09库存更正作业流程

库存更正作业流程 作业编号：09 作业程序及控制重点 依据资料 一、作业程序及工作职责 1. 库存更正的概念：为使各商品之实际库存量与电脑记录之库存量一致，以利于商品存 货帐的管理，根据相应原因的输入电脑工作，以便能使商品的增减找到相应归属，同 时也使存货管理做到帐实相符。 2. 库存更正的原则：库存更正是为了使电脑库存修正为实存数量。 3. 库存更正原因分类及适用情况。 3.1 损耗类 3.1.1 杂货/百货/ 报废 当商品破损不宜出售且无法退货时，应对商品申请报废，填写报废单据，处理报废商 品。更正部门应对报废单据进行输入并选择此原因。 （注：杂货部门使用杂货报废， 百货部门使用百货报废） 。 3.1.2 杂货/百货 盘点（电脑） 适用于盘点后对实盘数量与电脑数量的差异量进行“帐实相符”的更正。由于其使用 了电脑盘点系统统一自动更正作业，又可称为盘点电脑更正。 3.1.3 杂货/百货 盘点（手工） 适用于盘点后对实盘数量与电脑数量的差异量进行“帐实相符”的更正。它同盘点的 电脑更正功能相同，不同在于需要输入人员手工输入。 3.1.4 厂商补损耗 适用于卖场商品中损耗，由供应厂商提供实物在数量上进行弥补。此部份商品在商管 收货，必须在单据上注明为厂商补损耗，根据补货订单于当日内输入电脑，其原因为 厂商补损耗。 （如卖场需供货商送补损耗商品，请手填补货订单做为供货凭据，并告 知商管据此单收货） 例如：货号 A 发现失窃 15 个，共计金额一 150 元、经营运科与此商品中的供应厂商 协商送给 10 个弥补该科损耗共计金额 100 元，并由商管用“厂商补损耗”的原因输入 更正数量 10 个，以在月底统计损耗时冲减损耗，本月在无其它任何损耗的前提下，综 合损耗金额计算应为损耗一 50 元。也就是营运科应承担的 150 元损耗，由于厂商的分 担，最终公司损耗一 50 元。 （详见厂商补损耗作业补充说明） 3.2 生鲜成本类 3.2.1 生鲜报废 当商品破损不宜出售且无法退货时，应对商品申请报废，填写报废单据，处理报废商 商品报废单 存货盘点单 存货盘点单 商品数量更 正单 手填补货订 单 厂商送货单 库存更正日 报表 报废单 库存更正作业流程 作业编号：09 作业程序及控制重点 依据资料 品。更正部门应对报废单据进行输入并选择此原因。 3.2.2 生鲜盘点（电脑） 适用于盘点后对实盘数量与电脑数量的差异量进行“帐实相符”的更正。由于其使 用了电脑盘点系统统一自动更正作业，又可称为盘点电脑更正。 3.2.3 生鲜盘点（手工） 适用于盘点后对实盘数量与电脑数量的差异量进行“帐实相符”的更正。它同盘点 的电脑更正功能相同，不同在于需要输入人员手工输入。 3.2.4 转入生鲜各科 适用于生鲜处从店内其它科转入商品直接做成产品的生产原料时使用的库存更正原 因。 、适用情况：生鲜处或其它需要用到店内商品进行成品生产制作的科别转入店内用于 销售的商品作为成品的原料时可使用。 、前提条件：涉及到转货的商品必须有“双货号” 。所谓双货号是指该商品在销售时 为一个货号，但又同时转做原料时应另有一个货号（亦即输出及输入部门各有一个 不同之货号） 。 例如：金龙鱼调和油 5KG/罐，在粮油科进货、销售所使用的货号为 235647，在熟 食科的原料分类所使用的货号为 263231。如果某日熟食科需由粮油科转进该商品 10 罐用于成品生产制作原料时应填写库存更正单据： 货号：235647 更正数量10 更正原因：转入熟食 货号：263231 更正数量+10 更正原因：转入熟食 、转货成本的核算：由于生鲜处在店内转货使用库存更正方式，可使涉及到转货的科 别库存数量正确。但仍需对转货科别的购货成本进行调整。也就是将转出科的商品 购进成本转到转入科的原料购进成本中。 、双向更正的特点：此项更正作业必须是双向性的。即转出的负向更正数量，必有转 入的正向更正数量；而且是等量的、等价的。 （双货号的建档成本应尽量保持相等） 3.3. 库存调整类 3.3.1 收货数量更正 适用于商管收货输入错误已超出商管科修改的时效（没有跨越盘点期） 。 、收货数量的输入错误如果超出商管科可修改的时效，将无法在收货资料中直接修改 商品的进货数量。但为了修正由于收货输入错误的实际存货数量与电脑存货数量的 不符，将会使用此更正原因（各科适用） 存货盘点单 商品数量更 正单 联络函 数量更正单 第 3 页共 5 页 库存更正作业流程 作业编号：09 作业程序及控制重点 依据资料 例如：货号 B 某日进货 100、商管收货输入进货数量为 10，此错误在第四天被发现 （已超出商管可修改的时效） ，由商管提出相关的资料，可申请使用“数量更正单” 更正+90 之后（此申请与收货时间之间没有进行盘点更正作业） ，应将相关资料送至 财务部申请补厂商货款（+90） 。 、收货数量更正不能超越盘点更正。盘点更正的目的是使用盘点损耗的更正原因去更正 电脑库存数量与实际库存数量的差异量。 （尽管有些差异原因并不是简单的“损耗” 可能是收货错误造成的）但如果电脑更正命令之后，库存数量已经修改为实际数量， 而这时再做收货数量更正又将破坏现有的“帐存等于实存”的平衡关系。 例如：上例所举之货号 B 商品，收货错误被发现是在盘点更正之后，就不可执行。原 因如下： 货号 B 的进销存如下 3 月 31 日 +15（月末存货） 4 月 02 日 +10（进货） +25（收货错误，存货错误） 4 月 19 日 -20（销售） +5 4 月 29 日 +90（盘点更正，盘盈） +95（电脑与关存数相符） 5 月 1 日发现 4 月 2 日收货输入（+10）少输入（+90） ，如果又使用收货数量更正原因将 会造成如下问题： 当日存货量 4 月 30 日 +95（月末存货） 5 月 1 日 +90（收货数量更正） +185（此电脑存货数量与 5 月 1 日的实 际存货数量 95，相差 90） 3.3.2 特殊商品归零 适用于专柜商品销售、无物进场之代销所造成的负数库存月末归零。 使用这个原因时需注意以下几点： 专柜商品的定义：不需下订单、不进货、只需依供应厂商销售金额与公司应得抽成之 间的差额结算货款的商品，此类商品由于无收货输入，只有销售记录，造成电脑库存 记录为负数。而无物之代销依实际销售数量结算货款，其管理同专柜商品。 专柜商品及代销商品建档除遵守一般商品的建档原则之外，还需注意分类原则与建归 零档。 分类原则：每科应有独立的专柜商品、无物进场这代的大分类，在此大分类之下，可 依据不同厂商名称建立不同小分类，以示区别。 （注：专柜商品不可从其商品特性与 一 库存更正作业流程 作业编号：09 作业程序及控制重点 依据资料 般的购销品混合建档。例如，一家运动器村专柜厂商在本公司售卖专柜商品兄弟球 拍，该商品建档时不可建入运动器材科的球折分类内；而只能建入专柜商品大分类 下兄弟厂商的小分类下） 建归零档：所有的专柜商品及无物进场之代销商品应在建商品资料时，同时应建归 零档，以使销售商品在月末由电脑统一更正。 专柜商品及无实物之代销的成本核算：专柜商品与无物之代销商品与一般购销商品 分开建档，可促进专柜商品、这代销商品与一般购销商品分开建档，可促进专柜商 品、无物之代销商品与购销商品分开核算成本。财务部每月应准确核算出当月所有 专柜厂商（含代销）的销售金额与销售成本。 专柜商品及无实物之代销商品每月由于销售所造成的负数库存应归零，使销售商品 所造成的负数存货金额得以恢复，以免对冲减该科或全店的电脑库存金额的合计数。 3.3.3 改包装 适用于卖场商品更改销售组合包装的形式时，在新旧包装之间所使用的调整原因。 使用这个原因时应注意： 同量更改：更改包装时要注意遵守新旧包装之间的比例关系，不可执行不正确比例 关系的库存更 正。如下例：礼篮商品货号为 A 由 1 个商品 B、2 个商品 C、3 个 商品 D 组成。在组合商品 A 时要更正如下数据： 货号 A +2 货号 B -2 （2*1） 货号 C -4（2*2） 货号 C -6（2*3） 如果货号 C 更正数量为-5 时，就破坏了与货号 A 之间 1：2 的关系；但如果这个例子 中，只更正货号 A、B、C 没有更正货号 D，就破坏了商品的组合关系。 等价更正：在使用改包装的更正原因下，不但要注意同量，也要注意等价。即上述 示之例中货号 A 商品的正向更正金额应与货号 B、C、D 商品的负向更正金额尽量 相符。 双向更正：改包装的库存更正原因，是一个双向更正原因，即有新商品的产生（正 向更正） ；又有旧商品的减少（负向更正） 。 货号 C -6（2*3） 如果货号 C 更正数量为-5 时，就破坏了与货号 A 之间 1：2 的关系；但如果这个例子 中，只更正货号 A、B、C 没有更正货号 D，就破坏了商品的组合关系。 商品数量更 正单 第 5 页共 5 页 库存更正作业流程 作业编号：09 作业程序及控制重点 依据资料 等价更正：在使用改包装的更正原因下，不但要注意同量，也要注意等价。即上述 示之例中货号 A 商品的正向更正金额应与货号 B、C、D 商品的负向更正金额尽量 相符。 双向更正：改包装的库存更正原因，是一个双向更正原因，即有新商品的产生（正 向更正） ；又有旧商品的减少（负向更正） 。 3.3.4 厨房库存更正：厨房产成品入库存时使用。即每日要将当日所有产成品中的数量 输入电脑，记录每日生产各种产成品的总数量。 4. 库存更正输入：由人工进行库存更正部份，店 ALC 根据申请单位所交库存更正单 据时行正确输入，以更正电脑库存，应注意不可跨越盘点期进行更正，否则会造成 重复更正。 5. 库存更正核对：由店 ALC 次日列印商品库存更正日报表，组长级以上复核，每周 定期交店财务（或店助理）审核，归档。所有更正电脑库存之原始单据不得丢失。 二、控制重点 1. 报废更正单据是否有经核准，输入是否正确。 2. 盘点的数据是否正确，盘点更正执行过程中是否正常。 3. 商管处理营运科的“厂商补损耗”的商品中时是否有使用正确的库存原因。 4. 专柜商品及无实物之代销商品是否都建立了归零档，每月准时执行更正。 5. 生鲜