《秘书的会议安排》PPT课件.ppt

1、秘书的会议安排,年薪1200万的“打工皇后”，和黄集团总经理洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因为我有过18年的秘书工作的经历”。 -李嘉诚原秘书洪小莲,全国人民代表大会,会议工作概述,一、秘书会务工作 秘书的会务工作即秘书在会议中从事的对会议政务的辅助工作和会议事务工作，包括会前的筹备、会中服务以及会后落实等会议全程的辅助性工作。 二、会议的构成要素 1、会议名称：一个完整的会议名称一般由四部分组成：会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、 会议的主题或内容以及会议的类型。 2、会议时间：包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间。 3、会议地点 4、会议参加者：包括主持人、

2、会务组织人员、出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员。 5、会议议题和议程 6、会议的形式：如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。 7、会议的文书 8、会议的结果,会前工作流程图,会中工作流程图,会后工作流程图,会前筹备工作的主要环节,1.拟写各种会议的筹备方案 2.检查会务的筹备情况 3.审核会议文件 4.与领导沟通会议的相关事宜 5.拟定会议的应急方案,布置会议场地 （一）会场布局 日常办公会、小型座谈会宜采用全围的圆形、椭圆形、长方形、正方形、T字型、回字型、U字型等，所有参加者都能参与讨论。 大中型正式会议采用礼堂式、山字型、半圆形。 大型茶话会、团拜会、宴会可采用分散

3、式。 （二）会场装饰 一般小型会议、常规例会，会议室只要清洁明亮，设施完好，用品齐全就行。,礼堂式和圆形会场,U字形和回字形会场,分散式会场,准备会议用品 （一）制作会议证件 会议证件是与会者身份与权利的象征，主要有代表证、选举证、电子签到证、工作证、记者证、就餐证等。 （二）准备会议用品 常用物品有：纸、笔、本、横幅、标语、花卉、会标、台布、照明设备、音影设备等。,会议证件1,检查会议的筹备情况,主要内容: 会议准备是否充分 能否排除各种干扰 环境条件与用品准备 文件材料准备情况 会场布置情况的检查,小贴士,会议议题安排的注意事项： 一次会议的议题不能安排得过多或过少 尽可能地将同类性质的议

4、题同时提交一次会议讨论 议题过多时，优先主要议题 准备后备议题,会中工作 （一）搞好签到工作，是为了统计到会人数，同时也能够有效地保证会议的安全。 （二）热情接待会议成员，作好报到工作。 （三）传接电话。 （四）协助领导掌握情况，控制会议进程。 （五）担任会议记录，编写会议简报 （六）调派车辆,会议简报,概念,编写方法,编写格式,编写要求,概念,会议简报只是一种会议期间使用的内部信息小报。,编写方法,报道式：即采取新闻报道的方式，介绍会议活动以及分组活动的情况,转发式：转发式会议简报主要是转发在分组讨论审议时具有代表性或重要价值的发言或书面建议,编写格式,编写要求,真实准确,会议的善后,一、会

5、后工作的主要内容： （一）送别与会人员 （二）处理遗忘的物品 （三）完善会务工作 （四）寄感谢信 （五）打印会议记录 （六）开总结会 二、会后的文字工作 （一）文件整理 （二）起草会议汇报材料 （三）编写会议纪要 三、会后评估工作 （一）设计评估表 （二）设计调查表 （三）设计评估内容 （四）提出改进建议,会议记录,会议记录是随着会议的实际进程记录下来的原始情况和具体情况。 在日常工作中，会议记录迎逢会必记，并妥善保存，以备查考。它也是会后研究工作、总结经验或者编写会议纪要的重要依据。 会议记录一般不上报、不下发。 会议记录的结构是：标题基本情况主体,会议记录的类型,1、按时间划分有例会（定期

6、会议）记录、非 例会（非定期会议）记录等。 2、按内容划分有工作会议记录、现场办公会议记录、座谈会记录、表彰（批评）会记录等。 3、按形式分有详式会议记录、简式会议记录等。 详式会议记录要求完整的记录会议的报告、与会者的发言、会场具体情况等。简式会议记录是摘要记录会议报告、决议、结果、讨论的问题以及有分歧的意见等，一般不记录每个人的发言。,会议记录的内容,会议记录的方法,详细记录法：就是有言必录，要求记录会议的全过程、所有发言人的发言。运用下面的方法可以简化： 简称法：在他人能看懂的前提下，可以对单位的名称、地点、人名做记录简称，如“北京大学”可记录为“北大”等。 符号法：如“大于”用“”等。

7、 省略法：省略词语和句子中的附加成分、相同成分。比如“但是”可以只记“但”等。 拼音法：一时想不起来的字，或者遇到难写的字可用拼音或其他字来代替。 留空法：记录中遇到发言者引用相关材料时，如果需要详记，一时又记不过来，就可先留下记号，待以后再找出相关资料补记。 外语法：用外语词汇的缩写来记录中文词语，如“世贸组织”记为“WTO”，“浙江省”用“ZJ”来表示等。,会议记录的格式,标 题 专用性标题“院长办公会议记录” 通用性标题“会议记录”,首 部 记载会议的情况 时间、地点、主持人、出席人等,主 体 记载会议的进程 用单线或双线印制，发言人的姓名和发言的内容最好分成两栏，之间用虚线隔开,尾 部

8、 用于各项签署。签署位于尾部，用以表示记录的完整性，同时也避免有人私加文字 一般性会议记录也可以将记录人、审核人置于首部，但发言人签署应置于尾部。,写作要求,1、如实记录 会议记录应该如实记录会议议题、报告、重要发言等，尤其是关键问题或者有分歧的意见，不能漏记，更不能篡改。用速记方法记录的材料会后应该及时整理，转换成规范的文字材料以备查考。,2、善于归纳： 会议记录应该做到条理清楚，重点突出，字迹规范。记录会议发言是一项需要培养和锻炼的能力，记录者只有善于归纳，而且书写流利，才能跟得上发言者的速度，准确记录会议信息。,3、有始有终 会议记录应该完整，前面有标题、议题等，及至会议结束，要写上“散会”“结束”字 样及散会时间。如果是重要会议，记录完毕，记录人员和会议的主持人应在记录上签字，以示负责。会议记录应该使用专用记录本或专用记录纸