东商学院经济与管理实验教学中心,7,应收款系统,销售系统,发票单据,收款结算,应付款系统,转账,网上银行,导入导出,总账系统,凭证,报表系统,财务分析,应用函数,分析数据,一、应收款管理系统主要功能和应用方案,3.应收款系统与其他系统的关系,广东商学院经济与管理实验教学中心,8,内容提要,1. 应收款系统概述,2. 应收款系统初始化,4. 账表查询及期末处理,3. 应收款系统日常

5、处理,广东商学院经济与管理实验教学中心,9,二、应收款系统初始化,系 统 初 始 化,选项设置,初始设置,单据设计,期初余额,科目设置,坏账准备设置,账龄区间设置,1.应收款系统初始化流程,广东商学院经济与管理实验教学中心,10,二、应收款系统初始化,2.系统启用与期初数据准备,只有系统管理员和账套主管可以启用子系统 子系统启用日期必须大于等于账套启用日期和总账系统启用日期,期初数据准备： （1）客户分类 （2）存货分类 （3）客户档案与存货档案 （4）其他基础信息（部门、职员、结算方式、会计科目等） （5）期初应收款详细资料（应收账款、预收账款、应收票据业务发生过程资料）,广东商学院经济与管

6、理实验教学中心,11,二、应收款系统初始化,3.设置账套参数,（1）常规页签设置 设置应收款核销方式、单据审核日期、汇兑损益方式、坏账处理方式等 应收账款详细核算与简单核算方案选择,（2）凭证页签设置 设置受控科目与非受控科目的制单方式、控制科目与销售科目设置依据、月末结账前是否全部制单等,（3）权限与预警页签设置 设置是否启用客户权限、部门权限等，需要与数据控制权限配合使用,广东商学院经济与管理实验教学中心,12,二、应收款系统初始化,4.初始设置,（1）会计科目设置 基本科目设置：核算应收款项时经常使用的科目，必须为受控科目 控制科目设置：按客户或者地区设置应收款项会计科目，受控科目 产品

7、科目设置：根据存货档案设置应收款项会计科目，受控科目 结算方式科目设置：不同结算方式对应的会计科目，非受控科目,（2）坏账准备设置（选项中设置为应收账款余额百分比法） 设置坏账准备提取比率、录入坏账准备期初余额（第一次，以后由系统自动产生）、坏账准备科目和对方科目,（3）账龄区间设置 应收款项逾期天数分组，直接输入总天数，其他由系统自动产生；最后一个区间不能修改和删除。,广东商学院经济与管理实验教学中心,13,二、应收款系统初始化,4.初始设置,（4）报警级别设置 直接输入总比率和级别名称；末组只输入级别名称，总比率为空。,（5）单据设置 单据类型：发票（销售专用发票和普通发票）和应收单； 单

8、据编号：系统生成、手工编号,（6）开户银行设置 企业应用平台基础设置基础档案收付结算 可以填制销售发票,广东商学院经济与管理实验教学中心,14,二、应收款系统初始化,5.期初余额,（1）录入期初销售发票 “设置”|“期初余额”期初余额明细表，增加销售专用发票（正向，负向为红字发票） , 表头中的科目必须为应收款系统的受控科目。,（2）录入期初应收单（代垫费用等）应收单 “设置”|“期初余额”期初余额明细表，增加应收单（单据类型为其他应收单，正向）。只输入表头部分。,（3）录入期初预收款收款单 “设置”|“期初余额”期初余额明细表，增加收款单，单据类型为预收款（正向）,广东商学院经济与管理实验教

9、学中心,15,二、应收款系统初始化,5.期初余额,（4）期初对账 应收款系统与总账系统对账 应收账款、预收账款、应收票据等期初余额核对（总账系统已启用）,注意： A 期初单据的入账科目可以为空，录入科目后可以与总账系统对账 B 期初单据录入后可以修改，但是如果第一个会计期间已经结账，则只能查询，不能修改。 C 期初余额保存后系统自动审核,广东商学院经济与管理实验教学中心,16,内容提要,1. 应收款系统概述,2. 应收款系统初始化,4. 账表查询及期末处理,3. 应收款系统日常处理,广东商学院经济与管理实验教学中心,17,三、应收款系统日常业务处理流程,日常 业务 处理,应收单据,收款单据,票

10、据管理,转账处理,录入,审核,录入、审核,坏账处理,总账 系统,凭证,核销,广东商学院经济与管理实验教学中心,18,三、应收款系统日常业务处理,（一）应收单据处理,原始单据： 销售发票与应收单是应收款系统日常核算的原始单据。,应收款系统与销售系统集成使用： 销售发票和代垫费用在销售系统中录入，在应收款系统只能查询、核销、制单，此时应收款系统只能录入应收单。,应收款系统与销售系统不集成使用： 所有发票和应收单均在本系统手工录入。,广东商学院经济与管理实验教学中心,19,三、应收款系统日常业务处理,1、应收单据录入,应收单是记录非销售业务所形成的应收款单据 应收单的实质是一张凭证：应收单的表头信息

11、相当于凭证中的一条分录；表体信息相当于另一条分录，二者金额合计相等。,（1）录入应收单 “日常处理”|“应收单据处理”|“应收单”|“其他应收单”，正向。,（2）录入销售发票 在录入界面，可以直接删除；从销售系统传入的发票不能删除；已经审核发票不能删除,广东商学院经济与管理实验教学中心,20,三、应收款系统日常业务处理,2、应收单据审核,审核本系统录入的应收单和发票；审核销售系统传递来的应收单与发票,（1）自动批审 “日常处理”|“应收单据处理”|“应收单据审核”|“批审”，选择符合条件的单据进行自动“批审” 注意：自动批审不能对现结发票审核，即现结发票只能手工审核。,（2）手工审核 “日常处

12、理”|“应收单据处理”|“应收单据审核”|“确认”，进行手工审核。 注意：已经审核的单据如果需要修改，必须先弃审再修改。,广东商学院经济与管理实验教学中心,21,三、应收款系统日常业务处理,3、应收单据修改与删除,（1）修改应收单 在录入界面可以直接修改（“放弃”|“修改”，再“保存”）。 单据名称和类型不能修改；已经审核的应收单不能修改；从销售系统传入的单据不能修改；已经制单或核销的单据在单据界面不显示,（5）修改销售发票 在录入界面可以直接修改（“放弃”|“修改”，再“保存”）。 单据名称和类型不能修改；已经审核的发票不能修改；从销售系统传入的发票不能修改；已经制单或核销的发票在单据界面不

13、显示。,（6）删除应收单与销售发票 在录入界面，可以直接删除；从销售系统传入的发票不能删除；已经审核发票不能删除。,广东商学院经济与管理实验教学中心,22,三、应收款系统日常业务处理,（二）收款单据处理,收款单据是记录已经收到的客户款项或退回客户的款项，包括收款单与付款单（红字收款单）。,（1）录入收款单 收到客户的款项，需要录入收款单。 该款项可能有三种用途：结算欠款、预付款和支付其他费用。 同一张收款单，如果用途不同，应该分行显示。,注意款项类型的选择： 款项类型为应收款，则该款项可以冲销应收款，以后可核销； 款项类型为预收款，则形成预收款，以后可以核销； 如果款项类型为其他费用，则不需要

14、核销，直接计入费用科目。,1收款单据录入,广东商学院经济与管理实验教学中心,23,三、应收款系统日常业务处理,（二）收款单据处理,（2）代付款录入 收到A客户代B客户支付的款项，属于代付款。两种处理方法： 一是直接记录为收到B客户款项信息；二是在表头中记录为B客户（付款单位），表体中录入A客户（代付单位）。 代付款可以直接核销。,（3）付款单录入 销售退货时，企业开具退付给客户款项的单据。 在收款单录入界面，单击“切换”录入,1收款单据录入,（4）预收款录入 收到客户预付款项，“日常处理”|“收款单据处理”|“收款单据录入”；单据类型选择为“预收款”。,广东商学院经济与管理实验教学中心,24,

15、三、应收款系统日常业务处理,2、收款单据审核,审核本系统录入的收款单和代付单；审核销售系统传递来的应收单与发票,（1）自动批审 “日常处理”|“收款单据处理”|“收款单据审核”|“批审”，选择符合条件的单据进行自动“批审”,（2）手工审核 “日常处理”|“收款单据处理”|“收款单据审核”|“确认”，进行手工审核。,广东商学院经济与管理实验教学中心,25,三、应收款系统日常业务处理,3、收款单据修改与删除,（1）修改收款单 在录入界面可以直接修改（“放弃”|“修改”，再“保存”）。 单据名称和类型不能修改；已经审核的应收单不能修改；从销售系统传入的单据不能修改；已经制单或核销的单据在单据界面不显

16、示。,（2）删除应收单与销售发票 在录入界面，可以直接删除；从销售系统传入的发票不能删除；已经审核发票不能删除。,广东商学院经济与管理实验教学中心,26,三、应收款系统日常业务处理,（三）单据核销处理,核销处理是指日常进行的收款核销应收款的工作，可以建立收款与应收款的核销记录，监督应收款项及时收取，加强往来款项管理。核销操作可以执行“取消”。,（1）手工核销只能选择一个客户进行手工核销 对审核后的收款单进行核销 执行“日常处理”|“核销处理”|“手工核销”选择“客户”核销时，本次结算金额可以修改。先“分摊”，再“保存”。,（2）自动核销 可以针对多个客户进行自动核销。 可以在录入、审核单据后直

17、接核销；也可以集中核销。 可以是应收单与收款单完全核销；也可以使用预收款核销（优先使用收款单，不够再使用预收款）,广东商学院经济与管理实验教学中心,27,票据管理主要业务,收到票据,票据背书,票据转出,票据计息,票据贴现,票据结算,（四）票据管理,三、应收款系统日常业务处理,广东商学院经济与管理实验教学中心,28,（四）票据管理,1.收到票据,票据管理主要是对商业汇票（包括商业承兑和银行承兑）进行日常业务处理，所有涉及票据的收入、结算、贴现、背书、转出、计息等处理都可以在票据管理中进行。,增加商业汇票： 收到客户开具的商业汇票，应该及时登记票据增加。 “日常处理”|“票据管理”|条件“确认”|

18、“增加”，录入商业汇票； 银行承兑汇票必须有承兑银行。,修改票据： 尚未核销的票据可以直接修改； 已经核销、计息、结算、转出的票据不能杯修改。,广东商学院经济与管理实验教学中心,29,（四）票据管理,2.票据贴现与背书,票据贴现： 持票人因急需资金，将尚未到期的商业汇票背书后转让给银行，贴给银行一定利息后收取剩余票款的业务活动。,票据背书转让： 当企业无法支付其他单位的欠款时，可以将商业汇票背书转让给企业的债权人。 背书方式可以是冲销应付账款，也可以冲销其他款项。,如果选择“冲销应付账款”方式，背书金额大于应付账款，系统将剩余金额记为支付给供应商的预付款，并结清该张票据。票据背书后不能再对其进

19、行其他处理。,广东商学院经济与管理实验教学中心,30,四、票据管理,3.票据转出与计息,票据转出： 应收票据到期，如果承兑单位无力支付票款，需要将应收票据转入应收账款。 票据转出后系统自动生成一张已经审核的“应收单” 票据转出后，不能再进行其他与票据相关的处理。,票据计息： 输入计息日期，系统将自动计算带息票据的利息，并自动将结果登记在票据登记簿中。 如果再次计息，系统自动扣除以前已计提过的利息。,广东商学院经济与管理实验教学中心,31,（四）票据管理,4.票据结算,票据结算： 当票据到期，收到承兑单位的款项时，执行票据结算处理。,结算金额是指结算时实际收到的金额，不一定等于票据余额。 结算金

20、额减去利息加上费用后的金额应小于等于票据余额。,票据结算后，不能再进行其他与票据相关的处理。,广东商学院经济与管理实验教学中心,32,三、应收款系统日常业务处理,应收款项转账处理,应收冲应收,预收冲应收,应收冲应付,红票对冲,（五）转账处理,广东商学院经济与管理实验教学中心,33,（五）转账处理,应收冲应收： 将应收账款从一家客户转到另一家客户； 每一笔应收款的转账金额不能大于其金额； 每次只能选择一个转入单位。,预收冲应收： 对于同一客户，可以将其预收款冲抵其应收款 “日常处理”|“转账”|“预收冲应收”,选择预收款、应收款,再执行“自动转账”。或者直接输入转账金额，利用“分摊”功能，由系统

21、自动将转账总金额分摊到具体的单据上，分摊后的数据允许修改。,三、应收款系统日常业务处理,如果是红字预收款和红字应收单进行冲销，需要将过虑条件中的“类型”选择为“付款单”。,广东商学院经济与管理实验教学中心,34,（五）转账处理,应收冲应付： 如果某单位既是本企业的供应商又是客户，可以使用应收冲应付 将客户的应收款冲抵供应商的应付款，也可以使用应收冲应付（已经设置客户与供应商的对应关系，系统自动根据客户带出对应的供应商）,红票对冲： 对于客户的红字应收单和蓝字应收单、收款单与付款单之间的对冲，称为红票对冲。 首先录入红字应收单（应收单负向）再对冲 手工对冲只能对一个客户进行红票对冲；自动对冲可以

22、同时对多个客户依据红冲规则进行红票对冲。,三、应收款系统日常业务处理,广东商学院经济与管理实验教学中心,35,（六）坏账处理,计提坏账准备： 根据以往经验和债务单位的实际情况制定计提坏账准备的政策，明确计提坏账准备的范围、计提方法、账龄划分及其计提比例等。,应收账款余额系统默认为本会计年度最后一天的所有未结算完的发票和应收单余额之和减去预收款项。外币账户用其本位币余额，可修改。 计提比率不能修改，初始设置时设定。,三、应收款系统日常业务处理,广东商学院经济与管理实验教学中心,36,（六）坏账处理,坏账发生： 当应收账款确认不能收回时，执行“坏账发生”操作； 系统将执行坏账发生操作的单据自动记入

23、应收明细账中。,坏账收回： (1)在“收款单据录入”中输入一张收款单，该单据不需要审核，不需要核销。 (2)“日常处理”|“坏账处理”|“坏账收回”。 (3)选择客户、结算单号等,确认操作。,三、应收款系统日常业务处理,坏账查询： 查询坏账发生、收回、余额等方面的情况。,广东商学院经济与管理实验教学中心,37,三、应收款系统日常业务处理,（七）制单处理,应收单据,记账凭证,审核,总账系统,传递,审核凭证,登记账簿,更新账簿,广东商学院经济与管理实验教学中心,38,（七）制单处理,将应收款系统的业务处理生成记账凭证并传递至总账系统 各业务处理过程中可以实时制单，也可以集中制单或合并制单。,本系统

24、的控制科目可以在其他系统制单，但是多个系统制单容易造成应收款系统与总账系统对账不平。,三、应收款系统日常业务处理,制单日期应大于等于所选单据的最大日期，但小于等于当前系统日期。如果总账系统制单要求序时，则应收款系统也要序时。 一张原始单据制单后不能再次制单。,广东商学院经济与管理实验教学中心,39,内容提要,1. 应收款系统概述,2. 应收款系统初始化,4. 账表查询及期末处理,3. 应收款系统日常处理,广东商学院经济与管理实验教学中心,40,账表查询与期末处理,单据查询,账表管理,取消操作,月末处理,四、账表查询与期末处理,凭证查询 单据查询 报警查询 信用查询,业务账表 统计分析 科目账表

25、,取消核销 坏账处理 票据处理 转账并账 汇兑损益,月末对账 月末结账 取消结账,广东商学院经济与管理实验教学中心,41,（一）单据查询,凭证查询： 凭证查询界面可以查看、修改、删除、冲销应收账款系统传递到账务系统中的凭证。,如果凭证在总账系统已经记账，可以冲销凭证，然后对原始单据弃审后重新生成凭证。,四、账表查询与期末处理,未记账凭证可以在本系统删除后再到总账系统执行凭证“整理”。凭证删除后，原始单据可以重新制单。,只有未审核、未经出纳签字的凭证才能删除。,广东商学院经济与管理实验教学中心,42,（一）单据查询,发票、应收单、结算单查询： 可以设置条件查询，查询满足条件的发票、应收单和结算单

26、。,单据报警查询： 自动报警：“设置”|“选项”中设置后才能执行单据报警查询。也可以人工查询。,四、账表查询与期末处理,信用报警查询： 自动报警： “设置”|“选项”中设置后才能执行自动报警。也可以人工查询。,广东商学院经济与管理实验教学中心,43,（二）账表查询,业务账表查询： 可以查询业务总账、业务余额表、业务明细账和对账单等。,统计分析： 统计分析包括应收账款账龄分析、收款账龄分析、欠款分析和收款预测等。,四、账表查询与期末处理,科目账查询： 包括科目明细账和科目余额表查询。,广东商学院经济与管理实验教学中心,44,（三）取消操作,如果操作错误，可以取消操作（没有执行后续操作） 如果已经

27、制单，需要先删除凭证，再取消核销、取消审核、修改单据重新操作。,（1）取消核销 （2）取消坏账处理 （3）取消转账 （4）取消汇兑损益 （5）取消票据处理 （6）取消坏账处理,四、账表查询与期末处理,执行“其他操作”|“取消操作”，设置条件。,广东商学院经济与管理实验教学中心,45,（三）取消操作,1.取消票据处理，以下情况不能恢复： （1）票据已经制单（凭证删除后可以）；（2）票据转出后生成的应收单已经核销；（3）票据背书的对象如果是应付款系统的供应商，且应付款系统该月已结账；（4）票据计息和结算后又进行了其他处理，不能恢复。,四、账表查询与期末处理,2.取消核销、坏账处理、转账处理、汇兑损益处理，以下情况不能恢复： （1）如